Apps Kasası dışa aktarma işlevi nasıl çalışır?
Apps Kasası ihtiyaç duyduğunuz iletileri veya dosyaları bulduktan sonra, bunları analiz için dışa aktarmaya hazırsınız demektir. Google Apps Kasası'nın dışa aktarma işlevi şunları sunmak üzere tasarlanmıştır:
- arama kriterlerinizle eşleşen tüm verilerin kapsamlı bir kopyası
- dışa aktarılan verileri alanınızdaki bireysel kullanıcılarla ilişkilendirmek için ihtiyaç duyacağınız meta veriler
- dışa aktarılan verilerin Google'ın sunucularında depolanan verilerle eşleştiğini kanıtlamak için gerekli olan ek teyit bilgileri
Posta, sohbet ve Google Grupları'nı dışa aktarma
Apps Kasası dışa aktarma işlemini tamamladığında, şu öğeleri indirebilirsiniz:
-
PST veya mbox dosyalarını içeren bir ZIP dosyası - Bu dosyalarda, dışa aktarılan mesajların ayrıntıları ve içeriği bulunur. ZIP dosyasını açtıktan sonra, içindeki dosyaları şu programlarda açabilirsiniz:
-
PST - Microsoft Outlook. Dışa aktarma işlemi birkaç hesaba ait iletileri içeriyorsa veya dosya boyutu 1 GB'ı aşıyorsa birden fazla PST dosyanız olabilir.
Not: Microsoft Outlook, Gmail'in iletileri sınıflandırmak için kullandığı etiketleri desteklemez. Outlook'ta bir PST dosyası açtığınızda tüm iletiler gelen kutusunda görünür. -
mbox - Mozilla Thunderbird veya bir metin düzenleyici. Dışa aktarma işlemi, birkaç hesaba ait iletileri içeriyorsa veya dosya boyutu 10 GB'ı aşıyorsa birden fazla mbox dosyanız olabilir.
-
Bazı dava destek sistemleri. Bu sistemlerden bazıları PST dosyalarını açabilir veya mbox dosyaları için e-posta dönüştürme araçları sunar.
-
Not: Google, üçüncü taraf ürünlerinin yapılandırılması konusunda teknik destek sağlamaz. GOOGLE, ÜÇÜNCÜ TARAF ÜRÜNLERİ İÇİN SORUMLULUK KABUL ETMEZ. En son yapılandırma ve destek bilgileri için lütfen ürünün web sitesine bakın.
- XML dosyası - Google sunucularında tutulduğu haliyle ileti meta verilerini içerir. Bu dosyayı bir metin düzenleyicisinde açın ve dosyayı, ileti meta verileri ile PST veya mbox dosyasındaki ileti içerikleri arasında bağlantı kurmak için kullanın.
- CSV dosyası - Dışa aktarma işlemine dahil edilen iletilerin sahiplerine ait adreslerle birlikte her bir kullanıcının sahip olduğu ileti sayısını içerir.
- Hata olması durumunda bir hata raporu da dahil edilir.
- Sağlama dosyası - Öncesindeki dosyalar için ileti özeti 5 (MD5) karma değerlerini içerir.
Posta ve sohbet iletilerini Microsoft Outlook (PST) veya Mozilla Thunderbird'de (mbox) inceleyebilirsiniz. Bu yöntem, metin düzenleyiciler tarafından görüntülenemeyen HTML iletilerini ve ekleri görmek açısından kullanışlıdır.
PST ve mbox dosyaları, dışa aktarılan posta ve sohbet iletileriyle ilişkili tüm ayrıntıları içerir. Apps Kasası XML dosyası ileti meta verilerini Google tarafından kaydedildiği haliyle yansıtır. Bu dosyalar birlikte, Google sunucularında depolanan iletiler ve App Kasası'ndan dışa aktardığınız veriler arasında bir bağlantı sağlar.
- İletileri e-posta uygulamanızda içe aktarıp inceleyin.
- Konuyla ilgili önemli olduğunu düşündüğünüz iletilerin üstbilgilerine bakın:
- Outlook - Kullandığınız sürüme göre farklı yöntemler kullanılır. İleti üstbilgilerini görmek için Microsoft tarafından sağlanan kaynakları inceleyin.
