البدء: عملاء خدمة Postini

تهانينا على انتقالك مؤخرًا لتطبيقات G Suite وVault. نحن نعرف أنك خبير في eDiscovery ومستعد للبدء.

Get started with search and export
ملاحظة: للحصول على إرشادات شاملة حول الانتقال لـ Postini، ولمقارنة أكثر تفصيلاً لميزات GMD وVault، راجع الشروع في العمل باستخدام G Suite وVault في دليل الانتقال لـ Postini.

1- تسجيل الدخول إلى Vault

تمتلك خدمة Vault واجهة تطبيق خاصة منفصلة عن غيرها في Google Apps.

تسجيل الدخول إلى Vault

2. إنشاء مسألة قانونية

إن المسألة القانونية في Vault تخدم الغرض نفسه باعتبارها تحقيقًا في Postini. فهي وعاء افتراضي لجميع البيانات ذات الصلة بتحقيق ما. لا يمكنك البحث في Vault دون أن يكون لديك واحدة.

وعلى عكس Postini، الذي يفتح دومًا آخر تحقيق كنت تعمل عليه، فإن تطبيق Vault يتطلب منك إنشاء أو اختيار مسألة قانونية في كل مرة تقوم فيها بتسجيل الدخول. يُساعدك هذا في ضمان أن يكون عملك دومًا مرتبطًا بالمسألة القانونية الصحيحة.

يمكنك مشاركة المسائل القانونية مع الآخرين بسهولة، بما في ذلك المستخدمين الخارجيين.

3. البحث عن البريد الإلكتروني

إن البحث عن البريد الإلكتروني في نطاق واسع مع العديد من المستخدمين يمكن أن يكون صعبًا. أحيانًا ستجد العديد من الرسائل، وأحيانًا أخرى لن تجد قدرًا كافيًا. ومع ذلك، مع استخدام مصطلحات البحث الصحيحة، فإن Vault يمكنه العثور على الرسائل التي تبحث عنها تحديدًا.

عد نتائج البحث

هناك طريقة سريعة لتقييم فعالية بحثك عن طريق استخدام وظيفة عد النتائج، المتاحة من السهم المنسدل البحث. يتيح Vault عد النتائج بدون عرض نتائج البحث. يمكنك بعد ذلك توسيع أو تضييق نطاق البحث بناءً على متطلبات المسألة القانونية.

هل عثرت على العديد من الرسائل

لتقليل عدد الرسائل التي عثر عليها Vault:

  • هل تبحث عن رسائل أرسلها مستخدمون محددون؟ أدخل اسمًا في حقل الحسابات، أو جرب استخدام عوامل تشغيل البحث مثل from:user1@company.com‏ و to:user2@company.com‏.
  • هل تبحث عن عبارة محددة؟ قد يحتوي أرشيف البريد الإلكتروني على الملايين من الرسائل ومعظم الكلمات التي تستخدم عادة في لغة معينة. قد تظهر الكلمات التي تبحث عنها بانتظام في الرسائل التي ليست وثيقة الصلة بمسألتك القانونية. حاول تجميع الكلمات في عبارات باستخدام علامات الاقتباس.
  • هل هناك العديد من النسخ من نفس الرسالة؟ يحفظ Vault إصدارات متعددة من الرسالة في أثناء تأليف المُرسل لها. إذا كنت لا تحتاج لهذه التفاصيل الكثيرة، فانقر على المربع استبعاد المسودات لإزالة الرسائل من نتائج بحثك.
  • هل تريد استبعاد بعض الرسائل من نتائج البحث؟ استخدم واصلة (-) لطرح الرسائل من بحثك. على سبيل المثال، عطلة‎-subject:‎ يزيل جميع الرسائل التي لها موضوع يتضمن الكلمة "عطلة."

 

لم تعثر على رسائل كافية

للعثور على مزيد من الرسائل:

  • راجع عبارات بحثك. فقد تكون تحد من نتائجك.
  • يمكنك البحث عن البريد فقط في الحسابات التي تم تعيين ترخيص Vault لها. لا يتم الاحتفاظ بالبريد في الحسابات غير المرخصة ويتعذر الوصول إليه من خلال Vault. إذا كانت مؤسستك تستخدم الترخيص الجزئي للنطاق، اطلع على تعيين تراخيص Vault‏.
  • يعرض Vault المحادثة الكاملة للرسالة مطوية إلى سلسلة محادثات واحدة.

    سلسلة محاثادت مطوية:

     

    انقر على سلسلة المحادثات لتوسيعها. انقر على الرسائل الفردية لقراءتها:

مزيد من نصائح البحث

إليك بعض طلبات البحث الإضافية التي يمكنك استخدامها للعثور على رسائل البريد الإلكتروني اللازمة لمسألتك القانونية.

