Tipi di dati supportati

Vault supporta i seguenti servizi di Google Workspace:

Servizio Gestione conservazione Blocco Ricerca ed esportazione
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (tipi di file supportati) checkmark checkmark checkmark
Gruppi checkmark checkmark checkmark
Google Chat (con cronologia attiva) checkmark checkmark checkmark
Versione classica di Hangouts (con cronologia attiva) Coperto dalla conservazione in Google Chat Coperto dai blocchi in Google Chat Utilizza ricerca ed esportazione di Gmail

Google Meet

checkmark Coperto dai blocchi in Drive Utilizza ricerca ed esportazione di Drive
Google Voice per G Suite checkmark checkmark checkmark

Nota: se la tua versione di Google Workspace non include un servizio, questo potrebbe comunque figurare come opzione nel sito di Vault. Tuttavia, le regole di conservazione e i blocchi impostati per un servizio non supportato non hanno alcun effetto e le ricerche non restituiscono risultati.

Messaggi di Gmail e di Gruppi

Vault si integra perfettamente con Gmail e Google Gruppi. Di conseguenza, se cerchi dei messaggi in Vault, di fatto esegui la ricerca nell'archivio dei messaggi della tua organizzazione. Ciò significa che:

  • I messaggi sono disponibili per Vault non appena vengono ricevuti da Gmail o pubblicati in un gruppo.
  • Puoi utilizzare gli stessi operatori di ricerca che conosci e usi per Gmail.
  • Vault indicizza approssimativamente le prime 250 pagine di testo in un messaggio. 

Ulteriori informazioni sull'indicizzazione e la ricerca di messaggi

Messaggi Gmail con contenuti provenienti da altre fonti

Messaggi Gmail con contenuti provenienti da altri prodotti Google

Quando qualcuno utilizza Gmail per condividere Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, Gmail inserisce un link anziché allegare una copia del file all'email. Poiché il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso quando conservi, blocchi, cerchi o esporti messaggi.

Gli utenti di Gmail possono condividere link a contenuti archiviati in altri prodotti Google, come YouTube e Google Foto. Vault non supporta i servizi Google aggiuntivi, quindi non puoi conservare, bloccare o esportare i loro contenuti né eseguire ricerche al loro interno.

Inoltre, gli utenti possono inviare messaggi email con alcuni servizi principali oltre che con Gmail. Ad esempio:

  • Calendar: inviti in uscita e messaggi inviati con l'opzione Invia email agli invitati di Calendar per desktop.
  • Drive: contenuti dei messaggi inviati quando gli utenti condividono file su Drive.
  • Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google: messaggi inviati dall'applicazione quando gli utenti inviano i file come allegati email.
  • Moduli: messaggi email contenenti moduli o link ai moduli.
  • Keep: messaggi email inviati quando gli utenti condividono le note in Keep.
Importante: quando invii messaggi tramite servizi principali diversi da Gmail, i messaggi in uscita non vengono archiviati nelle cartelle "Inviati" di Gmail degli utenti. Ciò significa che le regole di conservazione e i blocchi di Vault non saranno applicati a questi messaggi e che i messaggi non saranno inclusi nei risultati di ricerca di Vault. Per assicurare che Vault abbia accesso completo a tutti i messaggi inviati dai servizi principali, è necessario che un amministratore configuri l'archiviazione completa dei messaggi.

Nota: l'archiviazione completa della posta si applica solo ai servizi principali di Google Workspace. I Servizi Google aggiuntivi potrebbero essere in grado di inviare messaggi email per conto degli utenti. I messaggi inviati da tali servizi potrebbero non essere archiviati nella cartella "Inviati" degli utenti e non essere disponibili per Vault.

Messaggi Gmail con contenuti AMP

Le email dinamiche contengono markup che consente di visualizzare contenuti AMP in Gmail. Altri prodotti Google possono inviare messaggi che includono contenuti AMP; inoltre, gli utenti della tua organizzazione possono ricevere email dinamiche da mittenti esterni.

Con le email dinamiche, ad esempio, un utente Gmail può:

  • Visualizzare commenti di Documenti Google nel loro stato corrente al momento in cui l'utente apre il messaggio di notifica in Gmail.
  • Pubblicare rapidamente le risposte e risolvere i commenti senza aprire il documento.
  • Eseguire attività aggiuntive basate sul Web all'interno del messaggio, come rispondere agli inviti e ai sondaggi.

Osservando la sorgente originale di un'email dinamica, noterai tre tipi di contenuti simili:

  • Testo non criptato (per i client email che visualizzano solo testo non criptato).
  • HTML (per i client email che non visualizzano i contenuti dinamici).
  • Markup AMP. Quando un utente di Gmail apre il messaggio, vedrà contenuti AMP dinamici e interattivi. Il markup AMP è in grado di recuperare gli eventuali aggiornamenti presenti nel momento in cui il messaggio viene aperto e mostrarli immediatamente all'utente.

