Datatyper som stöds

Arkiv har stöd för följande G Suite-tjänster:

Tjänst Hantera lagring Spärra Sök och exportera
Gmail och
klassiska Hangouts (med historik på)
checkmark checkmark checkmark
Drive (filtyper som stöds) checkmark checkmark checkmark
Grupper checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (med historik på) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Täcks av
spärrar på Drive
Använd Sök och
exportera på Drive

Obs! Drive Enterprise-kunder kan bara utföra eDiscovery-uppgifter på filer i Drive. Läs mer.

Meddelanden i Gmail och Grupper

Arkiv är fullt integrerat med Gmail och Google Grupper. När du söker efter meddelanden med Arkiv söker du i själva verktyget i organisationens meddelandearkiv. Det betyder följande:

  • Meddelandena finns i Arkiv så snart de har tagits emot i Gmail eller publicerats i en grupp.
  • Du kan använda samma sökoperatorer som i Gmail.
  • Cirka de första 250 sidorna text i ett meddelande indexeras i Arkiv. 

Mer om indexering och sökning för meddelanden

Gmail-meddelanden med innehåll från andra källor

Gmail-meddelanden med innehåll från andra Google-produkter

När någon använder Gmail för att dela Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär, lägger Gmail in en länk istället för att bifoga en kopia av filen till meddelandet. Eftersom originalfilen lagras på Drive inkluderas den inte när du behåller, spärrar, söker efter eller exporterar meddelanden.

Gmail-användare kan dela länkar till innehåll som är lagrat i andra Google-produkter som YouTube och Google Foto. Ytterligare Google-tjänster stöds inte av Arkiv. Det betyder att du inte kan lagra, spärra, söka i eller exportera innehåll från dem.

Gmail-meddelanden med AMP-innehåll

Dynamiska e-postmeddelanden innehåller uppmärkning som visar AMP-innehåll i Gmail. Andra Google-produkter kan skicka meddelanden med AMP-innehåll och användare i din organisation kan få dynamiska meddelanden från externa avsändare.

Med dynamisk e-post kan en Gmail-användare till exempel:

  • Visa Google Dokument-kommentarer så som de är när användaren öppnar aviseringsmeddelandet i Gmail.
  • Publicera snabbt svar och lös kommentarer utan att öppna dokumentet.
  • Utför ytterligare webbaserade uppgifter i meddelandet, exempelvis att svara på inbjudningar och enkäter.

Om du tittar på den ursprungliga källan till ett dynamiskt e-postmeddelande ser du tre typer av liknande innehåll:

  • Klartext (för e-postklienter som bara visar klartext).
  • HTML (för e-postklienter som inte visar dynamiskt innehåll).
  • AMP-uppmärkning. När en Gmail-användare öppnar meddelandet visas dynamiskt och interaktivt AMP-innehåll. AMP-uppmärkningen kan hämta uppdateringar när meddelandet öppnas och visa dem direkt för användaren.

Den dynamiska naturen hos dessa meddelanden gör att innehållet som visas i Gmail kan ändras över tid. Exempelvis kan en kommentarsavisering från ett aktivt Google-dokument se annorlunda ut varje gång användaren öppnar samma meddelande under flera dagar.

Stöd för dynamiska e-postmeddelanden i Arkiv

  • När du förhandsgranskar ett dynamiskt meddelande visar Arkiv HTML-versionen av meddelandet. Klicka på Visa original och visa alla delar av meddelandet, inklusive AMP-uppmärkningen.
  • När du exporterar dynamiska e-postmeddelanden ingår all klartext-, HTML- och AMP-uppmärkning i exporten.
  • Arkiv bevarar all HTML-, klartext- och AMP-uppmärkning som ingår i ett dynamiskt meddelande. Det finns inget sätt att i Arkiv spara det dynamiska innehåll som kan hämtas och visas när användaren öppnar ett e-postmeddelande.
  • I Arkiv går det att söka efter klartext och HTML i ett dynamiskt e-postmeddelande. AMP-uppmärkning och AMP-innehåll indexeras dock inte och är inte sökbart.

