Types de données acceptés

Vault est compatible avec les services G Suite suivants :

Service Gestion des règles de conservation Procédure de préservation à titre conservatoire Recherche et exportation
Messagerie et
version classique de Hangouts (avec historique activé)
checkmark checkmark checkmark
Drive (types de fichiers compatibles) checkmark checkmark checkmark
Google Groupes checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (avec historique activé) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Préservation à titre conservatoire
dans Drive
Recherche et exportation
dans Drive

Remarque : Les clients Drive Enterprise peuvent effectuer des tâches d'ediscovery uniquement sur des fichiers stockés dans Drive. En savoir plus

E-mails et messages de groupe

Vault est entièrement intégré à Gmail et à Google Groupes. Ainsi, lorsque vous recherchez des messages avec Vault, vous effectuez en fait une recherche dans les archives des messages de votre organisation. Autrement dit :

  • Les messages sont disponibles dans Vault dès leur réception dans Gmail ou leur publication dans un groupe.
  • Vous pouvez utiliser les opérateurs de recherche Gmail auxquels vous êtes habitué.
  • Vault indexe les 250 premières pages de texte environ de chaque message. 

Informations complémentaires sur l'indexation et la recherche de messages

Messages Gmail avec du contenu provenant d'autres sources

Messages Gmail avec du contenu provenant d'autres produits Google

Gmail permet de partager des documents Google Docs, Sheets, Slides ou Forms par le biais d'un lien plutôt que d'une copie du fichier jointe au message. Étant donné que le fichier d'origine est stocké dans Drive, il n'est pas inclus lorsque vous conservez, archivez, recherchez ou exportez des messages.

Les utilisateurs de Gmail peuvent partager des liens vers des contenus stockés dans d'autres produits Google, tels que YouTube et Google Photos. Vault n'étant pas compatible avec les autres services Google, vous ne pouvez ni conserver, ni archiver, ni rechercher, ni exporter leur contenu.

Messages Gmail avec du contenu AMP

Les e-mails dynamiques contiennent un balisage affichant le contenu AMP dans Gmail. D'autres produits Google peuvent envoyer des messages avec du contenu AMP, et les utilisateurs de votre organisation peuvent recevoir des e-mails dynamiques provenant d'expéditeurs externes.

Par exemple, les e-mails dynamiques permettent à un utilisateur Gmail :

  • d'afficher les commentaires Google Docs tels qu'ils existent au moment où l'utilisateur ouvre le message de notification dans Gmail ;
  • de publier rapidement des réponses et de résoudre les commentaires sans ouvrir le document ;
  • d'effectuer des tâches Web supplémentaires dans le message, telles qu'accepter des invitations et répondre à des enquêtes.

En examinant la source d'un e-mail dynamique, vous pouvez voir affichés trois types de contenu similaire :

  • Texte brut, pour les clients de messagerie affichant uniquement ce type de texte
  • HTML, pour les clients de messagerie n'affichant pas le contenu dynamique
  • Balisage AMP. Lorsqu'un utilisateur Gmail ouvre le message, il voit s'afficher le contenu AMP dynamique et interactif. Le balisage AMP permet de récupérer toutes les mises à jour au moment où l’utilisateur ouvre le message, et de les afficher immédiatement.

En raison de la nature dynamique de ces messages, le contenu affiché dans Gmail peut changer au fil du temps. Par exemple, la notification d'un commentaire dans un document Google Docs actif peut être différente chaque fois que l'utilisateur rouvre le message sur une période de plusieurs jours.

Compatibilité de Vault avec les e-mails dynamiques

  • Lorsque vous prévisualisez un message dynamique, Vault affiche la version HTML du message. Cliquez sur Afficher l'original pour afficher toutes les parties du message, y compris le balisage AMP.
  • Lorsque vous exportez des e-mails dynamiques, le texte brut, le texte HTML et le balisage AMP sont inclus.
  • Vault conserve l'intégralité du texte HTML, du texte brut et du balisage AMP inclus dans un message dynamique. Vault ne dispose d'aucun moyen pour conserver le contenu dynamique pouvant être récupéré et affiché lorsque l'utilisateur ouvre un e-mail.
  • Vault peut rechercher du texte brut et HTML dans un e-mail dynamique. Cependant, le balisage AMP et le contenu AMP ne sont pas indexés et ne peuvent pas être recherchés.

