Hoe Vault-exports werken

Nadat Vault de berichten of bestanden heeft gevonden die u nodig heeft, kunt u deze exporteren om ze verder te onderzoeken. Met de exportfunctie van Google Vault krijgt u het volgende:

  • Een uitgebreide kopie van alle gegevens die overeenkomen met de zoekcriteria.
  • De metadata die u nodig heeft om de geëxporteerde gegevens te koppelen aan individuele gebruikers in uw domein.
  • De bevestiging dat de geëxporteerde gegevens overeenkomen met de gegevens die zijn opgeslagen op de servers van Google.

Exports uit Gmail, chat en Groepen

Nadat Vault een export heeft voltooid, kunt u de volgende items downloaden:

  • Een zip-bestand met PST- of mbox-bestanden: Deze bestanden bevatten gegevens over en de inhoud van de geëxporteerde berichten. Nadat u het zip-bestand heeft uitgepakt, kunt u de bestanden openen met:

    • PST: Microsoft Outlook. U heeft wellicht meerdere PST-bestanden als de export berichten bevat uit meer dan één account of als het bestand groter is dan 1 GB.

      Opmerking: Microsoft Outlook ondersteunt geen labels, die door Gmail worden gebruikt om berichten te classificeren. Alle berichten worden in de inbox weergegeven wanneer u een PST-bestand opent in Outlook. 
    • mbox: Mozilla Thunderbird of een tekstverwerker. U heeft wellicht meerdere mbox-bestanden als de export berichten bevat uit meer dan één account of als het bestand groter is dan 10 GB.

    • Bepaalde juridische supportsystemen. Sommige van deze systemen kunnen PST-bestanden openen of bevatten tools om e-mails te converteren uit mbox-bestanden.  

Opmerking: Google biedt geen technische support voor de configuratie van producten van derden. GOOGLE IS NIET VERANTWOORDELIJK VOOR PRODUCTEN VAN DERDEN. Bekijk de website van het product voor de nieuwste informatie over configuratie en support.

  • Een XML-bestand: Bevat metadata van berichten zoals deze op de servers van Google staan. Open dit bestand in een teksteditor en gebruik het om de metadata van de berichten te koppelen aan de berichtinhoud in het mbox-bestand. De inhoud van een PST-bestand kan niet worden gekoppeld aan de metadata van het XML-bestand.
  • Een csv-bestand: Bevat adressen van berichteigenaren die zijn meegenomen in de export en het aantal berichten waarvan elke gebruiker eigenaar is.
  • Een foutrapport: Wordt alleen toegevoegd als er fouten zijn.
  • Een checksum-bestand: Bevat message digest 5 (MD5) hash-waarden voor de voorgaande bestanden.
Berichten bekijken in een e-mailclient

U kunt Gmail- en chatberichten bekijken in Microsoft Outlook (PST) of Mozilla Thunderbird (mbox). Deze methode is handig om html-berichten en bijlagen te bekijken die niet kunnen worden weergegeven in een tekstverwerker.

PST- en mbox-bestanden bevatten de gegevens van de geëxporteerde Gmail- en chatberichten. Het Vault XML-bestand geeft de metadata van de berichten weer, zoals opgeslagen door Google. U kunt mbox-content en berichtmetadata samenvoegen om een koppeling te maken tussen de berichten die zijn opgeslagen op de servers van Google en de gegevens die u heeft geëxporteerd uit Vault.

Ga als volgt te werk om geëxporteerde berichten te bekijken in een e-mailclient:

  1. Importeer en bekijk de berichten in uw e-mail-app. 
  2. Bekijk de kopteksten van berichten die van belang zijn voor de kwestie:
    • Outlook: Dit is afhankelijk van de gebruikte versie. Bekijk de Microsoft-documentatie voor informatie over het bekijken van berichtkoppen.  
    • Thunderbird: Klik op View (Weergeven) > Headers (Kopteksten) > All (Alle) om de kopteksten van elk bericht weer te geven:
  3. In Thunderbird bevat elke koptekst een bericht-ID. Als u berichten wilt koppelen aan de gegevens die zijn opgeslagen op de servers van Google, vergelijkt u de bericht-ID's met de metadata in het XML-bestand.
Mbox-bestanden bekijken in een tekstverwerker

Een mbox-bestand is een standaardindeling voor het opslaan van berichten. Het bevat alle gegevens van de geëxporteerde berichten, zoals de berichttekst en eventuele bijlagen. Het Vault XML-bestand geeft de metadata van de berichten weer, zoals opgeslagen door Google. Samen koppelen deze bestanden de berichten die zijn opgeslagen op de servers van Google en de gegevens die u heeft geëxporteerd uit Vault.