I Arkiv går det inte att avgöra om Gmail-användare faktiskt visat dynamiskt innehåll när de öppnade ett meddelande som innehåller AMP-uppmärkning. Gmail visar inte dynamiskt innehåll när

  • en G Suite-administratör inaktiverar dynamisk e-post för organisationen
  • användarna ändrar sina Gmail-inställningar för att inaktivera dynamisk e-post.

AMP-innehållet visas inte i Gmail i något av fallen. AMP-uppmärkning ingår dock fortfarande med i meddelandekällan och är tillgänglig i Arkiv.

Vilka typer av innehåll bearbetas för indexering?

Gmail indexerar de flesta textbaserade filtyper som är direktkopplade till ett meddelande. Detta inkluderar filtyper med tillägg som .pdf, .xslx och .docx. Dessa bilagor ingår när du söker efter och exporterar meddelanden och de omfattas av lagringsregler och spärrar i Gmail.

Video-, ljud-, bild- och binärfiler som ingår i eller bifogas meddelanden indexeras inte.

Innehåller sökresultat som visas i Arkiv enbart den första megabyten?

Nej. Trots att innehåll ungefärligen motsvarande den första megabyten indexeras och genomsöks visas hela meddelandet och bilagorna till det i Arkiv.

Kan alla gruppmeddelanden lagras, spärras och sökas i Arkiv?

I Arkiv kan du spärra, lagra och söka i meddelanden i grupper där arkivering är på. Gruppägare kan aktivera eller inaktivera arkivering för sina grupper. Om en gruppägare inaktiverar arkivering är meddelandena från denna grupp fortfarande tillgängliga i användarnas postlådor.

Hur hanteras utkast till e-postmeddelanden i Arkiv?

När du söker efter och exporterar meddelanden kan dina resultat innehålla utkast till meddelanden. En användares Gmail-data kan innehålla tre typer av utkast till meddelanden:

  • Meddelanden som inte skickats i mappen Utkast – dessa meddelanden omfattas av spärrar och lagringsregler. 
  • Slängda utkast – ett meddelande som en användare raderar utan att skicka det tas omedelbart bort från användarens vy. Det tas sedan bort permanent 30 dagar senare oavsett spärrar eller lagringsregler.
  • Automatiskt sparade versioner av utkast till meddelanden – om en användare skriver ett meddelande sparas Gmail automatiskt en version när användaren pausar i några sekunder. Det är enbart den senaste versionen av ett meddelandeutkast som är synlig för användaren. Tidigare versioner är dock tillgängliga för sökning och export i Arkiv. Dessa versioner är fortfarande tillgängliga i Arkiv även efter att användaren skickat meddelandet. Alla versioner av ett utkastmeddelande tas bort permanent 30 dagar efter att de har sparats i Gmail. Versioner omfattas inte av spärrar och lagringsregler.

Du kan markera rutan Uteslut utkast för nya eller befintliga lagringsregler om du vill ta bort meddelanden som inte skickats från användarnas utkastmappar och från lagring.

Du kan även ta bort utkast till meddelanden från sökresultat och exporter:

  • Markera rutan Uteslut utkast innan du söker.
    • Förhandsgranskningar innehåller automatiskt sparade versioner av meddelandeutkast. Andra typer av utkast ingår dock inte.
    • Alla typer av utkast till meddelanden utesluts när du exporterar.
  • Lägg till -(label:^deleted AND label:drafts) i söktermerna:
    • Förhandsgranskningar innehåller meddelanden som inte skickats från mappen Utkast och automatiskt sparade versioner av meddelandeutkast. Slängda utkast utesluts dock.
    • Alla automatiskt sparade utkastmeddelanden och slängda utkastmeddelanden utesluts när du exporterar. Ej skickade meddelanden i mappen Utkast ingår i exporten.
Hur hanteras Gmail-meddelanden i konfidentiellt läge i Arkiv?

