Tipi di dati supportati

Vault supporta i seguenti servizi G Suite:

Servizio Gestione conservazione Blocco Ricerca ed esportazione
Gmail e
versione classica di Hangouts (con cronologia attiva)
checkmark checkmark checkmark
Drive (tipi di file supportati) checkmark checkmark checkmark
Gruppi checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (con cronologia attivata) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Si applicano i
blocchi su Drive
Utilizza la ricerca e
l'esportazione di Drive

Nota: i clienti di Drive Enterprise possono eseguire attività di eDiscovery solo nei file su Drive. Ulteriori informazioni

Messaggi di Gmail e di Gruppi

Vault si integra perfettamente con Gmail e Google Gruppi. Di conseguenza, se cerchi dei messaggi in Vault, di fatto esegui la ricerca nell'archivio dei messaggi della tua organizzazione. Ciò significa che:

  • I messaggi sono disponibili in Vault non appena vengono ricevuti da Gmail o pubblicati in un gruppo.
  • Puoi utilizzare gli stessi operatori di ricerca che conosci e usi per Gmail.
  • Vault indicizza approssimativamente le prime 250 pagine di testo in un messaggio. 

Ulteriori informazioni sull'indicizzazione e la ricerca

Messaggi Gmail con contenuti provenienti da altre fonti

Messaggi Gmail con contenuti provenienti da altri prodotti Google

Quando qualcuno utilizza Gmail per condividere Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, Gmail inserisce un link anziché allegare una copia del file all'email. Poiché il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso quando conservi, blocchi, cerchi o esporti messaggi.

Gli utenti di Gmail possono condividere link a contenuti archiviati in altri prodotti Google, come YouTube e Google Foto. Vault non supporta i servizi Google aggiuntivi, quindi non puoi conservare, bloccare o esportare i loro contenuti oppure eseguire ricerche al loro interno.

Messaggi Gmail con contenuti AMP

Le email dinamiche contengono markup che consente di visualizzare contenuti AMP in Gmail. Altri prodotti Google possono inviare messaggi che includono contenuti AMP; inoltre, gli utenti della tua organizzazione possono ricevere email dinamiche da mittenti esterni.

Con le email dinamiche, ad esempio, un utente Gmail può:

  • Visualizzare commenti di Documenti Google nel loro stato corrente al momento in cui l'utente apre il messaggio di notifica in Gmail.
  • Pubblicare rapidamente le risposte e risolvere i commenti senza aprire il documento.
  • Eseguire attività aggiuntive basate sul Web all'interno del messaggio, come rispondere agli inviti e ai sondaggi.

Osservando la sorgente originale di un'email dinamica, noterai tre tipi di contenuti simili:

  • Testo non criptato (per i client email che visualizzano solo testo non criptato).
  • HTML (per i client email che non visualizzano i contenuti dinamici).
  • Markup AMP. Quando un utente di Gmail apre il messaggio, vedrà contenuti AMP dinamici e interattivi. Il markup AMP è in grado di recuperare gli eventuali aggiornamenti presenti nel momento in cui il messaggio viene aperto e mostrarli immediatamente all'utente.

A causa della natura dinamica di questi messaggi, i contenuti visualizzati in Gmail potrebbero cambiare con il passare del tempo. Ad esempio, una notifica di commento proveniente da un documento Google attivo potrebbe essere diversa ogni volta che l'utente riapre lo stesso messaggio nel corso di diversi giorni.

Supporto di Vault per le email dinamiche

  • Quando visualizzi l'anteprima di un'email dinamica, Vault visualizza la versione HTML del messaggio. Fai clic su Mostra originale per visualizzare tutte le parti del messaggio, incluso il markup AMP.
  • Quando esporti email dinamiche, nell'esportazione sono inclusi tutti i contenuti in testo non criptato, HTML e markup AMP.
  • Vault conserva tutti i contenuti HTML, di testo non criptato e markup AMP inclusi nell'email dinamica. Vault non ha la possibilità di conservare i contenuti dinamici che si possono recuperare e visualizzare quando l'utente apre un'email dinamica.
  • Vault è in grado di eseguire ricerche nel testo non criptato e nell'HTML delle email dinamiche. Tuttavia, il markup AMP e i contenuti AMP non sono indicizzati e non è possibile eseguire ricerche al loro interno.

