Types de données acceptés

Vault est compatible avec les types de données suivants :

  Archiver Conserver Rechercher et exporter
Messagerie et version classique de Hangouts checkmark checkmark checkmark
Drive checkmark checkmark checkmark
Google Groupes checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat checkmark checkmark checkmark
Hangouts Meet checkmark Préservation à titre conservatoire
dans Drive
Utiliser Drive pour
rechercher et exporter

 

Remarque : Les clients Drive Enterprise ne peuvent effectuer des tâches d'ediscovery que sur des fichiers stockés dans Drive. En savoir plus

E-mails et messages de groupe


Vault est entièrement intégré à Gmail et à Google Groupes. Lorsque vous recherchez des e-mails avec Vault, vous effectuez en fait une recherche dans les messages archivés de votre organisation. Autrement dit :

  • Les messages sont disponibles dans Vault dès leur réception dans Gmail ou leur publication dans un groupe.
  • Vous pouvez utiliser les opérateurs de recherche Gmail auxquels vous êtes habitué.
  • Vault indexe les 250 premières pages de texte environ de chaque message. 

Informations complémentaires sur l'indexation et la recherche de messages

Quels sont les types de pièces jointes indexés ?

Les types de pièces jointes au format texte compatibles (par exemple, les fichiers portant les extensions .pdf, .xslx et .docx) sont indexés pour la recherche.

Quels sont les types de contenus non indexés ?

Les contenus vidéo, audio, image et binaires ne sont pas indexés. Il en va de même des images figurant dans les pièces jointes et le corps des e-mails.

Les résultats de recherche affichés dans Vault ne présentent-ils que le premier méga-octet de données ?

Non. Seul le premier méga-octet de données environ est indexé et consulté lors des recherches. En revanche, en cas de correspondance, l'intégralité du contenu de l'e-mail ainsi que les éventuelles pièces jointes s'affichent dans Vault.

Vault permet-il d'archiver, de conserver et de rechercher tous les messages de groupe ?

Les propriétaires de groupe ont la possibilité d'activer ou de désactiver l'archivage pour leurs groupes. Vous pouvez utiliser Vault pour archiver tous les messages des groupes, et y effectuer des recherches, dès lors que l'archivage est activé pour ces derniers. Si le propriétaire d'un groupe désactive l'archivage, les messages du groupe concerné restent disponibles dans les boîtes aux lettres des utilisateurs disposant d'une licence Vault.

Version classique de Hangouts et Google Talk

Vault est entièrement compatible avec les messages de chat rédigés dans la version classique de Hangouts et dans Google Talk. Les éléments suivants peuvent être conservés et faire l'objet de recherches ou de procédures de préservation :

  • Messages de chat Hangouts lorsque l'historique est activé. Les administrateurs G Suite peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire. Pour plus d'informations, consultez l'article Historique des chats. Lorsque celui-ci est activé, Vault archive tous les messages de chat, qu'ils soient rédigés dans Gmail, dans Google+ ou dans une application mobile.
  • Messages de chat Google Talk enregistrés. Les administrateurs G Suite ne peuvent pas imposer l'enregistrement des messages de chat. Ils ont en revanche la possibilité de désactiver l'historique des chats pour un domaine.
Remarque : Vault est entièrement compatible avec les messages de chat Hangouts rédigés après le lancement de la fonctionnalité. Pour les Hangouts créés avant le 8 avril 2015, seuls les messages de chat enregistrés peuvent faire l'objet de recherches, d'exportations ou de procédures de préservation de données à titre conservatoire.

Les informations de chat archivées dans Vault sont les suivantes :

  • Noms de tous les participants au chat
  • Messages ayant été échangés lors du chat et liens vers les éventuelles pièces jointes envoyées
  • Noms des Hangouts en groupe (les utilisateurs qui participent au chat peuvent attribuer un nom à un Hangout en groupe, mais pas à un Hangout en tête-à-tête)
  • Heures de début et de fin du chat

Les éléments suivants ne sont pas archivés dans Vault :

  • Invitations à participer au chat non acceptées (les messages envoyés à un utilisateur qui ne participe pas au chat ne sont pas archivés)
  • Appels vidéo
  • Messages de chat rédigés dans Google Docs
  • Images envoyées via la version classique de Hangouts

Fonctionnement de l'archivage des messages de chat

Dans Vault, tous les messages d'un chat sont réunis dans un même fil de discussion. Les messages sont ajoutés au même fil de discussion jusqu'à ce qu'une des limites suivantes soit atteinte :

  • Trois heures se sont écoulées depuis l'envoi du dernier message.
  • Le fil de discussion comprend plus de 1 000 messages.

