Exportera arbete i Arkiv

Du kan granska e-postmeddelanden och chattmeddelanden i Microsoft Outlook (PST) eller Mozilla Thunderbird (mbox). Det är praktiskt när du vill läsa meddelanden i HTML-format eller titta på bilagor som en textredigerare inte kan öppna.

PST- och mbox-filer innehåller all information om de exporterade meddelandena. XML-filen i Arkiv speglar metadata så som den registrerats av Google. Tillsammans skapar de här filerna en länk mellan meddelanden som lagras på Googles servrar och den data du har exporterat från Arkiv.

1. Importera och granska meddelanden i ett e-postprogram. 
2. Titta på meddelandehuvudet i de meddelanden som är viktiga i ärendet:
   • Outlook – varierar beroende på vilken version du använder. Läs i Microsofts dokumentation hur meddelandehuvuden visas.  
   • Thunderbird – Klicka på Visa > Rubriker > Alla. Då visas huvudet i alla meddelanden.
3. I huvudet finns ett fält för meddelande-id. Genom att jämföra meddelandets id med metadata i XML-filen kan du koppla samman meddelanden med data på Googles servrar.

En mbox-fil är ett standardformat för lagring av meddelanden. Den innehåller all information om de exporterade meddelandena, inklusive själva meddelandetexten och eventuella bilagor. XML-filen i Arkiv speglar metadata så som den registrerats av Google. Tillsammans skapar de här filerna en länk mellan meddelanden som lagras på Googles servrar och den data du har exporterat från Arkiv.

När du har exporterat använder du meddelandeparametrarna från XML-filen i Arkiv och identifierar motsvarande meddelanden i mbox-filen. Kom igång genom att öppna XML-filen i en textredigerare och söka efter FileName-parametern, till exempel:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Den här parametern innehåller ett unikt id och motsvarar en liknande post i mbox-filen som heter From_ line. From_ line innehåller samma id, tillsammans med datum och tid (i UTC) då meddelandet togs emot i Google, till exempel:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

From_ line är den första posten i varje meddelande i mbox-filen. När du kommer till en ny From_line är det ett annat meddelande du ser.

Filen Vault XML som ingår i exporten innehåller följande metadata:

Ingår i alla e-postmeddelanden

• #From
• #To
• #CC
• #BCC
• #Subject
• #DateSent
• #DateReceived

Ingår i alla chattmeddelanden

• #SubjectAtStart – (endast klassiska Hangouts)
• #SubjectAtEnd – (endast klassiska Hangouts)
• #DateFirstMessageSent
• #DateLastMessageSent
• #DateFirstMessageReceived
• #DateLastMessageReceived

Ingår i både e-post och chattmeddelanden

• Labels – visar etiketter som används i Gmail, exempelvis ^INBOX, ^TRASH och ^DELETED. Visar även etiketter som användaren har angett för meddelandet.
• FileName – visar meddelandets identifierare. Jämför detta med meddelandets id i den exporterade PST- eller mbox-filen. 

Ingår i Hangouts Chat-meddelanden

• RoomID – visar rum eller DM-identifierare som konversationen tillhör.
• Participants – visar e-postadresserna för alla användare som deltagit i konversationen.
• roomName – visar rummets namn eller en kommaseparerad lista över konton som deltog i DM.
• conversationType – visar om konversationen kommer från ett rum eller DM.

Frågeparametrar för hela exporten

• UserQuery – visar Arkiv-användarens fråga som skickats för att hämta meddelandena som ingår i den här exporten.
• TimeZone – visar tidszonen som används för datumbaserad sökningar.
• Custodians – visar e-postadresserna för de användare vars konton har genomsökts. Om du sökte efter innehåll och inte enskilda användarkonton anges inga custodians här.

