保管箱保留功能常見問題

如果我已經是 G Suite 客戶,啟用保管箱之後,我的保留規則是否會套用到現有的內容?

會。所有支援的資料類型,無論是現有或新建立,都會受到保留規則影響。

保管箱的保留期限是固定的嗎?可以延長或縮短嗎?

您可以調整保留規則的適用期間,變更保留期限。如果同一項資料同時有多項適用的規則 (保留期限不一),系統會自動採用保留期限最長的規則。

保管箱是否會針對所有的網路論壇訊息執行保留、訴訟保留和搜尋作業?

如果群組已開啟封存功能,保管箱就能對其中的訊息執行訴訟保留、保留和搜尋等作業。不過,只有群組擁有者可以為群組開啟或關閉封存功能。如果群組擁有者已關閉群組的封存功能,使用者仍可透過自己的信箱讀取該群組的訊息。

如果我在保管箱中建立保留規則,是否必須一併使用 Google 管理控制台的電子郵件和即時通訊自動刪除設定?

不用。如果您在保管箱中建立保留規則,G Suite 管理員應停用 Google 管理控制台的電子郵件和即時通訊自動刪除設定。

保管箱如何保留 Gmail 會話群組?
  • 如果保留規則保留了某個會話群組中的任何郵件,就會同時保留整個會話群組。
  • 當所有保留規則都到期後,系統只會針對套用到期規則的會話群組清除其中的郵件。如果郵件所屬的會話群組沒有適用的保留規則,就會繼續保存在保管箱中。
  • 搜尋結果只會顯示每個會話串的其中一封郵件。如要查看整個會話串,請按一下該郵件。
  • 使用者帳戶中的「會話群組檢視」設定對這些行為並沒有任何影響。
標籤對於保留功能有何影響?

當您在 Gmail 中套用標籤時,只有已經在會話群組中的郵件會套用標籤,日後加入該會話群組的郵件則不會自動套用標籤。如果您對會話群組中的某一封郵件套用了以標籤為依據的自訂保留規則,系統會依該規則保留會話群組中的所有郵件,直到最後一封屬於該標籤的郵件自使用者的收件匣中移除為止。即便有人回覆了最後一封套用標籤的郵件,該會話群組的保留期限也不會因此延長。瞭解詳情

可以使用保留規則來保存 Google 雲端硬碟中儲存的檔案嗎?

可以。您可以為使用者的雲端硬碟檔案和共用雲端硬碟檔案建立保留規則。

保留規則對於郵件草稿有何影響?

保管箱會將未刪除的郵件草稿視同其他一般郵件處理。如果您建立了預設或自訂的保留規則,系統也會按照規則保留您網域中未刪除的郵件草稿。您可以在建立保留規則時選擇 [排除草稿],這樣一來系統便不會將該項規則套用到郵件草稿。

如果草稿在未傳送的情況下遭到刪除,無論保留政策或訴訟保留設定為何,系統都會在 30 天後將草稿永久刪除。

這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?