Datatyper som stöds

Arkiv har stöd för följande G Suite-tjänster:

Tjänst Hantera lagring Spärra Sök och exportera
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (filtyper som stöds) checkmark checkmark checkmark
Grupper checkmark checkmark checkmark
Google Chat (med historik på) checkmark checkmark checkmark
Klassiska Hangouts (med historik på) Täcks av lagring i Google Chat Täcks av spärrar i Google Chat Använda sökning och export i Gmail

Google Meet

checkmark Omfattas av
spärrar på Drive
Använda sökning och export
för Drive

Obs! G Suite Enterprise Essentials-kunder kan bara utföra eDiscovery-uppgifter på filer på Drive. Läs mer.

Meddelanden i Gmail och Grupper

Arkiv är fullt integrerat med Gmail och Google Grupper. När du söker efter meddelanden med Arkiv söker du i själva verktyget i organisationens meddelandearkiv. Det betyder följande:

  • Meddelandena finns i Arkiv så snart de har tagits emot i Gmail eller publicerats i en grupp.
  • Du kan använda samma sökoperatorer som i Gmail.
  • Cirka de första 250 sidorna text i ett meddelande indexeras i Arkiv. 

Mer om indexering och sökning för meddelanden

Gmail-meddelanden med innehåll från andra källor

Gmail-meddelanden med innehåll från andra Google-produkter

När någon använder Gmail för att dela Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär, lägger Gmail in en länk istället för att bifoga en kopia av filen till meddelandet. Eftersom originalfilen lagras på Drive inkluderas den inte när du behåller, spärrar, söker efter eller exporterar meddelanden.

Gmail-användare kan dela länkar till innehåll som är lagrat i andra Google-produkter som YouTube och Google Foto. Ytterligare Google-tjänster stöds inte av Arkiv. Det betyder att du inte kan lagra, spärra, söka i eller exportera innehåll från dem.

Dessutom kan användare skicka e-postmeddelanden med några kärntjänster för G Suite förutom Gmail. Exempel:

  • Kalender – utgående inbjudningar och meddelanden som skickas med alternativet Skicka e-post till gäster i kalendern på skrivbordet.
  • Drive – meddelandeinnehåll skickas när användare delar filer i Drive.
  • Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och Teckningar – meddelanden som skickas av appen när användare skickar filer som e-postbilagor.
  • Formulär – e-postmeddelanden som innehåller formulär eller länkar till formulär.
  • Keep – e-postmeddelanden som skickas när användare delar anteckningar i Keep.
Viktigt! När du skickar meddelanden via andra bastjänster än Gmail lagras inte utgående meddelanden i (och visas inte i) användarnas Skickat-mappar i Gmail. Detta innebär att lagringsregler och spärrar för Arkiv inte gäller dessa meddelanden och att dessa meddelanden inte returneras i en Arkiv-sökning. Om Arkiv ska ha full åtkomst till alla meddelanden som skickas av bastjänster måste en G Suite-administratör konfigurera omfattande meddelandelagring.

Obs!  Omfattande e-postlagring gäller endast bastjänster i G Suite. Ytterligare Google-tjänster kan kanske skicka e-postmeddelanden åt användaren. Meddelanden som skickas av dessa tjänster lagras kanske inte i användarnas Skickat-mapp och är kanske inte tillgängliga i Arkiv.

Gmail-meddelanden med AMP-innehåll

Dynamiska e-postmeddelanden innehåller uppmärkning som visar AMP-innehåll i Gmail. Andra Google-produkter kan skicka meddelanden med AMP-innehåll och användare i din organisation kan få dynamiska meddelanden från externa avsändare.

Med dynamisk e-post kan en Gmail-användare till exempel:

  • Visa Google Dokument-kommentarer så som de är när användaren öppnar aviseringsmeddelandet i Gmail.
  • Publicera snabbt svar och lös kommentarer utan att öppna dokumentet.
  • Utför ytterligare webbaserade uppgifter i meddelandet, exempelvis att svara på inbjudningar och enkäter.

Om du tittar på den ursprungliga källan till ett dynamiskt e-postmeddelande ser du tre typer av liknande innehåll:

  • Klartext (för e-postklienter som bara visar klartext).
  • HTML (för e-postklienter som inte visar dynamiskt innehåll).
  • AMP-uppmärkning. När en Gmail-användare öppnar meddelandet visas dynamiskt och interaktivt AMP-innehåll. AMP-uppmärkningen kan hämta uppdateringar när meddelandet öppnas och visa dem direkt för användaren.

