Gdy Twoja organizacja przejdzie na wersję Google Workspace obejmującą licencje Google Vault dla wszystkich użytkowników w organizacji, to jeśli masz już ustawione reguły przechowywania w Vault, wszystkie dane będą od razu podlegać wszystkim obowiązującym regułom. Jeśli w Twojej organizacji kupiono wcześniej dodatkowe licencje na Vault i ustawiono reguły przechowywania powodujące trwałe usunięcie danych, użytkownicy, którzy nie mieli wcześniej licencji na Vault, mogą utracić swoje dane.
Uwaga: jeśli nie masz określonych reguł przechowywania w Vault, licencje na Vault zostały już przypisane wszystkim użytkownikom lub będą uaktualnione z wersji, która również zawiera Vault, nie wpłynie to na działanie usługi po zmianie wersji. Nie musisz podejmować żadnych dodatkowych środków ostrożności.
Uwzględnione licencje na Vault | Dostępne dodatkowe licencje na Vault |
---|---|
|
Aby uzyskać informacje o zgodnych wersjach, skontaktuj się z zespołem sprzedaży Google. |
Ryzyko utraty danych w przypadku częściowego objęcia organizacji licencjami na Vault
Nawet jeśli w momencie przejścia na wersję zawierającą Vault nie każdy członek Twojej organizacji będzie mieć licencję na tę usługę, nowe zasady przechowywania i usuwania danych i tak obejmą wszystkich użytkowników.
- Twoje domyślne reguły przechowywania obejmą wszystkich użytkowników w organizacji. Może to doprowadzić do niechcianego i trwałego usunięcia niechronionych przez reguły niestandardowe danych użytkowników.
- Wszelkie niestandardowe reguły przechowywania stosowane w jednostce organizacyjnej obejmą wszystkich użytkowników w danej jednostce oraz w jednostkach podrzędnych.
- Wszelkie blokady stosowane w jednostce organizacyjnej najwyższego poziomu obejmą wszystkich użytkowników w organizacji.
Uwaga: jeśli później przejdziesz na wersję, która nie zawiera Vault, utracisz dostęp do usługi Vault i powiązanych z nią danych.
Zapobieganie utracie danych nowych użytkowników
Sprawdź bieżące reguły przechowywania, aby upewnić się, że są one odpowiednie dla Vault z licencjami dla wszystkich użytkowników w organizacji. Przed przejściem na wersję zawierającą Vault wprowadź niezbędne zmiany w ustawieniach przechowywania, aby uniknąć trwałej utraty danych.
Jeśli chcesz zmienić wersję przed dokładnym sprawdzeniem zasad przechowywania, dla każdej usługi Google możesz utworzyć – a następnie zastosować w całej organizacji – niestandardowe reguły pozwalające na przechowywanie danych bez ograniczeń czasowych. Dopóki reguły te nie zostaną wycofane, będą uniemożliwiać usunięcie danych.
- Zaloguj się na vault.google.com.
- Kliknij Przechowywanie Reguły niestandardowe.
- Kliknij Utwórz.
- Wybierz odpowiednie opcje:
- Usługa – wybierz usługę, której dane chcesz chronić.
- Zakres – wybierz jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu. W przypadku Grup dyskusyjnych wybierz Wszystkie grupy.
- Data wysłania – pozostaw to pole puste, aby nowa reguła objęła wszystkie dostępne dane.
- Warunki – pozostaw to pole puste, aby nowa reguła objęła wszystkie dostępne dane.
- Wyklucz kopie robocze – pozostaw to pole niezaznaczone, aby nowa reguła objęła wszystkie dostępne dane.
- Okres przechowywania – wybierz Bez ograniczeń czasowych.
- Kliknij Utwórz.
- Powtórz te czynności dla każdej usługi, której wszystkie dane chcesz chronić.
- Po zmianie wersji sprawdź swoje reguły licencjonowania i przechowywania. Więcej informacji
Po zmianie wersji
- Upewnij się, że wszystkie dodatkowe licencje zostały usunięte, aby uniknąć naliczania za nie opłat. Jeśli tak się nie stało, usuń wszystkie dodatkowe licencje na Google Vault. W niektórych przypadkach licencje dodatkowe na Vault mogą pozostać przypisane po zmianie wersji.
- Sprawdź reguły przechowywania, aby upewnić się, że są one zgodne z wymaganiami Twojej organizacji. Jeśli na wszelki wypadek utworzono reguły pozwalające na przechowywanie danych bez ograniczeń czasowych, możesz te reguły sprawdzić i w razie potrzeby usunąć.