Jak działa eksportowanie w Vault

Gdy znajdziesz w Vault potrzebne wiadomości i pliki, możesz je wyeksportować do dalszej analizy. Funkcja eksportowania z Google Vault pozwala:

  • pobrać pełną kopię wszystkich danych spełniających kryteria wyszukiwania,
  • uzyskać metadane potrzebne do połączenia wyeksportowanych danych z poszczególnymi użytkownikami w domenie,
  • udostępnić informacje potwierdzające, że wyeksportowane dane są zgodne z danymi zapisanymi na serwerach Google.

Eksportowanie e-maili, czatów i wiadomości z grup dyskusyjnych

Gdy Vault zakończy przetwarzanie eksportu, możesz pobrać takie elementy:

  • Plik ZIP zawierający pliki PST lub mbox – pliki te zawierają szczegóły i treść wyeksportowanych wiadomości. Po rozpakowaniu archiwum ZIP możesz otworzyć wiadomości w następujących programach:

    • PST – w programie Microsoft Outlook. Jeśli eksport obejmuje wiadomości z kilku kont lub rozmiar pliku przekracza 1 GB, możesz mieć wiele plików PST.

      Uwaga: Microsoft Outlook nie obsługuje etykiet, których Gmail używa do klasyfikowania wiadomości. Gdy otworzysz plik PST w Outlooku, wszystkie wiadomości pojawią się w skrzynce odbiorczej. 
    • mbox – w programie Mozilla Thunderbird lub edytorze tekstu. Jeśli eksport obejmuje wiadomości z kilku kont lub rozmiar pliku przekracza 10 GB, możesz mieć wiele plików mbox.

    • W wybranych systemach do obsługi postępowań sądowych. Niektóre z tych systemów pozwalają otwierać pliki PST i zawierają narzędzia do konwersji e-maili z plików mbox.  

Uwaga: Google nie oferuje pomocy technicznej związanej z konfigurowaniem usług innych firm. GOOGLE NIE PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA PRODUKTY INNYCH FIRM. Aby uzyskać najnowsze informacje na temat konfiguracji i obsługi, odwiedź stronę internetową danego produktu.

  • Plik XMLzawiera metadane wiadomości istniejące na serwerach Google. Otwórz ten plik w edytorze tekstu i użyj go, aby połączyć metadane wiadomości z treścią wiadomości znajdującą się w pliku PST lub mbox.
  • Plik CSV zawiera adresy właścicieli wiadomości uwzględnionych podczas eksportowania wraz z liczbą wiadomości, które należą do każdego z użytkowników.
  • W przypadku wystąpienia błędów dołączany jest też raport na ich temat.
  • Plik sum kontrolnych zawiera podsumowanie wiadomości w postaci wartości skrótu MD5 dla poprzedzających plików.
Przeglądanie wiadomości w kliencie poczty e-mail

E-maile i wiadomości czatu możesz przeglądać w programie Microsoft Outlook (PST) lub Mozilla Thunderbird (mbox). Ta metoda przydaje się do przeglądania wiadomości HTML i załączników, których nie może wyświetlić edytor tekstu.

Pliki PST i mbox zawierają wszystkie szczegóły wyeksportowanych e-maili oraz wiadomości czatu. Plik XML z Vault zawiera metadane wiadomości w postaci, w jakiej są zapisane w Google. Razem te pliki pozwalają skojarzyć wiadomości zapisane na serwerach Google z danymi wyeksportowanymi z Vault.

  1. Zaimportuj wiadomości i przejrzyj je w aplikacji do obsługi poczty e-mail. 
  2. W przypadku wiadomości, które są istotne dla sprawy, wyświetl nagłówki:
    • Outlook – zależnie od używanej wersji. Zobacz dokumentację firmy Microsoft na temat wyświetlania nagłówków wiadomości.  
    • Thunderbird – kliknij Widok > Pokazuj nagłówki > Wszystkie, aby wyświetlić nagłówki każdej wiadomości:
  3. Każdy nagłówek zawiera identyfikator wiadomości. Porównaj identyfikatory wiadomości z metadanymi w pliku XML, aby skojarzyć wiadomości z danymi przechowywanymi na serwerach Google.
Przeglądanie plików mbox w edytorze tekstu

Plik mbox jest standardowym formatem przechowywania wiadomości. Zawiera wszystkie szczegóły wyeksportowanych wiadomości włącznie z ich tekstem i wszystkimi załącznikami. Plik XML z Vault zawiera metadane wiadomości w postaci, w jakiej są zapisane w Google. Razem te pliki pozwalają skojarzyć wiadomości zapisane na serwerach Google z danymi wyeksportowanymi z Vault.

Po wyeksportowaniu danych możesz użyć parametrów wiadomości znajdujących się w pliku XML z Vault do określenia odpowiadających im e-maili w pliku mbox. Na początek otwórz plik XML w edytorze tekstu i znajdź parametr FileName, na przykład:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Ten parametr zawiera unikatowy identyfikator i odpowiada podobnemu wpisowi w pliku mbox, który jest nazywany wierszem From_. Wiersz From_ zawiera taki sam identyfikator oraz datę i godzinę (w czasie UTC) odebrania wiadomości przez Google, na przykład:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

Wiersz From_ to pierwszy wiersz każdej wiadomości w pliku mbox. Jeśli napotkasz nowy wiersz From_, to znaczy, że patrzysz na inną wiadomość.

