Domande frequenti sulla ricerca di Vault

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In che modo Vault gestisce i fusi orari e l'ora legale?

Quando cerchi dei dati, puoi specificare un fuso orario che Vault utilizzerà per determinare l'intervallo di date per la visualizzazione e l'esportazione dei risultati.

Importante: la ricerca potrebbe produrre risultati imprevisti in alcuni fusi orari. Ulteriori informazioni.

Date le modalità di archiviazione e di accesso dei file nei server Google, l'ora di invio di Gmail e dei messaggi di Gruppi viene arrotondata all'ora più vicina. Ad esempio, un messaggio inviato alle 23:30 del 31 dicembre sarà incluso in una ricerca in Vault che inizia il 1° gennaio. L'arrotondamento non riguarda le ricerche in Drive.

Se la ricerca include delle date, i limiti delle ricerche sono i seguenti:

  Gmail e Gruppi Drive
Inizio 23:30:00 
(il giorno precedente)
24:00:00
Fine 00:29:59
(il giorno successivo)
23:59:59

Se non scegli un fuso orario per la ricerca, Vault utilizza quello indicato dal tuo computer.

Ora legale

Potrebbe essere necessario modificare il fuso orario per l'adeguamento all'ora legale. Ad esempio, se cerchi i file creati da un utente che si trova a New York:

  • Scegli GMT-5 per tutti i file creati dal 1° dicembre al 31 gennaio (ora solare in vigore).

  • Scegli GMT-4 per tutti i file creati dal 1° giugno al 31 luglio (ora legale in vigore).

Un fuso orario non corretto può generare risultati di ricerca errati

Il fuso orario che scegli può modificare i risultati di ricerca. Ad esempio, se cerchi i messaggi di un dipendente che si trova in Francia (GMT+1), ma la ricerca utilizza il fuso orario del Pacifico (GMT-8), l'intervallo effettivo della ricerca sarà compreso tra le 16:00 del giorno prima della data di inizio e le 15:59 della data di fine.

A seconda delle esigenze della tua organizzazione e di eventuali requisiti legali che devono essere soddisfatti dalla tua ricerca, puoi:

  • Eseguire più ricerche se i dati da cercare sono stati generati da utenti che si trovano in diversi fusi orari.
  • Utilizzare il fuso orario in cui si trova la sede centrale dell'organizzazione, se la persona che esegue la ricerca si trova in un fuso orario diverso.
  • Utilizzare il fuso orario specificato in un'ingiunzione del tribunale o in un altro documento legale correlato alla ricerca.
  • Considerare il periodo dell'anno e stabilire se devi modificare il fuso orario per l'adeguamento all'ora legale.

Si tratta solo di alcuni esempi che illustrano i modi in cui il fuso orario può influenzare i risultati di ricerca. La tua organizzazione deve definire le proprie strategie per la ricerca tenendo in considerazione l'impatto del fuso orario e dell'ora legale sui risultati.

Perché alcune ricerche in Vault generano errori?

Una ricerca può generare errori nei seguenti casi:

  • Vault non può eseguire ricerche in un account mentre è in corso la sincronizzazione dei dati. Si tratta di un errore temporaneo e i dati dovrebbero essere disponibili entro dieci minuti circa. Se gli account continuano a non essere disponibili, contattaci per ricevere assistenza.
  • Vault non può restituire risultati di ricerca quando un operatore di ricerca con caratteri jolly trova 100 o più parole nell'account di un utente. In tal caso, perfeziona i termini per rendere più specifica la ricerca. Ad esempio, se subj:pre* produce troppe corrispondenze, puoi provare a cercare subj:prem* (per trovare "premio") e subj:pret* (per trovare "pretesa" e "pretesto").
Come funziona il conteggio?

Utilizza la funzionalità di conteggio per valutare l'ambito di una query prima di eseguire una ricerca in Gmail. Inserisci i termini di ricerca e fai clic su Conteggio. Dopo aver completato un conteggio, Vault visualizza:

  • Il numero di account sottoposti a ricerca
  • Il tempo impiegato per completare la ricerca
  • Il numero di messaggi che corrispondono alla query
  • Il numero di account con messaggi corrispondenti
    Nota: i messaggi possono essere conteggiati due volte. Ad esempio, se john@solarmora.com invia un messaggio a jane@solarmora.com, Vault conteggia quel messaggio due volte perché è presente in entrambe le caselle di posta. Quando un utente invia un messaggio a una persona esterna al dominio, quel messaggio viene conteggiato una sola volta.

Puoi scaricare un file CSV che contiene i totali degli account e dei messaggi corrispondenti alla query. Questo file include:

  • La data e l'ora
  • La query che ha generato il conteggio
  • Il numero di account sottoposti a ricerca
  • Il numero di account che non è stato possibile sottoporre a ricerca
  • Il numero di account con messaggi corrispondenti
  • L'indirizzo email e il nome di ogni account con corrispondenze
  • Il numero di messaggi corrispondenti in ogni account
Posso utilizzare Vault per cercare messaggi di chat?

Vault supporta totalmente le chat della versione classica di Hangouts successive all'8 aprile 2015. Se la cronologia è attiva, è possibile conservare, bloccare, cercare ed esportare le chat che si svolgono sulla versione classica di Hangouts.

Per le chat che si sono verificate prima di questa data:

  • È possibile cercare, esportare e bloccare solo le chat salvate nel registro.
  • I criteri di conservazione non vengono applicati correttamente ai messaggi della versione classica di Hangouts.

Vault supporta totalmente anche Google Chat.

Gli amministratori possono richiedere che le chat siano "salvate nel registro" in modo che vengano conservate da Vault?
  • Versione classica diHangouts: gli amministratori possono specificare se la cronologia è attiva o meno. In caso affermativo, Vault archivierà tutte le chat della versione classica di Hangouts che hanno avuto luogo dopo l'8 aprile 2015.
  • Google Talk: gli amministratori possono solo richiedere che le chat non siano salvate nel registro e possono disattivare la cronologia chat.
Cosa succede se un utente di Vault supera il limite massimo di spazio di archiviazione per Google Workspace?

In questo caso, l'impatto su Vault è nullo. Tuttavia, se un utente supera il limite di archiviazione, non può più inviare né ricevere nuovi messaggi email e potrebbe riscontrare un malfunzionamento generale dell'account.

Posso ripristinare in Gmail i messaggi conservati da Vault?

Se i dati sono stati eliminati da meno di 25 giorni, ti consigliamo di utilizzare la Console di amministrazione Google per ripristinare i dati di Google Drive o Gmail dell'utente.

Come faccio a escludere da una ricerca di Vault le bozze salvate automaticamente o eliminate?

Per escludere le bozze salvate automaticamente, aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -label:^r_ad

Per escludere le bozze eliminate, aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -(label:^deleted AND label:drafts)

Posso eseguire una ricerca all'interno di un'unità organizzativa specifica?

Sì. Per eseguire la ricerca, seleziona Unità organizzativa, quindi scegli l'unità organizzativa che vuoi cercare. Non puoi selezionare l'unità organizzativa di primo livello e non puoi aggiungere singoli account utente a una ricerca basata sull'unità organizzativa. Puoi anche specificare un intervallo di date e i termini di ricerca.

Come faccio a escludere i messaggi che sono stati messi in quarantena?

Aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca-label:^admin_quarantine.

Ulteriori informazioni sulla quarantena amministrativa.

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