Vault ne peut pas déterminer si les utilisateurs Gmail ont pu afficher le contenu dynamique en ouvrant un message incluant un balisage AMP. Gmail n'affiche pas le contenu dynamique si :

  • un administrateur G Suite désactive la messagerie dynamique pour votre organisation ;
  • les utilisateurs désactivent la messagerie dynamique dans leurs paramètres Gmail.

Dans les deux cas, le contenu AMP n'est pas affiché par Gmail. Cependant, le balisage AMP est toujours inclus dans la source du message et disponible dans Vault.

Quels sont les types de contenus indexés ?

Gmail indexe la plupart des types de fichiers texte directement joints à un message, tels que ceux comportant les extensions .pdf, .xslx et .docx.Lorsque vous recherchez et exportez des e-mails, ces pièces jointes sont incluses, et les règles de conservation et procédures de préservation à titre conservatoire relatives aux e-mails s'y appliquent.

Les fichiers vidéo, audio, image et binaires inclus dans les messages ou joints à ceux-ci ne sont pas indexés.

Les résultats de recherche affichés dans Vault ne présentent-ils que le premier méga-octet de données ?

Non. Seul le premier méga-octet de données environ est indexé et consulté lors des recherches. En revanche, en cas de correspondance, l'intégralité du contenu de l'e-mail ainsi que les éventuelles pièces jointes s'affichent dans Vault.

Vault permet-il d'archiver, de conserver et de rechercher tous les messages dans Google Groupes ?

Vault peut conserver, archiver et rechercher des messages dans des groupes pour lesquels l'archivage est activé. Toutefois, les propriétaires peuvent activer ou désactiver l'archivage pour leurs groupes. Si le propriétaire d'un groupe désactive l'archivage, les messages du groupe concerné restent disponibles dans les boîtes aux lettres des utilisateurs.

Comment les brouillons d'e-mails sont-ils gérés dans Vault ?

Lorsque vous recherchez et exportez des e-mails, les résultats obtenus peuvent inclure des brouillons. Les données Gmail d'un utilisateur peuvent inclure trois types de brouillons :

  • Messages non envoyés dans le dossier Brouillons : ces messages sont soumis aux procédures de préservation à titre conservatoire et aux règles de conservation. 
  • Brouillons supprimés : les messages supprimés sans avoir été envoyés sont automatiquement retirés de la vue de l'utilisateur. Ils sont ensuite effacés après 30 jours, indépendamment des procédures de préservation à titre conservatoire et des règles de conservation éventuellement en place.
  • Versions de brouillons enregistrées automatiquement : Gmail enregistre automatiquement une version d'un message en cours de rédaction par un utilisateur dès que celui-ci s'arrête pendant quelques secondes. Seule la version la plus récente d'un brouillon est visible par l'utilisateur. Cependant, des versions antérieures peuvent être recherchées et exportées par Vault. Ces versions restent disponibles dans Vault même une fois que l'utilisateur a envoyé le message. Toutes les versions d'un brouillon sont effacées 30 jours après avoir été enregistrées par Gmail. Elles ne sont pas soumises aux procédures de préservation à titre conservatoire ni aux règles de conservation.

Vous pouvez cocher l'option Exclure les brouillons à côté des règles de conservation nouvelles ou existantes afin qu'elles ne prennent pas en compte les messages non envoyés présents dans le dossier "Brouillons" des utilisateurs.