Konfidentiellt läge i Gmail gör att användarna kan begränsa mottagarnas åtkomst till känsligt e-postinnehåll. Den här funktionen är tillgänglig i G Suite Enterprise, Business och Basic.

När en användare skickar ett konfidentiellt meddelande ersätter Gmail meddelandetexten och bilagorna med en länk. Det är enbart ämnet och brödtexten med länken som skickas via SMTP. Läs mer om hur du skickar meddelanden med konfidentiellt läge i Gmail.

Meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare på domänen

Om din organisation aktiverar konfidentiellt läge i Gmail kan Arkiv lagra, behålla, söka i och exportera alla meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare i organisationen.

Konfidentiella meddelanden som skickats efter den 30 november 2018 är synliga i Arkiv i postlådorna för alla interna sändare och mottagare. Meddelanden är alltid tillgängliga i Arkiv, även när avsändaren anger ett utgångsdatum eller återkallar mottagarnas åtkomst till meddelanden i konfidentiellt läge.

Meddelanden i konfidentiellt läge som tas emot utanför domänen 

Även om din domän avvisar aktivering av Gmail i konfidentiellt läge kan dina användare få meddelanden i konfidentiellt läge från andra G Suite-kunder och från personliga Gmail-konton.

Meddelanden i konfidentiellt läge som skickas från externa parter ägs av deras avsändare och är dolda i Arkiv. Du kan lagra, behålla, söka efter och exportera meddelandehuvuden och ämnen för externa konfidentiella meddelanden. Du kan dock inte söka efter eller exportera meddelandeinnehåll eller bilagor från externa konfidentiella meddelanden.

Obs! G Suite-administratörer kan skapa en efterlevnadssregel som blockerar inkommande meddelanden i konfidentiellt läge från att skickas till din domän.

Arbeta med meddelanden i konfidentiellt läge

Arkiv har stöd för konfidentiellt läge enligt följande:

  • Arkiv returnerar interna konfidentiella meddelanden som matchar din sökfråga. Du kan dölja konfidentiellt meddelandeinnehåll när du förhandsgranskar och utesluta konfidentiellt meddelandeinnehåll när du skriver ut eller exporterar meddelanden.
  • Du kan använda label:confidentialmode om du vill söka efter konfidentiella meddelanden. Du kan även använda den här etiketten för att tillämpa spärrar och anpassade lagringsregler specifikt på konfidentiella meddelanden.

Klassiska Hangouts och Google Talk

Viktigt: Från och med oktober 2019 tas klassiska Hangouts bort för alla G Suite-kunder. Arkiv-administratörer måste vidta åtgärder för att förbereda sig för denna övergång.

Arkiv har fullt stöd för chattar i klassiska Hangouts och Google Talk. Du kan behålla, söka efter och ställa in spärrar för följande:

  • Klassiska Hangouts med historiken på. G Suite-administratörer kan styra om historiken är på eller av. De kan även välja att låta användarna bestämma. Mer information finns i Chatthistorik. I Arkiv sparas alla chattar från Gmail och klassiska Hangouts-mobilappar när historiken är på.
  • Offentliga Google Talk-chattar. G Suite-administratörer kan inte ange att chattar ska vara offentliga. De kan dock inaktivera chatthistoriken för en domän.
Obs! Arkiv har fullt stöd för Hangouts som inträffar efter att den här funktionen har lanserats. För Hangouts som ägde rum före 8 april 2015 är det enbart offentliga chattar som är sökbara, kan exporteras och lagras.

Information i klassiska Hangouts som är tillgänglig för Arkiv omfattar:

  • alla användare som deltog i chatten
  • alla meddelanden som utväxlades under chatten, plus länkar till eventuella bilagor
  • namnen på grupp-Hangouts (Deltagarna kan namnge en grupp-Hangout. Det går inte att ange namn på chattar mellan två användare.)
  • tid då chatten började och slutade.