Vault non è in grado di sapere se gli utenti di Gmail hanno di fatto visualizzato i contenuti dinamici quando hanno aperto un messaggio contenente markup AMP. Gmail non visualizza i contenuti dinamici se:

  • Un amministratore di G Suite disattiva le email dinamiche per la tua organizzazione.
  • Gli utenti cambiano le proprie impostazioni di Gmail per disattivare le email dinamiche.

In entrambi i casi, i contenuti AMP non saranno visualizzati in Gmail. Tuttavia, il markup AMP viene ugualmente incluso nell'origine del messaggio ed è disponibile in Vault.

Quali tipi di contenuti vengono indicizzati?

Gmail indicizza la maggior parte dei tipi di file testuali che sono direttamente allegati a un messaggio. Tra questi sono inclusi i tipi di file con estensioni .pdf, .xslx e .docx. In Gmail, questi allegati sono inclusi nelle ricerche e nelle esportazioni dei messaggi e sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi vigenti.

I file video e audio, le immagini e i file binari inclusi o allegati ai messaggi non vengono indicizzati.

I risultati di ricerca visualizzati in Vault corrispondono solo al primo megabyte di dati?

No. Anche se la ricerca e l'indicizzazione vengono eseguite approssimativamente sul primo megabyte, in caso di corrispondenza, in Vault vengono visualizzati il messaggio completo e gli eventuali allegati.

Vault consente la conservazione, il blocco e la ricerca di tutti i messaggi di Gruppi?

Vault può bloccare, conservare e cercare i messaggi dei gruppi in cui è attiva l'archiviazione. Tuttavia, i proprietari di gruppi possono attivare o disattivare l'archiviazione per i propri gruppi. Se il proprietario di un gruppo disattiva l'archiviazione, i messaggi di quel gruppo saranno ancora disponibili nelle caselle di posta degli utenti.

In che modo Vault gestisce le bozze dei messaggi email?

Quando cerchi ed esporti messaggi da Gmail, nei risultati potrebbero essere include le bozze dei messaggi. I dati Gmail di un utente possono includere tre tipi di bozze di messaggi:

  • Messaggi non inviati nella cartella Bozze: questi messaggi sono soggetti a blocchi e regole di conservazione. 
  • Bozze eliminate: un messaggio eliminato da un utente prima di essere inviato viene immediatamente rimosso dalla visualizzazione dell'utente. Il messaggio verrà eliminato definitivamente 30 giorni dopo, a prescindere dalla presenza di eventuali blocchi o regole di conservazione.
  • Versioni di bozze di messaggi salvate automaticamente: mentre un utente scrive un messaggio, Gmail ne salva automaticamente una versione ogni volta che l'utente smette di scrivere per alcuni secondi. Solo la versione più recente della bozza è visibile all'utente. Tuttavia, le versioni precedenti sono disponibili per la ricerca e l'esportazione da parte di Vault. Queste versioni restano disponibili per Vault anche dopo che l'utente ha inviato il messaggio. Ogni versione di una bozza di messaggio viene eliminata definitivamente 30 giorni dopo il salvataggio in Gmail. Le versioni non sono soggette a blocchi o a regole di conservazione.

Puoi selezionare la casella Escludi bozze per le regole di conservazione nuove o esistenti in modo da rimuovere dalla copertura di conservazione i messaggi non inviati contenuti nelle cartelle delle bozze degli utenti.

Puoi rimuovere le bozze dei messaggi anche dai risultati di ricerca e dalle esportazioni:

  • Seleziona la casella Escludi bozze prima di effettuare la ricerca.
    • Le anteprime includeranno le versioni delle bozze di messaggi salvate automaticamente. Tuttavia, sono esclusi altri tipi di bozze.
    • Tutti i tipi di bozze di messaggi sono esclusi dall'esportazione.
  • Aggiungi -(label:^deleted AND label:drafts) ai termini di ricerca:
    • Le anteprime includeranno i messaggi non inviati contenuti nella cartella Bozze e le versioni salvate automaticamente delle bozze dei messaggi. Sono tuttavia escluse le bozze eliminate.
    • Tutte le bozze dei messaggi salvate automaticamente e quelle eliminate sono escluse dall'esportazione. I messaggi non inviati contenuti nella cartella Bozze sono inclusi nell'esportazione.
In che modo Vault gestisce i messaggi in modalità riservata di Gmail?