Lorsque vous exportez un message de chat, la totalité du fil de discussion est incluse dans le fichier d'exportation.

Activer la compatibilité avec Hangouts

Pour une compatibilité complète avec les chats Hangouts dont l'historique est activé :

  • Activez le chat Hangouts au sein de votre domaine.
  • Veillez à ce que les applications Gmail et Hangouts soient toutes les deux activées pour les utilisateurs disposant d'une licence Vault. Les messages des utilisateurs ayant accès à Hangouts, mais pas à Gmail (détenteurs de mobile utilisant l'application Hangouts, par exemple), ne peuvent pas être archivés. Lorsque vous activez Gmail pour un compte utilisant uniquement l'application Hangouts, seuls les Hangouts créés après l'activation sont archivés dans Vault. Les messages antérieurs ne peuvent pas être récupérés.

Drive

Vous pouvez utiliser Vault pour archiver, conserver et rechercher les fichiers des Drive et Drive d'équipe de votre organisation. Vault accepte les types de fichiers Google et autres que Google, tels que les fichiers .pdf, .docx et .jpg.

Informations importantes relatives à Drive et à la conservation de données

La période de conservation varie en fonction du type de règle

Au sein d'une unité organisationnelle soumise à des règles de conservation, les règles en question s'appliquent aux fichiers appartenant aux utilisateurs et à ceux qui sont partagés directement avec eux. Cela concerne également les fichiers d'un Drive d'équipe qui ont été partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive d'équipe en question.

Si l'option Inclure les Drive d'équipe est cochée, les règles de conservation s'appliquent également aux Drive d'équipe comportant des utilisateurs membres de l'unité organisationnelle sélectionnée.

À l'expiration de la période de conservation, seuls les fichiers des utilisateurs concernés sont supprimés

Tous les fichiers contenus dans le Drive d'un utilisateur (y compris les fichiers des Drive d'équipe, si la règle les inclut) sont conservés s'ils sont soumis à des règles de conservation. Ces dernières s'appliquent aux fichiers appartenant aux membres de l'unité organisationnelle concernée et à ceux qui sont partagés avec eux. À l'expiration de la période de conservation, toutefois, seuls les fichiers des utilisateurs de cette unité organisationnelle sont supprimés par Vault. Les fichiers partagés par des personnes extérieures à l'unité organisationnelle ne sont jamais supprimés.

Drive d'équipe et règles de conservation

Lorsque vous appliquez une règle de conservation personnalisée aux Drive d'équipe :

  • Une règle personnalisée configurée pour tous les Drive d'équipe applique la période de conservation choisie à tous les Drive d'équipe de votre domaine.
  • Une règle personnalisée ciblant des Drive d'équipe spécifiques applique la période de conservation choisie uniquement aux Drive d'équipe sélectionnés.

Les fichiers contenus dans des Drive d'équipe ne peuvent être supprimés que par des règles de conservation appliquées aux Drive d'équipe :

  • Tous les fichiers contenus dans le Drive d'un utilisateur (y compris les fichiers des Drive d'équipe, si la règle les inclut) sont conservés s'ils sont soumis à des règles de conservation. Toutefois, les fichiers de Drive d'équipe appartenant à des équipes et non à un utilisateur donné ne peuvent être supprimés que par des règles de conservation appliquées aux Drive d'équipe.
  • Les règles qui s'appliquent aux utilisateurs et dont l'option Inclure les Drive d'équipe est cochée peuvent permettre de prolonger la durée de conservation des fichiers contenus dans des Drive d'équipe uniquement.
Il est possible que les règles de conservation et l'expiration des fichiers dans Drive ne prennent pas effet immédiatement :
  • Lorsque vous définissez ou modifiez une règle de conservation, un délai pouvant aller jusqu'à trois heures peut être nécessaire avant qu'elle ne soit appliquée. Les fichiers supprimés par les utilisateurs dans cet intervalle ne sont pas conservés et ne peuvent pas être récupérés.
  • À l'expiration d'une période de conservation, un délai pouvant aller jusqu'à 15 jours peut être nécessaire pour que les fichiers concernés soient supprimés de Drive.
Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire ne s'appliquent qu'aux fichiers créés par les utilisateurs de votre domaine

Les fichiers créés en dehors de votre domaine et partagés avec vos utilisateurs ne sont pas soumis aux procédures de préservation ni aux règles de conservation que vous définissez.

