Tipos de dados compatíveis

O Vault é compatível com os seguintes serviços do G Suite:

Serviço Gerenciar retenção Guardar Pesquisar e exportar
Gmail e
Hangouts clássico (com histórico ativado)
checkmark checkmark checkmark
Drive (arquivos compatíveis) checkmark checkmark checkmark
Grupos checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (com o histórico ativado) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Coberto por
guardas de documentos no Drive
Usa a pesquisa e a exportação
do Drive

Observação: os clientes do Drive Enterprise podem executar tarefas de e-discovery apenas em arquivos no Drive. Saiba mais.

Mensagens do Gmail e do Grupos

O Vault é totalmente integrado com o Gmail e o Grupos do Google. Assim, ao pesquisar mensagens com o Vault, na verdade, você está pesquisando o arquivo de mensagens da sua organização. Isso significa que:

  • as mensagens ficam disponíveis no Google Vault assim que são recebidas pelo Gmail ou postadas em um Grupo do Google;
  • você pode usar os mesmos operadores de pesquisa que utiliza no Gmail;
  • o Google Vault indexa aproximadamente as primeiras 250 páginas de texto em uma mensagem. 

Mais sobre indexação e pesquisa de mensagens

Mensagens do Gmail com conteúdo de outras origens

Mensagens do Gmail com conteúdo de outros produtos do Google

Quando alguém usa o Gmail para compartilhar arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, o Gmail insere um link na mensagem, em vez de anexar uma cópia do arquivo. Como fica armazenado no Drive, o arquivo original não é incluído quando você retém, guarda, pesquisa ou exporta mensagens.

Os usuários do Gmail podem compartilhar links de conteúdo armazenado em outros produtos do Google, como o YouTube e o Google Fotos. Como o Vault não é compatível com os serviços adicionais do Google, não é possível reter, guardar, pesquisar ou exportar o conteúdo desses serviços.

Além disso, os usuários podem enviar mensagens de e-mail de alguns serviços principais do G Suite além do Gmail. Por exemplo:

  • Agenda: convites e mensagens são enviados pela opção Enviar e-mail para os convidados no Agenda para computador.
  • Drive: o conteúdo da mensagem é enviado quando os usuários compartilham arquivos no Drive.
  • Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google : as mensagens são enviadas pelo app quando os usuários enviam arquivos por e-mail como anexos.
  • Formulários: as mensagens de e-mail contêm formulários ou links para formulários.
  • Keep: as mensagens de e-mail são enviadas quando os usuários compartilham notas no Keep.
Importante: quando você envia mensagens usando outros serviços principais que não sejam o Gmail, as mensagens enviadas não são armazenadas (nem aparecem) na pasta "Enviados" do Gmail dos usuários. As regras de retenção e as guardas de documentos do Vault não são aplicadas a essas mensagens, e as mensagens não são exibidas em uma pesquisa do Vault. Para garantir que o Vault tenha acesso total a todas as mensagens enviadas pelos serviços principais, um administrador do G Suite precisa configurar o armazenamento de e-mails abrangente.

Observação: o armazenamento de e-mails abrangente só é aplicável aos serviços principais do G Suite. Os serviços adicionais do Google podem enviar mensagens de e-mail em nome dos usuários. As mensagens enviadas por esses serviços talvez não sejam armazenadas na pasta "Enviados" dos usuários e podem ficar inacessíveis para o Vault.

Mensagens do Gmail com conteúdo AMP

Os e-mails dinâmicos contêm marcação que mostra conteúdo AMP no Gmail. Outros produtos do Google podem enviar mensagens com conteúdo AMP, e os usuários na sua organização podem receber e-mails dinâmicos de remetentes externos.

Com o e-mail dinâmico, um usuário do Gmail pode, por exemplo:

  • ver os comentários do Documentos Google ao abrir a notificação no Gmail;
  • postar respostas e resolver comentários rapidamente sem abrir o arquivo;
  • realizar tarefas adicionais na mensagem na Web, como responder a convites e pesquisas.

