О переходе на версию, в которую входит Сейф

Если ваша организация переходит на версию Google Workspace, в которую входят лицензии на Google Сейф для всех пользователей организации, на все данные сразу начинает распространяться действие правил хранения, заданных в Сейфе. Если ваша организация ранее приобрела лицензии на Сейф в качестве дополнительных и в ней действуют правила хранения, согласно которым данные удаляются без возможности восстановления, пользователи, у которых ранее не было лицензии на Сейф, могут потерять свои данные.

Примечание. Если вы назначили дополнительные лицензии на Сейф всем пользователям или уже используете версию, в которую входит Сейф, при переходе на новую версию изменений в хранении данных не будет и дополнительные меры предосторожности не потребуются.

Пакеты, в которые включены лицензии на Сейф Пакеты, в которых необходимы дополнительные лицензии на Сейф
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education и Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (только с подтвержденным правом собственности на домен)
  • G Suite Basic

Риск потери данных пользователей, у которых ранее не было лицензии

После перехода на версию, которая включает Сейф, к данным сотрудников, у которых не было лицензии на Сейф, как и к данным всех остальных пользователей организации, начнут применяться установленные вами правила хранения и удаления.  

  • Ваши правила хранения по умолчанию будут применены ко всем пользователям в организации. Это может привести к непредвиденному и безвозвратному удалению всех данных пользователей, не защищенных специальными правилами.
  • Специальные правила хранения, которые относятся к организационному подразделению, будут действовать в отношении всех пользователей указанного организационного подразделения и его дочерних подразделений.
  • Запреты на удаление данных, действующие для организационного подразделения верхнего уровня, будут распространяться на всех пользователей организации.

Примечание. Если позднее вы перейдете на версию, которая не включает Сейф, вы потеряете доступ к Сейфу и данным в нем.

Как предотвратить потерю данных пользователей, у которых ранее не было лицензии

Проверьте используемые вами правила хранения. Они должны подходить организации с полным лицензированием Сейфа.Рекомендуем внести все необходимые изменения в настройки хранения данных перед переходом на другую версию. В противном случае вы можете безвозвратно потерять важную информацию.

Если вы хотите проверить правила хранения данных после перехода, создайте специальные правила хранения с неограниченным сроком действия для каждого сервиса Google и примените их ко всей организации. Ваши данные будут храниться до тех пор, пока вы не удалите эти правила.

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева нажмите Хранение.
  3. Нажмите кнопку Создать правило.
  4. Выберите Почта.
  5. Выберите следующие параметры:
    1. Организация. Оставьте организационное подразделение верхнего уровня по умолчанию, чтобы применить правило ко всей организации.
    2. Дата отправки. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
    3. Условия. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
    4. Не включать черновики. Не устанавливайте этот флажок, чтобы применить правило ко всем доступным данным.
    5. Срок хранения. Выберите значение Бессрочно.
  6. Нажмите Сохранить.
  7. Повторите эти действия для каждого сервиса, в котором нужно сохранить все данные.
  8. После перехода на новую версию ознакомьтесь с правилами назначения лицензий и хранения. Подробнее…

После перехода

  1. Убедитесь, что все дополнительные лицензии на Google Сейф удалены, чтобы за них не взималась плата. Если у вас останутся такие лицензии, удалите их. Если они были назначены пользователям, иногда после перехода этот статус сохраняется.
  2. Убедитесь, что правила хранения соответствуют требованиям вашей организации. Если вы создали правила бессрочного хранения в качестве меры предосторожности, проверьте их и удалите при необходимости.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?