您可以在搜尋資料時指定時區，保管箱會據此來判定日期界線，然後顯示並匯出相應的搜尋結果。
重要事項：在某些時區執行搜尋作業可能會獲得非預期的結果。瞭解詳情。
受到 Google 伺服器上儲存及存取郵件的方式所影響，Gmail 和網路論壇郵件的傳送時間都會四捨五入至最接近的小時。因此，如果有一封郵件是在 12 月 31 日晚上 11:30 寄出，當使用者在保管箱中搜尋的時間範圍包含隔年 1 月 1 日時，這封郵件也會出現在搜尋結果中。不過，這個四捨五入機制不適用於雲端硬碟中的搜尋結果。
如果您的搜尋條件包含日期，搜尋界線如下：
| Gmail 和網路論壇 | 雲端硬碟 | |
|---|---|---|
| 開始 | 晚上 11:30:00 (前一天) |
午夜 12:00:00 |
| 結束 | 上午 12:29:59 (隔天) |
晚上 11:59:59 |
如果您執行搜尋時沒有選擇時區，保管箱會使用您的電腦回報的時區推算。
日光節約時間
您可能必須根據日光節約時間調整時區。舉例來說，如果您想搜尋紐約使用者建立的檔案，必須採用以下做法：
-
針對所有在 12 月 1 日至 1 月 31 日期間建立的檔案，請選擇 [GMT-5] (使用標準時間)。
- 針對所有在 6 月 1 日至 7 月 31 日期間建立的檔案，請選擇 [GMT-4] (使用日光節約時間)。
時區錯誤可能會導致搜尋結果不正確
您選擇的時區可能會改變搜尋結果。舉例來說，如果您想搜尋法國 (GMT+1) 員工的郵件，但您搜尋時是選擇太平洋時區 (GMT-8)，那麼您的有效搜尋結果就會落在所選開始日期前一天下午的 4:00 至結束日期的下午 3:59 之間。
進行搜尋時，為了符合貴機構的需求和相關法律規定，您或許可以考慮下列做法：
- 如果您搜尋的資料是由位在數個時區的多位使用者所建立，建議您執行多次搜尋。
- 如果執行搜尋者和機構總部位在不同的時區，請採用機構總部所在地的時區進行搜尋。
- 如要執行與法院命令或其他法律文件相關的搜尋，請使用其中指定的時區。
- 根據季節時令不同，您可能需要依日光節約時間調整時區。
以上僅列舉幾個例子，說明時區可能對搜尋輸出結果造成哪些影響。貴機構可以自行定義搜尋策略，避免時區和日光節約時間對搜尋結果造成影響。
在某些偶然的情況下，執行搜尋可能發生錯誤：
- 保管箱無法搜尋正在同步處理資料的帳戶。這是暫時性問題，大約 10 分鐘後即可存取資料。如果仍然無法搜尋帳戶，請與我們聯絡以取得協助。
- 當萬用字元搜尋運算子在使用者的帳戶中比對出 100 個以上字詞，保管箱便無法傳回搜尋結果。在這種情況下，您需要改用更具體的搜尋字詞。舉例來說，如果搜尋 subj:foo* 傳回的相符結果太多，可試著改為搜尋 subj:food* (尋找「food」) 和 subj:foot* (尋找「foot」和「football」)。
進行 Gmail 的搜尋前，您可以先使用計數功能評估查詢範圍。請輸入搜尋字詞，然後點選 [計數]。完成計數後，保管箱會顯示下列資訊：
- 已搜尋的帳戶數
- 完成搜尋所需的時間
- 符合查詢的郵件數量
- 含有相符郵件的帳戶數量。
注意：系統可能會重複計算同一封郵件。舉例來說，如果 john@solarmora.com 傳送了一封郵件至 jane@solarmora.com，保管箱會算成兩封郵件，因為雙方信箱中都有這封郵件。使用者傳送給網域外人士的郵件則只會計算一次。
您可以下載查詢結果的 CSV 檔案，其中會列出帳戶名稱和郵件總數。這類檔案的內容包括：
- 日期和時間
- 產生計數的查詢
- 已搜尋的帳戶數
- 無法搜尋的帳戶數
- 含有相符郵件的帳戶數量
- 相符的帳戶電子郵件地址和名稱
- 每個帳戶中的相符郵件數量
自 2015 年 4 月 8 日起，保管箱已全面支援傳統版 Hangouts 即時通訊。凡是在傳統版 Hangouts 記錄功能開啟時所傳送的即時通訊訊息，您都可予以保存、搜尋、匯出及設定訴訟保留。
支援功能推出前的即時通訊訊息則適用以下規定：
- 只有開啟記錄功能的即時通訊內容可供搜尋、匯出及設為訴訟保留項目
- 系統不會將保留政策正確套用至傳統版 Hangouts 訊息
保管箱也全面支援 Google Chat。
在這種情況下，保管箱並不會受到任何影響。不過，一旦使用者超過儲存空間上限，就無法再收發任何新郵件，且可能會發生一般帳戶效能降低的情形。
如果資料遭到刪除的時間不到 25 天，建議您使用 Google 管理控制台來還原使用者的 Google 雲端硬碟或 Gmail 資料。
如要排除自動儲存的草稿，請在搜尋字詞中加入以下運算子：-label:^r_ad
如要排除捨棄的草稿，請在搜尋字詞中加入以下運算子：-(label:^deleted AND label:drafts)
可以，搜尋時，請選取 [機構單位]，然後選取您想搜尋的機構單位。您無法選取頂層機構單位，也無法在搜尋機構單位時查詢個別使用者帳戶。此外，除了搜尋特定機構單位，您也可以指定日期範圍和搜尋字詞。