Se você observar a origem de um e-mail dinâmico, verá três tipos de conteúdo semelhantes:

  • Texto simples (no caso de clientes de e-mail que exibem apenas texto simples)
  • HTML (no caso de clientes de e-mail que não exibem conteúdo dinâmico)
  • Marcação AMP: quando um usuário do Gmail abre a mensagem, ele vê conteúdo AMP dinâmico e interativo. A marcação AMP recupera todas as atualizações quando a mensagem é aberta e as exibe imediatamente para o usuário.

Como essas mensagens são dinâmicas, o conteúdo exibido no Gmail pode mudar. Por exemplo, a notificação de um comentário em um arquivo do Documentos Google poderá ser diferente cada vez que o usuário reabrir a mensagem.

Compatibilidade do Vault com os e-mails dinâmicos

  • Quando você visualiza um e-mail dinâmico, o Vault mostra a versão HTML do e-mail. Clique em Mostrar original para ver todas as partes do e-mail, inclusive a marcação AMP.
  • Quando você exporta e-mails dinâmicos, todas as marcações de texto simples, HTML e AMP são incluídas.
  • O Vault preserva todas as marcações HTML, de texto simples e AMP em um e-mail dinâmico. No entanto, ele não preserva o conteúdo dinâmico que talvez seja recuperado e exibido quando o usuário abre um e-mail.
  • O Vault pesquisa texto simples e HTML em um e-mail dinâmico, mas não indexa nem pesquisa marcação e conteúdo AMP.

O Vault não determina se os usuários do Gmail realmente visualizaram o conteúdo dinâmico quando abriram uma mensagem com marcação AMP. O Gmail não exibe conteúdo dinâmico quando:

Em ambos os casos, o conteúdo AMP não é exibido pelo Gmail. No entanto, a marcação AMP é incluída na origem da mensagem e fica disponível no Vault.

Quais tipos de conteúdo não são processados para indexação?

O Gmail indexa a maioria dos tipos de arquivo de texto que são anexados diretamente a uma mensagem. Isso inclui arquivos com extensões como .pdf, .xslx e .docx.Esses anexos são incluídos quando você pesquisa e exporta mensagens do Gmail e são cobertos pelas regras de retenção e guardas de documentos do produto.

Arquivos de vídeo, áudio, imagem e binários incluídos ou anexados a mensagens não são indexados.

Os resultados da pesquisa exibidos no Vault contêm apenas o primeiro megabyte de dados?

Não. Embora aproximadamente o primeiro MB seja indexado e pesquisado, se houver uma correspondência, todo o e-mail e os anexos (se houver algum) serão exibidos no Vault.

O Vault retém, guarda e pesquisa todas as mensagens dos grupos?

O Vault guarda, retém e pesquisa mensagens nos grupos em que o arquivamento está ativado. Os proprietários dos grupos podem ativar ou desativar o arquivamento. Se o proprietário de um grupo desativar o arquivamento, as mensagens desse grupo ainda ficarão disponíveis nas caixas de correio dos usuários.

Como o Vault processa os rascunhos dos e-mails?

Quando você pesquisa e exporta mensagens do Gmail, os resultados às vezes incluem rascunhos. Eles podem ser de três tipos:

  • Mensagens não enviadas da pasta "Rascunhos": estas mensagens estão sujeitas a guardas de documentos e regras de retenção. 
  • Rascunhos descartados: uma mensagem que um usuário exclui sem enviar é removida imediatamente da visualização do usuário. Ela é eliminada 30 dias depois, mesmo que esteja sujeita a guardas de documentos ou regras de retenção.
  • Versões de mensagens de rascunho salvas automaticamente: enquanto um usuário escreve uma mensagem, o Gmail salva uma versão automaticamente quando o usuário faz uma pausa por alguns segundos. Somente a versão mais recente de uma mensagem de rascunho fica visível para o usuário. No entanto, versões anteriores ficam disponíveis para o Vault pesquisar e exportar. Essas versões permanecem disponíveis para o Vault mesmo após o envio da mensagem. Cada versão de uma mensagem de rascunho é eliminada 30 dias após ter sido salva pelo Gmail. As versões não estão sujeitas a regras de guarda de documentos e retenção.