Vous pouvez également supprimer les brouillons des résultats de recherche et des exportations :

  • Cochez l'option Exclure les brouillons avant d'effectuer une recherche.
    • Les aperçus incluent les versions de brouillons enregistrées automatiquement, mais pas les autres types de brouillons.
    • Les brouillons sont exclus des exportations.
  • Ajoutez -(label:^deleted AND label:drafts) à vos termes de recherche :
    • Les aperçus incluent les messages non envoyés de votre dossier "Brouillons", ainsi que les versions enregistrées automatiquement des brouillons. Les brouillons supprimés sont cependant exclus.
    • Tous les brouillons enregistrés automatiquement et les brouillons supprimés sont exclus des exportations. Les messages non envoyés présents dans le dossier "Brouillons" sont inclus dans les exportations.
Comment Vault gère-t-il les messages en mode confidentiel de Gmail ?

Le mode confidentiel de Gmail permet aux utilisateurs de limiter l'accès des destinataires au contenu des e-mails sensibles. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les comptes Gmail personnels et pour les domaines G Suite l'ayant activée.

Lorsqu'un utilisateur envoie un message confidentiel, Gmail remplace le corps du message et les pièces jointes par un lien. Seuls l'objet et le corps du message contenant le lien sont envoyés via le service relais SMTP. En savoir plus sur l'envoi de messages en mode confidentiel de Gmail

Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre domaine

Si votre organisation active le mode confidentiel de Gmail, Vault peut conserver, archiver, rechercher et exporter tous les messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation.

Les messages confidentiels envoyés après le 30 novembre 2018 sont visibles par Vault dans les boîtes aux lettres de tous les expéditeurs et destinataires internes. Les messages sont toujours disponibles pour Vault, même lorsque l'expéditeur définit une date d'expiration ou révoque l'accès des destinataires aux messages en mode confidentiel.

Messages en mode confidentiel en provenance d'autres domaines 

Même si le mode confidentiel de Gmail n'est pas activé pour votre domaine, vos utilisateurs peuvent recevoir des messages confidentiels de la part d'autres clients G Suite et de comptes Gmail personnels.

Les messages confidentiels envoyés par des tiers externes sont la propriété de leurs expéditeurs et ne sont pas visibles par Vault. Vous pouvez conserver, archiver, rechercher et exporter les en-têtes et les objets des messages confidentiels externes. Cependant, vous ne pouvez pas en rechercher ni en exporter le contenu ou les pièces jointes.

Remarque : Les administrateurs G Suite peuvent créer une règle de conformité empêchant la distribution des messages entrants confidentiels à votre domaine.

Utiliser les messages en mode confidentiel

Vault gère les messages en mode confidentiel de la manière suivante :

  • Vault affiche les messages confidentiels internes correspondant à votre requête de recherche. Vous avez la possibilité de masquer le contenu du message confidentiel lorsque vous affichez l'aperçu et d'exclure son contenu lorsque vous imprimez ou exportez des messages.
  • Vous pouvez rechercher des messages confidentiels à l'aide du libellé label:confidentialmode. Ce dernier vous permet également de leur appliquer des procédures de préservation à titre conservatoire et des règles de conservation personnalisées.

Version classique de Hangouts et Google Talk

Important : À partir d'octobre 2019, la version classique de Hangouts sera supprimée pour tous les clients G Suite. Les administrateurs Vault doivent prendre des mesures pour se préparer à cette transition.

Vault est entièrement compatible avec les messages de chat rédigés dans la version classique de Hangouts et dans Google Talk. Les éléments suivants peuvent être conservés et faire l'objet de recherches ou de procédures de préservation :

  • Version classique de Hangouts lorsque l'historique est activé. Les administrateurs G Suite peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire. Pour plus d'informations, consultez l'article Historique des chats. Lorsque celui-ci est activé, Vault archive tous les messages de chat, qu'ils soient rédigés dans Gmail, dans Google+ ou dans une application mobile.
  • Messages de chat Google Talk enregistrés. Les administrateurs G Suite ne peuvent pas imposer l'enregistrement des messages de chat. Ils ont en revanche la possibilité de désactiver l'historique des chats pour un domaine.
Remarque : Vault est entièrement compatible avec les Hangouts créés après le lancement de la fonctionnalité. Pour les Hangouts créés avant le 8 avril 2015, seuls les messages de chat enregistrés peuvent faire l'objet de recherches, d'exportations ou de procédures de préservation de données à titre conservatoire.

