關於升級至 G Suite Business 或 G Suite Enterprise

升級至 G Suite BusinessG Suite Enterprise 後,系統會自動開放貴機構所有人存取保管箱服務,並且為所有使用者套用目前的資料保留及刪除政策。一旦您將使用者授權升級至 G Suite Business 或 G Suite Enterprise 後,即可放心移除這些使用者的保管箱授權。

如果您是目前擁有完整網域授權的保管箱客戶,升級至 G Suite Business 或 G Suite Enterprise 後,服務運作方面並無任何改變,您可以繼續使用,無需採取額外預防措施。

如果您是目前擁有部分網域授權的保管箱客戶,且想要進行升級:

  • 您預設的保留規則會套用至您網域內的所有使用者。這可能會造成未受自訂規則保護的所有使用者電子郵件和即時通訊紀錄意外遭到系統永久刪除。
  • 凡是套用至機構單位 (OU) 的自訂保留規則,都會套用至特定機構單位和其子機構單位內的所有使用者。至於指定根機構單位的自定保留規則,則會套用至您網域內的所有使用者。
  • 凡是套用至網域層級的訴訟保留 (亦即非針對特定使用者的訴訟保留),都會套用至您網域內的所有使用者。
注意:如果您日後從 G Suite Business 或 G Suite Enterprise 降級為 G Suite,就無法再使用保管箱,而且,這不會自動還原您的部分網域授權狀態。

如何避免資料遭到系統意外刪除:請檢查目前的保留設定,確保這些設定適用於完整授權的保管箱網域。

如果您想先升級至 G Suite Business 或 G Suite Enterprise,再全面審查自己想要的保留政策,可以為全網域建立無限期的自訂保留政策。

  1. 登入保管箱
  2. 按一下左側導覽列中的 [保留]
  3. 按一下 [新增規則]。
  4. 選取下列選項:
    1. 機構:保留預設選項,以便套用至整個網域。
    2. 傳送日期:將這個選項留空,以便套用至所有可用的資料。
    3. 字詞:將這個選項留空,以便套用至所有可用的資料。
    4. 排除草稿:不要勾選這個選項,以便套用至所有可用的資料。
    5. 保留期限:選取 [無期限]。
  5. 按一下 [儲存]

請先針對您的保留設定進行必要調整,再升級至 G Suite Business 或 G Suite Enterprise,否則可能會造成內容永久遺失。

升級後應採取的行動

  1. 移除任何額外的 Google 保管箱授權。在某些情況下,額外的保管箱授權在升級後仍會保持指派狀態。如要避免為這些授權支付費用,請參閱這篇文章,檢查獲得 G Suite Business 或 G Suite Enterprise 授權的使用者是否有任何保管箱授權,並將這些授權移除。
  2. 檢查您的保留規則,確認這些規則符合貴機構的需要。
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