Você pode marcar a caixa Excluir rascunhos em regras de retenção novas ou antigas para remover as mensagens não enviadas das pastas de rascunho.

Você também pode remover as mensagens de rascunho dos resultados de pesquisa e exportações:

  • Marque a caixa Excluir rascunhos antes de pesquisar.
    • As visualizações incluirão versões de mensagens de rascunho salvas automaticamente. No entanto, outros tipos de rascunhos serão excluídos.
    • Todos os tipos de mensagens de rascunho serão excluídos da exportação.
  • Adicione -(label:^deleted AND label:drafts) aos termos de pesquisa:
    • As visualizações incluirão mensagens não enviadas da pasta "Rascunhos" e versões de mensagens de rascunho salvas automaticamente. No entanto, os rascunhos descartados serão excluídos.
    • Todos os rascunhos de mensagens, salvos e descartados, serão excluídos automaticamente ao exportar. As mensagens não enviadas da pasta "Rascunhos" serão incluídas na exportação.
Como o Vault processa as mensagens em modo confidencial do Gmail?

O modo confidencial do Gmail permite que os usuários restrinjam o acesso dos destinatários ao conteúdo de e-mails confidenciais. Esse recurso está disponível para todas as contas pessoais do Gmail e para domínios do G Suite que o ativaram.

Quando um usuário envia uma mensagem confidencial, o Gmail substitui o texto da mensagem e os anexos por um link. Apenas o assunto e o texto que contêm o link são enviados via SMTP. Saiba mais sobre como enviar mensagens no modo confidencial do Gmail.

Mensagens em modo confidencial enviadas pelos usuários do seu domínio

Se sua organização ativar o modo confidencial do Gmail, o Vault poderá guardar, reter, pesquisar e exportar todas as mensagens nesse modo enviadas pelos usuários.

As mensagens confidenciais enviadas após 30 de novembro de 2018 estão visíveis para o Vault nas caixas de correio de todos os remetentes e destinatários internos. As mensagens estão sempre disponíveis para o Vault, mesmo quando o remetente define uma data de validade ou revoga o acesso dos destinatários às mensagens no modo confidencial.

Mensagens em modo confidencial recebidas de fora do seu domínio 

Mesmo que o domínio não permita a ativação do modo confidencial do Gmail, é possível que seus usuários recebam mensagens de outros clientes do G Suite e de contas pessoais do Gmail no modo confidencial.

As mensagens no modo confidencial enviadas por terceiros são propriedade dos remetentes e não ficam visíveis no Vault. Você pode guardar, reter, pesquisar e exportar cabeçalhos e assuntos de mensagens confidenciais externas. No entanto, não é possível pesquisar ou exportar conteúdo ou anexos de mensagens confidenciais externas.

Observação: os administradores do G Suite podem criar uma regra de compliance para impedir que as mensagens recebidas no modo confidencial sejam entregues no seu domínio.

Trabalhar com mensagens em modo confidencial

O Vault permite mensagens no modo confidencial da seguinte forma:

  • O Vault retorna mensagens confidenciais internas que correspondem à sua consulta de pesquisa. Você tem a opção de ocultar o conteúdo de mensagens confidenciais ao visualizar e excluir o conteúdo de mensagens confidenciais quando imprime ou exporta mensagens.
  • Você pode usar label:confidentialmode para pesquisar mensagens confidenciais. Também é possível usar esse marcador para aplicar guardas de documentos e regras de retenção personalizadas especificamente a mensagens confidenciais.

Hangouts clássico e Google Talk

Importante: o Hangouts clássico será desativado para todos os clientes do G Suite no final de 2020. Os administradores do Vault precisam se preparar para essa transição.