La modalità riservata di Gmail consente agli utenti di limitare l'accesso ai contenuti sensibili da parte dei destinatari. Questa funzionalità è disponibile per tutti gli account Gmail personali e per i domini G Suite in cui è stata attivata.

Quando un utente invia un messaggio riservato, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un link. Solo l'oggetto e il corpo del messaggio contenente il link vengono inviati tramite SMTP. Ulteriori informazioni su come inviare messaggi con la modalità riservata di Gmail.

Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti del dominio

Se la tua organizzazione attiva la modalità riservata di Gmail, Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare tutti i messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti della tua organizzazione.

I messaggi riservati inviati dopo il 30 novembre 2018 sono visibili per Vault nelle caselle di posta di tutti i mittenti e i destinatari interni. I messaggi sono sempre disponibili per Vault, anche quando il mittente imposta una data di scadenza o revoca l'accesso ai messaggi in modalità riservata da parte dei destinatari.

Messaggi in modalità riservata ricevuti dall'esterno del dominio 

Anche quando per il tuo dominio non è attiva la modalità riservata di Gmail, i tuoi utenti potrebbero ricevere messaggi in modalità riservata da altri clienti di G Suite e da account Gmail personali.

I messaggi in modalità riservata inviati da soggetti esterni sono di proprietà dei rispettivi mittenti e non sono visibili per Vault. Puoi bloccare, conservare, cercare ed esportare intestazioni e oggetti di messaggi riservati esterni. Tuttavia, non puoi cercare o esportare contenuti o allegati di messaggi riservati esterni.

Nota: gli amministratori di G Suite possono creare una regola di conformità che impedisca ai messaggi in modalità riservata in arrivo di essere consegnati al dominio.

Utilizzare i messaggi in modalità riservata

Vault supporta i messaggi in modalità riservata nel modo seguente:

  • Vault restituisce i messaggi riservati interni che corrispondo alla query di ricerca. Puoi nascondere i contenuti dei messaggi riservati quando visualizzi l'anteprima ed escludere i contenuti dei messaggi riservati quando stampi o esporti i messaggi.
  • Puoi utilizzare label:confidentialmode per cercare i messaggi riservati. Puoi utilizzare questa etichetta anche per applicare blocchi e regole di conservazione personalizzate specificamente ai messaggi riservati.

Versione classica di Hangouts e Google Talk

Importante: a partire da ottobre 2019, la versione classica di Hangouts verrà ritirata per tutti clienti di G Suite. Gli amministratori di Vault devono prendere provvedimenti per prepararsi a questa transizione.

Vault supporta completamente le chat nella versione classica di Hangouts e in Google Talk. Puoi conservare, cercare e applicare blocchi in:

  • Versione classica di Hangouts con cronologia attivata. Gli amministratori di G Suite possono attivare o disattivare la cronologia oppure lasciare che siano gli utenti a decidere. Per maggiori dettagli, vedi l'articolo su come attivare o disattivare la cronologia chat. Quando la cronologia è attiva, Vault archivia tutte le chat di Gmail e delle app per dispositivi mobili della versione classica di Hangouts.
  • Chat di Google Talk salvate nel registro. Gli amministratori di G Suite non possono imporre il salvataggio delle chat nel registro. Possono però disattivare la cronologia chat per un dominio.
Nota: Vault supporta completamente gli Hangout successivi all'avvio della funzionalità. Per gli Hangout precedenti l'8 aprile 2015 è possibile cercare, esportare e bloccare solo le chat salvate nel registro.

Le informazioni sulla versione classica di Hangouts disponibili per Vault includono:

  • Tutti gli utenti che hanno partecipato alle chat.
  • Tutti i messaggi scambiati durante le chat, più i link a eventuali allegati.
  • I nomi degli Hangout di gruppo. I partecipanti hanno la possibilità di assegnare un nome agli Hangout di gruppo. Non è invece possibile assegnare un nome alle chat tra due utenti.
  • L'ora di inizio e di fine delle chat.

Le informazioni seguenti non sono disponibili per Vault:

  • Inviti alle chat non accettati. Se un utente non partecipa alla chat, i messaggi inviati a tale utente non vengono conservati.
  • Videochiamate.
  • Chat in Documenti Google.
  • Immagini inviate mediante la versione classica di Hangouts.

