Начало работы: клиенты Postini

Поздравляем вас с переходом на G Suite и Сейф. Мы знаем, что вы уже использовали функции предоставления электронных документов и готовы приступить к работе.

Get started with search and export
Примечание. Инструкции по переходу с Postini на G Suite, а также сравнение возможностей Google Message Discovery и Сейфа доступны в этой статье.

1. Вход в Сейф

Интерфейс Сейфа отделен от других сервисов Google Apps.

Войти в Сейф

2. Создание папки

Папка в Сейфе – то же самое, что и расследование в Postini. Это виртуальный контейнер для всех данных, связанных с расследованием. Она необходима для поиска информации в Сейфе.

В отличие от служб Postini, в которых всегда открывается ваше предыдущее расследование, в Сейфе необходимо каждый раз создавать или выбирать папку. Благодаря этому ваша работа будет всегда связана с соответствующей папкой.

Вы можете предоставлять доступ к папкам другим пользователям, в том числе внешним.

3. Поиск по сообщениям электронной почты

Поиск сообщений электронной почты в большом домене может быть непростой задачей. Иногда в результатах оказывается слишком много сообщений, а иногда – недостаточно. Однако с помощью правильных поисковых запросов в Сейфе вы найдете именно то, что ищете.

Подсчет результатов поиска

Вы можете быстро оценить эффективность поиска с помощью функции Подсчет результатов, расположенной в раскрывающемся меню Поиск. Вы увидите общее количество найденных сообщений, при этом сами результаты поиска отображаться не будут. Основываясь на этой цифре, вы можете сузить или расширить поиск.

Сообщений слишком много

Чтобы уменьшить число найденных сообщений в Сейфе, следуйте этим рекомендациям:

  • Ищете сообщения, отправленные определенным пользователем? Введите его имя в поле "Аккаунты" или воспользуйтесь операторами поиска, например from:polzovatel1@company.com и to:polzovatel2@company.com.
  • Ищете конкретную фразу? Архив электронной почты содержит большое количество часто употребляемых слов. Если вы будете искать их, то найдете слишком много сообщений. Используйте в поисковом запросе не слова, а фразы, заключив их в кавычки.
  • Находите много копий одного сообщения? Когда отправитель набирает письмо, Сейф периодически его сохраняет. Если вам не нужна эта информация, установите флажок Не включать черновики, чтобы удалить эти сообщения из результатов поиска.
  • Хотите исключить из результатов поиска определенные сообщения? Используйте дефис (-). Например, введите -тема:отпуск, чтобы исключить все сообщения с темой, в которой есть слово "отпуск".

 

Сообщений слишком мало

Чтобы найти больше сообщений, воспользуйтесь приведенными ниже советами.

  • Проверьте свои поисковые запросы: они могут ограничивать количество результатов.
  • Поиск выполняется только по аккаунтам, которым предоставлена лицензия Сейфа. Сообщения в других аккаунтах недоступны через Сейф и не сохраняются в нем. Если в вашей организации используется выборочное лицензирование, ознакомьтесь с инструкциями по предоставлению лицензий на Сейф.
  • Сейф показывает свернутые цепочки писем.

    Свернутая цепочка:

     

    Чтобы развернуть цепочку, нажмите на нее. Нажимайте на отдельные сообщения, чтобы прочитать их:

Другие полезные советы

Ниже описаны дополнительные запросы, которые помогут вам быстрее найти нужные сообщения.

Действие Пример запроса
Найти все сообщения, отправленные или полученные от внешнего домена В результаты поиска по этому запросу будут включены все сообщения, которыми вы обменивались с внешним доменом, вне зависимости от отправителя.
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Искать одни слова и исключить из результатов другие В результаты поиска по этому запросу будут включены все производные от слова "шоколад", кроме "шоколадница" и "шоколадный".
(шоколад* -шоколадница -шоколадный)
Искать слова, расположенные неподалеку друг от друга В результаты поиска по этому запросу будет включена фраза "никогда не распространять", но в них не появится "не думаю, что мы когда-либо будем распространять". Используйте любое число от 1 до 50.
(не AROUND 3 распространять)
Исключить из результатов поиска удаленные сообщения с присвоенными ярлыками Из результатов поиска по этому запросу будут исключены все удаленные сообщения, которым пользователь присвоил ярлык "путешествия".
-(label:^deleted AND label:путешествия)
Найти определенные типы приложений По этому запросу будут найдены все сообщения с приложениями в формате PDF.
(has:attachment mimetype:pdf)
Уточнение результатов поиска

При просмотре результатов поиска вы увидите свой поисковый запрос в верхней части экрана.

Чтобы изменить его, нажмите на строку поиска.

