Когда организация переходит на версию Google Workspace, в которую входят лицензии на Сейф для всех пользователей организации, если в Сейфе уже настроены правила хранения, они немедленно начинают действовать для всех данных. Если ваша организация ранее приобрела лицензии на Сейф в качестве дополнительных и в ней действуют правила хранения, согласно которым данные удаляются без возможности восстановления, пользователи, у которых ранее не было лицензии на Сейф, могут потерять свои данные.
Примечание. Если вы не настроили правила хранения в Сейфе, не назначили дополнительные лицензии на Сейф всем пользователям или уже используете версию, в которую входит Сейф, при переходе на новую версию изменений в хранении данных не будет и дополнительные меры предосторожности не потребуются.
| Пакеты, в которые включены лицензии на Сейф | Пакеты, в которых необходимы дополнительные лицензии на Сейф |
|---|---|
|
Чтобы узнать о совместимых версиях, обратитесь в отдел продаж Google. |
Риск потери данных пользователей, у которых ранее не было лицензии
После перехода на версию, которая включает Сейф, к данным сотрудников, у которых не было лицензии на Сейф, как и к данным всех остальных пользователей в организации, начнут применяться установленные вами правила хранения и удаления.
- Ваши правила хранения по умолчанию будут применены ко всем пользователям в организации. Это может привести к непредвиденному и безвозвратному удалению всех данных пользователей, не защищенных специальными правилами.
- Специальные правила хранения, которые относятся к организационному подразделению, будут действовать в отношении всех пользователей указанного организационного подразделения и его дочерних подразделений.
- Запреты на удаление данных, действующие для организационного подразделения верхнего уровня, будут распространяться на всех пользователей в организации.
Примечание. Если позднее вы перейдете на версию, которая не включает Сейф, вы потеряете доступ к Сейфу и данным в нем.
Как предотвратить потерю данных пользователей, у которых ранее не было лицензии
Проверьте используемые вами правила хранения. Они должны подходить организации с полным лицензированием Сейфа. Рекомендуем внести все необходимые изменения в настройки хранения данных перед обновлением. В противном случае вы можете безвозвратно потерять важную информацию.
Если вы хотите проверить правила хранения данных после перехода, создайте специальные правила хранения с неограниченным сроком действия для каждого сервиса Google и примените их ко всей организации. Ваши данные будут храниться до тех пор, пока вы не удалите эти правила.
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Хранение
Специальные правила.
- Нажмите Создать.
- Выберите по необходимости следующие параметры:
- Сервис. Выберите сервис, для которого вы хотите настроить защиту данных.
- Область действия. Выберите организационное подразделение верхнего уровня. Для Групп выберите Все группы.
- Дата отправки. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
- Условия. Чтобы применить правило ко всем доступным данным, оставьте это поле пустым.
- Не включать черновики. Не устанавливайте этот флажок, чтобы применить правило ко всем доступным данным.
- Срок хранения. Выберите значение Бессрочно.
- Нажмите Создать.
- Повторите эти действия для каждого сервиса, в котором нужно сохранить все данные.
- После перехода на новую версию ознакомьтесь с правилами назначения лицензий и хранения. Подробнее…
Специальные правила.После перехода
- Убедитесь, что все дополнительные лицензии на Google Сейф удалены, чтобы за них не взималась плата. Если у вас останутся такие лицензии, удалите их. Если они были назначены пользователям, иногда после перехода этот статус сохраняется.
- Убедитесь, что правила хранения соответствуют требованиям вашей организации. Если вы создали правила бессрочного хранения в качестве меры предосторожности, проверьте их и удалите при необходимости.