Följande är inte tillgängliga för Arkiv:

  • Chattinbjudningar som inte godkänts. Om en användare inte deltar i en chatt, lagras inte meddelanden som skickas till denna användare.
  • Videosamtal.
  • Chattar inom Google Dokument.
  • Bilder som skickats via klassiska Hangouts.

Så här arkiveras klassiska Hangouts

I Arkiv grupperas alla meddelanden i klassiska Hangouts i en enda tråd. Meddelanden läggs kontinuerligt till i tråden tills

  • tre timmar har gått sedan det senaste chattmeddelandet skickades
  • tråden överstiger 1 000 meddelanden.

När du exporterar ett meddelande i klassiska Hangouts inkluderas hela tråden när du laddar ned exportfilen.

Aktivera stöd för klassiska Hangouts

Så här aktiverar du fullt stöd för Hangouts med påslagen historik:

  • Slå på klassiska Hangouts för domänen.
  • Verifiera att Gmail är aktiverat för alla användare av klassiska Hangouts. Klassiska Hangouts-meddelanden lagras i samma system som lagrar e-postmeddelanden för Gmail. Arkiv kan inte tillämpa spärrar eller lagringsregler på klassiska Hangouts-meddelanden som skickas eller tas emot av konton som har stängt av Gmail. Klassiska Hangouts-meddelanden som skickas innan Gmail är aktiverat kan inte återställas.

Drive

Du kan använda Arkiv när du vill lagra, spärra och söka efter filer i organisationens enheter och delade enheter. Arkiv har stöd för Google-filtyper samt filtyper som inte kommer från Google, exempelvis PDF, DOCX och JPG.

Viktig information om Drive och lagring

Filtyper som ingår i Arkiv-stödet för Drive
Arkiv kan spärra, lagra, söka i och exportera följande filer som lagras på Drive:
  • Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär och Teckningar
  • Hangouts Meet-inspelningar
  • Jamboard-filer som har sparats på användarnas enheter
  • Filer som inte kommer från Google som användare har laddat upp till Drive 

Lagringens omfattning varierar beroende på regeltypen

Lagringsregler gäller för filer som ägs av och delas direkt med användare i den organisationsenhet som policyn gäller. Detta inkluderar filer på en delad enhet som delas direkt med en användare, oavsett om användaren är medlem på den delade enheten eller inte.

Om Inkludera delade enheter har markerats gäller också lagringsregler för delade enheter som inkluderar medlemmar i den berörda organisationsenheten.

När lagringsperioden löper ut rensas enbart filer som ägs av dessa användare bort

Lagringsregler behåller alla tillämpliga filer på en användares Drive (inklusive filer på delade enheter, om regeln konfigurerats för att inkludera dem). Detta omfattar filer som ägs eller delas av användare i tillämplig organisationsenhet. När lagringsperioden löper ut rensar Arkiv enbart bort filer som ägs av denna organisationsenhet. Filer som delas utanför organisationsenheten rensas aldrig bort.

Delade enheter och lagring

Följande gäller när du tillämpar en anpassad lagringsregel på delade enheter:

  • En anpassad regel som täcker Alla delade enheter påverkar lagringen för alla delade enheter på din domän.
  • En anpassad regel som täcker specifika delade enheter styr lagringen enbart på de valda delade enheterna.

Filer på delade enheter kan enbart rensas bort av lagringsregler som är specifika för den delade enheten:

  • Lagringsregler behåller alla tillämpliga filer på en användares Drive (inklusive filer på delade enheter, om regeln konfigurerats för att inkludera dem). Filer på delade enheter ägs av teamet och inte av en specifik användare och därför kan enbart lagringsregler som är specifika för delade enheter rensa bort filer på en delad enhet.
  • Regler som gäller för användare och har Inkludera delade enheter markerat kan bara förlänga livscykeln för filer på delade enheter.
Implementeringen av lagringsregler och sista giltighet för filer på Drive kan drabbas av förseningar
  • När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till tre timmar innan regeln sprids. Filer som tas bort av användarna under denna spridningsperiod lagras inte och kan inte hämtas.
  • När en lagringsperiod löper ut kan det ta upp till 15 dagar innan berörda filer tas bort från Drive.
Lagringsregler och spärrar gäller enbart för filer som skapas av användarna på domänen

Filer som skapas utanför domänen och delas med dina användare omfattas inte av organisationens spärrar eller lagringspolicyer.

