Guide de démarrage à l'attention des clients Postini

Félicitations pour votre récente transition vers G Suite et Vault. La procédure d'ediscovery vous étant déjà familière, vous avez toutes les cartes en main pour faire vos premiers pas.

Get started with search and export
Remarque : Pour des instructions complètes sur votre transition depuis Postini et une comparaison plus détaillée des fonctionnalités GMD et Vault, reportez-vous à la section Getting started with Google Vault (Premiers pas avec Google Vault) du guide sur la transition depuis Postini.

1. Se connecter à Vault

Vault dispose de sa propre interface, distincte de celle des autres applications Google Apps.

Se connecter à Vault

2. Créer un litige

Dans Vault, un litige s'apparente à une enquête dans Postini. Il s'agit d'une boîte virtuelle contenant toutes les données liées à une enquête. Sans litige, vous ne pouvez pas effectuer de recherches dans Vault.

Dans Postini, la dernière enquête sur laquelle vous avez travaillé s'ouvre toujours automatiquement. Dans Vault, en revanche, vous devez créer ou sélectionner un litige à chaque connexion. Cette précaution permet de garantir que vous travaillez toujours sur le bon litige.

Vous pouvez partager des litiges en toute simplicité, y compris avec des utilisateurs externes.

3. Rechercher des messages Gmail et de la version classique de Hangouts

La recherche de messages dans un domaine étendu comptant de nombreux utilisateurs n'est pas une mince affaire. Il peut arriver que vos recherches renvoient trop de messages, ou pas suffisamment. Dans Vault, si vous utilisez les termes de recherche appropriés, seuls les messages dont vous avez besoin apparaissent dans les résultats.

Compter le nombre de résultats de recherche

Une manière simple de vérifier l'efficacité de votre recherche consiste à utiliser la fonction Compter les résultats disponible en cliquant sur la flèche descendante Rechercher. Vault compte le nombre de messages correspondant à vos critères de recherche. Vous pouvez alors élargir ou réduire votre recherche en fonction de ce dont vous avez besoin pour votre litige.

Vos recherches renvoient trop de messages

Pour réduire le nombre de messages apparaissant dans les résultats de Vault, procédez comme suit :

  • Les messages que vous recherchez ont-ils été envoyés par des utilisateurs spécifiques ? Si tel est le cas, saisissez leur nom dans le champ "Comptes" ou utilisez des opérateurs de recherche (exemples : from:utilisateur1@entreprise.fr ou to:utilisateur2@entreprise.fr).
  • Vous cherchez une expression spécifique ? Dans de nombreuses organisations, Gmail contient des millions de messages et la plupart des mots d'usage courant dans une langue donnée. Il peut arriver que les mots sur lesquels vous basez votre recherche apparaissent fréquemment dans les messages, mais ne soient pas pertinents pour votre litige. Essayez de regrouper des mots en expressions, en les plaçant entre guillemets.
  • Un même message s'affiche plusieurs fois ? Vault enregistre plusieurs versions d'un message, au fur et à mesure que l'utilisateur le rédige. Si vous n'avez pas besoin d'autant de détails, cochez l'option Exclure les brouillons pour supprimer ces messages des résultats de vos recherches.
  • Vous souhaitez supprimer certains messages des résultats de recherche ? Utilisez un tiret ("-") pour enlever des messages de vos recherches. Par exemple, -subject:vacances permet de supprimer tous les messages dont le sujet comporte le mot "vacances".

 

Vos recherches renvoient trop peu de messages

Pour trouver plus de messages, procédez comme suit :

  • Vérifiez vos termes de recherche. Ce sont peut-être eux qui limitent le nombre de vos résultats.
  • Vous ne pouvez rechercher de messages que dans les comptes disposant d'une licence Vault. Les messages d'un compte dépourvu de licence ne sont pas conservés et ne sont pas accessibles par l'intermédiaire de Vault. Si votre organisation utilise des licences pour un domaine partiel, consultez l'article Attribuer des licences Vault.
  • Dans les résultats de recherche de Vault, tous les messages appartenant à une même conversation sont regroupés dans un fil de discussion unique.