Vault ne vous permet pas de créer pour Drive plusieurs règles de conservation utilisant exactement les mêmes critères.

Toutes les règles de conservation personnalisées que vous créez pour les fichiers Drive doivent : 

  • être associées à une date de dernière modification ou de création unique
    OU
  • s'appliquer à un groupe d'utilisateurs unique.

Par exemple, un conflit peut se produire si vous essayez d'ajouter une règle qui s'applique à un Drive d'équipe auquel tous les membres d'une unité organisationnelle déjà concernée par une autre règle ont accès. Si les deux règles sont associées à la même date de création ou de dernière modification, la nouvelle règle est refusée par Vault.

Vous pouvez également utiliser le paramètre Inclure les Drive d'équipe pour rendre une règle de conservation unique. Si deux règles présentent des critères de conservation identiques, mais que l'une d'elles inclut les Drive d'équipe et pas l'autre, elles ne seront pas en conflit.

Si certains fichiers sont soumis à plusieurs règles de conservation, c'est toujours la règle dont la durée de conservation est la plus longue qui s'applique.​

La période de conservation ne s'applique pas à tous les types de fichiers.
Parce qu'ils doivent être conservés plus longtemps que la plupart des fichiers contenus dans des Drive d'équipe, aucune période de conservation ne s'applique pas aux types de fichiers suivants :

Règles de conservation et fichiers dans la corbeille

  • Une règle déplacée vers la corbeille s'applique à la fois aux fichiers qui se trouvent dans la corbeille d'un utilisateur et aux fichiers qui ont été supprimés lorsque l'utilisateur a vidé la corbeille.
  • Une règle déplacée vers la corbeille n'efface que les fichiers rattachés au compte utilisateur ou au Drive d'équipe auquel elle s'applique.
  • Si un fichier dans la corbeille est soumis à plusieurs règles de conservation, une règle déplacée vers la corbeille remplace toutes les autres règles de conservation. Si plusieurs règles déplacées dans la corbeille s'appliquent à un même fichier, c'est la règle dont la période de conservation est la plus longue qui s'applique. Les règles de préservation de données à titre conservatoire prévalent toujours sur les règles de conservation.

Informations importantes relatives à Drive et aux préservations à titre conservatoire

La période de préservation de données à titre conservatoire varie en fonction de la configuration définie
  • La préservation des données à titre conservatoire sur Drive s'applique aux fichiers appartenant aux utilisateurs ou aux organisations auxquels s'applique cette procédure, ainsi qu'aux fichiers qui sont partagés directement avec eux. Cela comprend les fichiers contenus dans un Drive d'équipe qui ont été directement partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive d'équipe en question.
  • Lorsqu'une préservation de données à titre conservatoire s'applique aux Drive d'équipe, elle s'applique également à ceux comprenant des utilisateurs membres soumis à une procédure de ce type.
  • Vous ne pouvez pas soumettre les données d'un Drive d'équipe à une procédure de préservation ; vous devez soumettre ses membres à cette procédure et cocher la case Inclure les Drive d'équipe.
Dans quelle mesure les Drive d'équipe affectent-ils les procédures de préservation de données à titre conservatoire ?
Les fichiers d'un Drive d'équipe ne sont pas soumis à une procédure de préservation dans les cas suivants.
  • Si un membre d'un Drive d'équipe :
    • déplace un fichier d'un Drive d'équipe, sans être soumis à aucune procédure de préservation ;
    • supprime un membre soumis à une procédure de préservation, alors qu'aucun autre membre de Drive d'équipe n'est sujet à une procédure de ce type.
  • Si aucun membre d'un Drive d'équipe n'est soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire.