O Vault é totalmente compatível com os bate-papos do Hangouts e do Google Talk. Você pode reter, pesquisar e criar guardas de documentos:

  • Hangouts clássico com o histórico ativado. Os administradores do G Suite podem ativar e desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam isso. Veja mais detalhes no artigo Histórico de bate-papo. Quando o histórico está ativado, o Vault arquiva todos os bate-papos que ocorrem no Gmail e em apps do Hangouts clássico para dispositivos móveis.
  • Bate-papos do Google Talk com gravação ativada. Os administradores do G Suite não têm permissão para forçar a gravação dos bate-papos. No entanto, eles podem desativar o histórico de bate-papo de um domínio.
Observação: o Vault é totalmente compatível com bate-papos do Hangouts que ocorreram depois do lançamento desse recurso. No caso dos bate-papos que ocorreram antes de 8 de abril de 2015, só é possível pesquisar, exportar e criar guardas de documentos para os bate-papos gravados.

Informações do Hangouts clássico disponíveis para o Vault:

  • Todos os usuários que participaram do bate-papo
  • Todas as mensagens trocadas durante o bate-papo, além de links para anexos.
  • Nomes dos Hangouts em grupo. Os participantes têm a opção de nomear um Hangout em grupo. Não é possível nomear bate-papos entre dois usuários.
  • Horário de início e de término do bate-papo.

O que não está disponível para o Vault:

  • Convites não aceitos para participar de bate-papos. Se um usuário não participar de um bate-papo, as mensagens enviadas para ele não serão preservadas.
  • Videochamadas
  • Bate-papos no Documentos Google
  • Imagens enviadas pelo Hangouts clássico

Como os bate-papos do Hangouts clássico são arquivados

O Vault agrupa todas as mensagens de um bate-papo do Hangouts clássico em uma única conversa. As mensagens são adicionadas continuamente à conversa até que:

  • três horas tenham se passado depois do envio da última mensagem;
  • a conversa ultrapasse mil mensagens.

Quando você exporta uma mensagem de um bate-papo do Hangouts clássico, toda a conversa é incluída no arquivo de exportação.

Ativar o suporte para o Hangouts clássico

Para suporte total a bate-papos no Hangouts com o histórico ativado, faça o seguinte:

  • Ative o Hangouts clássico no seu domínio.
  • Confirme que o Gmail está ativado para todos os usuários do Hangouts clássico. As mensagens do Hangouts clássico são armazenadas no mesmo sistema que armazena os e-mails do Gmail. O Vault não guarda nem retém as mensagens do Hangouts clássico enviadas ou recebidas por contas com o Gmail desativado. Não é possível recuperar as mensagens do Hangouts clássico enviadas antes da ativação do Gmail.

Drive

Você pode usar o Vault para reter arquivos, colocá-los em uma guarda de documentos e pesquisá-los no Drive e nos drives compartilhados da sua organização. O Vault é compatível com arquivos do Google e outros formatos, como PDF, DOCX e JPG.

Informações importantes sobre o Drive e a retenção

Tipos de arquivo incluídos no suporte do Vault para o Drive
O Vault guarda, retém, pesquisa e exporta os seguintes arquivos armazenados no Drive:
  • Arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Desenhos Google
  • Gravações do Hangouts Meet
  • Arquivos do Jamboard salvos nos Drives dos usuários
  • Arquivos que não são do Google e que os usuários enviaram por upload para o Drive 

Variações na cobertura da retenção dependendo do tipo de regra

As regras de retenção são aplicáveis aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional à qual a política é aplicável. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados diretamente com um usuário, mesmo que ele não seja membro desse drive compartilhado.

Quando a opção Incluir drives compartilhados está marcada, as regras de retenção também são aplicadas a drives compartilhados que incluem membros da unidade organizacional coberta.

Quando a cobertura da retenção expira, só os arquivos que pertencem a esses usuários são eliminados

As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos nos drives compartilhados, caso a regra esteja configurada para incluí-los. Isso inclui os arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional aplicável. No entanto, quando o período de cobertura da retenção expira, o Vault elimina apenas os arquivos que pertencem aos usuários da unidade organizacional. Os arquivos compartilhados fora da unidade organizacional nunca são eliminados.

Drives compartilhados e retenção

Veja o que acontece quando você aplica uma regra de retenção personalizada a drives compartilhados:

  • Uma regra personalizada que abrange Todos os drives compartilhados afeta a cobertura da retenção de todos os drives compartilhados no seu domínio.
  • Uma regra personalizada que abrange drives compartilhados específicos afeta a cobertura da retenção somente nos drives compartilhados selecionados.