La liste ci-dessous répertorie les informations disponibles dans Vault concernant la version classique de Hangouts :

  • Noms de tous les participants au chat
  • Messages ayant été échangés lors de la discussion et liens vers les éventuelles pièces jointes envoyées
  • Noms des Hangouts en groupe (les utilisateurs qui participent à la discussion peuvent attribuer un nom à un Hangout en groupe, mais pas à un Hangout en tête-à-tête)
  • Heures de début et de fin de la discussion

Vault ne fournit pas les informations suivantes :

  • Invitations à participer à la discussion non acceptées (les messages envoyés à un utilisateur qui ne participe pas à la discussion ne sont pas conservés)
  • Appels vidéo
  • Messages de chat rédigés dans Google Docs
  • Images envoyées via la version classique de Hangouts

Comment les messages de la version classique de Hangouts sont-ils archivés ?

Dans Vault, tous les messages de la version classique de Hangouts sont réunis dans un même fil de discussion. Les messages sont ajoutés au même fil de discussion jusqu'à ce qu'une des limites suivantes soit atteinte :

  • Trois heures se sont écoulées depuis l'envoi du dernier message.
  • Le fil de discussion comprend plus de 1 000 messages.

Lorsque vous exportez un message de la version classique de Hangouts, la totalité du fil de discussion est incluse dans le fichier d'exportation.

Activer la compatibilité avec la version classique de Hangouts

Pour assurer une compatibilité complète avec les discussions Hangouts dont l'historique est activé, vous devez respecter les consignes suivantes :

  • Activez le chat Hangouts classique pour votre domaine.
  • Vérifiez que Gmail est activé pour tous les utilisateurs de la version classique de Hangouts. Les messages de cette version sont stockés dans le même système que les messages Gmail. Vault ne peut pas conserver ni archiver les messages de la version classique de Hangouts envoyés ou reçus par des comptes pour lesquels Gmail est désactivé. Les messages de la version classique de Hangouts envoyés avant l'activation de Gmail ne peuvent pas être récupérés.

Drive

Vault permet d'archiver, de conserver et de rechercher les fichiers des Drive et Drive partagés de votre organisation. Vault accepte les types de fichiers Google et non-Google, tels que les fichiers PDF, DOCX et JPG.

Informations importantes sur Drive et la conservation de données

Compatibilité des types de fichiers inclus dans Vault avec Drive
Vault peut conserver, archiver, rechercher et exporter les fichiers stockés dans Drive ci-dessous :
  • Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Drawings
  • Enregistrements Hangouts Meet
  • Fichiers Jamboard enregistrés sur les Drive d'utilisateurs
  • Fichiers non-Google importés par les utilisateurs dans Drive 

La période de conservation varie en fonction du type de règle

Au sein d'une unité organisationnelle soumise à des règles de conservation, les règles en question s'appliquent aux fichiers appartenant aux utilisateurs et à ceux qui sont partagés directement avec eux. Cela concerne également les fichiers d'un Drive partagé qui ont été partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive en question.

Si l'option Inclure les Drive partagés est activée, les règles de conservation s'appliquent également aux Drive partagés qui incluent des membres de l'unité organisationnelle couverte.

À l'expiration de la période de conservation, seuls les fichiers des utilisateurs concernés sont supprimés

Tous les fichiers contenus dans le Drive d'un utilisateur (y compris les fichiers des Drive partagés, si la règle les inclut) sont conservés s'ils sont soumis à des règles de conservation. Il en va de même des fichiers appartenant aux utilisateurs qui figurent dans une unité organisationnelle concernée par les règles, et des fichiers partagés avec ces utilisateurs. À l'expiration de la période de conservation, toutefois, seuls les fichiers des utilisateurs de cette unité organisationnelle sont supprimés par Vault. Les fichiers partagés par des personnes extérieures à l'unité organisationnelle ne sont jamais supprimés.

