Einstieg für Postini-Kunden

Sie sind von Postini zur G Suite und zu Google Vault gewechselt. Da Sie bereits Erfahrung mit E-Discovery haben, können Sie direkt loslegen.

Get started with search and export
Hinweis: Eine umfassende Anleitung und einen detaillierteren Vergleich der Funktionen von Google Message Discovery (GMD) und Vault finden Sie in diesem Artikel im Leitfaden für den Wechsel von Postini zu GMD.

1. In Vault anmelden

Vault besitzt eine eigene Benutzeroberfläche, die sich von anderen Google Apps unterscheidet.

Bei Vault anmelden

2. Rechtsangelegenheit erstellen

Eine Rechtsangelegenheit in Vault dient demselben Zweck wie eine Untersuchung in Postini. Sie ist eine virtuelle Ablage für alle Daten, die sich auf eine Untersuchung beziehen. Ohne Rechtsangelegenheit können Sie in Vault keine Suche durchführen.

Im Gegensatz zu Postini, wo immer die Untersuchung geöffnet wird, an der Sie zuletzt gearbeitet haben, müssen Sie in Vault bei jeder Anmeldung erst eine Rechtsangelegenheit auswählen oder erstellen. So wird sichergestellt, dass Sie immer die richtige Rechtsangelegenheit bearbeiten.

Sie können Rechtsangelegenheiten für andere Personen freigeben, darunter auch externe Nutzer.

3. Nachrichten aus Gmail und dem klassischen Hangouts suchen

Die E-Mail-Suche in einer großen Domain mit vielen Nutzern ist nicht immer einfach. Manchmal werden zu viele Nachrichten ausgegeben, manchmal zu wenige. Mit den richtigen Suchbegriffen findet Vault allerdings genau das, wonach Sie suchen.

Suchergebnisse zählen

Mithilfe der Funktion Ergebnisse zählen lässt sich ganz einfach die Effektivität einer Suche überprüfen. Sie finden sie im Drop-down-Menü Suchen. In Vault wird die Anzahl der Nachrichten gezählt, die Ihren Suchkriterien entspricht. Sie können Ihre Suche je nach den Anforderungen für Ihre Rechtsangelegenheit anschließend ausweiten oder eingrenzen.

Zu viele Nachrichten gefunden

So können Sie die Anzahl der Nachrichten verringern, die Vault bei Ihrer Suche ausgibt:

  • Suchen Sie nach Nachrichten, die von bestimmten Nutzern gesendet wurden? Geben Sie einen Namen in das Feld "Konten" ein. Alternativ können Sie auch Suchoperatoren wie from:nutzer1@company.com und to:user2@company.com verwenden.
  • Suchen Sie nach einer bestimmten Wortgruppe? In vielen Organisationen enthält Gmail Millionen von Nachrichten und die meisten der häufig verwendeten Wörter in einer bestimmten Sprache. Die Wörter, nach denen Sie suchen, tauchen also möglicherweise oft in Nachrichten auf, die für Ihre Rechtsangelegenheit nicht relevant sind. Versuchen Sie, Wörter mithilfe von Anführungszeichen in Wortgruppen zusammenzufassen.
  • Werden zu viele Kopien derselben Nachricht ausgegeben? Vault speichert mehrere Versionen einer Nachricht, wenn der Absender sie verfasst. Wenn Sie diese Versionen ausschließen möchten, klicken Sie auf das Feld Entwürfe ausschließen, um diese Nachrichten aus Ihren Suchergebnissen zu entfernen.
  • Möchten Sie bestimmte Nachrichten aus Ihren Suchergebnissen ausschließen? Verwenden Sie einen Bindestrich (-), um Nachrichten aus Ihrer Suche zu entfernen. Mit -subject:Urlaub werden beispielsweise alle Nachrichten entfernt, in deren Betreff das Wort "Urlaub" erwähnt wird.

 

Nicht genügend Nachrichten gefunden

So finden Sie mehr Nachrichten:

  • Überprüfen Sie Ihre Suchbegriffe. Möglicherweise sind sie zu eng gefasst.
  • Sie können nur in Konten nach E-Mails suchen, denen eine Vault-Lizenz zugewiesen wurde. Nachrichten in nicht lizenzierten Konten werden nicht aufbewahrt und sind nicht über Vault zugänglich. Falls nur einzelne Nutzer oder Organisationseinheiten in Ihrer Domain Lizenzen erhalten haben, lesen Sie den Hilfeartikel Vault-Lizenzen zuweisen.
  • Vault gibt alle E-Mails mit demselben Betreff als einzelne minimierte Konversation aus.