A causa della natura dinamica di questi messaggi, i contenuti visualizzati in Gmail potrebbero cambiare con il passare del tempo. Ad esempio, una notifica di commento proveniente da un documento Google attivo potrebbe essere diversa ogni volta che l'utente riapre lo stesso messaggio nel corso di diversi giorni.

Supporto di Vault per le email dinamiche

  • Quando visualizzi l'anteprima di un'email dinamica, Vault visualizza la versione HTML del messaggio. Fai clic su Mostra originale per visualizzare tutte le parti del messaggio, incluso il markup AMP.
  • Quando esporti email dinamiche, nell'esportazione sono inclusi tutti i contenuti in testo non criptato, HTML e markup AMP.
  • Vault conserva tutti i contenuti HTML, di testo non criptato e markup AMP inclusi nell'email dinamica. Vault non ha la possibilità di conservare i contenuti dinamici che si possono recuperare e visualizzare quando l'utente apre un'email dinamica.
  • Vault è in grado di eseguire ricerche nel testo non criptato e nell'HTML delle email dinamiche. Tuttavia, il markup AMP e i contenuti AMP non sono indicizzati e non è possibile eseguire ricerche al loro interno.

Vault non è in grado di sapere se gli utenti di Gmail hanno di fatto visualizzato i contenuti dinamici quando hanno aperto un messaggio contenente markup AMP. Gmail non visualizza i contenuti dinamici se:

  • Un amministratore disattiva le email dinamiche per la tua organizzazione.
  • Gli utenti cambiano le proprie impostazioni di Gmail per disattivare le email dinamiche.

In entrambi i casi, i contenuti AMP non saranno visualizzati in Gmail. Tuttavia il markup AMP viene ugualmente incluso nell'origine del messaggio ed è disponibile in Vault.

Quali tipi di contenuti vengono indicizzati?

Gmail indicizza la maggior parte dei tipi di file testuali che sono direttamente allegati a un messaggio. Tra questi sono inclusi i tipi di file con estensioni .pdf, .xslx e .docx. In Gmail, questi allegati sono inclusi nelle ricerche e nelle esportazioni dei messaggi e sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi vigenti.

I file video e audio, le immagini e i file binari inclusi o allegati ai messaggi non vengono indicizzati.

I risultati di ricerca visualizzati in Vault corrispondono solo al primo megabyte di dati?

No. Anche se la ricerca e l'indicizzazione vengono eseguite approssimativamente sul primo megabyte, in caso di corrispondenza, in Vault vengono visualizzati il messaggio completo e gli eventuali allegati.

Vault consente la conservazione, il blocco e la ricerca di tutti i messaggi di Gruppi?

Vault può bloccare, conservare e cercare i messaggi dei gruppi in cui è attiva l'archiviazione. Tuttavia, i proprietari di gruppi possono attivare o disattivare l'archiviazione per i propri gruppi. Se il proprietario di un gruppo disattiva l'archiviazione, i messaggi di quel gruppo saranno ancora disponibili nelle caselle di posta degli utenti.

In che modo Vault gestisce le bozze dei messaggi email?

Quando cerchi ed esporti messaggi da Gmail, nei risultati potrebbero essere include le bozze dei messaggi. I dati Gmail di un utente possono includere tre tipi di bozze di messaggi:

  • Messaggi non inviati nella cartella Bozze: questi messaggi sono soggetti a blocchi e regole di conservazione. 
  • Bozze eliminate: un messaggio eliminato da un utente prima di essere inviato viene immediatamente rimosso dalla visualizzazione dell'utente. Il messaggio verrà eliminato definitivamente 30 giorni dopo, a prescindere dalla presenza di eventuali blocchi o regole di conservazione.
  • Versioni di bozze di messaggi salvate automaticamente: mentre un utente scrive un messaggio, Gmail ne salva automaticamente una versione ogni volta che l'utente smette di scrivere per alcuni secondi. Solo la versione più recente della bozza è visibile all'utente. Tuttavia, le versioni precedenti sono disponibili per la ricerca e l'esportazione da parte di Vault. Le versioni non sono soggette a blocchi o a regole di conservazione.

    Le versioni salvate automaticamente restano disponibili per Vault finché non vengono eliminate definitivamente, anche dopo che l'utente ha inviato il messaggio. Le versioni delle bozze di messaggi generate dalla maggior parte dei client Gmail di Google, ad esempio Gmail web, Gmail per iPad e iPhone e Gmail Android, vengono eliminate definitivamente 1 giorno dopo il loro salvataggio in Gmail. In alcuni casi, ad esempio con i client IMAP di terze parti, le versioni delle bozze di messaggi vengono eliminate definitivamente dopo 30 giorni.

Puoi selezionare la casella Escludi bozze nelle regole di conservazione nuove o esistenti in modo da rimuovere dalla copertura della conservazione i messaggi non inviati contenuti nelle cartelle delle bozze degli utenti.