    Fil de discussion réduit :

     

    Cliquez sur le fil pour le développer. Ensuite, cliquez sur un message spécifique pour le lire :

Conseils de recherche supplémentaires

Dans cette section figurent d'autres requêtes permettant d'inclure dans les résultats de vos recherches uniquement les messages dont vous avez besoin pour votre litige.

Procédure Exemple de requête
Trouver tous les messages envoyés depuis ou vers un domaine externe Cette requête renvoie tous les messages échangés avec le domaine externe, sans tenir compte de l'expéditeur :
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Rechercher uniquement les messages de chat Cette requête renvoie des messages de chat en excluant les e-mails :
is:chat
Rechercher des mots, mais en exclure d'autres Cette requête renvoie les messages contenant le mot "inviter" ou "invite", par exemple, mais pas "invitation" ni "invité" :
(invit* -invitation -invited)
Rechercher des mots à proximité les uns des autres dans un message Cette requête renvoie les messages contenant l'expression "ne pas distribuer", mais pas ceux contenant l'expression "je ne pense pas qu'il faille distribuer". Le nombre doit être compris entre 1 et 50.
("ne pas AROUND 3 distribuer")
Exclure les messages supprimés disposant d'un libellé attribué par l'utilisateur Cette requête exclut tous les messages supprimés auxquels l'utilisateur a attribué le libellé "voyage" :
-(label:^deleted AND label:voyage)
Rechercher des types de pièces jointes spécifiques Cette requête renvoie tous les messages contenant un PDF en pièce jointe :
(has:attachment filename:pdf)
Exclure les messages mis en quarantaine

Cette requête exclut les messages envoyés en zone de quarantaine administrative :
-label:^admin_quarantine

Affiner votre recherche

Les termes de recherche que vous avez saisis apparaissent en haut de la fenêtre des résultats.

Cliquez sur la barre de recherche pour faire apparaître le formulaire de recherche rapide pour modifier ces termes.

4. Rechercher des fichiers dans Drive

Lorsque vous recherchez des fichiers dans Drive, vous devez le faire par nom d'utilisateur ou par unité organisationnelle de moins de 5 000 utilisateurs. Vault effectue les recherches dans le nom et le contenu des fichiers compatibles.

Types de fichiers indexés par Vault
Remarque : Les clients Google Apps for Government ne peuvent pas effectuer de recherches dans le contenu des fichiers. Toutefois, les recherches peuvent porter sur le nom, ainsi que sur d'autres propriétés des fichiers.
Vous pouvez afficher directement dans Vault un aperçu des fichiers Google Apps, ainsi que de la plupart des fichiers importés par les utilisateurs.

5. Enregistrer votre recherche

Lorsque vos paramètres de recherche conviennent, vous pouvez enregistrer la requête pour pouvoir la réexécuter rapidement une prochaine fois. Les recherches enregistrées sont rappelées de manière dynamique. Lorsque vous les réexécutez, les messages et les fichiers qui ont été créés depuis votre dernière recherche sont inclus dans la recherche.

6. Exporter et analyser

Une fois que vous avez trouvé les messages ou les fichiers dont vous avez besoin pour votre litige, procédez comme suit : 

  1. Exportez les résultats de recherche.
  2. Commencez à analyser les fichiers exportés.

Autres tâches Vault

Si vous disposez des droits Vault appropriés, vous pouvez effectuer d'autres tâches, notamment :

  • conserver des messages et des fichiers spécifiques, conformément aux obligations auxquelles votre organisation est soumise. Passez en revue vos règles de conservation et mettez-les à jour en fonction de vos besoins.
  • créer des procédures de préservation de données à titre conservatoire pour les données d'utilisateurs ou d'unités organisationnelles. Les messages et les fichiers faisant l'objet de telles procédures ne sont jamais supprimés, quels que soient les paramètres de conservation ; 
  • examiner les droits régissant les actions des autres utilisateurs dans Vault.