Drive partagés et règles de conservation

Lorsque vous appliquez une règle de conservation personnalisée aux Drive partagés :

  • Une règle personnalisée ciblant tous les Drive partagés applique la période de conservation à tous les Drive partagés de votre domaine.
  • Une règle personnalisée ciblant des Drive partagés spécifiques applique la période de conservation choisie uniquement aux Drive partagés sélectionnés.

Les fichiers contenus dans des Drive partagés ne peuvent être supprimés que par des règles de conservation appliquées aux Drive partagés :

  • Tous les fichiers contenus dans le Drive d'un utilisateur (y compris les fichiers des Drive partagés, si la règle les inclut) sont conservés s'ils sont soumis à des règles de conservation. Toutefois, les fichiers de Drive partagés appartenant à des équipes et non à un utilisateur donné ne peuvent être supprimés que par des règles de conservation appliquées aux Drive partagés.
  • Les règles applicables aux utilisateurs et pour lesquelles l'option Inclure les Drive partagés peuvent uniquement prolonger le cycle de vie des fichiers au sein de Drive partagés.
La mise en œuvre des règles de conservation et l'expiration des fichiers dans Drive peuvent ne pas être immédiates
  • Lorsque vous définissez ou modifiez une règle de conservation, un délai pouvant aller jusqu'à trois heures peut être nécessaire avant qu'elle ne soit appliquée. Les fichiers supprimés par les utilisateurs dans cet intervalle ne sont pas conservés et ne peuvent pas être récupérés.
  • À l'expiration d'une période de conservation, un délai pouvant aller jusqu'à 15 jours peut être nécessaire pour que les fichiers concernés soient supprimés de Drive.
Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire ne s'appliquent qu'aux fichiers créés par les utilisateurs de votre domaine

Les fichiers créés en dehors de votre domaine et partagés avec vos utilisateurs ne sont pas soumis aux procédures de préservation ni aux règles de conservation que vous définissez.

Vault ne vous permet pas de créer pour Drive plusieurs règles de conservation utilisant exactement les mêmes critères.

Toutes les règles de conservation personnalisées que vous créez pour les fichiers Drive doivent : 

  • être associées à une date de dernière modification ou de création unique
    OU
  • s'appliquer à un groupe d'utilisateurs unique.

Par exemple, un conflit peut survenir si une règle s'applique à une unité organisationnelle et que vous essayez d'ajouter une règle s'appliquant à un Drive partagé auquel tous les membres de l'unité organisationnelle ont accès. Si les deux règles sont associées à la même date de création ou de dernière modification, la nouvelle règle est refusée par Vault.

De plus, le paramètre Inclure les Drive partagés vous permet de faire en sorte qu'une règle de conservation soit unique. Si deux règles présentent des critères de conservation identiques, mais que l'une d'elles inclut les Drive partagés et pas l'autre, elles n'entreront pas en conflit.

Si certains fichiers sont soumis à plusieurs règles de conservation, c'est toujours la règle dont la durée de conservation est la plus longue qui s'applique.

Gestion des paramètres de conservation pour les applications stockant des données dans Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Règles de conservation et fichiers dans la corbeille

Vous pouvez définir des règles de conservation personnalisées qui effacent les fichiers un nombre de jours donné après que les utilisateurs les ont placés dans la corbeille. Seuls les fichiers placés dans la corbeille depuis le 1er août 2016 sont soumis aux règles de placement dans la corbeille :

  • Une règle de déplacement vers la corbeille s'applique à la fois aux fichiers qui se trouvent dans la corbeille d'un utilisateur et à ceux qui ont été supprimés lorsque l'utilisateur a vidé la corbeille.
  • Une règle de déplacement vers la corbeille n'efface que les fichiers rattachés au compte utilisateur ou au Drive partagé auquel elle s'applique.
  • Si un fichier dans la corbeille est soumis à plusieurs règles de conservation, une règle de déplacement vers la corbeille remplace toutes les autres règles de conservation. Si plusieurs règles de déplacement vers la corbeille s'appliquent à un même fichier, c'est la règle dont la période de conservation est la plus longue qui s'applique. Les règles de préservation de données à titre conservatoire prévalent toujours sur les règles de conservation.
  • Les fichiers de Drive partagés qui ne sont soumis à aucune règle de conservation ni de préservation à titre conservatoire sont définitivement supprimés de tous les systèmes Google environ 30 jours après leur transfert dans la corbeille.
Les règles de conservation ne s'appliquent pas aux fichiers incorporés dans des documents et des présentations