Puoi rimuovere le bozze dei messaggi anche dai risultati di ricerca e dalle esportazioni:

  • Seleziona la casella Escludi bozze prima di eseguire la ricerca.
    • Le anteprime includeranno le versioni delle bozze di messaggi salvate automaticamente. Tuttavia, sono esclusi altri tipi di bozze.
    • Tutti i tipi di bozze di messaggi sono esclusi dall'esportazione.
  • Aggiungi -(label:^deleted AND label:drafts) ai termini di ricerca:
    • Le anteprime includeranno i messaggi non inviati contenuti nella cartella Bozze e le versioni salvate automaticamente delle bozze dei messaggi. Sono tuttavia escluse le bozze eliminate.
    • Tutte le bozze dei messaggi salvate automaticamente e quelle eliminate sono escluse dall'esportazione. I messaggi non inviati contenuti nella cartella Bozze sono inclusi nell'esportazione.
In che modo Vault gestisce i messaggi in modalità riservata di Gmail?

La modalità riservata di Gmail consente agli utenti di limitare l'accesso ai contenuti sensibili da parte dei destinatari. Questa funzionalità è disponibile per tutti gli account Gmail personali e per le organizzazioni G Suite che la attivano.

Quando un utente invia un messaggio riservato, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un link. Solo l'oggetto e il link vengono inviati tramite SMTP.

Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti del dominio

Se la tua organizzazione attiva la modalità riservata di Gmail, Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare tutti i messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti della tua organizzazione.

I messaggi riservati inviati dopo il 30 novembre 2018 sono visibili per Vault nelle caselle di posta di tutti i mittenti e i destinatari interni. I messaggi sono sempre disponibili per Vault, anche quando il mittente imposta una data di scadenza o revoca l'accesso ai messaggi in modalità riservata da parte dei destinatari.

Messaggi in modalità riservata ricevuti dall'esterno del dominio 

Anche quando nell'organizzazione non è attiva la modalità riservata di Gmail, i tuoi utenti potrebbero ricevere messaggi in modalità riservata da altri clienti di G Suite e da account Gmail personali.

Puoi bloccare, conservare, cercare ed esportare intestazioni e oggetti di messaggi riservati esterni. Tuttavia, non puoi cercare o esportare contenuti o allegati di messaggi riservati esterni.

Nota: gli amministratori di G Suite possono creare una regola di conformità che impedisca ai messaggi in modalità riservata in arrivo di essere consegnati al dominio.

Utilizzare i messaggi in modalità riservata

Vault supporta i messaggi in modalità riservata nel modo seguente:

  • Vault restituisce i messaggi riservati interni che corrispondo alla query di ricerca. Puoi nascondere i contenuti dei messaggi riservati quando visualizzi l'anteprima ed escludere i contenuti dei messaggi riservati quando stampi o esporti i messaggi.
  • Puoi utilizzare label:confidentialmode per cercare i messaggi riservati. Puoi utilizzare questa etichetta anche per applicare blocchi e regole di conservazione personalizzate specificamente ai messaggi riservati.

Versione classica di Hangouts e Google Talk

Importante: la versione classica di Hangouts verrà ritirata per tutti i clienti di G Suite a fine 2020. Gli amministratori di Vault devono prendere provvedimenti per prepararsi a questa transizione.

Vault supporta completamente le chat nella versione classica di Hangouts e in Google Talk. Puoi conservare, cercare e applicare blocchi in:

  • Versione classica di Hangouts con cronologia attivata. Gli amministratori di Google Workspace possono attivare o disattivare la cronologia o lasciare che siano gli utenti a decidere. Per maggiori dettagli, vedi Cronologia chat. Quando la cronologia è attiva, Vault archivia tutte le chat di Gmail e delle app per dispositivi mobili della versione classica di Hangouts.
  • Chat di Google Talk salvate nel registro. Gli amministratori di Google Workspace non possono imporre il salvataggio delle chat nel registro. Possono però disattivare la cronologia chat per un dominio.
Nota: Vault supporta completamente gli Hangout della versione classica successivi al lancio di questa funzionalità. Per gli Hangout della versione classica precedenti l'8 aprile 2015 è possibile cercare, esportare e bloccare solo le chat salvate nel registro.

Le informazioni sulla versione classica di Hangouts disponibili per Vault includono:

  • Tutti gli utenti che hanno partecipato alle chat.
  • Tutti i messaggi scambiati durante le chat, più i link a eventuali allegati.
  • Nomi degli Hangout di gruppo della versione classica. I partecipanti hanno la possibilità di assegnare un nome agli Hangout di gruppo. Non è invece possibile assegnare un nome alle chat tra due utenti.
  • L'ora di inizio e di fine delle chat.

Le informazioni seguenti non sono disponibili per Vault:

  • Inviti alle chat non accettati. Se un utente non partecipa alla chat, i messaggi inviati a tale utente non vengono conservati.
  • Videochiamate.
  • Chat in Documenti Google.
  • Immagini inviate mediante la versione classica di Hangouts.