Os arquivos nos drives compartilhados só são eliminados pelas regras de retenção específicas de cada drive:

  • As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos em drives compartilhados, caso a regra esteja configurada para incluí-los. No entanto, como os arquivos em drives compartilhados pertencem à equipe, e não a um usuário específico, somente as regras de retenção específicas dos drives compartilhados eliminam arquivos.
  • As regras aplicáveis a usuários e com a opção Incluir drives compartilhados marcada só estendem o ciclo de vida dos arquivos do drive compartilhado.
A implementação das regras de retenção e a expiração dos arquivos no Drive estão sujeitas a atrasos
  • Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção, a propagação da regra pode levar até três horas. Os arquivos excluídos pelos usuários durante o período de propagação não são retidos e não podem ser recuperados.
  • Quando o período de cobertura da retenção expira, a remoção dos arquivos afetados do Drive pode levar até 15 dias.
Regras de retenção e guardas de documento aplicam-se apenas aos arquivos criados pelos usuários no seu domínio

Os arquivos criados fora do domínio e compartilhados com os usuários não estão sujeitos às retenções de documentos ou políticas de retenção da sua organização.

O Vault não permite que você crie regras de retenção do Drive com critérios de retenção idênticos

Cada regra de retenção personalizada criada por você para arquivos do Drive precisa: 

  • ter um data de última modificação ou criação exclusiva;
    OU
  • ser aplicável a um conjunto exclusivo de usuários.

Por exemplo, poderá ocorrer um conflito se você tiver uma regra aplicável a uma unidade organizacional e tentar adicionar uma regra aplicável a um drive compartilhado ao qual todos os membros da unidade organizacional têm acesso. O Vault rejeitará a nova regra se ela tiver a mesma data de criação/última modificação.

Também é possível usar a configuração Incluir drives compartilhados para criar uma regra de retenção única. Não haverá conflito para duas regras com critérios de retenção idênticos se apenas uma delas incluir drives compartilhados.

Os arquivos sujeitos a várias regras de retenção são sempre preservados de acordo com a regra com o maior período de retenção.

Gerenciar retenção para apps que armazenam dados no Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Regras de retenção e arquivos na lixeira

Você pode definir regras de retenção personalizadas para excluir os arquivos que estiverem na lixeira por um determinado número de dias. Apenas os arquivos movidos para a lixeira a partir de 1º de agosto de 2016 estão sujeitos às regras de retenção:

  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" é aplicável aos arquivos que estão na lixeira do usuário e aos que foram excluídos quando o usuário esvaziou a lixeira.
  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" exclui apenas arquivos que pertencem ao usuário ou drive compartilhado.
  • Se um arquivo estiver sujeito a várias regras de retenção, a regra para "Movidos para a lixeira" substituirá todas as outras. Se várias regras para "Movidos para a lixeira" forem aplicáveis a um arquivo, aquela com a duração mais longa será usada. As guardas de documentos têm precedência em relação a todas as regras de retenção.
  • Os arquivos nos drives compartilhados que não estão sujeitos a uma guarda de documentos ou a uma regra de retenção serão excluídos permanentemente de todos os sistemas do Google aproximadamente 30 dias depois de serem movidos para a lixeira.
Regras de retenção não estendem a cobertura a arquivos incorporados em documentos e apresentações

Os usuários podem vincular um arquivo do Google a outro arquivo do Google. Por exemplo, alguém escrevendo no Documentos Google pode criar um gráfico vinculado a dados contidos no Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

No exemplo acima, se uma regra de retenção preservar o documento e nenhuma das regras de retenção ou guardas de documentos preservar a planilha, é possível que ela seja eliminada mesmo que o documento seja retido.

