以下是關於保管箱搜尋作業的常見問題。
常見問題
保管箱如何處理時區和日光節約時間？重要事項：在某些時區執行搜尋作業可能會獲得非預期的結果。瞭解詳情
您可以在搜尋資料時指定時區，保管箱會依時區判斷日期界線，顯示及匯出相應搜尋結果。
受 Google 伺服器上儲存及存取郵件的方式影響，Gmail 和網路論壇郵件的傳送時間都會四捨五入至最接近的小時。如果有一封郵件是在 12 月 31 日晚上 11:30 寄出，當使用者在保管箱中搜尋的時間範圍包含隔年 1 月 1 日時，這封郵件也會出現在搜尋結果中。不過，這個四捨五入機制不適用於雲端硬碟中的搜尋結果。
如果您的搜尋條件包含日期，搜尋界線如下：
| Gmail 和網路論壇 | 雲端硬碟 | |
|---|---|---|
| 開始 | 晚上 11:30:00 (前一天) |
午夜 12:00:00 |
| 結束 | 上午 12:29:59 (隔天) |
晚上 11:59:59 |
如果您搜尋時沒有選擇時區，保管箱會使用您電腦回報的時區推算。
日光節約時間
您可能需要根據日光節約時間調整時區。舉例來說，如要搜尋紐約使用者建立的檔案，必須採用以下做法：
-
對於 12 月 1 日至 1 月 31 日期間建立的所有檔案，請選擇 [GMT-5] (適用標準時間)
- 對於 6 月 1 日至 7 月 31 日期間建立的所有檔案，請選擇 [GMT-4] (適用日光節約時間)
時區錯誤可能會導致搜尋結果不正確
您選擇的時區可能會導致搜尋結果不同。舉例來說，如果您想搜尋法國 (GMT+1) 員工的郵件，但搜尋時選擇太平洋時區 (GMT-8)，那麼實際搜尋範圍會是所選開始日期前一天下午的 4:00 至結束日期的下午 3:59。
為確保搜尋作業符合組織需求和相關法律規定，您或許可以考慮下列做法：
- 如果要搜尋的資料是由不同時區的多位使用者所建立，建議您執行多次搜尋。
- 如果執行搜尋者和組織總部位於不同時區，請用組織總部所在地的時區執行搜尋。
- 如果搜尋作業與法院命令或其他法律文件相關，請使用該命令/文件指定的時區。
- 根據季節時令不同，您可能需要依日光節約時間調整時區。
以上僅列舉幾個例子，說明時區可能對搜尋輸出結果造成的影響。貴組織可以自行決定搜尋策略，避免時區和日光節約時間影響搜尋結果。
搜尋作業有時可能會發生錯誤，例如：
- 保管箱無法搜尋正在同步處理資料的帳戶。這是暫時性問題，大約 10 分鐘後即可存取資料。如果仍然無法取得帳戶資料，請向我們尋求協助。
- 如果萬用字元搜尋運算子在使用者帳戶中比對出 100 個以上字詞，保管箱便無法傳回搜尋結果。如有這種情況，請改用更具體的搜尋字詞。舉例來說，如果搜尋 subj:foo* 傳回的相符結果太多，可試著改為搜尋 subj:food* (尋找「food」) 和 subj:foot* (尋找「foot」、「football」等)。
搜尋 Gmail 之前，可以先使用計數功能評估查詢範圍，只要輸入搜尋字詞，然後點選「計數」即可。
同一封郵件可能會重複計算。舉例來說，如果 alex@example.com 傳送郵件至 dana@example.com，保管箱會計算這封郵件兩次，因為該郵件同時存在於兩個信箱。使用者傳送給網域外人士的郵件則只會計算一次。
完成計數後，保管箱會顯示下列資訊：
- 已搜尋的帳戶數量
- 完成搜尋所用的時間
- 符合查詢條件的郵件數量
- 含有相符郵件的帳戶數量
您可以下載查詢結果的逗號分隔值 (CSV) 檔案，其中會列出帳戶和郵件總數，並包含以下資訊：
- 日期與時間
- 產生計數的查詢
- 已搜尋和無法搜尋的帳戶數量
- 含有相符郵件的帳戶數量
- 相符帳戶的電子郵件地址和名稱
- 每個帳戶中的相符郵件數量
保管箱可全面支援 Google Chat，並且自 2015 年 4 月 8 日起，也支援傳統版 Hangouts 即時通訊。
凡是在傳統版 Hangouts 記錄功能開啟時傳送的即時通訊訊息，您都能保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留。如果是在上述日期前傳送的訊息，則須注意下列限制：
- 只有記錄功能開啟期間往來的即時通訊內容，可供搜尋、匯出及設定訴訟保留
- 資料保留政策無法正確套用至傳統版 Hangouts 訊息
即便使用者的用量超過儲存空間上限，也不會對保管箱造成任何影響。不過，使用者將無法再收發新的電子郵件，且帳戶整體效能也可能因此降低。
如果資料是最近遭到刪除，建議您使用 Google 管理控制台來還原使用者的 Google 雲端硬碟或 Gmail 資料。
詳情請參閱「為雲端硬碟使用者復原已刪除的檔案和資料夾」和「還原使用者永久刪除的電子郵件」。
如要排除自動儲存的草稿，請在搜尋字詞中加入以下運算子：-label:^r_ad
如要排除捨棄的草稿，請在搜尋字詞中加入以下運算子：-(label:^deleted AND label:drafts)
可以。做法是依序選取「組織單位」和要搜尋的組織單位。
您無法選取頂層組織單位，也無法在搜尋組織單位時查詢個別使用者帳戶。除了搜尋特定組織單位之外，您也可以指定日期範圍和搜尋字詞。
請在搜尋字詞中加入以下運算子：-label:^admin_quarantine。詳情請參閱「使用保管箱搜尋 Gmail」。
進一步瞭解管理員隔離區。
Google 保管箱會自動將 Google 文件、試算表和簡報等檔案轉換為對應格式 (例如 Microsoft Office 和 PDF)，確保第三方能輕鬆存取和使用。
Google 網站會轉換為 PDF 格式，提供簡便的視覺化網站內容快照，不僅更方便查看，也不必費心要求客戶處理 HTML、CSS 和圖片檔。
Google 原生檔案採用網頁式應用程式，無法在 Google 生態系統 (Google Cloud) 以外的環境存取。因此，轉換檔案能帶來以下好處：
- 通用存取：任何人都能使用標準裝置開啟及檢視匯出的檔案。如此一來，您就不必手動轉換或重新上傳資料到 Google Workspace 帳戶。
- 法律和法規遵循需求：許多法務團隊會使用第三方電子蒐證工具分析 Google 保管箱的匯出內容。這些工具只能從非網頁式檔案讀取及處理 Google 資料。