Du kan inte skapa lagringsregler för Drive med identiska lagringskriterier i Arkiv

Varje anpassad lagringsregel som du skapar för filer på Drive måste 

  • ha ett unikt senaste ändringsdatum eller genereringsdatum
    ELLER
  • gälla en unik uppsättning användare.

En konflikt kan till exempel uppstå om du har en regel som gäller för en organisationsenhet och du sedan försöker du lägga till en regel som gäller en delad enhet som alla medlemmar i organisationsenheten har åtkomst till. Den nya regeln avvisas i Arkiv om den har samma datum för generering/senaste ändring.

Dessutom kan du använda inställningen Inkludera delade enheter att göra en lagringsregel unik. Det finns ingen konflikt för två regler med identiska lagringskriterier om en regel inkluderar delade enheter och den andra inte gör det.

Filer som omfattas av flera lagringsregler lagras alltid enligt regeln med den längsta lagringsperioden.

Dedikerad lagring för appar som lagrar data på Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Lagringsregler och filer i papperskorgen

Du kan ställa in anpassade lagringsregler som rensar bort filer ett visst antal dagar efter att användarna flyttat dem till papperskorgen. Det är enbart filer som flyttats till papperskorgen på eller efter den 1 augusti 2016 som omfattas av regler för flytt till papperskorgen:

  • En regel för att flytta till papperskorgen gäller för både filer som finns i en användares papperskorg och filer som togs bort när användaren tömde papperskorgen.
  • En regel för att flytta till papperskorgen tar enbart bort filer som ägs av användaren eller den delade enhet som de gäller.
  • Om en fil i papperskorgen omfattas av flera lagringsregler, ersätter en regel för att flytta till papperskorgen alla andra alla andra lagringsregler. Om flera regler för att flytta till papperskorgen gäller för en fil lagras filen enligt regeln med längst varaktighet. Spärrar gäller fortfarande framför alla lagringsregler.
  • Filer på delade enheter som inte omfattas av en spärr eller lagringsregel tas bort permanent från alla Google-system ungefär 30 dagar efter att de har flyttats till papperskorgen.
Lagringsregler utökar inte täckningen till filer som är inbäddade i dokument och presentationer

Användare kan länka en Google-fil till en annan Google-fil. Exempelvis kan någon som skriver i ett Google-dokument skapa ett diagram som är kopplat till data i ett Google-kalkylark. När kalkylarket uppdateras görs även en uppdatering av diagrammet i dokumentet.

I exemplet ovan kan kalkylarket tas bort permanent om en lagringsregel sparar dokumentet men inga lagringsregler eller spärrar lagrar kalkylarket, trots att dokumentet lagras.

Viktig information om Drive och spärrar

Omfattningen varierar beroende på hur du konfigurerar spärren
  • En spärr på Drive gäller för filer som ägs av och delas direkt med användare i den organisationsenhet som spärren gäller. Detta inkluderar filer på en delad enhet som delas direkt med en användare, oavsett om användaren är medlem på den delade enheten eller inte.
  • Om du tillämpar en spärr på delade enheter gäller den också för delade enheter där spärrade användare är medlemmar.
  • Du kan inte spärra en delad enhet. I stället måste du placera medlemmarna på den i vänteläge och markera rutan Inkludera delade enheter.
Hur påverkar delade enheter en spärr?
Filer på en delad enhet lagras inte om:
  • en medlem på en delad enhet:
    • flyttar en fil från en delad enhet och medlemmen inte är spärrad
    • tar bort en medlem som är spärrad från den delade enheten och det inte finns några andra spärrade medlemmar på den delade enheten
  • ingen medlem på den delade enheten är spärrad.