Nadat u de export heeft uitgevoerd, kunt u de berichtparameters uit het Vault XML-bestand gebruiken om de bijbehorende berichten te vinden in het mbox-bestand. Open om aan de slag te gaan het XML-bestand in een teksteditor en zoek naar de parameter FileName, bijvoorbeeld:

<ExternalFile FileName='1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox'

Deze parameter bevat een unieke ID en komt overeen met een soortgelijke invoer in het mbox-bestand, genaamd de From_-regel. De From_-regel bevat dezelfde ID, evenals de datum en tijd (in UTC) waarop het bericht door Google is ontvangen, bijvoorbeeld:

From 1463030154355209614-d7f2c19a-73f3-40e4-a17a-130b90c37aac.mbox@xxx Wed Mar 19 06:38:02 2014

De From_-regel is de eerste invoer voor elk bericht dat in het mbox-bestand staat. Als u een nieuwe From_-regel tegenkomt, bent u bij een ander bericht aangekomen.

Gmail- en chatparameters in het Vault XML-bestand

Het Vault XML-bestand dat onderdeel is van uw export, bevat de volgende metadata:

In elk Gmail-bericht

  • #From
  • #To
  • #CC
  • #BCC
  • #Subject
  • #DateSent
  • #DateReceived

In elk chatbericht

  • #SubjectAtStart (alleen de klassieke versie van Hangouts)
  • #SubjectAtEnd (alleen de klassieke versie van Hangouts)
  • #DateFirstMessageSent
  • #DateLastMessageSent
  • #DateFirstMessageReceived
  • #DateLastMessageReceived

In Gmail- en chatberichten

  • Labels: Labels die door Gmail zijn toegepast, zoals ^INBOX, ^TRASH en ^DELETED, en labels die door de gebruiker aan het bericht zijn toegevoegd.
  • FileName: Dit is de bericht-ID. Koppel deze waarde aan de bericht-ID in het geëxporteerde PST- of mbox-bestand. 

In Hangouts Chat-berichten

  • RoomID: De chatruimte of privéchat-ID van het gesprek.
  • Participants: De e-mailadressen van alle gebruikers die deelnamen aan het gesprek.
  • roomName: De naam van de chatruimte of een door komma's gescheiden lijst met accounts die hebben deelgenomen aan een privéchat.
  • conversationType: Geeft aan of het gesprek afkomstig is uit een chatruimte of een privéchat.

Queryparameters voor de hele export

  • UserQuery: De zoekopdracht die is verzonden door de Vault-gebruiker die de berichten in deze export heeft opgehaald.
  • TimeZone: De tijdzone die wordt gebruikt in zoekopdrachten met bepaalde datums.
  • Custodians: De e-mailadressen van de gebruikers wiens account is doorzocht. Als u heeft gezocht op inhoud, in plaats van individuele gebruikersaccounts, staan hier geen 'custodians'.

Drive-exports

Wanneer Vault een export heeft voltooid, kunt u de volgende bestanden downloaden:

  • Een gecomprimeerd bestand: Bevat alle bestanden die zijn gevonden met de zoekopdracht. Vault exporteert maximaal 10 GB aan gegevens in één gecomprimeerd bestand. Als u meer dan 10 GB aan gegevens exporteert, maakt Vault meerdere bestanden. 
  • Een XML-bestand: Bevat metadata, zoals:
    • Document-ID's (Opmerking: Deze ID's zijn niet de Drive-bestands-ID's. Ze komen overeen met waarden in het CSV-bestand.)
    • Gebruikersmailadressen
    • De datums waarop elk bestand is gemaakt en aangepast
    • Documenttypes en -titels
  • Een csv-bestand: Koppelt document-ID's aan gebruikersaccounts. Gebruik deze informatie om te bepalen of gebruikers toegang hebben tot de geëxporteerde bestanden.
  • Als er fouten zijn, wordt ook een foutrapport toegevoegd.
  • Een checksum-bestand: Bevat MD5-waarden voor de voorgaande bestanden.

De naam van geëxporteerde bestanden bestaat uit de oorspronkelijke naam van het bestand, gevolgd door een underscore ('_') en de Drive-bestands-ID.

Geëxporteerde bestanden worden als volgt geconverteerd:

Drive-bestandstype Exportindeling
Google Documenten .docx
Google Spreadsheets .xlsx
Google Formulieren .zip (.html en .csv)
Google Presentaties .pptx
Google Tekeningen .pdf
Niet-Google-bestanden Indeling niet gewijzigd

 

Bestandsparameters in het Vault XML-bestand

In het XML-bestand dat bij uw export zit, staat de volgende metadata:

In elk bestand

  • #Author: Het e-mailadres van de eigenaar van het bestand in Drive. Als het bestand in een gedeelde Drive staat, staat hier de naam van de gedeelde Drive.
  • Collaborators: De accounts en groepen die directe toegang hebben tot het bestand en het kunnen bewerken of reacties kunnen toevoegen. Bevat ook gebruikers met indirecte toegang tot het bestand als u deze optie kiest tijdens de export.
  • Viewers: De accounts en groepen die directe toegang hebben tot het bestand en het kunnen bekijken. Bevat ook gebruikers met indirecte toegang tot het bestand indien u deze optie kiest tijdens de export.
  • Others: De accounts in uw zoekopdracht die indirecte toegang hebben tot het bestand als u ervoor heeft gekozen gegevens over het toegangsniveau uit te sluiten tijdens de export. Kan ook gebruikers bevatten waarvan Vault de toegangsrechten ten tijde van de export niet kon bepalen.
  • #DateCreated: De datum waarop een Google-bestand is gemaakt in Drive. Voor niet-Google-bestanden geeft dit aan wanneer het bestand is geüpload naar Drive.
  • #DateModified: De datum waarop het bestand voor het laatst is aangepast.
  • #Title: De naam die het bestand heeft gekregen van de gebruiker. Omdat sommige besturingssystemen geen zip-bestanden met extreem lange namen kunnen uitpakken, breekt Vault tijdens de export de bestandsnaam af na 128 tekens. De waarde in de tag #Title wordt niet afgebroken.
  • DocumentType: Het bestandstype van Google-bestanden. Mogelijke waarden zijn DOCUMENT, SPREADSHEET, PRESENTATION, FORM en DRAWING.
  • SharedDriveID: De ID van de gedeelde Drive waarin het bestand staat (indien van toepassing).
  • SourceHash: Unieke hash-waarde voor elke versie van een bestand. Kan worden gebruikt om bestandsexports te dedupliceren en te controleren of het geëxporteerde bestand een exacte kopie van het bronbestand is. Alleen ondersteund voor Google Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden.

Queryparameters voor de hele export

  • UserQuery: De zoekopdracht die is verzonden door de Vault-gebruiker die de bestanden in deze export heeft opgehaald.
  • TimeZone: De tijdzone die wordt gebruikt in zoekopdrachten met bepaalde datums.
  • Custodians: De e-mailadressen van de gebruikers wiens account is doorzocht. Als u heeft gezocht op inhoud, in plaats van individuele gebruikersaccounts, staan hier geen 'custodians'.
Gegevens over toegangsniveau exporteren voor gebruikers met indirecte toegang tot bestanden

Als u bestanden exporteert uit Drive, kan Vault metadata toevoegen van gebruikers in uw domein die indirecte toegang hebben tot een bestand dat voldoet aan de zoekcriteria en dit bestand hebben geopend.

In de volgende situaties kan een gebruiker indirecte toegang hebben tot een bestand of map:

  • Bestanden die zijn gedeeld met een groep waar de gebruiker bij hoort
  • Bestanden die zijn gedeeld met het domein 
  • Bestanden die openbaar zijn gedeeld

Tijdens de export kunt u kiezen welke gegevens moet worden toegevoegd aan de metadata-uitvoer.

  • Vink in het exportvenster het vakje aan zodat Vault de toegangsrechten bepaalt van gebruikers in uw domein die indirecte toegang hebben tot bestanden. Elk van deze gebruikers is toegevoegd aan een van deze categorieën wanneer u het XML-bestand opent:

    • Collaborators: Gebruikers die indirect toestemming hebben om een bestand te bewerken of reacties toe te voegen.

    • Viewers: Gebruikers die indirect toestemming hebben om een bestand te bekijken.

    • Others: Soms kan Vault het toegangstype van een gebruiker ten tijde van de export niet bepalen. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen als een bestand is gedeeld met een groep en de gebruiker later is verwijderd uit de groep.

    Vault heeft tijd nodig om te bepalen welke rechten deze gebruikers hebben. Het kan dus langer duren voordat uw bestanden kunnen worden gedownload.

  • Vink het vakje niet aan in het exportvenster (dit is de standaardoptie) om geen gegevens over toegangsrechten toe te voegen voor gebruikers in uw domein met indirecte toegang tot bestanden. Deze gebruikers staan dan onder Others in het XML-bestand. 

Foutrapporten

Vault kan een e-mailbericht uit Gmail of een bestand uit Drive soms niet exporteren. Dan wordt een foutrapport gemaakt. Dit rapport bestaat uit een .csv-bestand en geeft de items weer waarin zich exportfouten voordeden, evenals aanvullende gegevens en metadata. Er zijn twee soorten fouten:

  • Kortdurende fouten: Een server in de backend kon de e-mail of het bestand niet ophalen. Het item zou weer beschikbaar moeten zijn voor export als u er later opnieuw naar zoekt.
  • Langdurige fouten: Elke fout die niet expliciet wordt gelabeld als kortdurend is het resultaat van een probleem dat niet kan worden opgelost. Dit komt meestal voor als een berichtbijlage of bestand is verwijderd, niet wordt ondersteund voor export, of niet kan worden geconverteerd naar de juiste indeling.

Als u wilt zien of het probleem kortdurend of langdurig is, opent u het csv-bestand met Google Spreadsheets (of een vergelijkbare spreadsheet-app) en kijkt u in de kolom Foutomschrijving.

Als het foutrapport e-mailberichten met kortdurende fouten bevat, gebruikt u de RFC 822-identifier van elk bericht om deze berichten weer te vinden als u opnieuw zoekt. De indeling van de zoekopdracht is rfc822msgid:identifier.

Bent u klaar om aan de slag te gaan?

Zoekresultaten exporteren

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?