Den dynamiska naturen hos dessa meddelanden gör att innehållet som visas i Gmail kan ändras över tid. Exempelvis kan en kommentarsavisering från ett aktivt Google-dokument se annorlunda ut varje gång användaren öppnar samma meddelande under flera dagar.

Stöd för dynamiska e-postmeddelanden i Arkiv

  • När du förhandsgranskar ett dynamiskt meddelande visar Arkiv HTML-versionen av meddelandet. Klicka på Visa original och visa alla delar av meddelandet, inklusive AMP-uppmärkningen.
  • När du exporterar dynamiska e-postmeddelanden ingår all klartext-, HTML- och AMP-uppmärkning i exporten.
  • Arkiv bevarar all HTML-, klartext- och AMP-uppmärkning som ingår i ett dynamiskt meddelande. Det finns inget sätt att i Arkiv spara det dynamiska innehåll som kan hämtas och visas när användaren öppnar ett e-postmeddelande.
  • I Arkiv går det att söka efter klartext och HTML i ett dynamiskt e-postmeddelande. AMP-uppmärkning och AMP-innehåll indexeras dock inte och är inte sökbart.

I Arkiv går det inte att avgöra om Gmail-användare faktiskt visat dynamiskt innehåll när de öppnade ett meddelande som innehåller AMP-uppmärkning. Gmail visar inte dynamiskt innehåll när

  • en G Suite-administratör inaktiverar dynamisk e-post för organisationen
  • användarna ändrar sina Gmail-inställningar för att inaktivera dynamisk e-post.

AMP-innehållet visas inte i Gmail i något av fallen. AMP-uppmärkning ingår dock fortfarande med i meddelandekällan och är tillgänglig i Arkiv.

Vilka typer av innehåll bearbetas för indexering?

Gmail indexerar de flesta textbaserade filtyper som är direktkopplade till ett meddelande. Detta inkluderar filtyper med tillägg som .pdf, .xslx och .docx. Dessa bilagor ingår när du söker efter och exporterar meddelanden och de omfattas av lagringsregler och spärrar i Gmail.

Video-, ljud-, bild- och binärfiler som ingår i eller bifogas meddelanden indexeras inte.

Innehåller sökresultat som visas i Arkiv enbart den första megabyten?

Nej. Trots att innehåll ungefärligen motsvarande den första megabyten indexeras och genomsöks visas hela meddelandet och bilagorna till det i Arkiv.

Kan alla gruppmeddelanden lagras, spärras och sökas i Arkiv?

I Arkiv kan du spärra, lagra och söka i meddelanden i grupper där arkivering är på. Gruppägare kan aktivera eller inaktivera arkivering för sina grupper. Om en gruppägare inaktiverar arkivering är meddelandena från denna grupp fortfarande tillgängliga i användarnas postlådor.

Hur hanteras utkast till e-postmeddelanden i Arkiv?

När du söker efter och exporterar meddelanden kan dina resultat innehålla utkast till meddelanden. En användares Gmail-data kan innehålla tre typer av utkast till meddelanden:

  • Meddelanden som inte skickats i mappen Utkast – dessa meddelanden omfattas av spärrar och lagringsregler.
  • Slängda utkast – ett meddelande som en användare raderar utan att skicka det tas omedelbart bort från användarens vy. Det tas sedan bort permanent 30 dagar senare oavsett spärrar eller lagringsregler.
  • Automatiskt sparade versioner av utkast till meddelanden – om en användare skriver ett meddelande sparas Gmail automatiskt en version när användaren pausar i några sekunder. Det är enbart den senaste versionen av ett meddelandeutkast som är synlig för användaren. Tidigare versioner är dock tillgängliga för sökning och export i Arkiv. Versioner omfattas inte av spärrar och lagringsregler.

    Autosparade versioner är tillgängliga i Arkiv tills de rensas bort, även efter att användaren skickat meddelandet. Versioner av utkast till meddelanden som har skapats av de flesta Google Gmail-klienter (som Gmail-webben, Gmail för iPad och iPhone samt Gmail Android) tas bort permanent en dag efter att de har sparats i Gmail. I vissa fall, till exempel vid IMAP-klienter från tredje part, raderas versioner av utkast till meddelanden efter 30 dagar.