- Thunderbird -Her iletinin üstbilgisini görüntülemek için Görünüm > Üstbilgiler > Tümü seçeneğini tıklayın:
- Her üstbilgide bir İleti Kimliği vardır. İletileri, Google sunucularında depolanan verilerle ilişkilendirmek için ileti kimliklerini XML dosyasındaki meta verilerle karşılaştırın.
mbox dosyası ileti depolamak için standart bir biçimdir. Dışa aktarılan iletilerle ilgili, ileti metni ve iletideki ekler gibi tüm ayrıntıları içerir. Apps Kasası XML dosyası ileti meta verilerini Google tarafından kaydedildiği haliyle yansıtır. Bu dosyalar birlikte, Google sunucularında depolanan iletiler ve App Kasası'ndan dışa aktardığınız veriler arasında bir bağlantı sağlar.
Dışa aktarma işlemi yaptıktan sonra Apps Kasası XML dosyasındaki ileti parametrelerini kullanarak mbox dosyasındaki ilgili iletileri bulabilirsiniz. Başlamak için XML dosyasını bir metin düzenleyicisinde açın ve FileName parametresini bulun. Örneğin:
<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'
Bu parametre benzersiz bir tanımlayıcı içerir ve mbox dosyasında bulunan From_ satırı adındaki benzer girişe karşılık gelir. From_ satırı parametresi aynı tanımlayıcıyı içerir ancak iletinin Google tarafından alındığı tarih ve saati de (UTC olarak) gösterir. Örneğin:
From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014
From_ satırı, mbox dosyasına dahil edilen her iletinin ilk girişidir. Yeni bir From_ satırı aldığınızda, bu, yeni bir iletiyle karşı karşıya olduğunuz anlamına gelir.
Dışa aktarma işleminize dahil edilen Apps Kasası XML dosyası aşağıdaki verileri yakalar:
Her posta iletisine dahil edilir
#From#To#CC#BCC#Subject#DateSent#DateReceived
Her sohbet mesajına dahil edilir
#SubjectAtStart- (yalnızca klasik Hangouts)#SubjectAtEnd- (yalnızca klasik Hangouts)#DateFirstMessageSent#DateLastMessageSent#DateFirstMessageReceived#DateLastMessageReceived
Hem posta hem de sohbet mesajlarına dahil edilir
Labels- Gmail tarafından uygulanan ^INBOX, ^TRASH ve ^DELETED gibi etiketleri gösterir. Ayrıca iletiye kullanıcı tarafından uygulanan etiketleri gösterir.FileName- İleti kimliğini gösterir. Bunu, dışa aktarılan PST veya mbox dosyasında gösterilen ileti kimliğiyle ilişkilendirin.
Hangouts Chat mesajlarına dahil edilir
RoomID- Görüşmenin ait olduğu odayı veya DM tanımlayıcısını gösterir.Participants- Görüşmeye katılan tüm kullanıcıların e-posta adreslerini gösterir.roomName- Odanın adını veya doğrudan mesaj görüşmesinin katılımcısı olan hesapların virgülle ayrılmış listesini gösterir.conversationType- Görüşmenin bir odadan mı yoksa bir doğrudan mesajdan mı yapıldığını gösterir.
Dışa aktarma işleminin tamamı için sorgu parametreleri
UserQuery- Bu dışa aktarma işlemine dahil edilen iletileri getiren, gönderilen Apps Kasası kullanıcısı sorgusunu gösterir.TimeZone- Tarih tabanlı aramalarda kullanılan saat dilimini gösterir.Custodians- Hesaplarında arama yapılan kullanıcıların e-posta adreslerini gösterir. Bireysel kullanıcı hesaplarını değil de belirli bir içeriği aradıysanız burada herhangi bir hesap sahibi kullanıcı listelenmez.