Come vengono archiviati gli Hangout della versione classica

Vault raggruppa tutti i messaggi della versione classica di Hangouts in un unico thread. I messaggi vengono aggiunti in modo continuo al thread a meno che:

  • Non siano trascorse tre ore dall'invio dell'ultimo messaggio di una chat.
  • Un thread non contenga più di 1000 messaggi.

Quando esporti un messaggio della versione classica di Hangouts, nel file esportato che scarichi è incluso l'intero thread.

Attivare il supporto per la versione classica di Hangouts

Per attivare il supporto completo di Hangouts con la cronologia attivata:

  • Attiva la versione classica di Hangouts per il tuo dominio.
  • Verifica che Gmail sia attivato per tutti gli utenti della versione classica di Hangouts. I messaggi della versione classica di Hangouts vengono archiviati nello stesso sistema che archivia le email di Gmail. Vault non può bloccare o conservare i messaggi della versione classica di Hangouts inviati o ricevuti dagli account per cui Gmail è disattivato. I messaggi della versione classica di Hangouts inviati prima dell'attivazione di Gmail non possono essere recuperati.

Drive

Puoi utilizzare Vault per conservare, bloccare e cercare file nei Drive e nei Drive condivisi della tua organizzazione. Vault supporta tipi di file di Google e non, come ad esempio PDF, DOCX e JPG.

Informazioni importanti su Drive e la conservazione

Tipi di file supportati da Vault per Drive
Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare i seguenti file archiviati su Drive:
  • Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Disegni Google
  • Registrazioni di Hangouts Meet
  • File di Jamboard che sono stati salvati sui Drive degli utenti
  • File non Google che gli utenti hanno caricato su Drive 

La copertura di conservazione varia in base al tipo di regola

Le regole di conservazione si applicano ai file appartenenti agli utenti dell'unità organizzativa in cui sono in vigore e ai file condivisi direttamente con loro. Questo riguarda anche i file di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che l'utente sia o meno membro di quel Drive condiviso.

Se l'opzione Includi unità condivise è selezionata, le regole di conservazione si applicano anche ai Drive condivisi che includono i membri dell'unità organizzativa interessata.

Alla scadenza del periodo di copertura, solo i file di proprietà di questi utenti vengono eliminati definitivamente

Le regole di conservazione trattengono tutti i file applicabili nel Drive di un utente (compresi i file dei Drive condivisi, se la regola è stata configurata in modo da includerli). Sono inclusi i file di proprietà di o condivisi con utenti nell'unità organizzativa applicabile. Tuttavia, alla scadenza del periodo di copertura, Vault elimina definitivamente solo i file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa interessata. I file condivisi dall'esterno dell'unità organizzativa non vengono mai eliminati definitivamente.

Drive condivisi e conservazione

Se decidi di applicare una regola di conservazione personalizzata ai Drive condivisi, tieni presente che:

  • Una regola personalizzata che copre Tutti i Drive condivisi interessa la copertura di conservazione di tutti i Drive condivisi del dominio.
  • Una regola personalizzata che copre Drive condivisi specifici interessa solo la copertura di conservazione dei Drive condivisi selezionati.

I file dei Drive condivisi possono essere eliminati definitivamente soltanto mediante regole di conservazione specifiche dei Drive condivisi:

  • Le regole di conservazione trattengono tutti i file applicabili nel Drive di un utente (compresi i file del Drive condiviso, se la regola è stata configurata in modo da includerli). Tuttavia, dal momento che i file del Drive condiviso sono di proprietà del team e non di un utente specifico, possono essere eliminati definitivamente solo in base a regole di conservazione specifiche del Drive condiviso.
  • Le regole che si applicano agli utenti e in cui l'opzione Includi Drive condivisi è selezionata possono estendere la copertura solo al ciclo di vita dei file del Drive condiviso.
L'implementazione di regole di conservazione e la scadenza dei file di Drive possono essere soggette a ritardi
  • Quando crei o aggiorni una regola di conservazione, può essere necessario attendere fino a tre ore affinché la regola si propaghi. I file eliminati dagli utenti durante il periodo di propagazione non sono conservati e non è possibile recuperarli.
  • Quando scade il periodo di copertura, può essere necessario attendere fino a 15 giorni affinché i file interessati vengano rimossi da Drive.
I blocchi e le regole di conservazione si applicano solo ai file creati dagli utenti del tuo dominio

I file creati esternamente al tuo dominio e condivisi con i tuoi utenti non sono soggetti ai criteri di conservazione o ai blocchi della tua organizzazione.