الكيفية مثال طلب البحث
البحث عن جميع الرسائل المرسلة إلى أو من النطاق الخارجي يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي يتم تبادلها مع النطاق الخارجي، بغض النظر عن المُرسِل:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
البحث عن بعض الكلمات واستبعاد كلمات أخرى يعرض طلب البحث هذا الكلمات "invite" و"invitational"، وليس "invitation" أو "invited":
(invit* -invitation -invited)
البحث عن الكلمات القريبة من بعضها البعض في الرسالة يعرض طلب البحث هذا "don’t ever distribute" ولكن يستبعد "don’t think we should distribute". يمكنك استخدام أي رقم من 1 إلى 50.
(don't AROUND 3 distribute)
استبعاد الرسائل المحذوفة التي لها تسمية تم تطبيقها بواسطة المستخدم يستبعد طلب البحث هذا جميع الرسائل المحذوفة التي لها تسمية "travel" التي تم تطبيقها بواسطة المستخدم:
-(label:^deleted AND label:travel)
البحث عن أنواع معينة من المرفقات يعرض طلب البحث هذا جميع الرسائل التي تحتوي على مرفقات PDF:
(has:attachment mimetype:pdf)
تحسين البحث

بينما تراجع نتائج البحث، يعرض الجزء العلوي من الشاشة المصطلحات التي أدخلتها للتو.

انقر على شريط البحث لعرض نموذج البحث السريع، وتعديل مصطلحات البحث.

4. البحث في Drive عن الملفات

عند إجراء البحث عن الملفات في Drive، يتعيَّن عليك البحث إما بحسب أسماء الحسابات، أو من خلال الوحدة التنظيمية (بما يقل عن 5000 مستخدم). يبحث Vault في أسماء الملفات ومحتويات أنواع الملفات المدعومة.

أنواع الملفات المُفهرسة بواسطة Vault
ملاحظة: لا يمكن لعملاء Google Apps for Government البحث في محتويات الملفات. لكن يمكنهم البحث في أسماء الملفات، وخصائص الملف الأخرى.
يمكنك معاينة الملفات من Google Apps ومعظم أنواع الملفات المحملة من جانب المستخدم مباشرة في Vault.

5. حفظ بحثك

بمجرد قيامك بصياغة معلمات بحثك، يمكنك حفظ الاستعلام وإجراء هذا البحث بسرعة لاحقًا. تتسم عمليات البحث المحفوظة بأنها ديناميكية؛ بمعنى أن عمليات بحثك المستقبلية ستتضمن رسائل وملفات تم إنشاؤها منذ آخر مرة أجريت فيها البحث.

6. التصدير والتحليل

بعد العثور على الرسائل أو الملفات المطلوبة لمسألتك القانونية، يلزمك: 

  1. تصدير نتائج البحث.
  2. بدء تحليل الملفات المُصدّرة.

مهام Vault الأخرى

إذا كان لديك امتيازات Vault المناسبة، فإليك بعض المهام الأخرى التي قد تحتاج إلى تنفيذها:

المقارنة بين ميزات كل من Postini وVault

الآن بعد أن أكملت الانتقال إلى G Suite، قد ترغب في إعادة تقييم سياسات وإجراءات eDiscovery الخاصة بمؤسستك للاستفادة من ميزة التحسينات التي ينتج عنها التحويل من GMD إلى Vault.

ميزة Vault مزايا العميل
مُدمج في G Suite وGmail لقد قمت بتوسعة خيارات البحث:
  • يندمج Vault مع خدمات Google الأخرى، بما في ذلك الدردشة وDrive.
  • لا يوجد قيد على عدد الحسابات التي يمكنك البحث عنها، أو النطاق الزمني الذي تحدده. يمكنك البحث في جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في نطاقك باستعلام واحد.
  • تتوفر الرسائل في Vault بمجرد تلقيها عبر Gmail.
  • يدعم Vault معاملات البحث بالكامل التي يستخدمها تطبيق Gmail وDrive، بالإضافة إلى عمليات البحث المنطقية وحروف البدل.
سياسات الاحتفاظ المرنة يمكنك الآن الاحتفاظ برسائل محددة بناء على الوحدة التنظيمية، وعبارات البحث، و/أو تاريخ الإرسال. راجع سياسات الاحتفاظ لديك، وأجر تحديثها حسب الحاجة.
ملاحظة: لا يستطيع Vault الاحتفاظ بالملفات أو التحفظ عليها في Drive.
التحفظات المستهدفة يمكنك الآن إنشاء تحفظات على المعلومات حتى التقاضي بناء على حساب المستخدم، و/أو تاريخ الإرسال، و/أو عبارات البحث.
الاحتفاظ غير المحدود لم تعد مؤسستك مقيدة بفترة الاحتفاظ لمدة 10 سنوات في GMD. يستطيع تطبيق Vault الاحتفاظ بالرسائل إلى أجل غير مسمى.
التخزين في المكان لأنه تم دمج Vault بالكامل مع خدمات Google الأخرى، فلا يوجد أرشيف مكرر بالنسبة لك للمحافظة عليه.