 

Informations importantes relatives à Drive et à la recherche de fichiers

Comment Vault recherche-t-il des fichiers dans Google Drive ?

Vault parcourt Drive à la recherche de tous les fichiers appartenant aux utilisateurs spécifiés dans votre entrée de recherche, ainsi que de tous les fichiers qui ont été partagés directement avec eux. Cela comprend les fichiers contenus dans un Drive d'équipe qui ont été directement partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive d'équipe en question.

Vault recherche également tout fichier qui est :

  • partagé avec un groupe auquel l'utilisateur appartient ;
  • partagé avec le domaine ; 
  • partagé en mode public.
Puis-je effectuer des recherches dans les Drive d'équipe ?

Oui. Lorsque vous recherchez des fichiers dans Drive, deux options vous sont proposées :

  • Si les fichiers que vous recherchez appartiennent à des utilisateurs ou à des unités organisationnelles spécifiques, vous pouvez cocher une option permettant d'inclure les résultats provenant de leurs Drive d'équipe dans votre recherche.
  • Vous pouvez utiliser Vault pour rechercher des Drive d'équipe. Vous pouvez ensuite rechercher des fichiers dans les Drive d'équipe de votre choix.
Sur quelles parties des fichiers de Drive la recherche porte-t-elle ?

Vous pouvez rechercher des mots et expressions figurant dans le nom et le contenu des fichiers. Vault indexe les 100 premières pages des fichiers texte, et les 10 premières pages de texte des PDF image.

Vous pouvez rechercher du texte dans les types de fichiers suivants :

Remarque : Les clients G Suite pour les administrations publiques ne peuvent pas effectuer de recherche dans le contenu de ces fichiers. Toutefois, les recherches peuvent porter sur le nom, ainsi que sur d'autres propriétés des fichiers.

Vous ne pouvez pas rechercher de fichiers vidéo, audio, image ou binaires à l'aide de Vault.

Quels types de fichiers stockés dans Drive peuvent être prévisualisés avec Vault ?

Vous pouvez prévisualiser les fichiers suivants :

  • Fichiers Google, tels que Docs, Sheets, Slides et Drawings
  • Fichiers importés par les utilisateurs, tels que .docx, .pdf et .xlsx
Puis-je effectuer une recherche dans l'historique des révisions d'un document ?

Non. Actuellement, votre recherche ne peut porter que sur la version la plus récente d'un fichier. Toutefois, vous pouvez saisir une date de version dans la recherche afin d'afficher et d'exporter des fichiers Google qui existaient à cette date. Les versions ne sont pas gérées dans les fichiers autres que Google, tels que les fichiers .pdf et .docx.

L'historique des versions d'un fichier ne comporte pas les modifications apportées aux éléments suivants :

  • Titre
  • Personnes avec lesquelles il est partagé
  • Commentaires
Vault peut-il effectuer une recherche sur Google Drive pour l'ensemble de mon domaine ?

Les recherches Vault peuvent porter sur 5 000 comptes utilisateur (utilisateurs individuels ou membres d'unités organisationnelles).

Comment Vault gère-t-il des fichiers qui sont partagés avec un utilisateur, mais qui n'appartiennent pas à ce dernier ?

Vault peut rechercher, exporter, conserver et détenir tous les fichiers contenus dans le Drive d'un utilisateur, y compris les fichiers non ouverts, ainsi que les fichiers Drive d'équipe, s'ils ont été partagés explicitement avec cet utilisateur. Les fichiers détenus par un utilisateur en dehors de votre domaine, même s'ils sont partagés avec un utilisateur de votre domaine, ne sont pas soumis aux procédures de préservation ni aux règles de conservation que vous définissez.

Dans les Drive d'équipe, les fichiers sont détenus par l'équipe associée et sont partagés avec tous ses membres. Ainsi, Vault peut aussi rechercher, exporter, conserver et préserver des fichiers à titre conservatoire dans les Drive d'équipe associés à un utilisateur.

Hangouts Chat

Vous pouvez utiliser Vault pour archiver, conserver et rechercher des messages envoyés avec Hangouts Chat. 