Vault non consente la creazione di regole di conservazione di Drive con criteri di conservazione identici

Ogni regola di conservazione personalizzata creata per i file di Drive deve: 

  • Avere una data di ultima modifica o di creazione univoca.
    OPPURE
  • Essere applicabile a un insieme di utenti univoco.

Ad esempio, può crearsi un conflitto se configuri una regola che si applica a un'unità organizzativa e tenti di aggiungerne un'altra che si applica a un Drive condiviso a cui hanno accesso tutti i membri dell'unità organizzativa. Vault rifiuterà la nuova regola se questa ha la stessa data di ultima modifica o di creazione di quella precedente.

Inoltre, puoi utilizzare l'opzione Includi Drive condivisi per rendere univoca una regola di conservazione. Non vi è conflitto tra due regole con criteri di conservazione identici se solo una di queste include i Drive condivisi.

I file soggetti a più regole di conservazione sono sempre conservati in base alla regola con il periodo di conservazione più lungo.

Gestire la conservazione per le app che archiviano dati su Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Regole di conservazione e file nel cestino

Puoi impostare regole di conservazione personalizzate che eliminano definitivamente i file un determinato numero di giorni dopo che gli utenti li hanno spostati nel cestino. Solo i file spostati nel cestino il 1° agosto 2016 o in data successiva sono soggetti alle regole che governano gli elementi spostati nel cestino:

  • Le regole relative a elementi spostati nel cestino vengono applicate sia ai file che si trovano nel cestino di un utente, sia ai file che sono stati eliminati quando l'utente ha svuotato il cestino.
  • Le regole relative a elementi spostati nel cestino eliminano definitivamente soltanto i file di proprietà dell'utente o presenti nel Drive condiviso a cui vengono applicate.
  • Se un file presente nel cestino è interessato da più regole di conservazione, le regole relative a elementi spostati nel cestino avranno la precedenza su tutte le altre regole di conservazione. Se un file è interessato da più regole relative a elementi spostati nel cestino, il file sarà conservato in base alla regola per la quale è specificata la durata maggiore. I blocchi hanno la precedenza sulle regole di conservazione.
  • I file dei Drive condivisi non soggetti a un blocco o a una regola di conservazione vengono eliminati definitivamente da tutti i sistemi Google circa 30 giorni dopo essere stati spostati nel cestino.
Le regole di conservazione non estendono la copertura ai file incorporati in documenti e presentazioni

Gli utenti possono collegare un file Google a un altro file Google. Ad esempio, un utente che modifica un documento Google può creare un grafico collegato ai dati contenuti in un foglio Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Nell'esempio precedente, se una regola di conservazione conserva il documento e nessuna regola di conservazione o nessun blocco conserva il foglio di lavoro, quest'ultimo può essere eliminato definitivamente anche se il documento viene conservato.

Informazioni importanti su Drive e i blocchi

La copertura varia in base al tipo di regola
  • I blocchi vengono applicati ai file di proprietà degli utenti dell'unità organizzativa coperta dal blocco e ai file condivisi direttamente con quegli utenti. Sono inclusi i file di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che l'utente sia o meno membro di quel Drive condiviso.
  • Se applichi un blocco a Drive condivisi, verrà applicato anche ai Drive condivisi di cui sono membri gli utenti interessati dal blocco.
  • Non puoi applicare un blocco a un Drive condiviso: devi sottoporre a blocco i suoi membri e selezionare la casella Includi Drive condivisi.
In che modo i Drive condivisi influiscono su un blocco?
I file contenuti in un Drive condiviso non verranno conservati da un blocco nei seguenti casi:
  • Se un membro del Drive condiviso:
    • Sposta un file al di fuori del Drive condiviso ed è soggetto a un blocco.
    • Rimuove dal Drive condiviso un membro attualmente soggetto a un blocco e nessun altro membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.
  • Nessun membro del Drive condiviso è soggetto a un blocco.

 

Informazioni importanti su Drive e la ricerca

In che modo Vault cerca file su Drive?

