Tentang melakukan upgrade ke edisi yang menyertakan Vault

Saat organisasi Anda mengupgrade ke edisi Google Workspace yang menyertakan lisensi Google Vault untuk semua pengguna di organisasi Anda, semua data akan langsung tunduk pada aturan apa pun yang berlaku jika Anda telah menyetel aturan retensi di Vault. Jika sebelumnya organisasi Anda membeli lisensi Vault sebagai add-on dan Anda memiliki aturan retensi yang menghapus data secara permanen, pengguna yang tidak memiliki lisensi Vault sebelumnya mungkin akan kehilangan data.

Catatan: Jika Anda belum menyetel aturan retensi apa pun di Vault, telah menetapkan lisensi add-on Vault ke semua pengguna, atau melakukan upgrade dari edisi yang juga menyertakan Vault, tidak akan ada perubahan perilaku setelah proses upgrade. Anda dapat melanjutkan tanpa perlu melakukan tindakan pencegahan tambahan.

Menyertakan lisensi Vault	Menyediakan lisensi add-on Vault
Frontline Standard Business Plus Enterprise Standard dan Enterprise Plus Semua edisi Education Enterprise Essentials dan Enterprise Essentials Plus (khusus yang diverifikasi domain) G Suite Business	Untuk mengetahui informasi tentang edisi yang kompatibel, hubungi perwakilan Penjualan Google.

Bandingkan edisi

Risiko kehilangan data untuk pemberian lisensi Vault sebagian

Jika tidak semua orang di organisasi Anda memiliki lisensi Vault dan Anda melakukan upgrade ke edisi yang menyertakan Vault, semua pengguna akan tunduk pada kebijakan retensi dan penghapusan data saat ini.

• Aturan retensi default akan diterapkan pada semua pengguna di organisasi Anda. Ini dapat mengakibatkan penghapusan yang tak terduga dan permanen terhadap data pengguna yang tidak dilindungi oleh aturan khusus.
• Setiap aturan retensi khusus yang diterapkan pada unit organisasi akan diterapkan pada semua pengguna di unit organisasi tersebut dan unit organisasi turunannya.
• Setiap pembekuan yang diterapkan pada unit organisasi teratas akan diterapkan pada semua pengguna di organisasi Anda.

Catatan: Jika di kemudian hari Anda melakukan downgrade ke edisi yang tidak menyertakan Vault, Anda akan kehilangan akses ke Vault dan datanya.

Mencegah kehilangan data untuk pengguna yang baru saja diberi lisensi

Tinjau aturan retensi saat ini untuk memastikan aturan ditetapkan dengan tepat untuk organisasi Vault berlisensi penuh. Lakukan perubahan yang diperlukan pada setelan retensi sebelum melakukan upgrade, atau Anda akan kehilangan konten secara permanen.

Jika ingin melakukan upgrade sebelum meninjau sepenuhnya kebijakan retensi, Anda dapat membuat aturan retensi khusus untuk setiap layanan Google dengan periode retensi data tak terbatas dan menerapkannya ke seluruh organisasi. Aturan ini mencegah semua penghapusan data sampai Anda menghapusnya.

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik RetensiAturan Khusus.
3. Klik Buat.
4. Pilih opsi berikut, jika berlaku:
   1. Layanan—Pilih layanan yang ingin Anda lindungi datanya.
   2. Cakupan—Pilih unit organisasi teratas. Untuk Grup, pilih Semua grup.
   3. Tanggal terkirim—Biarkan kosong agar diterapkan ke semua data yang tersedia.
   4. Persyaratan—Biarkan kosong agar diterapkan ke semua data yang tersedia.
   5. Kecualikan draf—Biarkan tidak dicentang agar diterapkan ke semua data yang tersedia.
   6. Periode retensi data—Pilih Tanpa batas waktu.
5. Klik Buat.
6. Ulangi untuk setiap layanan yang datanya ingin Anda lindungi.
7. Setelah melakukan upgrade, tinjau aturan pemberian lisensi dan retensi Anda. Pelajari lebih lanjut

Setelah melakukan upgrade

1. Pastikan semua lisensi add-on telah dihapus untuk menghindari biaya lisensi ini. Jika tidak, hapus semua lisensi Google Vault add-on. Dalam beberapa kasus, lisensi add-on untuk Vault mungkin masih ditetapkan setelah melakukan upgrade.
2. Tinjau aturan retensi guna memastikan aturan tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Jika Anda membuat aturan retensi tanpa batas waktu sebagai tindakan pencegahan, tinjau dan hapus aturan tersebut sesuai kebutuhan.