راجع الأقسام التالية للحصول على معلومات إضافية حول ميزات Vault.

ميزات Postini المُتضمنة في Vault

تتوفر هذه الميزات بالفعل في Vault، وهي جاهزة لك لاستخدامها اليوم.

ميزة Postini ميزة Vault
البحث في البريد الإلكتروني المؤرشف البحث في بيانات البريد الإلكتروني

ابحث عن البريد الإلكتروني لمؤسستك وتصديره لتطبيق eDiscovery ولأغراض الامتثال.

البحث المنطقي المُتقدم مُعامِلات البحث

استخدم معاملات البحث المُتقدم، بما في ذلك المعاملات المنطقية، ومعاملات Gmail، ومعاملات الحرف البدل.

تحديد البحث والتحري البحث في بيانات البريد الإلكتروني

البحث عن الرسائل المؤرشفة بناء على حساب مستخدم واحد أو أكثر.

إدارة التحقيق تنظيم المسائل القانونية وإنشاؤها

إنشاء مسألة قانونية لإدارة تحقيقاتك وتنظيم استعلامات الأرشيف لديك. في Vault، تمثل المسألة القانونية وعاءً لجميع البيانات المرتبطة بقضية محددة أو تحقيق.

حالات التحفظ على المعلومات للمستخدم عمليات التحفظ على المعلومات حتى التقاضي

ضع حسابًا في عملية التحفظ على المعلومات حتى التقاضي للحفاظ على بيانات Gmail المتعلقة بالمستخدم. قم بالوصول إلى بياناتك التي تحتفظ بها في Vault عبر البحث.

تقييد عمليات البحث امتيازات Vault

قم بتكوين الأدوار لنطاقك، ثم خصصها لمستخدمي Vault.

ملخصات الرسائل، عرض الرسالة المُفصلة، عرض المُرفقات معاينة نتائج البحث

عرض نتائج البحث، بما في ذلك محادثات الرسائل، وتفاصيل العناوين، ومحتويات البحث قبل تصديرها.

تقارير الأرشيف التقارير وعمليات التدقيق

راجع الإجراءات التي اتخذها المستخدمون في أثناء تسجيل دخولهم في Vault.

وضع عملية تحفظ على المعلومات على نتائج بحث محفوظة عملية التحفظ على المعلومات المستهدفة

استخدم عمليات التحفظ على المعلومات لمنع مسح الرسائل من الأرشيف. يمكن استهداف عمليات التحفظ على المعلومات لدى مستخدمين أفراد، أو وحدات تنظيمية، أو لعبارات بحث محددة.

تصدير النتائج المحفوظة تصدير نتائج البحث

قم بتصدير الرسائل والملفات لإجراء مزيد من التحليل، أو لمشاركتها مع غير مستخدمي Vault.

الاحتفاظ بناء على الوحدة التنظيمية قواعد الاحتفاظ

عيِّن سياسات الاحتفاظ للمستخدمين الأفراد أو الوحدات التنظيمية.

ميزات Postini التي ستدخل قريبًا على Vault

هذه الميزات قيد التطوير حاليًا، وستصبح جاهزة قريبًا لك لاستخدامها مع Vault. سيتم تحديث هذا الجدول عند إطلاق الميزات الجديدة.

نصيحة! احرص على التحقق من ما هو جديد في Vault لمعرفة متى يمكننا إضافة ميزات وتحسينات وتصليحات إلى Vault.
ميزة Postini ميزة Vault
الأرشيف الشخصي وصول المستخدم إلى بيانات Vault داخل Gmail

يمنح المستخدمين حق الوصول إلى كل البريد الذي تغطيه قاعدة الاحتفاظ في Vault، أو عملية التحفظ على المعلومات. عند تمكين هذه الميزة، يصبح مجلد المهملات الأرشيف الشخصي لكل مستخدم. يمكن للمستخدمين استعادة الرسائل المحذوفة دون مساعدة من المشرف، أو الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى تطبيق منفصل.

ملاحظة: لا تدعم هذه الميزة صناديق البريد بخلاف -Gmail. فهي تتطلب G Suite Business.

إلغاء الحذف إلغاء حذف المشرف

يمكّن المشرفين من استعادة الرسائل من Vault التي قام بحذفها المستخدمون دون قصد.