Informações importantes sobre o Drive e as retenções

Variações na cobertura da retenção de documentos dependendo do tipo de configuração
  • No Drive, uma guarda de documentos é aplicável aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com os usuários ou as organizações cobertos. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados com um usuário, mesmo que o usuário não seja membro desse drive compartilhado.
  • Quando você aplica uma guarda de documentos a drives compartilhados, ela também é aplicada aos drives compartilhados com membros sujeitos à guarda de documentos.
  • Não é possível aplicar uma guarda de documentos a um drive compartilhado. Você precisa aplicá-la aos membros e marcar a caixa Incluir drives compartilhados.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Os arquivos em um drive compartilhado não são preservados por uma guarda de documentos nas situações abaixo.
  • Quando um membro do drive compartilhado:
    • remove um arquivo sem estar sujeito a uma guarda de documentos;
    • remove o único membro do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
  • Quando nenhum membro do drive compartilhado está sujeito a guardas de documentos.

 

Informações importantes sobre o Drive e a pesquisa

Como o Vault pesquisa arquivos no Drive?

O Vault pesquisa no Drive os arquivos pertencentes aos usuários especificados na consulta e os arquivos compartilhados diretamente com esses usuários. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados diretamente com um usuário, mesmo que ele não seja membro desse drive compartilhado.

O Vault também pesquisa estes itens:

  • Todos os arquivos pertencentes e compartilhados diretamente com os usuários especificados na consulta de pesquisa
  • Drives compartilhados na sua organização que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta
  • Arquivos em drives compartilhados que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta
  • Arquivos em drives compartilhados externos que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta (embora o Vault não pesquise um drive compartilhado de propriedade externa compartilhado com usuários na sua organização, mesmo que ele inclua arquivos compartilhados diretamente com esses usuários)
Posso pesquisar drives compartilhados?

Sim. Ao pesquisar arquivos no Drive, você tem duas opções:

  • Ao pesquisar arquivos que pertencem a usuários ou unidades organizacionais, você pode marcar uma caixa para incluir os resultados dos drives compartilhados associados na sua pesquisa.
  • Você pode usar o Vault para encontrar drives compartilhados e depois pesquisar arquivos nos drives compartilhados selecionados.
Quais partes dos arquivos no Drive são pesquisáveis?

Você pode pesquisar palavras e frases que ocorram em nomes e no conteúdo de arquivos. O Vault indexa as primeiras 100 páginas de arquivos de texto e as primeiras 10 páginas de texto em PDFs de imagens.

É possível pesquisar texto nos seguintes tipos de arquivo:

Observação: os clientes do G Suite for Government não podem pesquisar o conteúdo de arquivos, mas podem pesquisar nomes e outras propriedades de arquivos.

O Vault não indexa arquivos de vídeo, áudio e imagem nem arquivos binários.

Quais tipos de arquivos podem ser visualizados no Vault for Drive?

Você pode visualizar estes arquivos:

  • Arquivos do Google, como Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos
  • Arquivos enviados por usuários, como .docx, .pdf e .xslx
Arquivos vinculados talvez não sejam incluídos quando você pesquisar e exportar arquivos no Drive

Os usuários podem vincular um arquivo do Google a outro arquivo do Google. Por exemplo, alguém escrevendo no Documentos Google pode criar um gráfico vinculado a dados contidos no Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

Quando você pesquisa arquivos no Drive, o Vault retorna apenas os arquivos que correspondem aos seus critérios de pesquisa. Se esses arquivos incluírem arquivos vinculados que estão fora da sua consulta, eles não serão incluídos nos resultados.

Posso pesquisar no histórico de revisões de um documento?

Não. No momento, só é possível pesquisar a versão mais recente de um arquivo. No entanto, você pode inserir uma data de versão durante a pesquisa. Isso recupera um instantâneo de cada arquivo que mostra as alterações feitas no final do dia especificado. O controle de versão é compatível somente com arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações e Desenhos Google.
O histórico de versões de um arquivo não inclui alterações nas seguintes informações:

  • título
  • com quem o arquivo foi compartilhado
  • comentários (somente a versão mais recente de comentários não resolvidos é incluída)
O Vault pode pesquisar no Google Drive no meu domínio?

O Google Apps Vault pesquisa até 5.000 usuários (individuais ou membros de unidades organizacionais).

Hangouts Chat

Você pode usar o Vault para guardar, reter e pesquisar as mensagens enviadas no Hangouts Chat. 

