بدء البحث والتصدير باستخدام أداة Vault

Google Vault هو أداة مخصّصة للمشرفين والموظفين القانونيين. وقبل أن تتمكّن من استخدام Vault، يجب على مشرف Google Workspace إعداد حسابك. من هو مشرفي؟

يوفِّر هذا الدليل نظرة عامة على ميزات جمع الأدلة الإلكترونية في Google Vault، والتي يمكنك استخدامها للبحث عن بيانات Google Workspace الخاصة بمؤسستك وتصديرها.

الخطوة 1: تسجيل الدخول إلى Vault

انتقِل إلى https://vault.google.com وسجّل الدخول باستخدام حسابك على Google Workspace.

إذا لم تتمكّن من تسجيل الدخول إلى Vault، اطلب من مشرف Google Workspace تفعيل أداة Vault لحسابك.

الخطوة 2: إنشاء مسألة قانونية

للبحث عن بيانات المستخدمين وتصديرها، يجب إنشاء مساحة عمل تُسمّى مسألة قانونية. تعتبر المسألة القانونية بمثابة مجلد لتخزين طلبات البحث وحِزم التصدير. ويمكنك مشاركة المسائل القانونية مع الآخرين، بما في ذلك المستخدمين الخارجيين.

انقر على المسائل القانونيةإنشاء.
إذا لم يظهر لك الخيار إنشاء، اطلب من مشرف Google Workspace منحك الامتيازات اللازمة.
أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
انقر على إنشاء.

الخطوة 3: البحث عن البيانات

بعد إنشاء مسألة قانونية في الخطوة 2، تم فتح المسألة القانونية في علامة التبويب بحث. يمكنك بدء البحث الآن.

إذا لم تظهر لك علامة تبويب البحث، اطلب من مشرف Google Workspace منحك الامتيازات اللازمة.

اختَر إحدى خدمات Google للبحث داخلها، مثل Gmail.
أدخِل معلمات البحث. يمكنك اختيار الحسابات التي تريد البحث فيها والشروط التي تريد استخدامها. مثال:
- البحث عن الرسائل التي أرسلها مستخدمون محدّدون: أدخِل عنوان بريد إلكتروني في حقل عناوين البريد الإلكتروني للحساب أو جرِّب استخدام عوامل تشغيل البحث، مثل from:user1@example.com وto:user2@example.com.
- البحث عن الرسائل التي تحتوي على عبارة محدّدة: في العديد من المؤسسات، يحتوي Gmail على الملايين من الرسائل ومعظم الكلمات التي تُستخدم عادةً في لغة معينة. يمكنك تجميع الكلمات في عبارات باستخدام علامات الاقتباس، مثل "مشروع X السري". ملاحظة: يتجاهل البحث حالة وعلامات ترقيم العبارات في علامات الاقتباس.
- استبعاد المسودات: تحتفظ Gmail بنُسخ مسودة عن الرسالة عندما يُنشئها المُرسِل. إذا كنت لا تحتاج لهذه التفاصيل الكثيرة، ضع علامة في المربع استبعاد مسودات البريد الإلكتروني لإزالة هذه الرسائل من نتائج بحثك.
- استبعاد المطابقات: لاستبعاد بيانات معيّنة من بحثك، ضع واصلة (‑) قبل عبارة البحث. على سبيل المثال، يمكنك وضع ‑subject:vacation‎ لإزالة جميع الرسائل التي يتضمن موضوعها كلمة vacation (عطلة).
  
  تعرّف على مزيد من المعلومات حول كيفية البحث في Gmail وDrive وMeet وChat وتقويم Google و"مجموعات Google" وVoice. لمزيد من النصائح حول البحث في Gmail، يمكنك الانتقال إلى مزيد من نصائح البحث عن الرسائل (أدناه في هذه الصفحة).
(اختياري، متوفّر مع Gmail و"مجموعات Google") إذا كنت قلقًا بشأن عرض عدد كبير للغاية من نتائج البحث، الأمر الذي قد تستغرق معالجته وقتًا طويلاً، انقر على العدد. يحتسب "العدد" عدد النتائج بشكل أسرع من البحث الكامل.
لتحسين البحث، انقر على توسيع وعدِّل معلمات البحث.
انقر على بحث. بعد اكتمال البحث، تفتح أداة Vault جدول نتائج.

قيود البحث:
- البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا:يمكن لأداة Vault البحث عن البيانات التي لم تتم إزالتها نهائيًا من أنظمة الإنتاج التابعة إلى Google فقط. ولا تحتفظ أداة Vault بأي من بيانات مؤسستك تلقائيًا. للتأكُّد من إمكانية البحث عن بيانات معيَّنة وتصديرها، يمكنك إعداد قواعد احتفاظ بالبيانات أو عمليات تجميد بيانات.
- عناصر Drive: عند البحث في Drive، يمكنك البحث عن نص داخل الملفات، بما في ذلك ملفات Microsoft Word وExcel وPowerpoint وPDF وHTML وTXT وRTF. ولا يمكنك البحث داخل ملفات الفيديو أو الصوت أو الصور أو الملفات الثنائية.
- خطأ حرف البدل: لن تعرض أداة Vault نتائج البحث إذا تطابق عامل تشغيل البحث الذي يستخدم حرف بدل مع 100 كلمة أو أكثر في حساب المستخدم. على سبيل المثال إذا نتج عن subj:foo* تطابقات كثيرة، يمكنك تجربة البحث عن subj:food* (للعثور على "food") وsubj:foot* (للعثور على "foot" و"football"). لا تتوفر إمكانية البحث بحرف البدل في بحث "تقويم Google" أو Chat أو Drive أو Voice.