Du kan markera rutan Uteslut utkast för nya eller befintliga lagringsregler om du vill ta bort meddelanden som inte skickats från användarnas utkastmappar och från lagring.

Du kan även ta bort utkast till meddelanden från sökresultat och exporter:

  • Markera rutan Uteslut utkast innan du söker.
    • Förhandsgranskningar innehåller automatiskt sparade versioner av meddelandeutkast. Andra typer av utkast ingår dock inte.
    • Alla typer av utkast till meddelanden utesluts när du exporterar.
  • Lägg till -(label:^deleted AND label:drafts) i söktermerna:
    • Förhandsgranskningar innehåller meddelanden som inte skickats från mappen Utkast och automatiskt sparade versioner av meddelandeutkast. Slängda utkast utesluts dock.
    • Alla automatiskt sparade utkastmeddelanden och slängda utkastmeddelanden utesluts när du exporterar. Ej skickade meddelanden i mappen Utkast ingår i exporten.
Hur hanteras Gmail-meddelanden i konfidentiellt läge i Arkiv?

Konfidentiellt läge i Gmail gör att användarna kan begränsa mottagarnas åtkomst till känsligt e-postinnehåll. Den här funktionen är tillgänglig i G Suite Enterprise, Business och Basic.

När en användare skickar ett konfidentiellt meddelande ersätter Gmail meddelandetexten och bilagorna med en länk. Det är enbart ämnet och brödtexten med länken som skickas via SMTP. Läs mer om hur du skickar meddelanden med konfidentiellt läge i Gmail.

Meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare på domänen

Om din organisation aktiverar konfidentiellt läge i Gmail kan Arkiv lagra, behålla, söka i och exportera alla meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare i organisationen.

Konfidentiella meddelanden som skickats efter den 30 november 2018 är synliga i Arkiv i postlådorna för alla interna sändare och mottagare. Meddelanden är alltid tillgängliga i Arkiv, även när avsändaren anger ett utgångsdatum eller återkallar mottagarnas åtkomst till meddelanden i konfidentiellt läge.

Meddelanden i konfidentiellt läge som tas emot utanför domänen 

Även om organisationen inte aktiverar Gmails konfidentiella läge kan användarna få meddelanden i konfidentiellt läge från andra G Suite-kunder och från personliga Gmail-konton.

Du kan lagra, behålla, söka efter och exportera meddelandehuvuden och ämnen för externa konfidentiella meddelanden. Du kan dock inte söka efter eller exportera meddelandeinnehåll eller bilagor från externa konfidentiella meddelanden.

Obs! G Suite-administratörer kan skapa en efterlevnadssregel som blockerar inkommande meddelanden i konfidentiellt läge från att skickas till din domän.

Arbeta med meddelanden i konfidentiellt läge

Arkiv har stöd för konfidentiellt läge enligt följande:

  • Arkiv returnerar interna konfidentiella meddelanden som matchar din sökfråga. Du kan dölja konfidentiellt meddelandeinnehåll när du förhandsgranskar och utesluta konfidentiellt meddelandeinnehåll när du skriver ut eller exporterar meddelanden.
  • Du kan använda label:confidentialmode om du vill söka efter konfidentiella meddelanden. Du kan även använda den här etiketten för att tillämpa spärrar och anpassade lagringsregler specifikt på konfidentiella meddelanden.

Klassiska Hangouts och Google Talk

Viktigt! Klassiska Hangouts tas bort för alla G Suite-kunder i slutet av 2020. Arkiv-administratörer måste vidta åtgärder för att förbereda sig för denna övergång.

Arkiv har fullt stöd för chattar i klassiska Hangouts och Google Talk. Du kan behålla, söka efter och ställa in spärrar för följande:

  • Klassiska Hangouts med historiken på. G Suite-administratörer kan styra om historiken är på eller av. De kan även välja att låta användarna bestämma. Mer information finns i Chatthistorik. I Arkiv sparas alla chattar från Gmail och klassiska Hangouts-mobilappar när historiken är på.
  • Offentliga Google Talk-chattar.  G Suite-administratörer kan inte ange att chattar ska vara offentliga. De kan dock inaktivera chatthistoriken för en domän.
Obs! Arkiv har fullt stöd för klassiska Hangouts som inträffar efter att den här funktionen har lanserats. För klassiska Hangouts som ägde rum före 8 april 2015 är det enbart offentliga chattar som är sökbara, kan exporteras och lagras.