 

Viktig information om Drive och sökning

Hur söker Arkiv efter filer på Drive?

Arkiv söker på Drive efter alla filer som ägs av och delas direkt med de användare som anges i din sökpost. Detta inkluderar filer på en delad enhet som delas direkt med en användare, oavsett om användaren är medlem på den delade enheten eller inte.

Arkiv söker också i

  • alla filer som ägs av och delas direkt med de användare som anges i din sökpost
  • delade enheter i din organisation som har delats direkt med användare i din sökning
  • filer på delade enheter som har delats direkt med användare i din sökning
  • filer på externa delade enheter som har delats direkt med användare i din sökning. Observera att Arkiv inte kan söka efter en externt ägd delad enhet som har delats med användare i din organisation, även om den innehåller filer som delas direkt med dessa användare.
Kan jag söka efter delade enheter?

Ja. Du kan söka efter filer på Drive på följande sätt:

  • Det finns en ruta som du kan markera för att inkludera resultat från delade enheter som tillhör de användare eller organisationsenheter vars filer du söker efter.
  • Du kan använda Arkiv för att hitta delade enheter. Du kan sedan söka efter filer på utvalda delade enheter.
Vilka delar av filer på Drive är sökbara?

Sök efter ord och fraser som förekommer i filnamnen och i innehållet i filerna. De första 100 sidorna i textfiler och de 10 första sidorna med text i PDF-bildfiler indexeras av Arkiv.

Du kan söka på text i följande filtyper:

Obs! Kunder med G Suite for Government kan inte söka i filinnehållet. Men de kan söka på filnamn och andra filegenskaper.

Arkiv indexerar inte video-, ljud- eller bildfiler och inte heller binära filer.

Vilka filtyper kan jag förhandsgranska med Arkiv för Drive?

Du kan förhandsgranska dessa filer:

  • Google-filer som Dokument, Kalkylark, Presentationer och Teckningar
  • Filer som användaren överfört som .docx, .pdf och .xslx
Länkade filer ingår kanske inte när du söker efter och exporterar filer i Drive

Användare kan länka en Google-fil till en annan Google-fil. Exempelvis kan någon som skriver i ett Google-dokument skapa ett diagram som är kopplat till data i ett Google-kalkylark. När kalkylarket uppdateras görs även en uppdatering av diagrammet i dokumentet.

När du söker efter i filer i Drive returnerar Arkiv enbart de filer som matchar dina sökkriterier. Om dessa filer innehåller länkade filer som faller utanför din sökning, ingår inte de länkade filerna i dina resultat.

Kan jag söka i versionshistoriken för ett dokument?

Nej. För närvarande går det enbart att söka i den senaste versionen av en fil. Du kan dock ange ett versionsdatum under sökningen. Då hämtas en ögonblicksbild av varje fil som visar ändringar som gjorts vid slutet av dagen på det angivna datumet. Versioner stöds endast i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och Teckningar.
Versionshistoriken för en fil inkluderar inte ändringar av

  • namnet
  • vem den har delats med
  • kommentarer (endast den senaste versionen av olösta kommentarer ingår).
Går det att söka på Google Drive för hela domänen i Arkiv?

I Arkiv går det att söka på upp till 5 000 användare (enskilda användare eller medlemmar i organisationsenheter).

Hangouts Chat

Du kan använda Arkiv när du vill lagra och söka efter meddelanden som skickas med Hangouts Chat. 

Viktig information om Hangouts Chat och lagring

Lagringsregler och spärrar gäller enbart DM när historiken är på.

Lagringsregler och spärrar gäller alltid rum. De gäller dock bara för DM när historiken är på. En G Suite-administratör kan styra om historiken är på eller av och även välja att låta användarna bestämma.