Informations importantes relatives à Hangouts Chat et à la conservation de données

Tant que vous n'avez pas créé de règle pour Hangouts Chat, les règles de conservation pour la version classique de Hangouts restent en vigueur

Tant que vous n'avez pas défini au moins une règle de conservation pour Hangouts Chat, Vault applique les règles de conservation pour la version classique de Hangouts à tous les messages privés (MP) de Hangouts Chat. Nous avons mis en place cette solution temporaire pour garantir que Vault conserve et supprime les messages en fonction des besoins d'ediscovery de votre organisation.

Les règles de conservation pour la version classique de Hangouts n'ont aucune incidence sur les conversations ayant lieu dans les salons Hangouts Chat. 

Nous vous invitons à créer des règles de conservation pour Hangouts Chat dès que possible. 
Informations supplémentaires sur les interactions entre la version classique de Hangouts et Hangouts Chat :
  • Dès que vous créez une règle de conservation pour Hangouts Chat, les MP ne sont plus soumis aux règles définies pour la version classique de Hangouts. Les messages et les salons sont conservés pour une durée indéterminée. Les messages supprimés par les utilisateurs s'effacent définitivement au bout de 30 jours.
  • Les utilisateurs de Hangouts Chat peuvent discuter avec ceux de la version classique de Hangouts. Ces messages sont stockés dans les deux systèmes sous forme de copies distinctes contenant les mêmes données. Vault traite ces deux systèmes comme des entités distinctes, chacune possédant ses propres règles de conservation.
  • Les règles de conservation que vous créez pour Hangouts Chat n'auront aucune incidence sur la conservation des messages dans la version classique de Hangouts.

La période de conservation varie en fonction du type de règle

  • La règle de conservation par défaut s'applique à tous les MP et salons.
  • Une règle de conservation personnalisée appliquée à une unité organisationnelle ne s'applique qu'aux MP. Les salons ne sont pas concernés.
  • Une règle de conservation personnalisée appliquée à tous les salons ne s'applique qu'aux salons. Les MP ne sont pas concernés.

Les deux participants deviennent propriétaires des messages privés

Les deux participants à la discussion sont considérés comme propriétaires des MP. Si les participants sont soumis à des règles de conservation différentes, Vault applique la règle imposant la durée de conservation la plus longue.

À l'expiration d'une période de conservation, Vault supprime toutes les discussions Hangouts Chat soumises à la règle concernée

Une fois leur période de conservation expirée, les messages soumis à une règle de suppression seront définitivement effacés. Il n'existe aucune option qui permette de définir des règles de conservation n'effaçant que les messages supprimés par les utilisateurs.

Informations importantes relatives à Hangouts Chat et aux préservations à titre conservatoire

A hold preserves conversations in rooms only if a held user sent a message

A hold applied to a user covers only conversations in which that user sent at least one message. Conversations in a room where the user wasn't an active participant aren't included in the hold, even though that user may have viewed messages.
Direct messages (DMs) sent to a user on hold are included in the hold even if the user doesn't reply.

You can't place an entire room on hold

Rooms in Hangouts Chat can't be restricted to an individual organizational unit, meaning anyone in your domain can be invited to any room. Vault won't hold messages sent by room participants who aren't covered by a hold. 

Informations importantes relatives à Hangouts Chat et à la fonctionnalité de recherche

Vault permet de prévisualiser jusqu'à 1 000 messages par conversation

Vault peut exporter autant de messages que votre recherche le permet, mais les aperçus sont limités à 1 000 messages. Si vous souhaitez prévisualiser un grand nombre de messages, utilisez les termes de recherche et d'autres critères pour obtenir des groupes de messages moins importants.

Vault récupère uniquement les conversations dans lesquelles le participant que vous recherchez a envoyé au moins un message

Vault affiche les MP et les conversations uniquement lorsqu'un participant a envoyé au moins un message. Les résultats de recherche n'incluent pas les conversations dont un participant a lu les messages sans y répondre.

Les recherches sur les données préservées à titre conservatoire n'incluent pas les conversations des salons, sauf si un utilisateur dont le compte fait l'objet d'une telle mesure envoie un message

Lorsque, dans le cadre d'un litige, vous effectuez une recherche sur des données préservées à titre conservatoire, Vault affiche une conversation extraite d'un salon uniquement si un utilisateur dont le compte fait l'objet d'une préservation de données à titre conservatoire a envoyé au moins un message.
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