Drive dışa aktarmaları
Apps Kasası bir dışa aktarma işlemini tamamladığında, şu dosyaları indirebilirsiniz:
- Sıkıştırılmış bir dosya - Aramanız sonucunda bulunan tüm dosyaları içerir. Apps Kasası bir sıkıştırılmış dosyadan en fazla 10 GB ileti dışa aktarır. Dışa aktaracağınız veriler 10 GB'tan daha büyükse Apps Kasası birden çok dosya oluşturur.
- Bir XML dosyası - Şu meta verileri içerir:
- Doküman kimlikleri
- Kullanıcı e-posta adresleri
- Her bir dosyanın oluşturulma ve değiştirilme tarihleri
- Doküman türleri ve başlıkları
- Bir CSV dosyası - Doküman kimliklerini kullanıcı hesaplarıyla eşler. Dışa aktarılan dosyalara hangi kullanıcıların erişiminin olduğunu belirlemek için bu bilgiden yararlanabilirsiniz.
- Hata olması durumunda bir hata raporu da dahil edilir.
- Sağlama dosyası - Öncesindeki dosyalar için MD5 değerlerini içerir.
Dışa aktarılan dosyalar şu şekilde dönüştürülür:
| Drive dosya türü | Dışa aktarılan biçim |
|---|---|
| Google Dokümanlar | .docx |
| Google E-Tablolar | .xlsx |
| Google Formlar | .zip (.html ve .csv) |
| Google Slaytlar | .pptx |
| Google Çizimler | |
| Google dışı dosyalar | Biçim değişikliği olmaz |
Apps Kasası XML dosyasındaki dosya parametreleri
Dışa aktarma işleminize dahil edilen XML dosyası aşağıdaki verileri yakalar:
Her dosyaya dahil edilir
#Author- Drive'daki dosyanın sahibi olan kişinin e-posta adresini gösterir. Bir ortak drive dosyası söz konusuysa ortak drive adı gösterilir.Collaborators- Doğrudan dosyayı düzenleme veya yorum ekleme izni olan hesapları ve grupları gösterir. Ayrıca, dışa aktarma sırasında bu seçeneği belirtirseniz dosyaya dolaylı erişimi olan kullanıcıları da içerir.Viewers- Doğrudan dosyayı görüntüleme izni olan hesapları ve grupları gösterir. Ayrıca, dışa aktarma sırasında bu seçeneği belirtseniz dosyaya dolaylı erişimi olan kullanıcıları da içerir.Others- Dışa aktarma sırasında erişim düzeyi bilgilerini hariç tutmayı seçtiyseniz, sorgunuzdan dosyaya dolaylı erişimi olan hesapları gösterir. Ayrıca, Apps Kasası'nın dışa aktarma sırasında erişim düzeyini belirleyemediği kullanıcıları da içerebilir.#DateCreated- Dosyanın oluşturulduğu tarihi gösterir. G Suite dışında oluşturulan dosyalar söz konusu olduğunda bu tarih dosyayı oluşturan kişinin bilgisayarı tarafından kaydedilir. Dosya Drive'a yüklendiğinde bu tarihte herhangi bir değişiklik olmaz.#DateModified- Dosyanın en son değiştirildiği tarihi gösterir. G Suite dışında değiştirilen dosyalar söz konusu olduğunda bu tarih dosyayı değiştiren kişinin bilgisayarı tarafından kaydedilir. Dosya Drive'a yüklendiğinde bu tarihte herhangi bir değişiklik olmaz.#Title- Dosya adını kullanıcı tarafından belirlenen haliyle gösterir. Bazı işletim sistemleri dosya adları çok uzun olan .zip dosyalarını açamadığından, Apps Kasası dışa aktarma sırasında dosya adını 128 karakterde keserek kısaltır.#Titleetiketiyle gösterilen değer kesilerek kısaltılmamış addır.DocumentType- Google dosyalarının dosya türünü belirtir. Olası değerler: DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM ve DRAWING.SharedDriveID- Dosyayı içeren ortak drive'ın tanımlayıcısını gösterir (varsa).SourceHash- Dosyanın her sürümü için benzersiz hash değeri. Dosya dışa aktarma işlemlerini tekilleştirmek ve dışa aktarılan dosyanın kaynak dosyanın tam bir kopyası olduğunu doğrulamak için kullanılabilir. Yalnızca Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar dosyaları tarafından desteklenir.
