Als uw organisatie upgradet naar een Google Workspace-versie waarin alle gebruikers in uw organisatie een Google Vault-licentie krijgen en u al bewaarregels heeft ingesteld in Vault, vallen alle gegevens meteen onder die regels. Als uw organisatie eerder Vault-licenties heeft gekocht als add-on en u bewaarregels heeft ingesteld waarmee gegevens definitief worden verwijderd, kunnen gebruikers die eerder geen Vault-licentie hadden, hun gegevens kwijtraken.
Opmerking: Als u geen bewaarregels heeft ingesteld in Vault, als u al add-onlicenties voor Vault had toegewezen aan iedereen of als u upgradet vanuit een versie die ook Vault bevat, verandert er niets als u upgradet. U kunt doorgaan zonder aanvullende voorzorgsmaatregelen te hoeven nemen.
| Inclusief Vault-licenties | Add-on-licenties voor Vault beschikbaar |
|---|---|
|
Voor informatie over geschikte versies contact opnemen met Google Sales. |
Risico van gegevensverlies bij Vault-licenties voor een deel van het domein
Als niet iedereen in uw organisatie een Vault-licentie heeft en u upgradet naar een versie die Vault bevat, geldt het huidige beleid voor het bewaren en verwijderen van gegevens voor alle gebruikers.
- De standaard bewaarregels worden toegepast op alle gebruikers in uw organisatie. Dit kan ertoe leiden dat gebruikersgegevens die niet worden beschermd door aangepaste regels, onverwacht worden verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Aangepaste bewaarregels die zijn toegepast op een organisatie-eenheid, worden toegepast op alle gebruikers in die organisatie-eenheid en de onderliggende organisatie-eenheden.
- Bewaarplichten die zijn toegepast op de organisatie op het hoogste niveau, worden toegepast op alle gebruikers in uw organisatie.
Opmerking: Als u later downgradet naar een versie die Vault niet bevat, raakt u de toegang tot Vault en de gegevens daarin kwijt.
Gegevensverlies voorkomen voor gebruikers die net een licentie hebben gekregen
Controleer of uw huidige bewaarregels correct zijn ingesteld voordat iedereen in de organisatie een Vault-licentie krijgt. Breng eventuele benodigde wijzigingen aan in uw bewaarinstellingen voordat u upgradet, anders raakt u bepaalde content wellicht permanent kwijt.
Als u wilt upgraden voordat u het bewaarbeleid volledig kunt herzien, kunt u een aangepaste bewaarregel maken voor elke Google-service waarin gegevens voor onbepaalde tijd worden bewaard en deze toepassen op de hele organisatie. Zo worden gegevens pas verwijderd als u deze regels verwijdert.
- Log in op vault.google.com.
- Klik op Bewaren
Aangepaste regels.
- Klik op Maken.
- Selecteer de volgende opties:
- Service: selecteer een service waarvoor u de gegevens wilt beveiligen.
- Bereik: selecteer de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. Selecteer voor Groepen Alle groepen.
- Verzenddatum: laat dit veld leeg, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Zoekwoorden: laat dit veld leeg, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Concepten uitsluiten: vink dit vakje niet aan, zodat de regel geldt voor alle beschikbare gegevens.
- Bewaarperiode: selecteer Onbeperkt.
- Klik op Maken.
- Herhaal dit voor elke service waarvan u alle gegevens wilt bewaren.
- Controleer de licentie- en bewaarregels nadat u de upgrade heeft uitgevoerd. Meer informatie
Aangepaste regels.Na de upgrade
- Controleer of alle add-onlicenties zijn verwijderd om te voorkomen dat er kosten in rekening worden gebracht voor deze licenties. Als dit niet het geval is, verwijdert u alle add-onlicenties voor Google Vault. In sommige gevallen blijven de add-onlicenties voor Vault toegewezen na de upgrade.
- Controleer of de bewaarregels voldoen aan de vereisten van uw organisatie. Als u bewaarregels voor onbepaalde tijd heeft gemaakt, controleert u deze en verwijdert u ze indien nodig.