Jika Anda menetapkan aturan retensi atau pembekuan pada data Google Workspace menggunakan Google Vault, organisasi Anda dapat kehilangan data saat Anda beralih edisi Google Workspace. Data tidak dilindungi dalam skenario berikut:
- Anda beralih ke edisi yang tidak menyertakan Vault. Untuk daftar edisi yang didukung, lihat Dukungan edisi di halaman ini.
- Anda beralih ke edisi yang tidak menyertakan layanan yang didukung Vault.
- Anda beralih dari edisi yang menyertakan lisensi Vault ke edisi yang menyediakan lisensi add-on Vault.
- Anda membatalkan langganan Google Workspace sepenuhnya.
Memeriksa apakah Anda memiliki aturan retensi atau pembekuan pada data
Untuk organisasi besar, hubungi tim hukum dan operasi bisnis Anda untuk meninjau apakah mereka menetapkan aturan retensi atau pembekuan pada data.
Untuk organisasi kecil, Anda dapat melewati langkah-langkah ini jika tidak pernah menetapkan apa pun di Vault. Jika Anda tidak yakin, periksa setelan Vault Anda:
- Buka https://vault.google.com dan login dengan akun admin super Google Workspace Anda.
- Klik Laporan.
- Klik Pembekuan Domain, Pembekuan Pengguna, dan Pembekuan Grup. Jika ada pembekuan yang tercantum di salah satu halaman ini, Anda harus mengikuti petunjuk di bawah untuk mengekspor data organisasi Anda.
- Klik Menu
Retensi.
- Di halaman Aturan Default, pastikan semua nilai adalah Tidak ada retensi default atau Tidak ditetapkan. Jika ada aturan default yang memiliki nilai lain, Anda harus mengikuti petunjuk di bawah untuk mengekspor data organisasi Anda.
- Klik Aturan Retensi Khusus. Jika ada aturan retensi khusus yang ditetapkan, Anda harus mengikuti petunjuk di bawah untuk mengekspor data organisasi Anda.
Yang terjadi jika Anda beralih edisi atau membatalkan langganan
Jika Anda beralih edisi atau membatalkan langganan:
- Semua aturan retensi dan pembekuan dinonaktifkan—Tanpa perlindungan aturan retensi dan pembekuan, data yang dikelola pengguna atau admin tunduk pada proses penghapusan standar. Data yang dihapus lebih dari 30 hari yang lalu dapat langsung dihapus permanen dari semua sistem Google. Data yang dihapus tidak dapat dipulihkan.
Catatan: Jika edisi yang Anda inginkan tidak menyertakan layanan yang didukung Vault, hanya aturan retensi dan pembekuan bagi layanan tersebut yang dinonaktifkan. Misalnya, jika edisi yang Anda inginkan tidak menyertakan Gmail, pesan Gmail tidak akan lagi dilindungi.
- Setelan Vault Anda akan dihapus—Semua aturan retensi, masalah, dan pembekuan akan dihapus, 30 hari setelah Anda beralih ke edisi yang tidak menyertakan Vault atau setelah Anda membatalkan langganan. Jika membeli Vault lagi lebih dari 30 hari setelah beralih atau melakukan pembatalan, Anda harus mengonfigurasinya seperti halnya pelanggan baru.
- Data audit Vault Anda akan dihapus—Data audit Anda akan dihapus, sekitar 30 hari setelah Anda beralih ke edisi yang tidak menyertakan Vault atau setelah Anda membatalkan langganan. Data audit adalah log semua tindakan yang dilakukan oleh pengguna Vault, seperti menelusuri data dan menetapkan aturan retensi.
Sebelum beralih atau melakukan pembatalan
- Ekspor data organisasi dengan Alat Ekspor Data. Ekspor mencakup data yang dihapus namun dipertahankan oleh aturan retensi atau pembekuan Vault.
- Ekspor data audit Vault organisasi Anda dari laporan audit Vault.
- Tentukan apakah Anda perlu menerapkan retensi email dan pesan chat untuk organisasi Anda.
- Jika Anda beralih ke edisi yang memiliki lisensi add-on Vault, lisensi add-on Vault dan SKU Workspace yang lebih rendah harus ditetapkan sebelum lisensi lama dibatalkan penetapannya. Jika tidak, Anda berisiko kehilangan data karena melakukan downgrade ke edisi yang tidak menyertakan lisensi Vault.
Anda tidak dapat menyimpan setelan Vault, termasuk aturan retensi dan pembekuan. Namun, jika Anda membeli Vault lagi dalam waktu 30 hari, setelan Vault dan data audit akan diaktifkan kembali.
Dukungan edisi
| Menyertakan lisensi Vault | Menyediakan lisensi add-on Vault |
|---|---|
|
Untuk mengetahui informasi tentang edisi yang kompatibel, hubungi perwakilan Penjualan Google. |