Comparaison des fonctionnalités de Postini et de Vault

Maintenant que vous êtes passé à G Suite, vous souhaitez peut-être réévaluer les règles et procédures d'ediscovery en vigueur au sein de votre organisation, afin de tirer parti des améliorations qu'offre Vault par rapport au service GMD.

Fonctionnalité Vault Avantages
Conçue pour G Suite et Gmail Vous disposez d'options de recherche étendues :
  • Vault est intégré aux autres services Google, y compris le chat et Drive.
  • Aucune limite ne s'applique au nombre de comptes sur lesquels peut porter une recherche ou à la plage de dates pouvant être spécifiée. Vous pouvez effectuer une recherche dans tous les messages Gmail de votre domaine.
  • Les messages sont disponibles dans Vault dès leur réception dans Gmail.
  • Vault est compatible avec tous les opérateurs de recherche utilisés dans Gmail et Drive, ainsi qu'avec les recherches booléennes et les recherches incluant des caractères génériques.
Règles de conservation modulables Vous pouvez désormais conserver des messages spécifiques liés à une unité organisationnelle, des termes de recherche ou une date d'envoi donnés. Passez en revue vos règles de conservation et mettez-les à jour en fonction de vos besoins.
Remarque : Pour l'instant, Vault ne peut pas conserver ou préserver à titre conservatoire des fichiers stockés dans Drive.
Procédures ciblées de préservation de données à titre conservatoire Pour pouvez désormais créer des procédures de préservation de données à titre conservatoire basées sur des comptes utilisateur, des dates d'envoi et/ou des termes de recherche.
Durée de conservation illimitée Votre organisation n'est plus restreinte à la période de conservation de dix ans qui existait dans Google Message Discovery. Vault peut conserver vos messages indéfiniment.
Stockage sur place Vault étant entièrement intégré aux autres services Google, vous n'avez pas d'archives dupliquées à gérer.

Pour obtenir de plus amples informations sur les fonctionnalités de Vault, veuillez consulter les sections ci-dessous.

Fonctionnalités Postini incluses dans Vault

Les fonctionnalités suivantes existent dans Vault. Vous pouvez les utiliser dès aujourd'hui.

Fonctionnalité Postini Fonctionnalité Vault
Recherche des e-mails archivés Effectuer une recherche dans les données Gmail

Recherchez et exportez des messages dans Gmail à des fins d'ediscovery et de conformité

Recherche booléenne avancée Opérateurs de recherche

Utilisez des opérateurs de recherche avancés, y compris des opérateurs booléens, Gmail, ainsi que les caractères génériques.

Recherche en fonction de l'identité Effectuer une recherche dans les données Gmail 

Recherchez les messages Gmail d'un ou de plusieurs comptes utilisateur.

Gestion des enquêtes Créer et organiser des litiges

Créez un litige pour gérer vos enquêtes et organiser vos requêtes archivées. Dans Vault, un litige regroupe toutes les données liées à un contentieux ou une enquête spécifique.

Préservation de données à titre conservatoire relative à un utilisateur Préservation de données à titre conservatoire

Associez une procédure de préservation de données à titre conservatoire à un compte utilisateur dont vous souhaitez conserver les données Gmail. Accédez via la recherche de Vault aux données faisant l'objet d'une procédure de préservation à titre conservatoire.

Restriction des recherches Droits Vault

Configurez des rôles au sein de votre domaine et attribuez-les à des utilisateurs Vault.

Résumé des messages, affichage détaillé des messages, affichage des pièces jointes Afficher les résultats de recherche

Avant d'effectuer une exportation, affichez les résultats de recherche, y compris les messages de chat, les détails de l'en-tête et le contenu des fichiers.

Archivage des rapports Rapports et audits

Examinez les opérations effectuées par les utilisateurs pendant leur session Vault.

Préservation à titre conservatoire des résultats de recherche enregistrés Procédure ciblée de préservation de données à titre conservatoire

Utilisez la préservation de données à titre conservatoire pour éviter que des messages ne soient supprimés des archives. Les procédures de préservation peuvent cibler des comptes utilisateur, des unités organisationnelles ou des termes de recherche spécifiques.