نقل ملكية عمليات البحث المحفوظة أو التحقيقات يمكِّنك من نقل ملكية مسألة قانونية إلى مستخدم Vault آخر.
ملاحظة: لن يقوم Vault مطلقًا بحذف مسألة قانوينة تلقائيًا. في حالة قيام مالك مسألة قانونية ما بمغادرة المؤسسة، تظل المسألة القانونية متاحة لمشرفي Vault.
صفحة ملخص التحقيقات ملخص التحقيقات

توفر ملخصًا لمعايير البحث التي استخدمتها لمسألة قانونية.

ميزات Postini غير المُضمنة في Vault

وهذه الميزات غير مدعومة من قِبل Vault:

  • أرشفة Catchall —لا يقوم Vault بأرشفة المستخدمين الذين لم تتم إدارة حساباتهم في G Suite.
  • دعم Lotus Notes™—لقد دعمت GMD عرض دفاتر اليومية في Lotus Notes. لا يدعم Vault Lotus Notes.
  • عرض دفتر اليومية غير القياسي —لا يقبل Vault سوى امتدادات بريد الإنترنت متعدد الأغراض RFC 822‏ (MIME) القياسي، أو دفاتر اليومية (متعددة الأجزاء)، مع تقارير دفاتر اليومية في النص، أو النص المجرد، أو النص، أو أجزاء HTML MIME. لا يقبل Vault دفاتر اليومية في نسق آخر، ولا يقبل النسخة مخفية الوجهة (BCC)- والرسائل المعاد توجيهها إلى عنوان دفتر اليومية غير المُغلف في دفتر يومية.
  • التنبيهات بشأن دفاتر اليومية—لا يتميز Vault بالقدرات على تعقب تدفق Exchange Journal من خادم البريد الإلكتروني للعميل، وتنبيه مشرفي العميل عبر البريد الإلكتروني بشأن الأحداث.
  • تصدير كـ PST—دعمتGMD كلاً من عمليات تصدير صندوق البريد، وجدول التخزين الشخصي (PST). ولا يدعم Vault صندوق البريد إلا لعمليات تصدير البريد الإلكتروني.
  • نتائج البحث المحفوظة—دعمتGMD القدرة على حفظ عمليات البحث، وحفظ نتائج البحث. ويدعم Vault حفظ عمليات البحث، ولكن ليس النتائج. لحفظ النتائج، يتعين على المستخدمين تصدير مجموعة البيانات، أو إنشاء عملية التحفظ على المعلومات حتى التقاضي المستهدفة.
  • حجم الرسالة—إن Vault مُدمج في Gmail، الذي يمكنه قبول رسائل يصل حجمها إلى 25 ميجابايت؛ لذا يتحدد المستخدمون بحجم 25 ميجابايت لكل رسالة.
  • تحقيقي—لم تعد هذه الميزة مدعومة. يتعيَّن على المستخدمين الذين يرغبون في تشغيل عمليات البحث للاكتشاف أو لتحقيق أو لوضع تحفظ على المعلومات حتى التقاضي إنشاء مسألة قانونية في Vault. وهذا يعادل تشغيل عملية بحث عبر مسألة قانونية مُعينة في GMD. تنقل Google كل عملية "تحقيق" إلى Vault.
  • البحث—لم تعد ميزة GMD المحددة للبحث عن عنوان مستخدم مدعومة، غير أنه ما زال Vault يتيح للمستخدمين العثور على مُعرفات محددة. يقوم Vault بالبحث عن مُعرِّف المستخدم في أثناء كتابتك في مربع البحث.
  • لوحة دليل الشركة —في GMD، يمكنك البحث عن مُعرف مستخدم ما، والذي تضمن جميع عناوين البريد الإلكتروني، والأسماء المُستعارة المُسجلة لذلك المُستخدم على خدمة أمن الرسائل التابعة لك. وهذا النوع من البحث غير مدعوم في Vault.
  • بروتوكول نقل الملفات للنقل الآمن— مكّنت GMD عمليات نقل بروتوكول نقل الملفات الآمن للتصديرات من الواجهة. لا يدعم Vault هذه الميزة. ومع ذلك، في الإصدار القادم، سوف يتيح Vault لك إدارة التصديرات في Drive، والتي لن تحتاج إلى عمليات نقل بروتوكول FTP.
  • التنظيف اليدوي للأرشيف— بالرغم من أن GMD دعمت التنظيف اليدوي للأرشيف، فإن Vault لا يدعم التنظيف التلقائي للبيانات من الأرشيف. ومع ذلك، يوفق Vault تلقائيًا فترات احتفاظ متعددة بشأن مُستند معين، وأية عمليات تحفظ على المعلومات حتى التقاضي.
  • ترتيب النتائج حسب التاريخ، من، إلى، والموضوع—في Vault، يقتصر الترتيب على ترتيب النتائج حسب التاريخ.
  • بحث تدفق البريد—يتم عزل الميزة، وهي غير مضمنة في Vault.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