    Minimierte Konversation:

     

    Klicken Sie auf die Konversation, um ihn zu maximieren. Klicken Sie auf einzelne Nachrichten, um diese zu lesen:

Weitere Tipps für die Suche

In der folgenden Übersicht finden Sie weitere Suchanfragen, die Ihnen helfen können, nur die für Ihre Rechtsangelegenheit relevanten E-Mails zu finden.

Ziel der Suche Beispielabfrage
Alle Nachrichten finden, die von einer externen Domain empfangen oder an eine externe Domain gesendet wurden Bei dieser Abfrage werden alle Nachrichten zurückgegeben, die mit der externen Domain ausgetauscht wurden (unabhängig vom Absender):
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Nur Chatnachrichten suchen Bei dieser Abfrage werden Chatnachrichten zurückgegeben und E-Mails ausgeschlossen:
is:chat
Nach bestimmten Wörtern suchen und bestimmte Wörter ausschließen Diese Abfrage gibt "einladen" und "einladend", aber nicht "Einladung" oder "eingeladen" zurück:
(einlad* -Einladung -eingeladen)
Wörter finden, die sich in einer Nachricht nahe einander befinden Bei dieser Abfrage wird z. B. "dürfen nie zirkulieren" zurückgegeben, aber "dürfen möglicherweise intern zirkulieren" ausgeschlossen. Verwenden Sie eine beliebige Zahl von 1 bis 50:
("nicht AROUND 3 zirkulieren")
Gelöschte Nachrichten mit einem benutzerdefinierten Label ausschließen Diese Abfrage schließt alle gelöschten Nachrichten aus, die der Nutzer mit dem Label "Reisen" versehen hat:
-(label:^deleted AND label:reisen)
Bestimmte Anhangstypen finden Bei dieser Abfrage werden alle Nachrichten mit einem PDF-Anhang zurückgegeben:
(has:attachment filename:pdf)
Nachrichten ausschließen, die unter Quarantäne gestellt wurden

Bei dieser Abfrage werden Nachrichten in der Administratorquarantäne ausgeschlossen:
-label:^admin_quarantine

Suche verfeinern

Wenn Sie die ausgegebenen Suchergebnisse betrachten, werden oben auf dem Bildschirm die von Ihnen eingegebenen Begriffe angezeigt.

Klicken Sie auf die Suchleiste, um das Schnellsuchformular aufzurufen, und ändern Sie Ihre Begriffe.

4. In Google Drive nach Dateien suchen

Wenn Sie auf Google Drive nach Dateien suchen, müssen Sie entweder nach Kontonamen oder Organisationseinheiten (mit weniger als 5.000 Nutzern) suchen. Vault sucht in den Dateinamen und in den Inhalten unterstützter Dateitypen.

Folgende Dateitypen werden von Vault indexiert:
Hinweis: Google Apps for Government-Kunden können nicht in den Inhalten von Dateien suchen. Sie können aber in Dateinamen und anderen Dateieigenschaften suchen.
Sie können die Dateien aus Google Apps und die meisten Typen von nutzerseitig hochgeladenen Dateien direkt in Vault in einer Vorschau ansehen.

5. Suche speichern

Wenn Sie alle Ihre Suchparameter eingegeben haben, können Sie die Suchanfrage speichern, um sie später schnell auszuführen. Gespeicherte Suchanfragen sind dynamisch. Das heißt, dass Ihre zukünftigen Suchanfragen Nachrichten und Dateien umfassen, die erstellt wurden, seitdem Sie zuletzt gesucht haben.

6. Exportieren und analysieren

Wenn Sie die Nachrichten oder Dateien gefunden haben, die Sie für Ihre Rechtsangelegenheit benötigen: 

  1. Exportieren Sie die Suchergebnisse.
  2. Analysieren Sie die exportierten Dateien.

Weitere Aufgaben in Vault

Mit den entsprechenden Vault-Berechtigungen können Sie außerdem weitere Aufgaben durchführen:

  • Sie können Nachrichten und Dateien gemäß den Aufbewahrungspflichten Ihrer Organisation aufbewahren. Überprüfen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinien und aktualisieren Sie sie nach Bedarf.
  • Sie haben die Möglichkeit, Holds zu erstellen, um Daten für einzelne Nutzer oder Organisationseinheiten aufzubewahren. Nachrichten und Dateien, die einem Hold unterliegen, werden nie gelöscht, unabhängig von den Aufbewahrungseinstellungen. 
  • Sie können die Berechtigungen überprüfen, mit denen festgelegt wird, welche Aktionen andere Nutzer in Vault ausführen dürfen.