Les utilisateurs peuvent associer un fichier Google à un autre. Par exemple, une personne rédigeant un document Google Docs peut créer un graphique associé à des données contenues dans une feuille de calcul Google Sheets. Chaque fois que la feuille de calcul est mise à jour, le graphique du document l'est également.

Dans l'exemple ci-dessus, si une règle de conservation s'applique au document, et qu'aucune règle de conservation ni de préservation à titre conservatoire ne s'applique à la feuille de calcul, celle-ci peut être effacée même si le document est conservé.

Informations importantes sur Drive et les préservations à titre conservatoire

La période de préservation de données à titre conservatoire varie en fonction de la configuration définie
  • La préservation des données à titre conservatoire sur Drive s'applique aux fichiers appartenant aux utilisateurs ou aux organisations auxquels s'applique cette procédure, ainsi qu'aux fichiers qui sont partagés directement avec eux. Cela comprend les fichiers contenus dans un Drive d'équipe qui ont été directement partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive d'équipe en question.
  • Lorsqu'une préservation de données à titre conservatoire s'applique aux Drive d'équipe, elle s'applique également à ceux comprenant des utilisateurs membres soumis à une procédure de ce type.
  • Vous ne pouvez pas soumettre les données d'un Drive d'équipe à une procédure de préservation ; vous devez soumettre ses membres à cette procédure et cocher l'option Inclure les Drive d'équipe.
Dans quelle mesure les Drive d'équipe affectent-ils les procédures de préservation de données à titre conservatoire ?
Les fichiers d'un Drive d'équipe ne sont pas soumis à une procédure de préservation dans les cas suivants.
  • Si un membre d'un Drive d'équipe :
    • déplace un fichier d'un Drive d'équipe, sans être soumis à aucune procédure de préservation ;
    • supprime un membre soumis à une procédure de préservation, alors qu'aucun autre membre de Drive d'équipe n'est sujet à une procédure de ce type.
  • Si aucun membre d'un Drive d'équipe n'est soumis à une procédure de préservation à titre conservatoire.

 

Informations importantes sur Drive et la recherche de fichiers

Comment Vault recherche-t-il des fichiers dans Google Drive ?

Vault parcourt Drive à la recherche de tous les fichiers appartenant aux utilisateurs spécifiés dans votre entrée de recherche, ainsi que de tous les fichiers qui ont été partagés directement avec eux. Cela comprend les fichiers contenus dans un Drive partagé qui ont été directement partagés avec un utilisateur, que celui-ci soit ou non membre du Drive partagé en question.

Vault recherche également :

  • tous les fichiers appartenant aux utilisateurs spécifiés dans votre requête de recherche, ainsi que tous les fichiers partagés directement avec eux ;
  • les Drive partagés de votre organisation partagés directement avec les utilisateurs ciblés par votre requête ;
  • les fichiers provenant de Drive partagés directement avec les utilisateurs ciblés par votre requête ;
  • les fichiers de Drive partagés externes partagés directement avec les utilisateurs ciblés par votre requête. Notez que Vault ne peut pas rechercher les Drive partagés détenus par une entité externe et ayant été partagés avec des utilisateurs de votre organisation, même s'ils contiennent des fichiers partagés directement avec ces utilisateurs.
Puis-je effectuer des recherches dans les Drive partagés ?

