Per iniziare: clienti Postini

Congratulazioni per la recente transizione a G Suite e Vault. Sappiamo che hai già familiarità con eDiscovery e che puoi iniziare subito.

Get started with search and export
Nota: per le istruzioni complete sulla transizione da Postini e per un confronto più dettagliato tra le funzioni di GMD e di Vault, consulta la guida introduttiva a Google Vault nella guida alla transizione per Postini.

1. Accesso a Vault

Vault ha una propria interfaccia, separata dalle altre applicazioni di Google Apps.

Accedi a Vault

2. Creazione di una pratica

In Vault la pratica svolge la stessa funzione dell'indagine in Postini. È un contenitore virtuale per tutti i dati correlati a un'indagine. Senza una pratica non puoi eseguire ricerche in Vault.

A differenza di Postini, che apre sempre l'ultima indagine su cui hai lavorato, Vault ti chiede di creare o di scegliere una pratica ogni volta che accedi. In questo modo hai la certezza che il tuo lavoro sia sempre associato alla pratica giusta.

Puoi facilmente condividere le pratiche con altri, inclusi gli utenti esterni.

3. Cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts

Cercare messaggi in un grande dominio con molti utenti può essere complicato. A volte trovi troppi messaggi, altre volte non ne trovi abbastanza. Con i termini di ricerca corretti, però, Vault può trovare esattamente i messaggi che cerchi.

Conteggio dei risultati di ricerca

Un modo rapido per valutare l'efficacia della ricerca consiste nell'utilizzare la funzionalità Conta risultati, disponibile nella freccia menu a discesa Cerca. Vault conta il numero di messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca. Puoi quindi allargare o restringere i risultati in base ai requisiti della pratica.

Sono stati rilevati troppi messaggi

Per ridurre il numero di messaggi trovati da Vault utilizza questi metodi:

  • Cerchi messaggi inviati da utenti specifici? Inserisci un nome nel campo Account oppure prova a utilizzare gli operatori di ricerca come from:utente1@azienda.com e to:utente2@azienda.com.
  • Cerchi una frase specifica? In molte organizzazioni Gmail ospita milioni di messaggi, la maggior parte dei quali contiene parole comunemente utilizzate di una determinata lingua. La ricerca potrebbe pertanto restituire parole non attinenti alla pratica, ma che vengono comunque utilizzate di frequente. Prova a racchiudere un gruppo di parole fra virgolette.
  • Troppe copie dello stesso messaggio? Vault salva più versioni di un messaggio mentre il mittente lo scrive. Se non hai necessità di molti dettagli, fai clic sulla casella Escludi bozze per rimuovere i messaggi dai risultati della ricerca.
  • Desideri eliminare determinati messaggi dai risultati della ricerca? Utilizza un trattino (-) per escludere messaggi alla tua ricerca. Ad esempio, -subject:ferie rimuove tutti i messaggi che includono la parola "ferie" nell'oggetto.

 

Non hai trovato abbastanza messaggi

Per trovare più messaggi prova queste soluzioni:

  • Esamina i termini della ricerca. Potrebbero limitare i risultati restituiti.
  • Puoi cercare messaggi negli account a cui è stata assegnata una licenza Vault. I messaggi negli account senza licenza non vengono conservati e non sono accessibili tramite Vault. Se l'organizzazione utilizza licenze solo per una parte del dominio, vedi Assegnare le licenze Vault.
  • Vault restituisce l'intera conversazione di un messaggio compressa in un unico thread.

    Thread compresso:

     

    Fai clic sul thread per espanderlo. Fai clic sui singoli messaggi per leggerli.

Altri suggerimenti per la ricerca

Ecco altre query di ricerca utilizzabili per individuare esclusivamente i messaggi pertinenti alla pratica in questione.

Procedura Query di esempio
Trovare tutti i messaggi inviati o ricevuti da un dominio esterno Questa query restituisce tutti i messaggi scambiati con il dominio esterno, indipendentemente dal mittente:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Trovare solo messaggi di chat Questa query restituisce i messaggi di chat ed esclude i messaggi email:
is:chat
Trovare alcune parole ma escluderne altre Questa query restituisce risultati con invita, invitare, ma non con invito o invitato:
(invit* -invito -invitato)
Trovare le parole contigue in un messaggio Questa query restituisce frasi come "non distribuire mai", ma esclude frasi come "non credo dovremmo distribuire". Utilizza qualsiasi numero da 1 a 50.
("non AROUND 3 distribuire")
Escludere i messaggi eliminati con un'etichetta applicata dall'utente Questa query esclude tutti i messaggi eliminati cui è stata applicata l'etichetta "viaggio" dall'utente:
-(label:^deleted AND label:viaggio)
Trovare tipi di allegati specifici Questa query restituisce tutti i messaggi con allegati in formato PDF:
(has:attachment filename:pdf)
Escludere i messaggi messi in quarantena.