4. Поиск файлов на Диске

Для поиска документов на Диске нужно указать название аккаунта или организационное подразделение (если пользователей менее 5000). Вы можете искать информацию по названиям файлов и содержимому документов поддерживаемых типов.

Поддерживаемые типы файлов
Примечание. Пользователям Google Apps for Government не разрешено выполнять поиск по содержимому файлов. Однако они могут искать информацию по названиям и другим свойствам документов.
В Сейфе вы можете просматривать файлы из Google Apps, а также почти все типы документов, загруженных пользователями.

5. Сохранение параметров поиска

Настроив параметры поиска, вы можете сохранить запрос, чтобы выполнить его позже. В результаты будут добавлены сообщения и файлы, созданные с момента последнего поиска.

6. Экспорт и анализ результатов поиска

Отыскав нужные сообщения и документы, вы можете выполнить следующее: 

  1. экспортировать результаты поиска;
  2. проанализировать экспортированные файлы.

Другие задачи Сейфа

Если у вас есть соответствующие разрешения для Сейфа, вы можете:

  • Сохранять отдельные сообщения на основании созданных правил. Например, данные какого-либо организационного подразделения, сообщения за указанный период или с определенными ключевыми словами. Проверьте свои правила хранения и при необходимости внесите в них изменения.
  • Создавать запреты на удаление информации в зависимости от того, в каком аккаунте она находится, когда была отправлена или какие ключевые слова содержит.
  • Проверять разрешения, определяющие, что могут делать в Сейфе другие пользователи.

Сравнение функций Postini и Сейфа

Рекомендуем вам пересмотреть правила и процедуры предоставления электронных документов в своей организации. Это поможет в полной мере воспользоваться новыми возможностями после перехода на G Suite.

Функция Сейфа Преимущества для клиентов
Использование ресурсов G Suite и Gmail Расширенные возможности поиска:
  • Сейф интегрирован с другими сервисами Google, в том числе с чатом и Диском.
  • Нет ограничений на количество аккаунтов, по которым можно выполнять поиск, и на диапазон дат. Вы можете искать информацию во всех сообщениях электронной почты в домене с помощью одного запроса.
  • Сообщения доступны в Сейфе сразу после доставки в Gmail.
  • Помимо логических значений и подстановочных знаков, Сейф полностью поддерживает операторы поиска, используемые в Gmail и Диске.
Гибкие правила хранения Теперь можно хранить отдельные сообщения на основе их принадлежности к организационному подразделению, поисковых слов и даты отправки. Проверьте свои правила хранения и при необходимости внесите в них изменения.
Примечание. В настоящее время в Сейфе нельзя создать правило хранения или запрет на удаление для файлов на Диске.
Адресные запреты на удаление Теперь можно создавать запреты на удаление информации в зависимости от того, в каком аккаунте она находится, когда была отправлена или какие ключевые слова содержит.
Неограниченное хранение Срок хранения теперь не ограничен 10 годами, как это было в GMD. В Сейфе сообщения можно хранить бессрочно.
Хранение в соответствующем сервисе Поскольку Сейф полностью интегрирован в другие сервисы Google, вам не придется создавать для них копии архива.

Дополнительные сведения о функциях Сейфа можно найти в приведенных ниже разделах.

Функции Postini, представленные в Сейфе

Перечисленные ниже функции уже есть в Сейфе.

Функция Postini Функция Сейфа
Поиск сообщений электронной почты в архиве Поиск данных в сообщениях электронной почты

Ищите данные в сообщениях электронной почты своей организации и экспортируйте их для предоставления электронных документов и соблюдения нормативных требований.

Расширенный поиск с использованием логических операторов Операторы поиска

Используйте операторы расширенного поиска, в том числе логические значения, операторы Gmail и подстановочные знаки.

Поиск идентификационных данных Поиск данных в сообщениях электронной почты

Ищите сообщения в архивах на базе одного или нескольких пользовательских аккаунтов.

Управление расследованиями Создание и упорядочение папок

Создавайте папки для управления расследованиями и упорядочивания запросов в архиве. Папка в Сейфе – это контейнер для всех данных, связанных с определенным делом или расследованием.

Запреты для отдельных пользователей Запреты на удаление информации

Чтобы сохранять данные Gmail, устанавливайте запреты на удаление информации из аккаунтов пользователей. Эти сведения будут доступны в Сейфе через поиск.

Ограничение функций поиска Разрешения для Сейфа

Настраивайте роли в своем домене и назначайте их пользователям Сейфа.

Краткие и подробные сведения о сообщениях, просмотр прикрепленных файлов Просмотр результатов поиска

Просматривайте результаты поиска, в том числе цепочки писем, сведения о заголовках и содержимое файлов, прежде чем их экспортировать.

Отчеты об архивах Отчеты и аудит

Отслеживайте действия пользователей в Сейфе.