Oui. Lorsque vous recherchez des fichiers dans Drive, deux options vous sont proposées :

  • Si les fichiers que vous recherchez appartiennent à des utilisateurs ou à des unités organisationnelles spécifiques, vous pouvez cocher une option permettant d'inclure les résultats provenant de leurs Drive partagés dans votre recherche.
  • Vault permet de rechercher des Drive partagés. Vous pouvez ensuite rechercher des fichiers dans les Drive partagés de votre choix.
Sur quelles parties des fichiers de Drive la recherche porte-t-elle ?

Vous pouvez rechercher des mots et expressions figurant dans le nom et le contenu des fichiers. Vault indexe les 100 premières pages des fichiers texte, et les 10 premières pages de texte des PDF image.

Vous pouvez rechercher du texte dans les types de fichiers suivants :

Remarque : Les clients G Suite pour les administrations publiques ne peuvent pas effectuer de recherche dans le contenu de ces fichiers. Toutefois, les recherches peuvent porter sur le nom, ainsi que sur d'autres propriétés des fichiers.

Vous ne pouvez pas rechercher de fichiers vidéo, audio, image ou binaires à l'aide de Vault.

Quels types de fichiers stockés dans Drive peuvent être prévisualisés avec Vault ?

Vous pouvez prévisualiser les fichiers suivants :

  • Fichiers Google, tels que Docs, Sheets, Slides et Drawings
  • Fichiers importés par les utilisateurs, tels que les fichiers .docx, .pdf et .xslx
Les fichiers associés peuvent ne pas apparaître lorsque vous recherchez et exportez des fichiers dans Drive

Les utilisateurs peuvent associer un fichier Google à un autre fichier Google. Par exemple, une personne rédigeant un document Google Docs peut créer un graphique associé à des données contenues dans une feuille de calcul Google Sheets. Chaque fois que la feuille de calcul est mise à jour, le graphique du document l'est également.

Lorsque vous recherchez des fichiers dans Drive, Vault n'affiche que les fichiers correspondant à vos critères de recherche. Si ces fichiers incluent des fichiers associés qui ne correspondent pas à votre requête, ces derniers ne sont pas inclus dans les résultats.

Puis-je effectuer une recherche dans l'historique des révisions d'un document ?

Non. Actuellement, votre recherche ne peut porter que sur la version la plus récente d'un fichier. Cependant, vous pouvez saisir une date de version dans la recherche pour récupérer un instantané de chaque fichier montrant les modifications telles qu'elles apparaissent en fin de journée de la date spécifiée. La gestion des versions est possible uniquement dans Google Docs, Sheets, Slides et Drawings.
L'historique des versions d'un fichier ne comporte pas les modifications apportées aux éléments suivants :

  • Titre
  • Personnes avec lesquelles il est partagé
  • Commentaires (seule la version la plus récente des commentaires non résolus est incluse)
Vault peut-il effectuer une recherche dans Google Drive pour l'ensemble de mon domaine ?

Les recherches Vault peuvent porter sur 5 000 comptes utilisateur (utilisateurs individuels ou membres d'unités organisationnelles).

Hangouts Chat

Vault permet d'archiver, de conserver et de rechercher des messages envoyés avec Hangouts Chat. 

Informations importantes sur Hangouts Chat et la conservation de données

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent aux MP uniquement quand l'historique est activé

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent toujours aux salons. En revanche, elles ne s'appliquent aux MP que quand l'historique est activé. Les administrateurs G Suite peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire.

La période de conservation varie en fonction du type de règle
  • La règle de conservation par défaut s'applique à tous les MP et salons.
  • Une règle de conservation personnalisée appliquée à une unité organisationnelle ne s'applique qu'aux MP. Les salons ne sont pas concernés.
  • Une règle de conservation personnalisée appliquée à tous les salons ne s'applique qu'aux salons. Les MP ne sont pas concernés.
Tous les participants à un salon sont propriétaires des messages privés et conversations associés à celui-ci
Les deux participants à une discussion sont considérés comme propriétaires des MP,  et tous les participants à une conversation dans un salon sont propriétaires de celle-ci. Lorsque les participants sont soumis à des règles de conservation différentes, Vault applique la règle imposant la durée de conservation la plus longue.