Vault esegue ricerche su Drive in tutti i file appartenenti agli utenti specificati nella voce di ricerca e nei file condivisi direttamente con loro. Sono inclusi i file di un Drive condiviso che sono stati condivisi direttamente con un utente, indipendentemente dal fatto che l'utente sia o meno membro di quel Drive condiviso.

Vault esegue ricerche anche in:

  • Tutti i file appartenenti agli utenti specificati nella query di ricerca e condivisi direttamente con loro.
  • Drive condivisi nella tua organizzazione che sono stati condivisi direttamente con gli utenti specificati nella query.
  • File su Drive condivisi che sono stati condivisi direttamente con gli utenti specificati nella query.
  • File su Drive condivisi esterni che sono stati condivisi direttamente con gli utenti specificati nella query. Tieni presente che Vault non può cercare in un Drive condiviso di proprietà esterna che è stato condiviso con utenti dell'organizzazione, anche se contiene file condivisi direttamente con loro.
Posso eseguire ricerche nei Drive condivisi?

Sì. Quando cerchi file su Drive, hai due opzioni:

  • Quando cerchi file appartenenti a specifici utenti o unità organizzative, puoi selezionare una casella che consente di includere nella ricerca i risultati dei Drive condivisi associati.
  • Puoi utilizzare Vault per trovare Drive condivisi e, successivamente, puoi cercare file nei Drive condivisi selezionati.
Quale parte dei file di Drive è disponibile per la ricerca?

Puoi cercare parole e frasi che ricorrono nei nomi e nei contenuti dei file. Vault indicizza le prime 100 pagine dei file di testo e le prime 10 pagine di testo nei PDF di immagini.

È possibile cercare testo all'interno dei seguenti tipi di file:

Nota: i clienti di G Suite for Government non possono eseguire ricerche nei contenuti dei file. Possono tuttavia cercare nomi e altre proprietà dei file.

Vault non indicizza i file video, audio, immagine o binari.

Quali tipi di file posso visualizzare in anteprima con Vault per Drive?

Puoi visualizzare in anteprima i seguenti file:

  • File Google quali Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni
  • File caricati dagli utenti quali .docx, .pdf e .xlsx
I file collegati potrebbero non essere inclusi quando esegui ricerche ed esporti file in Drive

Gli utenti possono collegare un file Google a un altro file Google. Ad esempio, un utente che modifica un documento Google può creare un grafico collegato ai dati contenuti in un foglio Google. Ogni volta che il foglio di lavoro viene aggiornato, viene aggiornato anche il grafico nel documento.

Quando cerchi file su Drive, Vault restituisce solo quelli che corrispondono ai criteri di ricerca. Se tali file includono file collegati che non rientrano nella query, i file collegati non vengono inclusi nei risultati.

Posso cercare all'interno della cronologia delle revisioni di un documento?

No. Attualmente puoi cercare solo nella versione più recente di un file. Tuttavia, puoi inserire la data della versione durante la ricerca. Ciò consente di recuperare un'istantanea di ogni file che mostra le modifiche apportate fino alla fine del giorno alla data indicata. Il controllo delle versioni è supportato solo in Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google.
La cronologia delle versioni di un file non include modifiche ai seguenti elementi:

  • Titolo
  • Persone con cui è stato condiviso
  • Commenti (viene inclusa solo la versione più recente dei commenti irrisolti)
Vault è in grado di cercare su Google Drive per l'intero dominio?

Vault può eseguire ricerche all'interno di un massimo di 5.000 utenti (singoli utenti o membri di unità organizzative).

Hangouts Chat

Puoi utilizzare Vault per conservare, bloccare e cercare messaggi inviati utilizzando Hangouts Chat. 

Informazioni importanti su Hangouts Chat e la conservazione

Le regole di conservazione e i blocchi sono applicabili ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.

Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre alle stanze virtuali. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva. L'amministratore di G Suite attivare o disattivare la cronologia oppure lasciare che siano gli utenti a decidere.