Запрет на удаление сохраненных результатов поиска Адресный запрет

Используйте запреты, чтобы не допустить удаления сообщений из архива. Объектами запрета могут быть отдельные пользователи, организационные подразделения или определенные ключевые слова.

Экспорт сохраненных результатов Экспорт результатов поиска

Экспортируйте сообщения и файлы для дальнейшего анализа или отправки лицам, которые не пользуются Сейфом.

Хранение на основе принадлежности к организационному подразделению Правила хранения

Устанавливайте правила хранения для отдельных пользователей и организационных подразделений.

Функции Postini, которые скоро появятся в Сейфе

Эти функции сейчас разрабатываются и скоро появятся в Сейфе. Таблица ниже будет обновляться по мере добавления возможностей.

Совет. Сведения о добавлении новых функций, улучшений и исправлений можно найти в статье Новые возможности Сейфа.
Функция Postini Функция Сейфа
Личный архив Доступ конечных пользователей к данным Сейфа в Gmail

Обеспечивает пользователям доступ ко всем сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление или правило хранения Сейфа. Когда эта функция включена, папка "Корзина" каждого сотрудника становится личным архивом. Пользователи могут восстанавливать удаленные сообщения без помощи администратора, не входя в отдельное приложение.

Примечание. Эта функция доступна только для владельцев почтовых ящиков Gmail, которые используют G Suite Business.

Отмена удаления Отмена удаления администратором

Позволяет администраторам восстанавливать сообщения, случайно удаленные пользователями.

Передача права собственности на сохраненные условия поиска и расследования Позволяет передать право собственности на папку другому пользователю Сейфа.
Примечание. Папки не удаляются автоматически. Если владелец папки покинет организацию, она останется доступна администраторам Сейфа.
Страница краткой информации о расследовании Краткая информация о расследовании

Позволяет увидеть сводную информацию о поисковых запросах, которые использовались в этой папке.

Функции Postini, которых нет в Сейфе

Ниже описаны функции, которые не поддерживаются Сейфом.

  • Архивирование всех файлов. Сейф не архивирует информацию пользователей, не зарегистрированных в G Suite.
  • Поддержка Lotus Notes™. Служба GMD поддерживала сбор и хранение информации пользователей в журналах Lotus Notes. Сейф не поддерживает Lotus Notes.
  • Cбор и хранение информации пользователей в нестандартных журналах Exchange. Сейф поддерживает только журналы стандартного формата MIME (RFC 822) с отчетами в виде объектов text/plain или text/HTML. Журналы в других форматах, а также скрытые копии сообщений, пересылаемые на их адреса, не поддерживаются.
  • Оповещения в журналах Exchange. В Сейфе нет функций, позволяющих отслеживать поток данных с почтового сервера клиента через журналы Exchange и оповещать администраторов по электронной почте о различных событиях.
  • Экспорт PST-файлов. Служба GMD поддерживала экспорт в форматах MBOX и PST. Сейф поддерживает только первый из этих форматов.
  • Сохранение результатов поиска. Служба GMD поддерживала возможность сохранения условий и результатов поиска. Сейф позволяет сохранять только условия, но не результаты. Чтобы сохранить результаты, пользователи должны экспортировать набор данных или создать адресный запрет на удаление информации.
  • Размер сообщения. Сейф создан на базе службы Gmail, в которой максимальный размер сообщения ограничен 25 МБ.
  • Мое расследование. Эта функция больше не поддерживается. Пользователи, которые хотят выполнить поиск документа или расследования либо установить запрет на удаление информации, должны создать папку в Сейфе. Это аналогично поиску в папке с названием в GMD. Google переносит расследования всех пользователей в Сейф.
  • Поиск. Отдельная функция поиска адресов пользователей больше не поддерживается. Сейф автоматически находит идентификатор пользователя при его вводе в окне поиска.
  • Панель каталогов компании. В GMD можно было искать идентификационные данные пользователя, включая все адреса и псевдонимы электронной почты в сервисе Message Security. Такие поисковые операции не поддерживаются в Сейфе.
  • Защищенная передача данных по FTP. Служба GMD позволяла в защищенном режиме передавать данные из своего интерфейса по протоколу FTP. Сейф не поддерживает эту функцию. Однако скоро появится возможность управлять экспортом информации в Диске, после чего функция передачи данных по FTP окажется не нужна.
  • Очистка архивов вручную. В GMD можно было удалять данные из архивов вручную, а в Сейфе очистка архивов выполняется только автоматически. Тем не менее Сейф автоматически согласует установленные для документа периоды хранения и запреты на удаление информации.
  • Сортировка результатов по дате, отправителю, получателю и теме. В Сейфе результаты сортируются только по дате.
  • Поиск в потоке почты. Эта функция не поддерживается в Сейфе.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?