Information i klassiska Hangouts som är tillgänglig för Arkiv omfattar:

  • alla användare som deltog i chatten
  • alla meddelanden som utväxlades under chatten, plus länkar till eventuella bilagor
  • Namn på grupp i klassiska Hangouts. (Deltagarna kan namnge en grupp-Hangout. Det går inte att ange namn på chattar mellan två användare.)
  • tid då chatten började och slutade.

Följande är inte tillgängliga för Arkiv:

  • Chattinbjudningar som inte godkänts. Om en användare inte deltar i en chatt, lagras inte meddelanden som skickas till denna användare.
  • Videosamtal.
  • Chattar inom Google Dokument.
  • Bilder som skickats via klassiska Hangouts.

Så här arkiveras klassiska Hangouts

I Arkiv grupperas alla meddelanden i klassiska Hangouts i en enda tråd. Meddelanden läggs kontinuerligt till i tråden tills

  • tre timmar har gått sedan det senaste chattmeddelandet skickades
  • tråden överstiger 1 000 meddelanden.

När du exporterar ett meddelande i klassiska Hangouts inkluderas hela tråden när du laddar ned exportfilen.

Aktivera stöd för klassiska Hangouts

Om du vill ha fullt stöd för historik i klassiska Hangouts:

  • Slå på klassiska Hangouts för domänen.
  • Verifiera att Gmail är aktiverat för alla användare av klassiska Hangouts. Klassiska Hangouts-meddelanden lagras i samma system som lagrar e-postmeddelanden för Gmail. Arkiv kan inte tillämpa spärrar eller lagringsregler på klassiska Hangouts-meddelanden som skickas eller tas emot av konton som har stängt av Gmail. Klassiska Hangouts-meddelanden som skickas innan Gmail är aktiverat kan inte återställas.

Drive

Du kan använda Arkiv för att behålla, spärra och söka efter filer på organisationens enheter och delade enheter. Arkiv har stöd för Google-filtyper samt filtyper som inte kommer från Google, exempelvis PDF, DOCX och JPG.

Viktig information om Drive och lagring

Filtyper som ingår i Arkiv-stödet för Drive
Arkiv kan spärra, lagra, söka i och exportera följande objekt som lagras på Drive:
  • Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär och Teckningar
  • Google Meet-inspelningar
  • Jamboard-filer som har sparats på användarnas enheter
  • Filer som inte kommer från Google som användare har laddat upp till Drive 

I Arkiv ignoreras mappar och Drive-genvägar.

Lagringens omfattning varierar beroende på regeltypen

Lagringsregler gäller för filer som ägs av och delas direkt med användare i den organisationsenhet som policyn gäller. Detta inkluderar filer på en delad enhet som delas direkt med en användare, oavsett om användaren är medlem på den delade enheten eller inte.

Om Inkludera delade enheter har markerats gäller också lagringsregler för delade enheter som inkluderar medlemmar i den berörda organisationsenheten.

När lagringsperioden löper ut rensas enbart filer som ägs av dessa användare bort

Lagringsregler behåller alla tillämpliga filer på en användares Drive (inklusive filer på delade enheter, om regeln konfigurerats för att inkludera dem). Detta omfattar filer som ägs eller delas av användare i tillämplig organisationsenhet. När lagringsperioden löper ut rensar Arkiv enbart bort filer som ägs av denna organisationsenhet. Filer som delas utanför organisationsenheten rensas aldrig bort.

Delade enheter och lagring

Följande gäller när du tillämpar en anpassad lagringsregel på delade enheter:

  • En anpassad regel som täcker Alla delade enheter påverkar lagringen för alla delade enheter på din domän.
  • En anpassad regel som täcker specifika delade enheter styr lagringen enbart på de valda delade enheterna.