مزيد من نصائح البحث عن الرسائل

الهدف	مثال على طلب البحث
البحث عن جميع الرسائل المرسلة إلى نطاق خارجي أو منه	يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي يتم تبادلها مع النطاق الخارجي، بغض النظر عن المُرسِل: `(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)`
البحث عن رسائل المحادثة فقط	يعرض طلب البحث هذا رسائل المحادثة ويستبعد الرسائل الإلكترونية: `is:chat`
البحث عن بعض الكلمات واستبعاد كلمات أخرى	يعرض طلب البحث هذا الكلمات "invite" و"invitational"، وليس "invitation" أو "invited": `(invit* -invitation -invited)`
البحث عن كلمات قريبة من بعضها في رسالة	يعرض طلب البحث هذا "don’t ever distribute"، ولكنه يستبعد "don’t think we should distribute". ويمكنك استخدام أي عدد من 1 إلى 19. `("don't AROUND 3 distribute")`
استبعاد الرسائل المحذوفة المصنَّفة من قِبل المستخدم	يستبعد طلب البحث هذا جميع الرسائل المحذوفة المصنفة باسم "travel" من قِبل المستخدم: `-(label:^deleted AND label:travel)`
البحث عن أنواع معينة من المرفقات	يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي تحتوي على مرفقات PDF: `(has:attachment filename:pdf)`
استبعاد الرسائل التي تم عزلها	يستبعد طلب البحث الرسائل المُدرجة في وحدة عزل المشرف: `-label:^admin_quarantine`

الخطوة 4: معاينة النتائج

لمعاينة عنصر مطابِق، انقر على صف في جدول النتائج، وسيتم فتح المعاينة في شريط جانبي على يسار الصفحة.

أسلوب المعاينة:

الرسائل: تعرض أداة Vault المحادثة الكاملة للرسالة مطوية في سلسلة محادثات فردية. ولتوسيع سلسلة المحادثات، انقر على الرسالة. لمعاينة رسائل فردية، انقر عليها.
عناصر Drive: يمكنك معاينة ملفات Google، مثل "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google"، والملفات التي حمّلها المستخدمون مثل .docx و.pdf و.xlsx.

قد لا تتمكّن من معاينة جميع الرسائل أو الملفات التي يتم عرضها. وعلى الرغم من أن المعاينة قد تكون محدودة، عند تصدير نتائج البحث، تتضمن عملية التصدير جميع البيانات المطابقة.

الخطوة 5: حفظ طلب البحث

بعد الانتهاء من تحديد معلمات البحث، يمكنك حفظ طلب البحث لتشغيل هذا البحث مرة أخرى بشكل سريع لاحقًا.

لحفظ طلب البحث، انقر على حفظ. لا يؤدي هذا الإجراء إلى حفظ نتائج البحث، ولكنه يحفظ معلمات طلب البحث فقط. لحفظ النتائج الحالية، انتقِل إلى الخطوة التالية وابدأ في تصديرها.
لفتح طلب بحث محفوظ، انقر على عرض طلبات البحث المحفوظة وانقر على طلب بحث. تتسم طلبات البحث المحفوظة بأنها ديناميكية؛ بمعنى أنه عند تشغيل البحث مرة أخرى، ستتضمن النتائج البيانات التي تم إنشاؤها بعد آخر مرة أجريت فيها البحث.

الخطوة 6: التصدير والتحليل

لحفظ نتائج طلب البحث، في علامة التبويب بحث، انقر على تصدير.
إذا لم يظهر لك الخيار تصدير، اطلب من المشرف أن يمنحك الامتيازات اللازمة.
انتقِل إلى علامة التبويب عمليات التصدير لتتبّع مدى تقدم عملية التصدير. وبعد الانتهاء، انقر على تنزيل. تتوفّر ملفات التصدير لمدة 15 يومًا بعد بدء التصدير لتنزيلها.
يتضمن التصدير ملفًا مضغوطًا يحتوي على البيانات الناتجة عن البحث. كما يتضمن ملف بيانات وصفية لربط البيانات بالحسابات ذات الصلة. ويمكنك استخدام برنامج خارجي لمعالجة الملفات التي تم تصديرها.

مهام Vault الأخرى

في ما يلي المهام الأخرى التي يمكنك تنفيذها في Vault:

يمكنك الاحتفاظ برسائل وملفات محدَّدة على النحو الذي تقتضيه التزامات الاحتفاظ بالبيانات في مؤسستك.
يمكنك مراجعة سياسات الاحتفاظ بالبيانات وتعديلها حسب الحاجة.
يمكنك إنشاء عمليات تجميد البيانات للاحتفاظ ببيانات المستخدمين الفرديين أو الوحدات التنظيمية. ولا يتم مطلقًا حذف الرسائل والملفات الخاضعة لعملية تجميد بيانات، بغض النظر عن إعدادات الاحتفاظ بالبيانات.
راجع الامتيازات التي تتحكم في الإجراءات التي يمكن للمستخدمين الآخرين اتخاذها في Vault.

هل كان ذلك مفيدًا؟

كيف يمكننا تحسينها؟