FAQ retensi Vault

Jika saya sudah menjadi pelanggan Google Workspace dan mengaktifkan Vault, apakah aturan retensi saya akan berlaku untuk konten yang sudah ada?

Ya. Aturan retensi memengaruhi semua jenis data yang didukung, baik yang sudah ada maupun yang baru dibuat.

Apakah periode retensi dalam Vault bersifat statis, ataukah dapat diperpanjang atau diperpendek?

Periode retensi dapat diubah dengan menyesuaikan periode aturan retensi. Jika data tunduk pada beberapa aturan dengan periode retensi yang berbeda, data akan dipertahankan berdasarkan aturan dengan durasi terpanjang.

Apakah Vault mempertahankan, membekukan, dan menelusuri semua pesan Grup?

Vault dapat membekukan, mempertahankan, dan menelusuri pesan di grup yang pengarsipannya diaktifkan. Namun, pemilik grup dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pengarsipan bagi penggunanya. Jika pemilik grup menonaktifkan pengarsipan, pesan dari grup tersebut tetap tersedia di kotak surat pengguna.

Jika saya membuat aturan retensi di Vault, apakah saya juga harus menggunakan penghapusan otomatis chat dan email di konsol Google Admin?

Sebaiknya jangan gunakan keduanya. Jika Anda membuat aturan retensi dengan Vault, administrator Google Workspace harus menonaktifkan penghapusan otomatis email dan chat di konsol Google Admin.

Aturan penghapusan otomatis email dan chat hanya berlaku untuk pesan yang terlihat di kotak surat pengguna dan tidak memengaruhi ketersediaan pesan pada Vault atau aturan retensi Vault. Aturan penghapusan otomatis tidak dapat menyimpan pesan lebih lama dari aturan retensi Vault. Aturan tersebut dapat menghapus pesan email dan chat dari kotak surat pengguna lebih cepat daripada aturan retensi Vault, tetapi pesan tersebut akan disimpan dan tetap tersedia untuk Vault hingga kebijakan penyimpanan 30 hari Gmail dan aturan retensi Vault berakhir. Pelajari lebih lanjut

Bagaimana percakapan Gmail dipertahankan?
  • Jika terdapat pesan apa pun dalam percakapan yang dipertahankan oleh aturan retensi, seluruh percakapan juga akan dipertahankan.
  • Jika masa berlaku semua aturan retensi berakhir, hanya pesan dalam percakapan yang tercakup oleh aturan yang masa berlakunya habis yang akan dihapus permanen. Pesan dalam percakapan yang tidak memiliki aturan retensi yang berlaku akan tetap tersedia untuk Vault.
  • Hasil penelusuran hanya menampilkan satu email per rangkaian pesan. Untuk melihat seluruh rangkaian, klik pesan.
  • Setelan "tampilan percakapan" dalam akun pengguna tidak memengaruhi perilaku ini.
Apa pengaruh label bagi retensi?

Jika Anda menerapkan label di Gmail, label hanya diterapkan pada pesan yang sudah ada dalam percakapan tersebut. Pesan berikutnya dalam percakapan tersebut tidak diberi label secara otomatis. Jika aturan retensi khusus berbasis label diterapkan pada pesan dalam percakapan, aturan akan mempertahankan semua pesan dalam percakapan tersebut sampai tanggal ketika email yang terakhir diberi label akan dihapus dari kotak surat pengguna. Balasan untuk pesan yang terakhir diberi label tidak memperpanjang periode retensi percakapan tersebut. Pelajari lebih lanjut.

Dapatkah saya menggunakan aturan retensi pada file yang tersimpan di Google Drive?

Ya, Anda dapat membuat aturan retensi untuk file di Drive pengguna dan untuk file di drive bersama.

Apa pengaruh aturan retensi bagi pesan draf?

Vault memperlakukan pesan draf yang tidak dihapus seperti pesan lainnya. Jika Anda membuat aturan retensi default atau khusus, pesan draf yang tidak dihapus dalam domain Anda juga disimpan sesuai aturan. Anda dapat memilih Kecualikan draf saat membuat aturan retensi, dan aturan tersebut tidak akan memengaruhi pesan draf.

Jika draf dihapus tanpa dikirimkan, draf tersebut nantinya akan dihapus permanen setelah 30 hari, terlepas dari pembekuan atau kebijakan retensi.

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?