À l'expiration d'une période de conservation, Vault efface toutes les discussions Hangouts Chat soumises à la règle concernée

Une fois la période de conservation expirée, les messages soumis à la règle correspondante sont définitivement effacés. Il n'existe aucune option qui permette de définir des règles de conservation n'effaçant que les messages supprimés par les utilisateurs.

Informations importantes sur Hangouts Chat et les préservations à titre conservatoire

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent aux MP uniquement quand l'historique est activé

Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent toujours aux salons. En revanche, elles ne s'appliquent aux MP que quand l'historique est activé. Les administrateurs G Suite peuvent activer ou désactiver l'historique, ou autoriser les utilisateurs à le faire.

Une procédure de préservation à titre conservatoire s'applique aux conversations d'un salon uniquement si un utilisateur faisant l'objet de ladite procédure y a envoyé un message

Une procédure de préservation à titre conservatoire appliquée à un utilisateur concerne uniquement les conversations dans lesquelles cet utilisateur a envoyé au moins un message. S'il n'a pas participé activement à la conversation d'un salon, celle-ci n'est pas incluse dans la préservation à titre conservatoire, même s'il a lu les messages.
Les messages privés (MP) envoyés à un utilisateur faisant l'objet d'une préservation de données à titre conservatoire sont inclus, même si l'utilisateur ne répond pas.

Vous ne pouvez pas soumettre les données d'un salon complet à une procédure de préservation à titre conservatoire

Les salons de Hangouts Chat ne peuvent pas être limités à une unité organisationnelle individuelle, c'est-à-dire que chaque membre de votre domaine peut être invité à n'importe quel salon. Vault ne conserve pas les messages envoyés par les participants ne faisant pas l'objet d'une procédure de préservation à titre conservatoire. 
Les utilisateurs peuvent voir les messages préservés à titre conservatoire

Lorsque vous créez une procédure de préservation à titre conservatoire, les utilisateurs peuvent toujours voir les messages qui y sont inclus, même s'ils auraient dû être supprimés de leur interface par une règle de conservation.

Informations importantes sur Hangouts Chat et la recherche de fichiers

Les fichiers partagés avec les utilisateurs de Hangouts Chat peuvent être stockés dans Drive

Hangouts Chat permet de partager des documents Google Docs, Sheets, Slides ou Forms par le biais d'un lien plutôt que d'une copie du fichier jointe au message. Étant donné que le fichier d'origine est stocké dans Drive, il n'est pas inclus lorsque vous conservez, archivez, recherchez ou exportez des messages de chat.

Vault indexe la plupart des types de fichiers texte non-Google directement joints à un message de chat, tels que ceux possédant les extensions .pdf, .xslx et .docx. Lorsque vous recherchez et exportez des messages de chat, ces pièces jointes sont incluses, et les règles de conservation et procédures de préservation à titre conservatoire relatives aux messages de chat s'y appliquent.

Vault permet de prévisualiser jusqu'à 1 000 messages par conversation

Vault peut exporter tous les messages renvoyés par votre recherche, mais les aperçus sont limités à 1 000 messages. Si vous souhaitez prévisualiser un grand nombre de messages, utilisez des termes de recherche et d'autres critères permettant d'obtenir des groupes de messages plus restreints.

Vault récupère uniquement les conversations dans lesquelles le participant que vous recherchez a envoyé au moins un message
Vault affiche les MP et les conversations uniquement lorsqu'un participant a envoyé au moins un message. Les résultats de recherche n'incluent pas les conversations dont un participant a lu les messages sans y répondre.
Les recherches sur les données préservées à titre conservatoire incluent les conversations des salons seulement si un utilisateur dont le compte fait l'objet d'une telle procédure envoie un message
Lorsque, dans le cadre d'un litige, vous effectuez une recherche sur des données préservées à titre conservatoire, Vault affiche une conversation extraite d'un salon uniquement si un utilisateur dont le compte fait l'objet d'une procédure de préservation à titre conservatoire a envoyé au moins un message.
Ces informations vous-ont elles été utiles ?
Comment pouvons-nous l'améliorer ?