Informações importantes sobre o Hangouts Chat e a retenção

As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos são sempre aplicáveis às salas. No entanto, elas só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam.

Variações na cobertura da retenção dependendo do tipo de regra
  • A regra de retenção padrão é aplicável a todas as mensagens diretas e salas.
  • Uma regra de retenção personalizada aplicada a uma unidade organizacional só cobre as mensagens diretas. As salas não são cobertas.
  • Uma regra de retenção personalizada aplicada a todas as salas cobre apenas as salas. As mensagens diretas não são cobertas.
As mensagens diretas e as conversas nas salas pertencem a todos os participantes
Uma mensagem direta pertence aos dois participantes de um bate-papo.  Uma conversa em uma sala pertence a todos os participantes. Se os participantes estiverem sujeitos a diferentes políticas de retenção, o Vault reterá as mensagens com base na regra de maior duração.

Quando um período de retenção expira, o Vault elimina todos os bate-papos do Hangouts cobertos

Uma regra de retenção que remove mensagens excluirá todas as mensagens quando o período de retenção expirar. Não é possível definir regras de retenção que só excluam as mensagens excluídas pelos usuários.

Informações importantes sobre o Hangouts Chat e as retenções

As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos são sempre aplicáveis às salas. No entanto, elas só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam.

Uma guarda de documentos só preserva conversas em salas se um usuário sujeito à guarda de documento tiver enviado uma mensagem

Uma guarda de documentos aplicada a um usuário abrange apenas as conversas em que o usuário enviou pelo menos uma mensagem. As conversas em uma sala onde o usuário não era um participante ativo não são incluídas na guarda de documentos mesmo que o usuário tenha visualizado as mensagens.
As mensagens diretas enviadas a um usuário sujeito a uma guarda de documentos são incluídas na guarda de documentos mesmo que o usuário não as responda.

Não é possível incluir uma sala inteira em uma guarda de documentos

As salas no Hangouts Chat não podem ficar restritas a uma unidade organizacional. Todas as pessoas no domínio podem ser convidadas para qualquer sala. O Vault não armazena as mensagens enviadas pelos participantes da sala não cobertos por uma guarda de documentos. 
As mensagens na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Quando você cria uma guarda de documentos, as mensagens cobertas permanecem visíveis para o usuário, mesmo que elas tenham sido removidas da visualização do usuário por uma regra de retenção.

Informações importantes sobre o Hangouts Chat e a pesquisa

Arquivos compartilhados com usuários do Hangouts Chat podem ser armazenados no Drive

Quando alguém usa o Hangouts Chat para compartilhar Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, o Hangouts Chat insere um link em vez de anexar uma cópia do arquivo à mensagem. Como o arquivo original está armazenado no Drive, ele não é incluído quando você retém, guarda, pesquisa ou exporta mensagens de bate-papo.

No caso de arquivos que não são do Google e estão diretamente conectados a uma mensagem de bate-papo, o Vault indexa a maioria dos tipos de arquivo de texto (por exemplo, arquivos com extensões .pdf, .xslx e .docx). Esses anexos são incluídos quando você pesquisa e exporta mensagens de bate-papo e eles são cobertos pelas regras de retenção e guarda de documentos do bate-papo.

O Vault mostra até mil mensagens por conversa

O Vault pode até exportar todas as mensagens encontradas pela sua pesquisa, mas mostrará no máximo mil. Para visualizar um grande número de mensagens, use os termos de pesquisa e outros critérios para reduzir os resultados a grupos menores de mensagens.

O Vault só mostra as conversas que têm ao menos uma mensagem enviada pelo participante pesquisado
A pesquisa do Vault retornará mensagens diretas e conversas do participante se ele tiver enviado pelo menos uma mensagem. As conversas que o participante apenas visualizou, sem responder às mensagens, não são incluídas nos resultados da pesquisa.
As pesquisas de dados retidos não incluem salas a menos que um usuário sujeito à guarda de documentos envie uma mensagem
Quando você pesquisa dados retidos em um caso, o Vault só retorna a conversa de uma sala se um usuário sujeito à guarda de documentos tiver enviado pelo menos uma mensagem.
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