Come vengono archiviati gli Hangout della versione classica

Vault raggruppa tutti i messaggi della versione classica di Hangouts in un unico thread. I messaggi vengono aggiunti in modo continuo al thread fino a che:

  • Non sono trascorse tre ore dall'invio dell'ultimo messaggio di una chat.
  • Un thread non contiene più di 1000 messaggi.

Quando esporti un messaggio della versione classica di Hangouts, nel file esportato che scarichi è incluso l'intero thread.

Attivare il supporto per la versione classica di Hangouts

Per attivare il supporto completo della versione classica di Hangouts con la cronologia attivata:

  • Attiva la versione classica di Hangouts per il tuo dominio.
  • Verifica che Gmail sia attivato per tutti gli utenti della versione classica di Hangouts. I messaggi della versione classica di Hangouts vengono archiviati nello stesso sistema che archivia le email di Gmail. Vault non può bloccare o conservare i messaggi della versione classica di Hangouts inviati o ricevuti dagli account per cui Gmail è disattivato. I messaggi della versione classica di Hangouts inviati prima dell'attivazione di Gmail non possono essere recuperati.

Drive

Puoi utilizzare Vault per conservare, bloccare e cercare file su Drive e nei Drive condivisi della tua organizzazione. Vault supporta tipi di file di Google e non, come ad esempio PDF, DOCX e JPG.

Informazioni importanti su Drive e la conservazione

Tipi di file supportati da Vault per Drive
Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare i seguenti elementi archiviati su Drive:
  • Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Disegni Google
  • Registrazioni di Google Meet
  • File di Jamboard che sono stati salvati sui Drive degli utenti
  • File non Google che gli utenti hanno caricato su Drive 

Vault ignora le cartelle e le scorciatoie di Drive.

La copertura di conservazione varia in base al tipo di regola

Le regole di conservazione si applicano ai file appartenenti agli utenti dell'unità organizzativa in cui sono in vigore e ai file condivisi direttamente con loro. Questo riguarda anche i file di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che l'utente sia o meno membro di quel Drive condiviso.

Se l'opzione Includi unità condivise è selezionata, le regole di conservazione si applicano anche ai Drive condivisi che includono i membri dell'unità organizzativa interessata.

Alla scadenza del periodo di copertura, solo i file di proprietà di tali utenti vengono eliminati definitivamente

Le regole di conservazione trattengono tutti i file applicabili nel Drive di un utente (compresi i file dei Drive condivisi, se la regola è stata configurata in modo da includerli). Sono inclusi i file di proprietà degli utenti nell'unità organizzativa applicabile o condivisi con tali utenti. Tuttavia, alla scadenza del periodo di copertura, Vault elimina definitivamente solo i file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa interessata. I file condivisi dall'esterno dell'unità organizzativa non vengono mai eliminati definitivamente.

Drive condivisi e conservazione

Se decidi di applicare una regola di conservazione personalizzata ai Drive condivisi, tieni presente che:

  • Una regola personalizzata che copre Tutti i Drive condivisi interessa la copertura di conservazione di tutti i Drive condivisi del dominio.
  • Una regola personalizzata che copre Drive condivisi specifici interessa solo la copertura di conservazione dei Drive condivisi selezionati.

I file dei Drive condivisi possono essere eliminati definitivamente soltanto mediante regole di conservazione specifiche dei Drive condivisi:

  • Le regole di conservazione trattengono tutti i file applicabili nel Drive di un utente (compresi i file del Drive condiviso, se la regola è stata configurata in modo da includerli). Tuttavia, dal momento che i file del Drive condiviso sono di proprietà del team e non di un utente specifico, possono essere eliminati definitivamente solo in base a regole di conservazione specifiche del Drive condiviso.
  • Le regole che si applicano agli utenti e in cui l'opzione Includi Drive condivisi è selezionata possono estendere la copertura solo al ciclo di vita dei file del Drive condiviso.
L'implementazione di regole di conservazione e la scadenza dei file di Drive possono essere soggette a ritardi
  • Quando crei o aggiorni una regola di conservazione, può essere necessario attendere fino a tre ore affinché la regola si propaghi. I file eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non sono conservati e non è possibile recuperarli.
  • Quando scade il periodo di copertura, può essere necessario attendere fino a 15 giorni prima che i file interessati siano rimossi da Drive.
I blocchi e le regole di conservazione si applicano solo ai file creati dagli utenti del tuo dominio

I file creati esternamente al tuo dominio e condivisi con i tuoi utenti non sono soggetti ai criteri di conservazione o ai blocchi della tua organizzazione.