La copertura di conservazione varia in base al tipo di regola
  • La regola di conservazione predefinita si applica a tutti i messaggi diretti e le stanze virtuali.
  • Una regola di conservazione personalizzata applicata a un'unità organizzativa copre solo i messaggi diretti. Le stanze virtuali non sono coperte.
  • Una regola di conservazione personalizzata applicata a tutte le stanze virtuali copre esclusivamente le stanze virtuali. I messaggi diretti non sono coperti.
I messaggi diretti e le conversazioni nelle stanze virtuali sono di proprietà di tutti i partecipanti
Un messaggio diretto appartiene a entrambi i partecipanti alla chat.  Una conversazione in una stanza virtuale è di proprietà di tutti i partecipanti alla conversazione. Se i partecipanti sono coperti da criteri di conservazione diversi, Vault conserva i messaggi in base alla regola con la durata maggiore.

Alla scadenza di un periodo di conservazione, Vault elimina definitivamente tutte le chat di Hangouts Chat coperte

Una regola di conservazione che rimuove i messaggi eliminerà definitivamente tutti i messaggi quando scade il periodo di conservazione. Non esiste alcuna opzione che consenta di impostare regole di conservazione che eliminino definitivamente solo i messaggi eliminati dagli utenti.

Informazioni importanti su Hangouts Chat e i blocchi

Le regole di conservazione e i blocchi sono applicabili ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva.

Le regole di conservazione e i blocchi si applicano sempre alle stanze virtuali. Tuttavia, si applicano ai messaggi diretti solo se la cronologia è attiva. L'amministratore di G Suite attivare o disattivare la cronologia oppure lasciare che siano gli utenti a decidere.

Un blocco può conservare le conversazioni nelle stanze virtuali solo se l'utente bloccato ha inviato un messaggio

Un blocco applicato a un utente copre solo le conversazioni in cui ha inviato almeno un messaggio. Le conversazioni in una stanza virtuale in cui l'utente non era un partecipante attivo non sono coperte dal blocco, anche se l'utente potrebbe aver visualizzato i messaggi.
I messaggi diretti inviati a un utente sottoposto a blocco sono coperti dal blocco anche se l'utente non risponde.

Non è possibile sottoporre a un blocco un'intera stanza virtuale

Le stanze virtuali di Hangouts Chat non possono essere limitate a una singola unità organizzativa, il che significa che chiunque nel tuo dominio può essere invitato a entrare in qualsiasi stanza virtuale. In Vault non sono sottoposti a blocco i messaggi inviati da partecipanti a una stanza virtuale non soggetti a blocco. 
I messaggi coperti da blocco sono visibili agli utenti

Quando applichi un blocco, i messaggi interessati rimangono visibili all'utente, anche se avrebbero dovuto essere rimossi dalla sua vista in virtù di una regola di conservazione.

Informazioni importanti su Hangouts Chat e la ricerca

I file condivisi con gli utenti di Hangouts Chat possono essere archiviati su Drive

Quando qualcuno utilizza Hangouts Chat per condividere Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, Hangouts Chat inserisce un link anziché allegare una copia del file al messaggio. Poiché il file originale è archiviato su Drive, non viene incluso quando conservi, blocchi, cerchi o esporti messaggi di chat.

Per file non Google direttamente allegati a un messaggio di chat, Vault indicizza la maggior parte dei tipi di file basati su testo (ad esempio, file con le estensioni .pdf, .xslx e .docx). Questi allegati sono inclusi quando cerchi ed esporti messaggi di chat e sono coperti dalle regole di conservazione e dai blocchi relativi alle chat.

Vault può visualizzare l'anteprima di massimo 1000 messaggi per conversazione

Mentre Vault può esportare tutti i messaggi restituiti dalla ricerca, il limite per le anteprime è di 1000 messaggi. Per visualizzare l'anteprima di un gran numero di messaggi, puoi utilizzare i termini di ricerca e altri criteri per circoscrivere i risultati a piccoli gruppi di messaggi.

Vault recupera una conversazione solo se un partecipante oggetto della ricerca invia almeno un messaggio
Vault restituisce solo i messaggi diretti e le conversazioni in cui un partecipante oggetto della ricerca ha inviato almeno un messaggio. Le conversazioni in cui il partecipante potrebbe aver visualizzato i messaggi, ma senza rispondervi, non sono incluse nei risultati di ricerca.
Le ricerche nei dati bloccati non includono le stanze virtuali, tranne se un utente bloccato invia un messaggio
Quando cerchi dati bloccati in una pratica, Vault restituisce una conversazione da una stanza virtuale solo se un utente bloccato ha inviato almeno un messaggio.
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