Parametry e-maila i czatu w pliku XML z Vault

Plik XML wyeksportowany z Vault zawiera następujące metadane:

Dla każdej wiadomości e-mail

  • #From
  • #To
  • #CC
  • #BCC
  • #Subject
  • #DateSent
  • #DateReceived

Dla każdej wiadomości czatu

  • #SubjectAtStart – (tylko w klasycznej wersji Hangouts)
  • #SubjectAtEnd – (tylko w klasycznej wersji Hangouts)
  • #DateFirstMessageSent
  • #DateLastMessageSent
  • #DateFirstMessageReceive
  • #DateLastMessageReceived

Dla wszystkich wiadomości czatu i e-mail

  • Labels – określa etykiety zastosowane przez Gmaila, takie jak ^INBOX, ^TRASH i ^DELETED, a także etykiety zastosowane do wiadomości przez użytkownika.
  • FileName – określa identyfikator wiadomości, który możesz skojarzyć z identyfikatorem wiadomości wyświetlanym w wyeksportowanym pliku PST lub mbox. 

Dla wiadomości z Hangouts Chat

  • RoomID – identyfikator pokoju lub czatu, do którego dana rozmowa należy.
  • Participants – określa adresy e-mail wszystkich uczestników, którzy brali udział w danej rozmowie.
  • roomName – wyświetla nazwę pokoju lub listę rozdzielonych przecinkami kont uczestniczących w czacie.
  • conversationType – informuje o tym, czy rozmowa pochodzi z pokoju czy z czatu.

Parametry zapytania obsługiwane w całym eksporcie

  • UserQuery – określa zapytanie, które zostało wysłane przez użytkownika Vault, aby pobrać wiadomości znajdujące się w tym eksporcie.
  • TimeZone – określa strefę czasową w wyszukiwaniach na podstawie dat.
  • Custodians – określa adresy e-mail użytkowników wyszukiwanych kont. Jeśli wyszukiwana była treść, a nie poszczególne konta użytkowników, nie są tu wyświetlane żadne adresy.

Eksportowanie danych z Dysku

Gdy Vault zakończy przetwarzanie eksportu, możesz pobrać takie pliki:

  • Skompresowany plik – zawiera wszystkie pliki znalezione podczas wyszukiwania. Vault eksportuje maksymalnie 10 GB danych w jednym skompresowanym pliku. Jeśli wyeksportujesz więcej niż 10 GB danych, zostanie utworzonych wiele plików. 
  • Plik XML – zawiera metadane, w tym:
    • Identyfikatory dokumentów
    • Adresy e-mail użytkowników
    • Daty utworzenia i modyfikacji poszczególnych plików
    • Typy i nazwy dokumentów
  • Plik CSV – mapuje identyfikatory dokumentów na konta użytkowników. Dzięki tym informacjom możesz określić, którzy użytkownicy mają dostęp do eksportowanych plików.
  • W przypadku wystąpienia błędów dołączany jest też raport na ich temat.
  • Plik sum kontrolnych – zawiera podsumowanie wiadomości w postaci wartości skrótu MD5 poprzedzających plików.

Eksportowane pliki są konwertowane w ten sposób:

Typ pliku na Dysku Wyeksportowany format
Dokumenty Google .docx
Arkusze Google .xlsx
Formularze Google .zip (.html i .csv)
Prezentacje Google .pptx
Rysunki Google .pdf
Pliki w formacie innym niż Google Oryginalny format (nie ulega zmianie)

 

Parametry plików w pliku XML z Vault

Wyeksportowany plik XML zawiera następujące metadane każdego pliku:

Dla każdego pliku

  • #Author – określa adres e-mail osoby będącej właścicielem pliku na Dysku. W przypadku pliku na dysku współdzielonym ten parametr określa nazwę dysku współdzielonego.
  • Collaborators – określa konta i grupy, które mają bezpośrednie uprawnienia do edytowania pliku lub dodawania komentarzy. Jeśli wybierzesz odpowiednią opcję podczas eksportowania, w tych metadanych znajdziesz też konta użytkowników mających pośredni dostęp do pliku.
  • Viewers – określa konta i grupy, które mają bezpośrednie uprawnienia do wyświetlania pliku. Jeśli wybierzesz odpowiednią opcję podczas eksportowania, w tych metadanych znajdziesz też konta użytkowników mających pośredni dostęp do pliku.
  • Others – jeśli podczas eksportu wykluczysz informacje o poziomie dostępu, określa konta z wyników wyszukiwania, które mają pośredni dostęp do pliku. Może też obejmować konta użytkowników, których poziomu dostępu nie udało się zidentyfikować w czasie eksportowania.
  • #DateCreated – określa datę utworzenia pliku. W przypadku plików utworzonych poza G Suite ta data jest zapisywana przez komputer autora. Nie ulega ona zmianie, gdy plik zostaje przesłany na Dysk.
  • #DateModified – określa datę ostatniej modyfikacji pliku. W przypadku plików edytowanych poza G Suite ta data jest zapisywana przez komputer osoby modyfikującej. Pozostaje ona bez zmian po przesłaniu pliku na Dysk.
  • #Title – określa nazwę pliku podaną przez użytkownika. W niektórych systemach operacyjnych nie można rozpakować plików zip zawierających pliki z bardzo długimi nazwami, dlatego podczas eksportowania Vault skraca nazwy plików do 128 znaków. Wartość tagu #Title nie jest skracana i zawiera pełną nazwę pliku.
  • DocumentType – określa typ plików Google. Dostępne wartości to DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM i DRAWING (dokument, arkusz kalkulacyjny, prezentacja, formularz i rysunek).
  • SharedDriveID – określa identyfikator dysku współdzielonego zawierającego plik (jeśli ma zastosowanie).
  • SourceHash – niepowtarzalna wartość hash dla każdej wersji pliku. Za jej pomocą można usuwać duplikaty wyeksportowanych plików i sprawdzać, czy wyeksportowany plik jest dokładną kopią pliku źródłowego. Działa tylko w przypadku plików Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.

Parametry zapytania obsługiwane w całym eksporcie

  • UserQuery – określa zapytanie, które zostało wysłane przez użytkownika Vault, aby pobrać pliki znajdujące się w tym eksporcie.
  • TimeZone – określa strefę czasową w wyszukiwaniach na podstawie dat.
  • Custodians – określa adresy e-mail użytkowników wyszukiwanych kont. Jeśli wyszukiwana była treść, a nie poszczególne konta użytkowników, nie są tu wyświetlane żadne adresy.
Eksportowanie informacji o poziomie dostępu kont użytkowników, którzy mają pośredni dostęp do plików

Gdy eksportujesz pliki z Dysku, Vault może dołączyć metadane na temat pasujących do kryteriów wyszukiwania kont użytkowników z Twojej domeny, którzy mają pośredni dostęp do pliku i otworzyli go.

Użytkownik może mieć pośredni dostęp, gdy plik lub zawierający go folder jest:

  • udostępniony grupie, do której użytkownik należy;
  • udostępniony w domenie; 
  • udostępniony publicznie.

Podczas eksportowania możesz wybrać informacje, które chcesz uwzględnić wynikowych metadanych:

  • W oknie dialogowym eksportowania zaznacz odpowiednie pole wyboru, jeśli Vault ma określić poziom uprawnień użytkowników w domenie, którzy mają pośredni dostęp do plików. W wynikowym pliku XML każde z kont takich użytkowników jest uwzględnione w jednej z tych kategorii:

    • Collaborators – użytkownicy z pośrednimi uprawnieniami do edytowania i komentowania pliku.

    • Viewers – użytkownicy z pośrednimi uprawnieniami do wyświetlania pliku.

    • Others – w niektórych sytuacjach podczas eksportowania Vault nie jest w stanie określić poziomu dostępu użytkownika. Może się tak zdarzyć, jeśli na przykład plik został udostępniony grupie, z której następnie użytkownik został usunięty.

    Vault potrzebuje więcej czasu, aby określić uprawnienia takich użytkowników, więc zaznaczenie tej opcji może wydłużyć proces przygotowywania plików do pobrania.

  • W oknie dialogowym eksportowania pozostaw odznaczone odpowiednie pole wyboru (ustawienie domyślne), aby wykluczyć informacje o poziomie dostępu użytkowników z domeny, którzy mają pośredni dostęp do plików. Konta takich użytkowników są wymienione w pliku XML w sekcji Others

Raporty o błędach

Czasami Vault nie może wyeksportować e-maila z Gmaila lub pliku z Dysku. Wtedy generowany jest raport o błędzie. Raport w pliku .csv zawiera listę elementów z błędami eksportowania oraz dodatkowymi informacjami i metadanymi. Możesz napotkać dwa rodzaje błędów:

  • Błędy przejściowe – serwer zaplecza nie może pobrać e-maila lub pliku. Element powinien być dostępny do eksportu, gdy go później wyszukasz.
  • Błędy trwałe – każdy błąd, który nie jest oznaczony jako przejściowy, jest wynikiem problemu, którego nie da się naprawić. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy załącznik wiadomości albo plik został usunięty, nie można go wyeksportować lub nie może być przekonwertowany na odpowiedni format.

Aby określić, czy problem jest przejściowy czy trwały, otwórz plik .csv w Arkuszach Google (lub podobnej aplikacji do obsługi arkuszy kalkulacyjnych) i znajdź kolumnę Opis błędu.

Jeśli raport o błędach zawiera e-maile z błędami przejściowymi, użyj ich identyfikatorów RFC 822, aby znaleźć te wiadomości przy kolejnym wyszukiwaniu. Format operatora wyszukiwania to rfc822msgid:identyfikator.

Chcesz zacząć?

Eksportowanie wyników wyszukiwania

Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?