La data e l'ora di creazione e modifica di un file caricato dipendono dall'origine del file
La data e l'ora di creazione e modifica impostate da Drive per un file quando viene caricato per la prima volta potrebbero corrispondere al file locale o alla data e ora di caricamento, a seconda di come il file è stato aggiunto a Drive. Nella tabella seguente sono indicate la data e l'ora utilizzate per fonti diverse, dove:
  • Caricamento: il timestamp indica quando il file è stato caricato su Drive
  • Locale: il timestamp corrisponde a quello del file originale sul dispositivo o servizio di origine.
Origine file (client) Data/ora di creazione Data/ora di modifica
App web Caricamento

Prima dell'8 aprile 2020: caricamento

Dopo l'8 aprile 2020: locale

Drive File Stream Locale Locale
Backup e sincronizzazione Caricamento Locale
iOS Caricamento Caricamento
Android Caricamento Caricamento
G Suite Migrate Locale Locale
API Drive Può essere impostata dal chiamante Può essere impostata dal chiamante
Vault non consente la creazione di regole di conservazione di Drive con criteri di conservazione identici

Ogni regola di conservazione personalizzata creata per i file di Drive deve: 

  • Avere una data di ultima modifica o di creazione univoca.
    OPPURE
  • Essere applicabile a un insieme di utenti univoco.

Ad esempio, può crearsi un conflitto se configuri una regola che si applica a un'unità organizzativa e tenti di aggiungerne un'altra che si applica a un Drive condiviso a cui hanno accesso tutti i membri dell'unità organizzativa. Vault rifiuterà la nuova regola se questa ha la stessa data di ultima modifica o di creazione di quella precedente.

Inoltre, puoi utilizzare l'opzione Includi Drive condivisi per rendere univoca una regola di conservazione. Non vi è conflitto tra due regole con criteri di conservazione identici se solo una di queste include i Drive condivisi.

I file soggetti a più regole di conservazione sono sempre conservati in base alla regola con il periodo di conservazione più lungo.

Gestire la conservazione per le app che archiviano dati su Drive

Alcuni servizi Google archiviano i propri dati su Drive. Questi dati sono coperti dalle regole di conservazione di Drive come segue:

Prodotto Conservazione dei dati
Jamboard

Vault conserva i Jam che sono stati salvati sui Drive degli utenti secondo le regola di conservazione di Drive. I Jam non salvati vengono eliminati al termine della sessione di Jamboard e non sono disponibili per Vault.

Google Meet

Le registrazioni di Meet sono coperte dalle regole di conservazione di Drive per impostazione predefinita.

Per gestire la conservazione delle registrazioni di Meet in modo diverso dagli altri elementi di Drive, puoi configurare le regole di conservazione per Google Meet. Quando le regole di conservazione per Meet sono attive, le regole di conservazione di Drive non si applicano alle registrazioni di Meet.

Regole di conservazione e file nel cestino

Puoi impostare regole di conservazione personalizzate che eliminano definitivamente i file un determinato numero di giorni dopo che gli utenti li hanno spostati nel cestino. Solo i file spostati nel cestino il 1° agosto 2016 o in data successiva sono soggetti alle regole che governano gli elementi spostati nel cestino:

  • Le regole relative a elementi spostati nel cestino vengono applicate sia ai file che si trovano nel cestino di un utente, sia ai file che sono stati eliminati quando l'utente ha svuotato il cestino.
  • Le regole relative a elementi spostati nel cestino eliminano definitivamente soltanto i file di proprietà dell'utente o presenti nel Drive condiviso a cui vengono applicate.
  • Se un file presente nel cestino è interessato da più regole di conservazione, le regole relative a elementi spostati nel cestino avranno la precedenza su tutte le altre regole di conservazione. Un file interessato da più regole relative a elementi spostati nel cestino sarà conservato in base alla regola il cui periodo di conservazione termina per ultimo. I blocchi hanno la precedenza sulle regole di conservazione.
  • I file dei Drive condivisi non soggetti a un blocco o a una regola di conservazione vengono eliminati definitivamente da tutti i sistemi Google circa 30 giorni dopo essere stati spostati nel cestino.
Le regole di conservazione non estendono la copertura ai file incorporati in documenti e presentazioni

Gli utenti possono collegare un file Google  a un altro file Google. Ad esempio, un utente che modifica un documento Google può creare un grafico collegato ai dati contenuti in un foglio Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Nell'esempio precedente, se una regola di conservazione conserva il documento e nessuna regola di conservazione o nessun blocco conserva il foglio di lavoro, quest'ultimo può essere eliminato definitivamente anche se il documento viene conservato.

Informazioni importanti su Drive e i blocchi

La copertura varia in base al tipo di regola
  • I blocchi su Drive vengono applicati agli elementi di proprietà delle organizzazioni o degli utenti coperti dal blocco e agli elementi condivisi direttamente con loro. Nella copertura sono inclusi gli elementi di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che quest'ultimo sia membro di quel Drive condiviso o meno. Non sono incluse le cartelle o le scorciatoie di Drive.
  • Non puoi applicare un blocco a un Drive condiviso: devi sottoporre a blocco i suoi membri e selezionare la casella Includi Drive condivisi.
In che modo i Drive condivisi influiscono su un blocco?
I file contenuti in un Drive condiviso non verranno conservati da un blocco nei seguenti casi:
  • Se un membro del Drive condiviso:
    • Sposta un file all'esterno del Drive condiviso e l'utente non è soggetto a un blocco.
    • Rimuove dal Drive condiviso un membro attualmente soggetto a un blocco e nessun altro membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.
  • Nessun membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.