Filer på delade enheter kan enbart rensas bort av lagringsregler som är specifika för den delade enheten:

  • Lagringsregler behåller alla tillämpliga filer på en användares Drive (inklusive filer på delade enheter, om regeln konfigurerats för att inkludera dem). Filer på delade enheter ägs av teamet och inte av en specifik användare och därför kan enbart lagringsregler som är specifika för delade enheter rensa bort filer på en delad enhet.
  • Regler som gäller för användare och har Inkludera delade enheter markerat kan bara förlänga livscykeln för filer på delade enheter.
Implementeringen av lagringsregler och sista giltighet för filer på Drive kan drabbas av förseningar
  • När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till tre timmar innan regeln sprids. Filer som tas bort av användarna under denna spridningsperiod lagras inte och kan inte hämtas.
  • När en lagringsperiod löper ut kan det ta upp till 15 dagar innan berörda filer tas bort från Drive.
Lagringsregler och spärrar gäller enbart för filer som skapas av användarna på domänen

Filer som skapas utanför domänen och delas med dina användare omfattas inte av organisationens spärrar eller lagringspolicyer.

Genererings- och ändringstid för en uppladdad fil beror på filens källa
Tiden för generering och ändring som anges i Drive för en fil när den laddas upp kan matcha den lokala filen eller vara lika med uppladdningstiden, beroende på hur filen lades till på Drive. Följande tabell visar vilken tid som används för olika källor, där:
  • Uppladdning – tidsstämpeln visar när filen laddades upp till Drive
  • Lokalt – tidsstämpeln är densamma som tidsstämpeln för den ursprungliga filen på källenheten eller tjänsten.
Filkälla (klient) Skapades Ändrades
Webbapp Ladda upp

Före den 8 april 2020: Uppladdning

Efter den 8 april 2020: Lokalt

Drive Direktsynk Lokalt Lokalt
Säkerhetskopiera och synkronisera Ladda upp Lokalt
iOS Ladda upp Ladda upp
Android Ladda upp Ladda upp
G Suite Migrering Lokalt Lokalt
Drive-API Kan anges av den som ringer Kan anges av den som ringer
Du kan inte skapa lagringsregler för Drive med identiska lagringskriterier i Arkiv

Varje anpassad lagringsregel som du skapar för filer på Drive måste 

  • ha ett unikt senaste ändringsdatum eller genereringsdatum
    ELLER
  • gälla en unik uppsättning användare.

En konflikt kan till exempel uppstå om du har en regel som gäller för en organisationsenhet och du sedan försöker lägga till en regel som gäller en delad enhet som alla medlemmar i organisationsenheten har åtkomst till. Den nya regeln avvisas i Arkiv om den har samma datum för generering/senaste ändring.

Dessutom kan du använda inställningen Inkludera delade enheter att göra en lagringsregel unik. Det finns ingen konflikt för två regler med identiska lagringskriterier om en regel inkluderar delade enheter och den andra inte gör det.

Filer som omfattas av flera lagringsregler lagras alltid enligt regeln med den längsta lagringsperioden.

Dedikerad lagring för appar som lagrar data på Drive

För vissa av Googles appar lagras data på Drive. Eftersom dessa appar kan påverkas negativt av oväntad databorttagning kan de uteslutas från lagringsregler på Drive. Arkiv har stöd för följande appar:

Produkt Lagring  Anmärkningar
Jamboard Omfattas av Drive-regler

I Arkiv sparas enbart Jams som har sparats på användarnas enheter. Jams som inte har sparats tas bort när Jamboard-sessionen slutar och är inte tillgängliga i Arkiv.

Google Meet Utesluten som standard Du kan aktivera lagring för Google Meet.
Lagringsregler och filer i papperskorgen

Du kan ställa in anpassade lagringsregler som rensar bort filer ett visst antal dagar efter att användarna flyttat dem till papperskorgen. Det är enbart filer som flyttats till papperskorgen på eller efter den 1 augusti 2016 som omfattas av regler för flytt till papperskorgen:

  • En regel för att flytta till papperskorgen gäller för både filer som finns i en användares papperskorg och filer som togs bort när användaren tömde papperskorgen.
  • En regel för att flytta till papperskorgen tar enbart bort filer som ägs av användaren eller den delade enhet som de gäller.
  • Om en fil i papperskorgen omfattas av flera lagringsregler, ersätter en regel för att flytta till papperskorgen alla andra alla andra lagringsregler. Om flera regler för att flytta till papperskorgen gäller för en fil lagras filen enligt den regel som gäller längst. Spärrar gäller fortfarande framför alla lagringsregler.
  • Filer på delade enheter som inte omfattas av en spärr eller lagringsregel tas bort permanent från alla Google-system ungefär 30 dagar efter att de har flyttats till papperskorgen.
Lagringsregler utökar inte täckningen till filer som är inbäddade i dokument och presentationer

Användare kan länka en Google-fil  till en annan Google-fil. Exempelvis kan någon som skriver i ett Google-dokument skapa ett diagram som är kopplat till data i ett Google-kalkylark. När kalkylarket uppdateras görs även en uppdatering av diagrammet i dokumentet.

I exemplet ovan kan kalkylarket tas bort permanent om en lagringsregel sparar dokumentet men inga lagringsregler eller spärrar lagrar kalkylarket, trots att dokumentet lagras.

Viktig information om Drive och spärrar

Omfattningen varierar beroende på hur du konfigurerar spärren
  • En spärr på Drive gäller för objekt som ägs av och delas direkt med användare i den organisationsenhet som spärren gäller. Detta inkluderar objekt på en delad enhet som delas direkt med en användare, oavsett om användaren är medlem på den delade enheten eller inte. Detta inkluderar inte mappar eller Drive-genvägar.
  • Du kan inte spärra en delad enhet. I stället måste du placera medlemmarna på den i vänteläge och markera rutan Inkludera delade enheter.
Hur påverkar delade enheter en spärr?
Filer på en delad enhet lagras inte om:
  • en medlem på en delad enhet:
    • flyttar en fil från en delad enhet och medlemmen inte är spärrad
    • tar bort en medlem som är spärrad från den delade enheten och det inte finns några andra spärrade medlemmar på den delade enheten
  • ingen medlem på den delade enheten är spärrad.

När en delad enhet tas bort omfattas filerna i den borttagna delade enheten av följande spärrscenarier:

  • Om en användare är medlem av den borttagna delade enheten som individ (inte medlem via en grupp) och omfattas av en spärr lagras alla filer på den delade enheten tills spärren tas bort. När användaren har tagit bort spärren, och om filerna inte omfattas av en annan spärr eller lagringsregel, raderas de.

  • Om en användare är medlem av den borttagna delade enheten men har åtkomst till en fil på den delade enheten som individ (inte medlem via en grupp) och användaren omfattas av en spärr, lagras enbart denna fil tills spärren på användaren tas bort. Filer som inte matchar en lagringsregel eller spärr raderas.

 

Viktig information om Drive och sökning

Hur söker Arkiv efter objekt på Drive?

Arkiv söker på Drive efter alla objekt som ägs av och delas direkt med de användare som anges i din sökpost. En Arkiv-sökning kan inkludera objekt på en delad enhet som delats direkt med en användare, oavsett om användaren är medlem på den delade enheten eller inte. Mappar eller Drive-genvägar omfattas inte vid en Arkiv-sökning.

Kan jag söka på delade enheter?

Ja, du kan söka direkt på delade enheter. Du kan även välja att ta med resultat från delade enheter när du söker i enskilda konton eller organisationsenheter.

Vilka delar av objekt på Drive är sökbara?

Du kan söka efter objektets namn, ägare, senaste ändringsdatum och annan metadata för alla objekt.

För filtyper som stöds kan du söka efter ord och fraser i filen. De första 100 sidorna i textfiler och de 10 första sidorna med text i PDF-bildfiler indexeras av Arkiv.

Du kan söka på text i följande filtyper:

Arkiv indexerar inte video-, ljud- eller bildfiler och inte heller binärfiler.

Vilka filtyper kan jag förhandsgranska med Arkiv för Drive?

Du kan förhandsgranska följande filtyper:

  • Filer som skapats med Google Dokument, Google Kalkylark, Google Presentationer eller Google Teckningar
  • Uppladdade filer som .docx, .pdf och .xlsx
Länkade filer kanske inte tas med när du söker efter och exporterar filer i Drive

I vissa av Googles dokumentredigerare kan användaren länka en fil till en annan fil. I Google Dokument går det till exempel att infoga ett diagram som är länkat till data i Google Kalkylark. När kalkylarket uppdateras görs även en uppdatering av diagrammet i dokumentet.

