Vault でのデータ保持に関するよくある質問

すでに Google Workspace を利用している組織に Vault を導入する場合、既存のコンテンツに保持ルールは適用されますか?

はい。保持ルールは、既存のデータと新しく作成されたデータを含め、サポートされるデータタイプすべてに適用されます。

Vault の保持期間は一定ですか?それとも延長または短縮が可能ですか?

保持期間は、保持ルールの期間を調整することによって変更できます。データが保持期間の異なる複数のルールの対象となる場合、そのデータは保持期間が最長であるルールに基づいて保持されます。

Vault では、Google グループのすべてのメッセージが保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索の対象になりますか?

Vault では、アーカイブがオンになっているグループのメッセージを保持、記録保持、検索できます。ただし、グループのオーナーは自分のグループに対してアーカイブ機能のオンまたはオフを指定できます。グループのオーナーがアーカイブ機能をオフにしている場合でも、そのグループのメッセージは、ユーザーのメールボックスで閲覧できます。

Vault で保持ルールを作成する場合、Google 管理コンソールの [メールとチャットの自動削除] も設定する必要がありますか?

併用はおすすめしません。Google Workspace Vault で保持ルールを作成する場合、管理者は Google 管理コンソールの [メールとチャットの自動削除] の設定を無効にすることをおすすめします。

メールとチャットの自動削除のルールは、ユーザーのメールボックスに表示されているメッセージにのみ適用されるものであり、Vault でのメッセージの利用および Vault の保持ルールには影響しません。自動削除ルールでは、Vault の保持ルールの適用期限よりも長くメッセージを保持することはできません。Vault の保持ルールの適用期限前にユーザーのメールボックスからメールとチャット メッセージを削除することはできますが、Gmail の 30 日間の保存ポリシーと Vault 保持ルールの両方の適用期限が過ぎるまでは、それらのメッセージは保持され、Vault からアクセス可能な状態になります。詳細

Gmail のスレッドはどのように保持されますか?
  • スレッド内のメッセージが保持ルールによって保持されている場合、スレッド全体も保持されます。
  • すべての保持ルールの保持期間が終了すると、終了したルールの対象メッセージのみが消去されます。同じスレッド内でも保持ルールが適用されていないメッセージは、Vault で引き続き使用できます。
  • 検索結果にはスレッドごとにメッセージが 1 通だけ表示されます。スレッド全体を表示するには、メッセージをクリックします。
  • ユーザーのアカウントの「スレッド表示」設定は、これらの動作には影響しません。
ラベルは保持にどのように影響しますか?

Gmail でラベルを付けると、そのラベルはスレッド内にすでにあるメッセージにのみ適用されます。スレッドのそれ以降のメッセージには自動でラベルは付けられません。ラベルに基づくカスタム保持ルールが適用されるメッセージがスレッド内にある場合、最後にラベルが付けられたメッセージがユーザーのメールボックスから削除される日付までは、そのスレッドのすべてのメッセージが保持ルールによって保持されます。最後にラベルが付けられたメッセージに返信があった場合も、そのスレッドの保持期間は延長されません。詳細

保持ルールを使用して、Google ドライブに保存されているファイルを保持できますか?

はい。ユーザーのドライブにあるファイルと共有ドライブにあるファイルに対して、保持ルールを作成できます。

保持ルールは下書きメールにどのように影響しますか?

Vault では、削除されていない下書きメールは他のメールと同等に扱われます。つまり、デフォルトまたはカスタムの保持ルールを作成すると、ドメイン内の削除されていない下書きメールもルールに沿って保持されます。保持ルールの作成時に [下書きを除外する] をオンにすれば、その保持ルールは下書きメールには適用されません。

下書きを送信せずに削除した場合、保持ポリシーまたは記録保持(リティゲーション ホールド)にかかわらず、その下書きは 30 日後に消去されます。

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