Quando viene eliminato un Drive condiviso, i file che contiene sono soggetti ai seguenti scenari di blocco:

  • Se un utente è un membro individuale (non di un gruppo) del Drive condiviso eliminato ed è soggetto a un blocco, tutti i file che si trovano nel Drive condiviso verranno conservati fino alla rimozione del blocco. Una volta rimosso il blocco dell'utente, se i file non sono soggetti a un altro blocco o a una regola di conservazione, verranno eliminati.

  • Se un utente non è un membro del Drive condiviso eliminato, ma ha accesso a un file al suo interno come individuo (non come membro di un gruppo) e se questo utente è soggetto a un blocco, solo quel file verrà conservato finché non sarà rimosso il blocco dell'utente. I file che non corrispondono a una regola di conservazione o a un blocco vengono eliminati.

 

Informazioni importanti su Drive e la ricerca

In che modo Vault cerca gli elementi su Drive?

Vault cerca su Drive tutti gli elementi di proprietà degli utenti specificati nella voce di ricerca e gli elementi condivisi direttamente con loro. Nella ricerca di Vault possono essere inclusi gli elementi di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che quest'ultimo sia membro di quel Drive condiviso o meno. Non sono invece incluse le cartelle o le scorciatoie di Drive.

Posso cercare Drive condivisi?

Sì, puoi cercare direttamente i Drive condivisi selezionati oppure, quando esegui una ricerca per unità organizzative o account specifici, puoi scegliere di includere i risultati dei Drive condivisi.

Quali parti degli elementi su Drive sono disponibili per la ricerca?

Per tutti gli elementi, puoi cercare il titolo, il proprietario, la data dell'ultima modifica e altri metadati.

Per i tipi di file supportati, puoi cercare parole e frasi presenti nei contenuti dei file. Vault indicizza le prime 100 pagine dei file di testo e le prime 10 pagine di testo nei PDF di immagini.

È possibile cercare testo all'interno dei seguenti tipi di file:

Vault non indicizza i contenuti di file video, audio, immagine o binari.

Quali tipi di file posso visualizzare in anteprima con Vault per Drive?

Puoi visualizzare in anteprima i seguenti tipi di file:

  • File creati con Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google e Disegni Google
  • File caricati come .docx, .pdf e .xlsx
I file collegati potrebbero non essere inclusi quando cerchi ed esporti file in Drive

In alcuni editor di Documenti Google, gli utenti possono collegare un file a un altro file. Ad esempio, in un documento Google puoi inserire un grafico collegato ai dati di un foglio di lavoro di Fogli Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Quando cerchi file su Drive, Vault restituisce solo quelli che corrispondono ai criteri di ricerca. Se questi file sono collegati a file che non corrispondono alla tua query, i file collegati non vengono inclusi nei risultati.

Posso cercare all'interno della cronologia delle revisioni di un documento?

No. Puoi cercare solo nella versione più recente di un file, ma puoi inserire la data della versione come parte della ricerca. Quando inserisci la data della versione, Vault cerca la versione corrente del file, ma visualizzi in anteprima ed esporti i contenuti dell'ultima versione salvata prima delle ore 00:00 UTC della data specificata. Il controllo delle versioni è supportato solo su Google Drive per Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google. 

Vengono riportate alcune proprietà della versione attuale, a prescindere dalla data della versione specificata. Tra queste sono inclusi il titolo della versione, le persone con cui è stata condivisa, la data/ora dell'ultima modifica e altri dati contenuti del file metadata.xml di Vault.

Le istantanee della versione includono i commenti, soggetti ai seguenti criteri:

  • I commenti aperti sono inclusi solo se l'organizzazione dispone dell'accesso per commenti o in modifica al documento. I commenti non vengono inclusi se hai solo l'accesso in visualizzazione.
  • Un singolo commento aperto (senza risposte) verrà incluso se: 1) il commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Un commento non è incluso nelle versioni precedenti alla sua creazione.
  • La versione integrale di un thread di commenti aperto (con risposte) verrà inclusa se: 1) il primo commento era già stato creato alla data della versione e 2) il testo commentato esisteva in quella versione (anche se attualmente risulta eliminato). Ad esempio, se un thread di commenti comprende due messaggi creati rispettivamente il 1° e il 5 ottobre, una ricerca con data della versione 2 ottobre conterrà entrambi i commenti, anche se il commento del 5 ottobre non esisteva nella data specificata.
  • I commenti modificati vengono inclusi così come sono attualmente, non come si presentavano alla data/ora della versione.
  • I commenti risolti o eliminati non vengono inclusi in una versione, anche se erano aperti alla data/ora specificata per la versione.
Posso cercare nell'unità organizzativa di primo livello della mia organizzazione?