När du söker efter i filer i Drive returnerar Arkiv enbart de filer som matchar dina sökkriterier. Om de filerna är länkade till filer som inte matchar sökfrågan tas de länkade filerna inte med i sökresultatet.

Kan jag söka i versionshistoriken för ett dokument?

Nej. Du kan bara söka i den senaste versionen av en fil. Däremot kan du ange ett versionsdatum i sökningen. När du anger ett versionsdatum genomsöks den aktuella versionen av filen, men du kan förhandsgranska och exportera innehållet i den senaste version som sparades före klockan 00.00 UTC det angivna datumet. Versioner stöds bara i Google Drive för Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och Teckningar. 

Vissa egenskaper rapporteras för den aktuella versionen, oavsett vilket versionsdatum du anger. Det gäller bland annat objektets namn, vem den delats med, när den senast ändrades och andra data i metadata.xml-filen i Arkiv.

I översiktsbilder av versionen inkluderas kommentarer som uppfyller följande kriterier:

  • Öppna kommentarer inkluderas enbart om organisationen har kommentars- eller redigeringsåtkomst till dokumentet. Kommentarer inkluderas inte om du enbart har visningsåtkomst.
  • En öppen enskild kommentar (en utan svar) inkluderas om: 1) kommentaren skapades på versionsdatumet och 2) den kommenterade texten fanns i den versionen (även om den kommenterade texten nu är borttagen). En kommentar ingår inte i versioner från innan det att kommentaren skapades.
  • En öppen kommentarstråd (en med svar) inkluderas i sin helhet om: 1) den första kommentaren skapades på versionsdatumet och 2) den kommenterade texten fanns i den versionen (även om den kommenterade texten nu är borttagen). Om en kommentarstråd exempelvis har två meddelanden som skapades den 1 oktober och 5 oktober inkluderar en sökning med versionsdatumet den 2 oktober båda kommentarerna trots att kommentaren från den 5 oktober inte fanns vid den tiden.
  • Redigerade kommentarer inkluderas så som de är utformade för närvarande, inte så som de var vid versionstillfället.
  • Lösta eller raderade kommentarer inkluderas inte i en version, även om kommentaren var öppen vid versionstillfället.
Kan jag söka i organisationsenheten på den högsta nivån i min organisation?

Nej. Du kan inte söka i organisationsenheten på den högsta nivån. Välj en underordnad organisationsenhet eller enskilda konton. Du kan söka på Drive för upp till 5 000 konton sammanlagt (som enskilda konton eller medlemmar i organisationsenheter).

Genererings- och ändringstid för en uppladdad fil beror på filens källa
Tiden för generering och ändring som anges i Drive för en fil när den laddas upp kan matcha den lokala filen eller vara lika med uppladdningstiden, beroende på hur filen lades till på Drive. Följande tabell visar vilken tid som används för olika källor, där:
  • Uppladdning – tidsstämpeln visar när filen laddades upp till Drive
  • Lokalt – tidsstämpeln är densamma som tidsstämpeln för den ursprungliga filen på källenheten eller tjänsten.
Filkälla (klient) Skapades Ändrades
Webbapp Ladda upp

Före den 8 april 2020: Uppladdning

Efter den 8 april 2020: Lokalt

Drive Direktsynk Lokalt Lokalt
Säkerhetskopiera och synkronisera Ladda upp Lokalt
iOS Ladda upp Ladda upp
Android Ladda upp Ladda upp
G Suite Migrering Lokalt Lokalt
Drive-API Kan anges av den som ringer Kan anges av den som ringer

Google Chat

Du kan använda Arkiv när du vill lagra och söka efter meddelanden som skickas med Google Chat. 

Viktig information om Google Chat och lagring

Lagringsregler och spärrar gäller enbart DM när historiken är på.

Lagringsregler och spärrar gäller alltid rum. De gäller dock bara för DM när historiken är på. En G Suite-administratör kan styra om historiken är på eller av och även välja att låta användarna bestämma.

