Di seguito sono riportate alcune domande comuni sulle ricerche in Vault.
Domande comuni
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In che modo Vault gestisce i fusi orari e l'ora legale?Importante: la ricerca potrebbe produrre risultati imprevisti in alcuni fusi orari. Scopri di più
Quando cerchi dati, puoi specificare un fuso orario, che Vault utilizzerà per determinare l'intervallo di date per la visualizzazione e l'esportazione dei risultati.
A causa del modo in cui i messaggi vengono archiviati e sono accessibili sui server di Google, l'ora di invio dei messaggi da Gmail e dai gruppi viene arrotondata all'ora più vicina. Un messaggio inviato, ad esempio, alle 23:30 del 31 dicembre viene incluso in una ricerca in Vault che inizia il 1° gennaio. L'arrotondamento non riguarda le ricerche in Drive.
Se la ricerca include delle date, i limiti delle ricerche sono i seguenti:
| Gmail e Gruppi | Drive | |
|---|---|---|
| Inizia | 23:30:00 (il giorno precedente) |
00:00:00 |
| Fine | 00:29:59 (il giorno successivo) |
23:59:59 |
Se non scegli un fuso orario per la ricerca, Vault utilizza quello indicato dal tuo computer.
Ora legale
Potrebbe essere necessario modificare il fuso orario per l'adeguamento all'ora legale. Ad esempio, se stai cercando file creati da un utente a New York, scegli un'opzione:
-
Scegli GMT-5 per tutti i file creati dal 1° dicembre al 31 gennaio (ora solare in vigore).
- Scegli GMT-4 per tutti i file creati dal 1° giugno al 31 luglio (ora legale in vigore).
Un fuso orario non corretto può generare risultati di ricerca errati
Il fuso orario che scegli può modificare i risultati di ricerca. Ad esempio, se cerchi i messaggi di un dipendente che si trova in Francia (GMT+1), ma la ricerca utilizza il fuso orario del Pacifico (GMT-8), l'intervallo effettivo della ricerca sarà compreso tra le 16:00 del giorno prima della data di inizio e le 15:59 della data di fine.
A seconda delle esigenze della tua organizzazione e degli eventuali requisiti legali che devono essere soddisfatti dalla ricerca, potresti prendere in considerazione le seguenti misure
- Eseguire più ricerche se i dati da cercare sono stati generati da utenti che si trovano in diversi fusi orari.
- Utilizzare il fuso orario in cui si trova la sede centrale dell'organizzazione, se la persona che effettua la ricerca si trova in un fuso orario diverso.
- Utilizzare il fuso orario specificato in un'ingiunzione del tribunale o in un altro documento legale correlato alla ricerca.
- Considerare il periodo dell'anno e stabilire se devi modificare il fuso orario per l'adeguamento all'ora legale.
Le misure indicate sopra sono esempi utilizzati per illustrare come il fuso orario può influenzare l'output della ricerca. La tua organizzazione deve definire le proprie strategie per la ricerca tenendo in considerazione l'impatto del fuso orario e dell'ora legale sui risultati.
Occasionalmente una ricerca genererà errori, come i seguenti:
- Vault non può eseguire ricerche in un account mentre è in corso la sincronizzazione dei dati. Si tratta di un errore temporaneo e i dati dovrebbero essere disponibili entro dieci minuti circa. Se gli account continuano a non essere disponibili, contattaci per ricevere assistenza.
- Vault non può restituire risultati di ricerca quando un operatore di ricerca con caratteri jolly trova 100 o più parole nell'account di un utente. In tal caso, perfeziona i termini per rendere più specifica la ricerca. Ad esempio, se subj:pre* produce troppe corrispondenze, puoi provare a cercare subj:prem* (per trovare "premio") e subj:pret* (per trovare, per esempio, "pretesa" e "pretesto").
Utilizza la funzionalità di conteggio per valutare l'ambito di una query prima di eseguire una ricerca in Gmail. Inserisci i termini di ricerca e fai clic su Conteggio.
I messaggi possono essere contati due volte. Ad esempio, se alex@example.com invia un messaggio a dana@example.com, Vault conta quel messaggio due volte perché esiste in entrambe le cassette postali. Quando un utente invia un messaggio a qualcuno al di fuori del dominio, quel messaggio viene conteggiato una sola volta.
Dopo aver completato un conteggio, Vault mostra le seguenti informazioni:
- Numero di account cercati
- Il tempo impiegato per completare la ricerca
- Il numero di messaggi che corrispondono alla query
- Il numero di account con messaggi corrispondenti
Puoi scaricare un file con valori separati da virgole (CSV) che include i totali di account e messaggi per la tua query. Il file include le seguenti informazioni:
- Data e ora
- Query che ha generato il conteggio
- Numero di account cercati e account che non è stato possibile cercare
- Numero di account con messaggi corrispondenti
- L'indirizzo email e il nome di ogni account con corrispondenze
- Il numero di messaggi corrispondenti in ogni account
Vault supporta completamente Google Chat. Vault supporta, inoltre, le chat della versione classica di Hangouts successive all'8 aprile 2015.
Se la cronologia è attiva, è possibile conservare, bloccare, cercare ed esportare le chat che si svolgono sulla versione classica di Hangouts. Per le chat avvenute prima di questa data, tieni presenti le seguenti restrizioni:
- È possibile cercare, esportare ed eseguire l'archiviazione a fini legali solo delle chat salvate.
- I criteri di conservazione non vengono applicati correttamente ai messaggi della versione classica di Hangouts.
- Google Hangouts: gli amministratori possono specificare se la cronologia è attiva o meno. In caso affermativo, Vault archivierà tutte le chat di Hangouts che hanno avuto luogo dopo l'8 aprile 2015.
- Google Talk: solo gli amministratori possono richiedere che le chat siano "non registrate" e possono disattivare la cronologia delle chat.
Non vi è alcun impatto su Vault quando un utente supera il limite di spazio di archiviazione. Tuttavia, l'utente non può più inviare o ricevere nuovi messaggi di posta elettronica e può riscontrare un malfunzionamento generale dell'account.
Per i dati eliminati di recente, ti consigliamo di utilizzare la Console di amministrazione Google per ripristinare i dati Google Drive o Gmail di un utente.
Per maggiori dettagli, vai su Recuperare i file e le cartelle eliminati per gli utenti di Drive e Ripristinare le email eliminate definitivamente da un utente.
Per escludere le bozze salvate automaticamente, aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -label:^r_ad
Per escludere le bozze eliminate, aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -(label:^deleted AND label:drafts)
SÌ. Per farlo, seleziona Unità organizzativa, quindi seleziona l'unità organizzativa che desideri cercare.
Non puoi selezionare l'unità organizzativa di primo livello e non puoi aggiungere singoli account utente a una ricerca basata sull'unità organizzativa. Puoi anche specificare un intervallo di date e i termini di ricerca.
Aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: -label:^admin_quarantine. Per maggiori dettagli, vai su Utilizzare Vault per eseguire ricerche in Gmail.
Ulteriori informazioni sulla quarantena amministrativa.