No. Non puoi cercare nell'unità organizzativa di primo livello. Seleziona un'unità organizzativa secondaria o account individuali. Puoi cercare su Drive fino a un massimo di 5000 account (come account individuali o membri di unità organizzative).

La data e l'ora di creazione e modifica di un file caricato dipendono dall'origine del file
La data e l'ora di creazione e modifica impostate da Drive per un file quando viene caricato per la prima volta potrebbero corrispondere al file locale o alla data e ora di caricamento, a seconda di come il file è stato aggiunto a Drive. Nella tabella seguente sono indicate la data e l'ora utilizzate per fonti diverse, dove:
  • Caricamento: il timestamp indica quando il file è stato caricato su Drive
  • Locale: il timestamp corrisponde a quello del file originale sul dispositivo o servizio di origine.
Origine file (client) Data/ora di creazione Data/ora di modifica
App web Caricamento

Prima dell'8 aprile 2020: caricamento

Dopo l'8 aprile 2020: locale

Drive File Stream Locale Locale
Backup e sincronizzazione Caricamento Locale
iOS Caricamento Caricamento
Android Caricamento Caricamento
G Suite Migrate Locale Locale
API Drive Può essere impostata dal chiamante Può essere impostata dal chiamante

Google Chat

Puoi utilizzare Vault per conservare, bloccare e cercare messaggi inviati utilizzando Google Chat. 

Informazioni importanti su Google Chat e la conservazione

Le regole di conservazione e i blocchi sono applicabili ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.

Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre alle stanze virtuali. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva. L'amministratore di G Suite attivare o disattivare la cronologia oppure lasciare che siano gli utenti a decidere.

La copertura di conservazione varia in base al tipo di regola
  • La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi diretti e le stanze virtuali.
  • Una regola di conservazione personalizzata applicata a un'unità organizzativa copre solo i messaggi diretti. Le stanze virtuali non sono coperte.
  • Una regola di conservazione personalizzata applicata a tutte le stanze virtuali copre esclusivamente le stanze virtuali, non i messaggi diretti.
I periodi di conservazione dipendono da chi partecipa; i messaggi nelle stanze virtuali esterne non vengono conservati

Messaggi diretti

Un messaggio diretto appartiene a entrambi i partecipanti alla chat. Quando i partecipanti appartengono alla stessa organizzazione, ma sono soggetti a regole di conservazione diverse, Vault conserva i messaggi in base alla regola che scade per ultima.

Utenti esterni: quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, i messaggi diretti vengono conservati in base alle regole di conservazione di ogni organizzazione.

Ad esempio, l'azienda A conserva i messaggi diretti per una settimana e l'Azienda B li conserva per due anni. Vault gestisce i messaggi diretti tra gli utenti dell'Azienda A e quelli dell'Azienda B nel seguente modo:

  • L'azienda A conserva i messaggi diretti per 1 settimana; successivamente, tutti i messaggi che non sono stati rimossi vengono eliminati e non sono più disponibili per gli utenti. Chat applica un periodo di conservazione di 30 giorni in virtù del quale i messaggi vengono conservati per 30 giorni dopo l'eliminazione. Durante questo periodo, i messaggi sono ancora disponibili in Vault. Al termine del periodo di conservazione di Chat, i messaggi diretti non saranno più disponibili in Vault per l'azienda A.
  • L'azienda B conserva i messaggi diretti per 2 anni, durante i quali gli utenti possono cercarli ed esportarli. Dopo 2 anni, i messaggi che non sono ancora stati eliminati saranno rimossi e verranno conservati in virtù del periodo di conservazione di 30 giorni di Chat. Al termine del periodo di conservazione di Chat, i messaggi diretti non saranno più disponibili in Vault per l'azienda B e verranno eliminati definitivamente dai sistemi di Google.

Stanze virtuali

Una conversazione in una stanza virtuale è di proprietà di tutti i partecipanti alla conversazione. Quando i partecipanti appartengono alla stessa organizzazione, ma sono soggetti a regole di conservazione diverse, Vault conserva i messaggi in base alla regola che scade per ultima.

Utenti esterni: quando i partecipanti appartengono a organizzazioni diverse, la conversazione viene conservata in base alle regole dell'organizzazione di cui fa parte l'autore della stanza virtuale. Se gli utenti della tua organizzazione partecipano a stanze virtuali di proprietà di un'altra organizzazione, i loro messaggi saranno disponibili per la conservazione, i blocchi, la ricerca o l'esportazione in Vault.

