الأسئلة الشائعة حول الاحتفاظ بالبيانات في Vault

إذا كنتُ عميلاً حاليًا في G Suite وفعلتُ Vault، فهل سيتم تطبيق قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي عيّنتها على المحتوى الموجود سابقًا؟

نعم، تسري قواعد الاحتفاظ بالبيانات على جميع أنواع البيانات المتوفرة، سواءً الموجودة سابقًا أو التي تم إنشاؤها حديثًا.

هل فترات الاحتفاظ بالبيانات في Vault ثابتة، أم يمكن تمديدها أو تقصيرها؟

يمكن تغيير فترات الاحتفاظ بالبيانات عن طريق تعديل الفترة في قاعدة الاحتفاظ بالبيانات. في حال كانت البيانات تخضع لعدة قواعد ذات فترات مختلفة للاحتفاظ بالبيانات، سيتم الاحتفاظ بها على أساس القاعدة ذات أطول فترة.

هل تحتفظ أداة Vault ببيانات جميع رسائل "المجموعات" وتبحث فيها؟

يمكن لأداة Vault الاحتفاظ ببيانات الرسائل في المجموعات التي تكون ميزة الأرشفة مفعَّلة فيها ومع ذلك، يمكن لمالكي المجموعات تفعيل الأرشفة أو إيقافها لمجموعاتهم. في حال أوقف مالك مجموعة ميزة الأرشفة، ستظل الرسائل الواردة من تلك المجموعة متاحة في صناديق بريد المستخدمين.

في حال إنشائي لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault، هل ينبغي لي أيضًا استخدام الحذف التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني والمحادثة في وحدة تحكم المشرف في Google؟

لا، في حال أنشأت قواعد الاحتفاظ بالبيانات باستخدام Vault، على مشرف G Suite إيقاف الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية والمحادثات في وحدة تحكم المشرف في Google.

كيف يتم الاحتفاظ بالمحادثات في Gmail؟
  • في حال الاحتفاظ بأي رسالة في محادثة باستخدام قاعدة احتفاظ بالبيانات، سيتم أيضًا الاحتفاظ بالمحادثة بأكملها.
  • عندما تنتهي صلاحية جميع قواعد الاحتفاظ بالبيانات، لن تُمحى سوى تلك الرسائل الموجودة في محادثة مغطاة بالقواعد المنتهية الصلاحية. تظل الرسائل في المحادثة التي ليس لديها قواعد احتفاظ بالبيانات سارية متوفرة على Vault.
  • تعرض نتائج البحث رسالة إلكترونية واحدة فقط في كل سلسلة محادثات. لعرض سلسلة المحادثات بالكامل، انقر على الرسالة.
  • لا يؤثر إعداد "عرض المحادثة" في حساب المستخدم في هذه السلوكيات.
كيف تؤثر التصنيفات على الاحتفاظ؟

عندما تطبق أحد التصنيفات في Gmail، لا يتم تطبيق التصنيف سوى على الرسائل الموجودة في تلك المحادثة. ولا يتم تلقائيًا تصنيف الرسائل الجديدة في تلك المحادثة. إذا تم تطبيق قاعدة مخصصة للاحتفاظ تعتمد على تصنيف على إحدى الرسائل في محادثة ما، تحتفظ القاعدة بكل الرسائل في تلك المحادثة حتى تاريخ إزالة آخر رسالة بريد إلكتروني مصنفة من صندوق بريد المستخدم. لا تمدد الردود على آخر رسالة مصنفة فترة الاحتفاظ المعيّنة لتلك المحادثة. مزيد من المعلومات.

هل يمكنني استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات للحفاظ على الملفات المُخزنة في Google Drive؟

نعم، يمكنك إنشاء قواعد احتفاظ بالبيانات للملفات في Drive للمستخدمين وللملفات في مساحات Drive المشتركة.

كيف تؤثر قواعد الاحتفاظ بالبيانات في مسودات الرسائل؟

يتعامل Vault مع مسودات الرسائل المحذوفة مثلها مثل أي رسالة أخرى. فإذا أنشأت قاعدة احتفاظ افتراضية أو مخصصة، فإنها تؤدي إلى الاحتفاظ أيضًا بمسودات الرسائل التي لم يتم حذفها في نطاقك. يمكنك اختيار استبعاد المسودات عند إنشاء قاعدة احتفاظ، وبذلك، لن تؤثر القاعدة على مسودات الرسائل.

إذا تم حذف مسودة بدون إرسالها، فسيتم محوها بعد مرور 30 يومًا بغض النظر عن سياسات الاحتفاظ بالبيانات أو احتجازها.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