Exportation des résultats enregistrés Exporter les résultats d'une recherche

Exportez des messages ou des fichiers en vue de réaliser une analyse plus approfondie ou de les transmettre à des personnes qui n'utilisent pas Vault.

Conservation par unité organisationnelle Règles de conservation

Définissez des règles de conservation pour des comptes utilisateur ou des unités organisationnelles spécifiques.

Fonctionnalités Postini non incluses dans Vault

Les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles dans Vault :

  • Archivage Catchall : Vault n'archive pas les comptes utilisateur qui ne sont pas enregistrés dans G Suite.
  • Compatibilité Lotus Notes™ : le service GMD permettait l'intégration des journaux Lotus Notes. Vault n'est pas compatible avec Lotus Notes.
  • Intégration de journaux Exchange non standard : dans Vault, seuls sont acceptés les journaux de type MIME (en plusieurs parties) conformes à la norme RFC 822 avec des rapports comprenant les parties MIME au format texte ou brut, ou encore au format texte ou HTML. Les journaux ayant un autre format ne sont pas acceptés, pas plus que les copies conformes invisibles (Cci, messages transférés à une adresse de journal non incluse dans un format de journal).
  • Alertes sur les journaux Exchange : Vault ne permet pas le suivi du flux des journaux Exchange provenant du serveur de messagerie d'un client, ni l'envoi d'une alerte par e-mail aux administrateurs du client à propos d'événements.
  • Enregistrement des résultats de recherche : le service GMD permettait d'enregistrer des recherches, ainsi que les résultats des recherches. Vault permet d'enregistrer les recherches, mais pas les résultats. Pour enregistrer les résultats, les utilisateurs doivent exporter un ensemble de données ou créer une procédure ciblée de préservation de données à titre conservatoire.
  • Taille des messages : la conception de Vault repose sur Gmail qui accepte des messages de 25 Mo maximum. Les utilisateurs sont donc limités à 25 Mo par message.
  • "My Investigation" (Mes enquêtes) : cette fonctionnalité n'est plus disponible. Pour exécuter des recherches d'eDiscovery, réaliser des enquêtes ou préserver des données à titre conservatoire, les utilisateurs doivent créer un litige dans Vault. Cette opération est similaire à l'exécution dans le service Google Message Discovery d'une recherche via un litige nommé. Le dossier "My Investigation" de chaque utilisateur est transféré dans Vault.
  • Lookup : La fonctionnalité du service Google Message Discovery qui permettait de faire une recherche sur l'adresse d'un utilisateur n'est plus disponible, mais les utilisateurs peuvent toujours rechercher des identifiants spécifiques dans Vault. L'identifiant d'un utilisateur est automatiquement traité à mesure que vous le saisissez dans le champ de recherche.
  • Annuaire de l'entreprise : dans le service Google Message Discovery, vous pouviez rechercher l'identité d'un utilisateur, y compris toutes ses adresses e-mail et ses alias enregistrés sur votre service de sécurité des messages. Ce type de recherche n'est pas disponible dans Vault.
  • Transfert FTP sécurisé : le service Google Message Discovery autorisait le transfert FTP sécurisé des exportations via l'interface. Cette fonctionnalité n'est pas proposée dans Vault. Cependant, dans une prochaine version, il sera possible de gérer les exportations dans Drive, ce qui supprime la nécessité de recourir aux transferts FTP.
  • Suppression manuelle de toutes les archives : le service Google Message Discovery permettait la suppression manuelle de toutes les archives. Dans Vault, seule la suppression automatique de certaines données archivées est possible. Toutefois, si plusieurs périodes de conservation ou procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent à un même document, Vault effectue automatiquement des recoupements.
  • Tri des résultats par date, expéditeur, destinataire et objet : dans Vault, les résultats peuvent uniquement être triés par date.
  • Recherche dans le flux de messagerie : la fonctionnalité est sur le point d'être abandonnée et n'est pas incluse dans Vault.
Ces informations vous-ont elles été utiles ?
Comment pouvons-nous l'améliorer ?