Alla scadenza di un periodo di conservazione, Vault elimina definitivamente tutti i messaggi di Chat coperti

Le regole di conservazione di Chat non offrono l'opzione che consente di eliminare definitivamente solo i messaggi che sono già stati eliminati dagli utenti. Una regola di conservazione che rimuove i messaggi li elimina definitivamente alla scadenza del periodo di conservazione.

Informazioni importanti su Google Chat e i blocchi

Le regole di conservazione e i blocchi sono applicabili ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.

Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre alle stanze virtuali. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva. L'amministratore di G Suite attivare o disattivare la cronologia oppure lasciare che siano gli utenti a decidere.

Un blocco può conservare le conversazioni nelle stanze virtuali solo se l'utente ha inviato un messaggio e la stanza virtuale è di proprietà della tua organizzazione

Un blocco applicato a un account utente include i thread di messaggi nelle stanze virtuali in cui l'utente ha inviato almeno un messaggio.Le conversazioni in una stanza virtuale in cui l'utente non era un partecipante attivo non sono coperte dal blocco, anche se l'utente potrebbe aver visualizzato i messaggi. I blocchi non vengono applicati ai messaggi inviati nelle stanze virtuali di proprietà di un'altra organizzazione.

I messaggi diretti inviati a un utente sottoposto a blocco vengono conservati dal blocco anche se l'utente non risponde o se il mittente è un utente esterno.

Non è possibile sottoporre a un blocco un'intera stanza virtuale

Le stanze virtuali di Chat non possono essere limitate a una singola unità organizzativa, il che significa che chiunque faccia parte della tua organizzazione può essere invitato a entrare in qualsiasi stanza virtuale. In Vault non sono sottoposti a blocco i messaggi inviati da partecipanti a una stanza virtuale non soggetti a blocco.
I messaggi sottoposti a blocco sono sempre visibili per gli utenti di Vault che dispongono dei privilegi di accesso necessari

Quando un messaggio sottoposto a blocco viene eliminato da un utente o in base a una regola di conservazione, l'utente non può più accedervi. Tuttavia, un utente con i privilegi appropriati può utilizzare Vault per cercare, visualizzare ed esportare il messaggio.

Informazioni importanti su Google Chat e la ricerca

I file condivisi con gli utenti di Chat possono essere archiviati su Drive

Quando qualcuno utilizza Google Chat per condividere Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, Chat inserisce un link anziché allegare una copia del file al messaggio. Poiché il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso quando conservi, sottoponi a blocchi, cerchi o esporti messaggi di chat.

Per file non Google direttamente allegati a un messaggio di chat, Vault indicizza la maggior parte dei tipi di file basati su testo (ad esempio, file con le estensioni .pdf, .xslx e .docx). Questi allegati sono inclusi quando cerchi ed esporti messaggi di chat e sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi relativi alle chat.

Vault può visualizzare l'anteprima di massimo 1000 messaggi per conversazione

Anche se Vault può esportare tutti i messaggi restituiti dalla ricerca, il limite per le anteprime è di 1000 messaggi. Per visualizzare l'anteprima di un gran numero di messaggi, puoi utilizzare i termini di ricerca e altri criteri per circoscrivere i risultati a gruppi di messaggi più piccoli.

Vault recupera una conversazione solo se un partecipante oggetto della ricerca invia almeno un messaggio nella stanza virtuale di proprietà dell'organizzazione
  • Vault restituisce solo i messaggi diretti e le conversazioni in cui un partecipante oggetto della ricerca ha inviato almeno un messaggio.
  • Le conversazioni in cui il partecipante potrebbe aver visualizzato i messaggi, ma senza rispondere, non sono incluse nei risultati di ricerca.
  • I messaggi inviati dagli utenti dell'organizzazione nelle stanze virtuali di proprietà di un'altra organizzazione non possono essere soggetti a conservazione, blocchi, ricerca o esportazione da parte di Vault.
  • Puoi cercare ed esportare i messaggi inviati da utenti esterni nelle stanze virtuali create da un membro della tua organizzazione.
Nelle ricerche di dati bloccati non sono incluse le conversazioni nelle stanze virtuali, a meno che un utente bloccato non invii un messaggio
Quando cerchi dati bloccati in una pratica, Vault restituisce una conversazione di una stanza virtuale solo se un utente bloccato ha inviato almeno un messaggio e la stanza virtuale è stata creata da un utente della tua organizzazione.
Sono disponibili per la ricerca solo i messaggi diretti inviati con la cronologia attiva e le conversazioni che si svolgono nelle stanze virtuali di proprietà della tua organizzazione

Vault può cercare solo i messaggi diretti inviati quando la cronologia è attiva. L'amministratore di G Suite può attivare o disattivare la cronologia oppure lasciare che siano gli utenti a decidere.

Le conversazioni nelle stanze virtuali create da un utente della tua organizzazione sono sempre disponibili per la ricerca in Vault. Tuttavia, non puoi cercare nei messaggi inviati dagli utenti della tua organizzazione all'interno di stanze virtuali di proprietà di un'altra organizzazione.

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