Funktionen von Postini und Vault im Vergleich

Ihr Wechsel zur G Suite ist abgeschlossen und nun bietet es sich an, die E-Discovery-Richtlinien und -Verfahren Ihrer Organisation neu zu bewerten, um von den Verbesserungen zu profitieren, die der Wechsel von GMD zu Vault mit sich bringt.

Vault-Funktion Vorteile für den Kunden
Aufbauend auf der G Suite und Gmail Sie haben erweiterte Suchoptionen:
  • Vault ist in andere Google-Dienste integriert, darunter Chat und Drive.
  • Es gibt keine Beschränkung für den für die Suche ausgewählten Zeitraum oder für die Anzahl der Konten, in denen gesucht werden kann. Sie können alle Gmail-Nachrichten in Ihrer Domain mit einer einzigen Anfrage durchsuchen.
  • Nachrichten sind in Vault verfügbar, sobald Sie in Gmail eingehen.
  • Neben der Suche mit booleschen Werten und der Platzhaltersuche werden in Vault auch alle Suchoperatoren unterstützt, die in Gmail und Google Drive verwendet werden können.
Flexible Aufbewahrungsrichtlinien Sie können bestimmte Nachrichten basierend auf der Organisationseinheit, den Suchbegriffen und/oder dem Absendedatum aufbewahren. Überprüfen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinien und aktualisieren Sie sie nach Bedarf.
Hinweis: Vault kann Dateien in Google Drive derzeit nicht aufbewahren oder auf "Hold" setzen.
Gezielte Holds Sie können Litigation Holds jetzt basierend auf dem Nutzerkonto, dem Absendedatum und/oder den Suchbegriffen erstellen.
Unbegrenzte Aufbewahrung Der Aufbewahrungszeitraum Ihrer Organisation ist jetzt nicht mehr wie in GMD auf zehn Jahre beschränkt. Vault kann Nachrichten unbegrenzt aufbewahren.
Direkte Speicherung Vault ist vollständig mit anderen Diensten von Google integriert, deswegen müssen Sie kein weiteres Archiv pflegen.

Weitere Informationen zu Vault-Funktionen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

In Vault enthaltene Postini-Funktionen

Diese Funktionen sind bereits in Vault vorhanden und Sie können Sie sofort nutzen.

Postini-Funktion Vault-Funktion
Suche in archivierten E-Mails In Gmail-Daten suchen

Suchen Sie Nachrichten in Gmail und exportieren Sie sie, um E-Discovery- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Erweiterte boolesche Suche Suchoperatoren

Sie können erweiterte Suchoperatoren verwenden, darunter boolesche, Gmail- und Platzhalteroperatoren.

Suche anhand der Nutzeridentität In Gmail-Daten suchen 

Suchen Sie basierend auf einem oder mehreren Nutzerkonten nach Gmail-Nachrichten.

Verwaltung von Untersuchungen Rechtsangelegenheiten organisieren und erstellen

Erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit, um Untersuchungen zu verwalten und Archivsuchen zu organisieren. Eine Rechtsangelegenheit in Vault enthält alle Daten zu einem bestimmten Fall oder einer bestimmten Untersuchung.

Nutzer-Holds Litigation Holds

Verhängen Sie Litigation Holds über ein Konto, um die Gmail-Daten eines Nutzers aufzubewahren. Über die Suche in Vault können Sie so auf die aufbewahrten Daten zugreifen.

Suchanfragen eingrenzen Vault-Berechtigungen

Sie können Rollen für Ihre Domain konfigurieren und sie Vault-Nutzern zuweisen.

Anzeige von Nachrichtenzusammenfassungen, detaillierten Nachrichten und Anhängen Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Suchergebnisse einschließlich Konversationen, Header-Details und Dateiinhalte lassen sich vor dem Export aufrufen.

Archivberichte Berichte und Prüfungen

Aktionen von Nutzern während einer Vault-Sitzung lassen sich überprüfen.