Lagringens omfattning varierar beroende på regeltypen
  • Standardlagringsregeln gäller för alla direktmeddelanden och rum.
  • En anpassad lagringsregel som tillämpas på en organisationsenhet omfattar endast direktmeddelanden. Rummen omfattas inte.
  • En anpassad lagringsregel som tillämpas på alla rum omfattar endast rum. Direktmeddelanden omfattas inte.
Direktmeddelanden och konversationer i rum ägs av alla deltagare
Ett direktmeddelande ägs av båda deltagarna i chatten.  En konversation i ett rum ägs av samtliga deltagare i konversationen. När deltagarna omfattas av olika lagringsregler behålls meddelandena i Arkiv baserat på den regel som har längst lagring.

När en lagringsperiod löper ut rensar Arkiv bort alla Chat-meddelanden som omfattas

En lagringsregel som tar bort meddelanden tar bort alla meddelanden permanent när lagringsperioden löper ut. Det finns inget alternativ för att ställa in lagringsregler som enbart tar bort meddelanden som raderas av användarna permanent.

Viktig information om Google Chat och spärrar

Lagringsregler och spärrar gäller enbart DM när historiken är på.

Lagringsregler och spärrar gäller alltid rum. De gäller dock bara för DM när historiken är på. En G Suite-administratör kan styra om historiken är på eller av och även välja att låta användarna bestämma.

En spärr lagrar konversationer i rum enbart om en spärrad användare skickat ett meddelande

En spärr som tillämpats på ett användarkonto täcker meddelandetrådar i rum där den användaren skickat minst ett meddelande. Konversationer i ett rum där användaren inte varit en aktiv deltagare inkluderas inte i spärren, även om användaren kanske har läst meddelanden.

Direktmeddelanden (DM) som skickas till en spärrad användare inkluderas i spärren även om användaren inte svarar.

Du kan inte spärra ett helt rum

Rum i Chat kan inte begränsas till en enskild organisationsenhet, vilket innebär att alla i organisationen kan bjudas in till vilket rum som helst. Arkiv spärrar inte meddelanden som skickas av deltagare i rum som inte omfattas av en spärr.
Spärrade meddelanden är alltid synliga för Arkiv-administratörer med åtkomstbehörigheter

När ett meddelande som är spärrat tas bort av en användare eller en lagringsregel kan användaren inte se meddelandet längre. En Arkiv-administratör med relevanta behörigheter kan dock söka efter och visa meddelandet i Arkiv. Administratören kan även exportera meddelandet via Arkiv.

Viktig information om Google Chat och sökning

Filer som delas med Chat-användare kan lagras på Drive

När någon använder Google Chat för att dela filer från Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär lägger Chat in en länk i stället för att bifoga en kopia av filen i meddelandet. Eftersom originalfilen lagras på Drive inkluderas den inte när du behåller, spärrar, söker efter eller exporterar chattmeddelanden.

För filer som inte kommer från Google och är direkt bifogade till ett chattmeddelande indexerar Arkiv de flesta textbaserade filtyper (till exempel filer med tilläggen .pdf, .xslx och .docx). Dessa bilagor ingår när du söker efter och exporterar chattmeddelanden och de omfattas av lagringsregler och spärrar för chatt.

Arkiv kan förhandsgranska högst 1 000 meddelanden per konversation

Arkiv kan exportera så många meddelanden som din sökning ger, medan förhandsgranskningar är begränsade till 1 000 meddelanden. Om du vill förhandsgranska många meddelanden använder du sökord och andra kriterier för att reducera resultaten till mindre grupper av meddelanden.

Arkiv hämtar enbart en konversation om en sökande deltagare skickar minst ett meddelande
Arkiv returnerar bara direktmeddelanden och konversationer där en deltagare har skickat minst ett meddelande. Konversationer där en deltagare kan ha visat meddelanden men inte svarat inte ingår inte i sökresultaten.
Lagrade datasökningar inkluderar inte rum om inte en spärrad användare skickar ett meddelande
När du söker efter lagrad data i ett ärende returnerar Arkiv en konversation från ett rum enbart om en spärrad användare har skickat minst ett meddelande.
Endast konversationer i rum och direktmeddelanden som skickats med historik på är sökbara

Konversationer i rum är alltid sökbara i Arkiv. Däremot kan Arkiv bara söka i direktmeddelanden som har skickats med historiken aktiverad. En G Suite-administratör kan styra om historiken är på eller av och även välja att låta användarna bestämma.

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?