Lagringens omfattning varierar beroende på regeltypen
  • Standardlagringsregeln gäller för alla direktmeddelanden och rum.
  • En anpassad lagringsregel som tillämpas på en organisationsenhet omfattar endast direktmeddelanden. Rummen omfattas inte.
  • En anpassad lagringsregel som tillämpas på alla rum omfattar endast rum. Direktmeddelanden omfattas inte.
Direktmeddelanden och konversationer i rum ägs av alla deltagare
Ett direktmeddelande ägs av båda deltagarna i chatten.  En konversation i ett rum ägs av samtliga deltagare i konversationen. När deltagarna omfattas av olika lagringsregler behålls meddelandena i Arkiv baserat på den regel som har längst lagring.

När en lagringsperiod löper ut rensar Arkiv bort alla Hangouts-chattar som omfattas

En lagringsregel som tar bort meddelanden tar bort alla meddelanden permanent när lagringsperioden löper ut. Det finns inget alternativ för att ställa in lagringsregler som enbart tar bort meddelanden som raderas av användarna permanent.

Viktig information om Hangouts Chat och spärrar

Lagringsregler och spärrar gäller enbart DM när historiken är på.

Lagringsregler och spärrar gäller alltid rum. De gäller dock bara för DM när historiken är på. En G Suite-administratör kan styra om historiken är på eller av och även välja att låta användarna bestämma.

En spärr lagrar konversationer i rum enbart om en spärrad användare skickar ett meddelande

En spärr som tillämpas på en användare täcker endast konversationer där användaren skickat minst ett meddelande.  Konversationer i ett rum där användaren inte varit en aktiv deltagare inkluderas inte i spärren, även om användaren kanske har läst meddelanden.
Direktmeddelanden (DM) som skickas till en spärrad användare inkluderas i spärren även om användaren inte svarar.

Du kan inte spärra ett helt rum

Rum i Hangouts Chat kan inte begränsas till en enskild organisationsenhet, vilket innebär att alla i på domänen kan bjudas in till vilket rum som helst.  Arkiv spärrar inte meddelanden som skickas av deltagare i rum som inte omfattas av en spärr. 
Meddelanden som spärrats är synliga för användarna

När du skapar en spärr förblir meddelanden som omfattas av spärren synliga för användaren, även om en lagringsregel skulle ha tagit bort meddelandena från användarens vy.

Viktig information om Hangouts Chat och sökning

Filer som delas med Hangouts Chat-användare kan lagras i Drive

När någon använder Hangouts Chat för att dela Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär, lägger Hangouts Chat in en länk istället för att bifoga en kopia av filen till meddelandet. Eftersom originalfilen lagras på Drive inkluderas den inte när du behåller, spärrar, söker efter eller exporterar chattmeddelanden.

För filer som inte kommer från Google och är direkt bifogade till ett chattmeddelande indexerar Arkiv de flesta textbaserade filtyper (till exempel filer med tilläggen .pdf, .xslx och .docx). Dessa bilagor ingår när du söker efter och exporterar chattmeddelanden och de omfattas av lagringsregler och spärrar för chatt.

Arkiv kan förhandsgranska högst 1 000 meddelanden per konversation

Arkiv kan exportera så många meddelanden som din sökning ger, medan förhandsgranskningar är begränsade till 1 000 meddelanden. Om du vill förhandsgranska många meddelanden använder du sökord och andra kriterier för att reducera resultaten till mindre grupper av meddelanden.

Arkiv hämtar enbart en konversation om en sökande deltagare skickar minst ett meddelande
Arkiv returnerar bara direktmeddelanden och konversationer där en deltagare har skickat minst ett meddelande. Konversationer där en deltagare kan ha visat meddelanden men inte svarat inte ingår inte i sökresultaten.
Lagrade datasökningar inkluderar inte rum om inte en spärrad användare skickar ett meddelande
När du söker efter lagrad data i ett ärende returnerar Arkiv en konversation från ett rum enbart om en spärrad användare har skickat minst ett meddelande.
Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?