升級至隨附 Google 保管箱授權的 Google Workspace 版本後，貴機構全體使用者都會獲得該授權；如果您已在保管箱中設定資料保留規則，所有資料就會立即受到任何適用保留規則的規範。不過，假如貴機構先前是以加購的方式取得保管箱授權，且設有會清除資料的保留規則，先前沒有保管箱授權的使用者可能會因此遺失資料。
注意：如果您尚未在保管箱中設定任何資料保留規則、已將加購的保管箱授權指派給所有人，或是原本使用的版本就隨附保管箱功能，系統在版本升級後的行為不會有任何改變。您可以繼續使用，不必採取額外預防措施。
| 隨附保管箱授權 | 可額外購買保管箱授權 |
|---|---|
|
如需相容版本的相關資訊，請 聯絡 Google 銷售團隊。 |
部分保管箱授權的資料遺失風險
如果貴機構中並非所有人都擁有保管箱授權，而您在這種情況下升級至隨附保管箱的版本，系統會為所有使用者套用目前的資料保留和刪除政策。
- 貴機構的預設保留規則會套用至所有使用者，這可能會造成未受自訂規則保護的所有使用者資料意外遭到永久刪除。
- 凡是套用至機構單位的自訂保留規則，都會套用到該機構單位及其子機構單位中的所有使用者。
- 凡是套用至頂層機構單位的訴訟保留，都會套用到貴機構中的所有使用者。
注意：如果貴機構日後降級至未隨附保管箱的版本，您將無法再存取保管箱及其資料。
防止新獲得授權的使用者遺失資料
請檢查目前的保留規則，確保這些規則適用於所有人都擁有保管箱授權的機構。請先針對保留設定進行必要調整再升級版本，否則可能會造成內容永久遺失。
如果您想要先升級版本再全面檢查保留政策，可以分別為各項 Google 服務建立無限期的自訂保留規則，並套用至整個機構。這些規則能防止任何資料遭到刪除，直到您主動移除為止。
- 登入 vault.google.com。
- 依序按一下 [保留]
[自訂規則]。
- 按一下 [建立]。
- 視情況選取下列選項：
- 服務 - 選取要保護哪項服務的資料。
- 範圍 - 選取頂層機構單位。如果選擇的服務是網路論壇，請選取 [所有群組]。
- 傳送日期 - 將這個選項留空，以便套用至所有可用的資料。
- 字詞 - 將這個選項留空，以便套用至所有可用的資料。
- 排除草稿 - 不要勾選這個選項，以便套用至所有可用的資料。
- 保留期限 - 選取 [無限期]。
- 按一下 [建立]。
- 針對要保護所有資料的每項服務重複執行上述步驟。
- 在升級後檢查授權和保留規則。瞭解詳情
[自訂規則]。升級後須採取的行動
- 確認所有外掛程式授權都已移除，避免為這些授權支付費用。如有尚未移除的授權，請參閱這篇文章，移除所有 Google 保管箱外掛程式授權。在某些情況下，保管箱外掛程式授權在升級後仍會保持指派狀態。
- 檢查保留規則，確認這些規則符合貴機構的規定。如果您建立了無限期資料保留規則做為預防措施，請檢查這些規則並視需要移除。