Questa query esclude i messaggi nella quarantena amministrativa:
-label:^admin_quarantine

Perfezionare la ricerca

Durante la consultazione dei risultati della ricerca, nella parte superiore dello schermo sono visualizzati i termini che hai appena inserito.

Fai clic sulla barra di ricerca per visualizzare il modulo di ricerca rapida e modificare i termini.

4. Ricerca di file in Drive

Quando cerchi file in Drive, devi cercare per nome dell'account o per unità organizzativa (con meno di 5000 utenti). Vault cerca tra i nomi file e i contenuti dei tipi di file supportati.

Tipi di file indicizzati da Vault
Nota. I clienti di Google Apps for Government non possono cercare nei contenuti dei file. Possono tuttavia cercare nei nomi file e in altre proprietà dei file.
Puoi visualizzare in anteprima i file di Google Apps e la maggior parte dei file caricati dagli utenti direttamente in Vault.

5. Salvataggio della ricerca

Una volta impostati i parametri di ricerca potrai salvare la query per eseguire rapidamente la stessa ricerca in un momento successivo. Le ricerche salvate sono dinamiche, ovvero le tue ricerche future includeranno i messaggi e i file creati dall'ultima volta che hai eseguito la ricerca.

6. Esportazione e analisi

Dopo che avrai trovato i messaggi o i file necessari: 

  1. Esporta i risultati della ricerca.
  2. Inizia ad analizzare i file esportati.

Altre attività di Vault

Se possiedi i privilegi Vault necessari, ecco alcune altre attività che potresti dover eseguire:

  • Puoi conservare messaggi e file specifici, conformemente agli obblighi di conservazione vigenti nella tua organizzazione. Esamina i tuoi criteri di conservazione e aggiornali in base alle necessità.
  • Puoi sottoporre a blocchi i dati relativi a singoli utenti o unità organizzative. I messaggi e i file sottoposti a blocco non vengono mai eliminati, a prescindere dalle impostazioni di conservazione dell'organizzazione. 
  • Controlla i privilegi che determinano quali operazioni possono essere eseguite in Vault dagli utenti.

Confronto tra le funzioni di Postini e di Vault

Ora che hai completato la transizione a G Suite, puoi riesaminare i criteri e le procedure di eDiscovery dell'organizzazione per trarre vantaggio dai miglioramenti derivanti dal passaggio da GMD a Vault.

Funzioni di Vault Vantaggi per il cliente
Basato su G Suite e Gmail Puoi disporre di funzioni di ricerca ampliate:
  • Vault è integrato con altri servizi Google, inclusi la chat e Drive.
  • Non c'è limite al numero di account in cui puoi eseguire la ricerca o all'intervallo di date che puoi specificare. Puoi cercare in tutti i messaggi di Gmail del tuo dominio con una sola query.
  • I messaggi sono disponibili in Vault non appena vengono ricevuti da Gmail.
  • Vault supporta completamente gli operatori di ricerca utilizzati da Gmail e da Drive, oltre che le ricerche booleane e con caratteri jolly.
Criteri di conservazione flessibili Ora puoi conservare messaggi specifici in base all'unità organizzativa, ai termini di ricerca e/o alla data di invio. Esamina i tuoi criteri di conservazione e aggiornali in base alle necessità.
Nota: al momento Vault non conserva né trattiene i file di Drive.
Conservazioni mirate Ora puoi creare conservazioni per controversie legali in base ad account utente, data di invio e termini di ricerca.
Conservazione illimitata La tua organizzazione non deve più limitarsi al periodo di conservazione di 10 anni di GMD. Vault può conservare i messaggi per un periodo indeterminato.
Archiviazione in loco Dato che Vault è completamente integrato con gli altri servizi Google non c'è un archivio duplicato da gestire.

Consulta le sezioni seguenti per ulteriori informazioni sulle funzioni di Vault.

Funzioni di Postini incluse in Vault

Queste funzioni sono già presenti in Vault e sono a tua disposizione subito.

Funzione di Postini Funzioni di Vault
Ricerca nelle email archiviate Ricerca nei dati di Gmail

Cerca ed esporta i messaggi in Gmail per rispondere ai requisiti di eDiscovery e di conformità.

Ricerca booleana avanzata Operatori di ricerca

Utilizza operatori di ricerca avanzati, compresi gli operatori booleani, gli operatori di Gmail e i caratteri jolly.

Ricerca dell'identità e in base all'identità Ricerca nei dati di Gmail 

Cerca i messaggi di Gmail in base a uno o più account utente.