I XML-filen som medföljer exporten registreras följande metadata:

Ingår i alla filer

• #Author – visar e-postadressen för personen som äger filen på Drive. För en delad Drive-fil visas namnet på den delade enheten.
• Collaborators – visar konton och grupper som har direkt behörighet att redigera filen eller lägga till kommentarer. Omfattar även användare med indirekt åtkomst till filen om du väljer detta alternativ under exporten.
• Viewers – visar konton och grupper som har direkt behörighet att visa filen. Omfattar även användare med indirekt åtkomst till filen om du väljer detta alternativ under exporten.
• Others – visar kontona från din sökning som har indirekt åtkomst till filen om du har valt att utesluta åtkomstnivåinformation under exporten. Kan även inkludera användare för vilka behörighetsnivån inte kunde fastställas i Arkiv vid exporttillfället.
• #DateCreated – visar datumet då filen skapades. För filer som skapas utanför G Suite registreras detta datum i den redigeringsbehörigas dator. Det ändras inte när filen överförs till Drive.
• #DateModified – visar datumet då filen senast ändrades. För filer som har ändrats utanför G Suite registreras detta datum i datorn för den som ändrar filen. Det ändras inte när filen överförs till Drive.
• #Title – visar filnamnet som tilldelats av användaren. Eftersom vissa operativsystem inte kan expandera ZIP-filer med extremt långa filnamn förkortar Arkiv filnamnet på 128 tecken under exporten. Värdet som visas i taggen #Title trunkeras inte.
• DocumentType – anger filtypen för Google-filer. Möjliga värden är DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM och DRAWING.
• SharedDriveID – visar id:t för den delade enhet som innehåller filen (i förekommande fall).
• SourceHash – unikt hash-värde för varje version av en fil. Kan användas för att deduplicera filexporter och verifiera att den exporterade filen är en exakt kopia av källfilen. Stöds enbart av filer i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer.

Frågeparametrar för hela exporten

• UserQuery – visar Arkiv-användarens sökfråga som angetts för att hämta filer som ingår i den här exporten.
• TimeZone – visar tidszonen som används för datumbaserade sökningar.
• Custodians – visar e-postadresserna för de användare vars konton har genomsökts. Om du sökte efter innehåll och inte enskilda användarkonton anges inga custodians här.

När du exporterar filer från Drive kan Arkiv inkludera metadata för användare på domänen som har indirekt åtkomst till, och som har öppnat en fil som matchar dina sökkriterier.

En användare kan ha indirekt åtkomst när en fil eller mapp som innehåller en fil:

• Delas med en grupp som användaren tillhör
• Delas med domänen 
• Delas offentligt.

Under exporten kan du välja vilken typ av information du vill inkludera i metadata-rapporten:

• I exportrutan markerar du kryssrutan för att Arkiv ska avgöra behörighetsnivån för användarna på domänen som har indirekt åtkomst till filer. Var och en av de här användarna ingår i en av de här kategorierna när du öppnar XML-filen:

  • Collaborators – användare som har indirekt behörighet att redigera eller lägga till kommentarer i en fil.

  • Viewers – användare som har indirekt behörighet att visa en fil.

  • Others – i vissa fall kan Arkiv inte avgöra åtkomsttypen som en användare har vid exporttillfället. Detta kan exempelvis hända om en fil har delats med en grupp och användaren sedan tagits bort från gruppen.

  Ytterligare tid krävs i Arkiv för att avgöra vilka behörigheter dessa användare har. Därför kan det här alternativet göra att det tar längre tid att förbereda filerna för nedladdning.

• I exportrutan lämnar du kryssrutan avmarkerad (standard) för att utesluta information på åtkomstnivå för användarna på domänen som har indirekt åtkomst till filer. De här användarna listas som Övriga i XML-filen. 

Om felrapporten inkluderar e-postmeddelanden med tillfälliga fel använder du varje meddelandes RFC 822-id för att hitta dessa specifika meddelanden när du söker igen. Formatet för sökoperatorn är rfc822msgid: identifier.