Hold für gespeicherte Suchergebnisse Gezielter Hold

Verwenden Sie Holds, um zu verhindern, dass Nachrichten aus dem Archiv gelöscht werden. Holds können gezielt für einzelne Nutzer, Organisationseinheiten oder bestimmte Suchbegriffe verhängt werden.

Export gespeicherter Ergebnisse Suchergebnisse exportieren

Exportieren Sie Nachrichten und Dateien, um sie zu analysieren und sie für andere Nutzer freizugeben, die keinen Zugriff auf Vault haben.

Aufbewahrung basierend auf Organisationseinheit Aufbewahrungsregeln

Aufbewahrungsrichtlinien können für einzelne Nutzer oder Organisationseinheiten festgelegt werden.

Nicht in Vault enthaltene Postini-Funktionen

Diese Funktionen werden nicht von Vault unterstützt:

  • Catchall-Archivierung: Nutzer, die nicht über die Nutzerverwaltung der G Suite erstellt wurden, werden in Vault nicht archiviert.
  • Unterstützung für Lotus Notes™: GMD unterstützte die Aufnahme von Lotus Notes-Journalen, Vault dagegen nicht.
  • Erfassung von nicht-standardmäßigen Exchange-Journalen: Vault akzeptiert nur MIME- und Multipart-Journale nach Standard RFC 822 mit Journalberichten in Text-/Plain- oder Text-/HTML-MIME-Parts. Andere Formate werden nicht unterstützt. Ebenso wenig wie Nachrichten, die per BCC an die Journaladresse weitergeleitet werden und nicht im Journalformat verpackt sind.
  • Benachrichtigungen zu Exchange-Journalen: In Vault kann der Exchange-Journal-Fluss vom E-Mail-Server eines Kunden nicht verfolgt werden und die Administratoren können nicht per E-Mail über bestimmte Ereignisse benachrichtigt werden.
  • Gespeicherte Suchergebnisse: In GMD konnten sowohl Suchanfragen als auch Suchergebnisse gespeichert werden. In Vault lassen sich Suchanfragen speichern, nicht jedoch die Ergebnisse. Um Ergebnisse zu speichern, müssen Nutzer die Daten exportieren oder einen entsprechenden Litigation Hold erstellen.
  • Nachrichtengröße: Vault basiert auf Gmail, wo Nachrichten mit einer Größe von bis zu 25 MB zulässig sind. Demnach gibt es auch in Vault eine Beschränkung von 25 MB pro Nachricht.
  • My Investigation: Diese Funktion wird nicht mehr unterstützt. Nutzer, die Suchanfragen ausführen, Untersuchungen starten oder Litigation Holds verhängen möchten, müssen eine Rechtsangelegenheit in Vault erstellen. Dies entspricht einer Suche über eine benannte Rechtsangelegenheit in GMD. Google migriert für jeden Nutzer die Daten in "My Investigation" zu Vault.
  • Lookup: Die GMD-Funktion zum Nachschlagen der Adresse eines Nutzers wird nicht mehr unterstützt. Nutzer können in Vault aber weiterhin nach bestimmten Nutzer-IDs suchen. Bei der Eingabe im Suchfeld wird automatisch nach Nutzer-IDs gesucht.
  • Steuerfeld für das Unternehmensverzeichnis: In GMD war es möglich, nach der Identität eines Nutzers zu suchen. Dazu gehörten alle E-Mail-Adressen und Aliasse, die in Ihrem Message-Security-Dienst für diesen Nutzer registriert waren. Diese Art der Suche wird in Vault nicht unterstützt.
  • Sichere FTP-Übertragung: GMD unterstützte die sichere FTP-Übertragung von Exporten über die Benutzeroberfläche. Vault unterstützt diese Funktion nicht. In einer zukünftigen Version wird es in Vault jedoch möglich sein, Exporte über Google Drive zu verwalten, wodurch FTP-Übertragungen hinfällig werden.
  • Manuelles Löschen des Archivs: In GMD war es möglich, Archive manuell zu löschen. In Vault können Daten nur automatisch aus dem Archiv entfernt werden. Vault vereint allerdings automatisch mehrere Aufbewahrungszeiträume für ein Dokument und etwaige Litigation Holds.
  • Ergebnisse nach Datum, Absender, Empfänger und Betreff sortieren: In Vault können Ergebnisse nur Datum sortiert werden.
  • Suche nach E-Mail-Verkehr: Diese Funktion wird eingestellt und ist in Vault nicht verfügbar.
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