Gestione dell'indagine Organizzare e creare pratiche

Crea una pratica per gestire le tue indagini e organizzare le query del tuo archivio. In Vault la pratica è un contenitore di tutti i dati correlati a un caso o a un'indagine specifici.

Conservazioni utente Conservazioni per controversia legale

Colloca gli account in conservazione per controversia legale per conservare i dati Gmail degli utenti. Accedi ai dati conservati in Vault tramite la ricerca.

Limitazione delle ricerche Privilegi in Vault

Configura i ruoli per il tuo dominio e quindi assegnali agli utenti di Vault.

Riepiloghi messaggio, visualizzazione dettagliata del messaggio, visualizzazione allegato Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Visualizza i risultati di ricerca, incluse le conversazioni dei messaggi, i dati dell'intestazione e i contenuti dei file, prima dell'esportazione.

Archiviazione rapporti Rapporti e controlli

Esamina le azioni intraprese dagli utenti mentre sono collegati a Vault.

Conservazione dei risultati delle ricerche salvate Conservazione mirata

Utilizza le conservazioni per evitare che i messaggi siano eliminati dall'archivio. Le conservazioni possono essere mirate a singoli utenti, unità organizzative o a specifici termini di ricerca.

Esportazione dei risultati salvati Esportare i risultati di ricerca

Esporta i messaggi e i file per ulteriore analisi o per condividerli con utenti non Vault.

Conservazione basata sull'unità organizzativa Regole di conservazione

Imposta criteri di conservazione per singoli utenti o unità organizzative.

Funzioni di Postini non incluse in Vault

Vault non supporta le seguenti funzioni:

  • Archiviazione catchall: Vault non esegue l'archiviazione per gli utenti di cui non è stato eseguito il provisioning in G Suite.
  • Supporto per Lotus Notes™: GMD supportava l'importazione dei journal di Lotus Notes. Vault non supporta Lotus Notes.
  • Importazione dei journal di Exchange non standard: Vault accetta soltanto i journal standard RFC 822 MIME (o multiparte) con rapporti di journal in formato testo o normale oppure testo o parti MIME HTML. Vault non accetta journal in altri formati né messaggi inoltrati in copia nascosta (CCN) all'indirizzo del journal se non in un formato del journal.
  • Avvisi per i journal Exchange: Vault non dispone di funzioni per tenere traccia del flusso dei journal Exchange dal server email del cliente, né per avvisare via email gli amministratori del cliente in merito agli eventi.
  • Risultati di ricerca salvati: GMD supportava la capacità di salvare le ricerche e i relativi risultati. Vault supporta il salvataggio delle ricerche ma non dei risultati. Per salvare i risultati gli utenti devono esportare il set di dati o creare un blocco per controversia legale mirato.
  • Dimensione messaggi: Vault è costruito a partire da Gmail, che può accettare messaggi di dimensioni fino a 25 MB. Di conseguenza, gli utenti sottostanno al limite di 25 MB per messaggio.
  • Indagine personale: questa funzione non è più supportata. Gli utenti che desiderano eseguire ricerche di individuazione, effettuare un'indagine o impostare un blocco per controversia legale devono creare una pratica in Vault. Ciò equivale ad eseguire una ricerca tramite una pratica denominata in GMD. Google trasferisce l'indagine personale di ciascun utente su Vault.
  • Trova: la funzione specifica di GMD che consente di trovare l'indirizzo di un utente non è più supportata, ma Vault consente comunque agli utenti di trovare ID specifici. Vault cerca automaticamente l'ID utente man mano che lo digiti nella casella di ricerca.
  • Pannello directory aziendale: in GMD potevi cercare l'identità di un utente, che includeva tutti gli indirizzi email e gli alias registrati per quell'utente sul tuo servizio di sicurezza dei messaggi. Questo tipo di ricerca non è supportata in Vault.
  • Trasferimento protetto via FTP: in GMD si potevano attivare i trasferimenti protetti via FTP per le esportazioni dall'interfaccia. Vault non supporta questa funzione. Tuttavia in una prossima versione Vault ti permetterà di gestire le esportazioni in Drive, eliminando la necessità di trasferimenti FTP.
  • Pulizia manuale dell'archivio: GMD supportava la pulizia manuale dell'archivio, Vault invece supporta una pulizia automatica dei dati dell'archivio. Vault riconcilia comunque automaticamente periodi di conservazione multipli ed eventuali blocchi per controversia legale per un determinato documento.
  • Ordinamento dei risultati per data, mittente, destinatario e oggetto: in Vault l'ordinamento è limitato ai risultati in base alla data.
  • Ricerca nel flusso della posta: questa funzione è in fase di ritiro e non è inclusa in Vault.
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