Dışa aktarma işleminin tamamı için sorgu parametreleri
UserQuery- Bu dışa aktarma işlemine dahil edilen dosyaları getiren, gönderilen Apps Kasası kullanıcısı sorgusunu gösterir.TimeZone- Tarih tabanlı aramalarda kullanılan saat dilimini gösterir.Custodians- Hesaplarında arama yapılan kullanıcıların e-posta adreslerini gösterir. Bireysel kullanıcı hesaplarını değil de belirli bir içeriği aradıysanız burada herhangi bir hesap sahibi kullanıcı listelenmez.
Dosyaları Drive'dan dışa aktardığınızda Apps Kasası, alanınızdaki dolaylı erişimi olan ve arama ölçütlerinizle eşleşen bir dosyayı açmış olan kullanıcılara ait meta verileri ekleyebilir.
Bir dosya veya dosyayı içeren klasör için aşağıdakilerden biri geçerliyse kullanıcının dolaylı erişimi olabilir:
- Kullanıcının ait olduğu grupla paylaşıldı
- Alanda paylaşılan
- Herkese açık olarak paylaşıldı
Dışa aktarma işlemi sırasında meta veri çıkışına eklemek istediğiniz bilgi türünü seçebilirsiniz:
-
Dışa aktarma iletişim kutusunda, Apps Kasası'nın alanınızda dosyalara dolaylı erişimi olan kullanıcıların izin düzeyini belirlemesini sağlayacak kutuyu işaretleyin. XML dosyasını açtığınızda bu kullanıcıların her biri aşağıdaki kategorilerden birine dahil edilir:
-
Collaborators- Bir dosyayı düzenlemek veya yorum eklemek için dolaylı izne sahip olan kullanıcılar. -
Viewers- Bir dosyayı görüntülemek için dolaylı izne sahip olan kullanıcılar. -
Others -Bazı durumlarda, Apps Kasası dışa aktarma sırasında kullanıcının erişim türünü belirleyemeyebilir. Örneğin, dosya bir grupla paylaşılmışsa ve kullanıcı daha sonra bu gruptan çıkarılmışsa bu durum oluşabilir.
Apps Kasası'nın bu kullanıcıların hangi izinlere sahip olduğunu belirlemesi için zamana ihtiyacı olabilir. Dolayısıyla, bu seçenek dosyalarınızın indirme işlemine hazırlanması için gereken süreyi artırabilir.
-
-
Dışa aktarma iletişim kutusunda, alanınızda dosyalara dolaylı erişimi olan kullanıcıların erişim düzeyi bilgilerinin hariç tutulması için kutuyu işaretlenmemiş olarak bırakın (varsayılan ayar budur). Bu kullanıcılar XML dosyasında
Othersolarak listelenir.
Hata raporları
Zaman zaman Apps Kasası'nın Gmail'den bir e-posta iletisini veya Drive'dan bir dosyayı dışa aktaramadığı durumlarla karşılaşılabilir. Böyle bir durumda hata raporu oluşturulur. .csv dosyası biçimindeki bu raporda dışa aktarma hataları, ek ayrıntılar ve meta verilerle birlikte listelenir. İki hata türü vardır:
- Geçici hatalar - Arka uç sunucusu e-postayı veya dosyayı alamamıştır. Öğeyi tekrar aradığınızda dışa aktarma işlemi için kullanılabilir durumda olacaktır.
- Geçici olmayan hatalar - Özel olarak geçici etiketiyle işaretlenmemiş hatalar, düzeltilmesi mümkün olmayan bir sorundan kaynaklanan hatalardır. Bu durum genel olarak bir ileti eki veya dosya silinmiş olduğunda, dışa aktarma için desteklenmediğinde ya da istenen biçime dönüştürülemediğinde ortaya çıkar.
Sorunun geçici olup olmadığını belirlemek için .csv dosyasını Google E-Tablolar ile (veya benzer bir e-tablo uygulaması kullanarak) açın ve Hata Açıklaması sütununu bulun.
Başlamaya hazır mısınız?