保管箱授權常見問題

管理員控制台管理員常見問題

授權是否預設為指派給網域中的所有使用者?
  • 您目前沒有保管箱服務:如果您決定在線上或透過轉銷商購買保管箱,系統將不會預設指派授權。
  • 您已經擁有保管箱服務:如果您在部分網域授權功能推出之前,已經在線上或透過轉銷商購買保管箱,系統將維持預設行為,自動指派授權。

您也可以按照指派保管箱授權中的步驟,將完整網域授權更改為部分網域授權 (或是反向操作)。

我的網域在部分網域授權功能推出之前已經啟用保管箱,因此所有使用者都擁有保管箱授權。我可以僅指派授權給一部分的使用者嗎?

在部分網域授權功能推出前已經擁有授權的使用者仍會保有授權。如要取消使用者的授權,請參閱下一個常見問題「如何為使用者取消授權?」

如何為使用者取消授權?

將原本擁有授權的使用者取消授權時,請注意下列事項:

  • 無法再透過保管箱搜尋授權遭到取消的使用者。
  • 使用者的資料如有任何訴訟保留設定,都將遭到移除。
  • 保管箱的保留政策將不再適用於使用者的資料。
  • 使用者所刪除的電子郵件或即時通訊內容將全部從 Google 系統中清除。

取消授權以前,G Suite 管理員應先諮詢機構的保管箱管理員、保管箱調查人員,或是法律或法規遵循小組,確認使用者不再需要授權。

如要取消指派授權,請前往 [管理授權] 並確實取消勾選 [自動指派以下授權...] 核取方塊。接著前往 [指派的使用者] 標籤,勾選使用者名稱旁邊的核取方塊並按一下 [取消指派]。管理員控制台會顯示快訊,提醒您取消授權的影響。

我想要指派授權給使用者,但 [未指派的使用者] 標籤中沒有任何使用者。該怎麼辦?

請前往 [管理授權] 標籤如果已經勾選 [自動指派以下授權] 核取方塊,系統將自動指派授權給所有使用者。請前往 [指派的使用者] 標籤,確認使用者是否已經擁有授權。

請注意,您必須取消勾選這個核取方塊,才能指派授權給一部分的使用者。取消勾選這個核取方塊後,日後加入網域的所有使用者都會顯示在 [已取消指派的授權] 標籤中。

可以大量指派授權給使用者嗎?

如要大量指派授權,您可以在 [管理授權] 標籤中上傳含有使用者電子郵件地址清單的 CSV 檔案。不過,您無法大量取消授權。

提醒您,您可以一次將授權指派給機構單位中的所有使用者。另請注意,日後無論新增或移除機構單位中的使用者,機構單位都不會自動更新授權。

透過機構單位指派授權後,系統會自動指派授權給該機構單位中日後新增的使用者嗎?

不會。日後您必須親自指派授權給機構單位中新增的使用者 (透過手動或 CSV 上傳方式皆可)。如果將使用者連同授權移出單位,使用者仍可保留授權。

使用者如果擁有保管箱權限 (例如在保管箱介面中建立保留規則或執行其他作業),是否還需要保管箱授權?

否。您只要透過管理員控制台指派保管箱權限給使用者,對方即可在保管箱介面中執行作業。當保留政策、訴訟保留、搜尋或其他保管箱功能需要用到使用者的資料時,使用者才需要授權。

保管箱管理員常見問題

如果使用者未獲授權,他的資料可能出現在保管箱中嗎?

如果未授權的使用者與已獲授權的使用者互相傳送郵件,則搜尋已獲授權的使用者時,可能會找到郵件內容。

我該如何透過保管箱介面 (ediscovery.google.com) 得知使用者是否擁有保管箱授權?

如果您嘗試搜尋、匯出、預覽使用者的資料或予以設定訴訟保留,在對方沒有授權的情況下,保管箱介面會顯示快訊。您可依此要求 G Suite 管理員指派授權給該使用者。

如何得知使用者的授權遭到取消?

我們強烈建議您和 G Suite 管理員經常針對保管箱授權變更狀態進行交流,以便掌握使用者遭到取消授權的情形。

  • 在實際情況下,如果使用者不再擁有授權,系統將以紅字顯示該使用者並加上刪除線。失去授權後,使用者將不再處於訴訟保留狀態。
  • 如果之前獲得授權的使用者已儲存在搜尋紀錄中,但授權現已遭到取消,當您日後再度搜尋該使用者時,保管箱介面將顯示訊息,提示您使用者的授權。
這對您有幫助嗎?
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