Häufig gestellte Fragen zu Vault-Lizenzen

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Für Google Workspace-Administratoren: Lizenzverwaltung

Werden standardmäßig allen Nutzern in meiner Organisation Add-on-Lizenzen zugewiesen?

Das hängt davon ab, wie Sie die Lizenzierung einrichten, nachdem Sie Vault-Add-on-Lizenzen erworben haben. Beim ersten Erwerb der Lizenzen werden sie nicht automatisch zugewiesen. Sie können Vault so einrichten, dass Lizenzen automatisch oder bestimmten Nutzern oder Organisationseinheiten zugewiesen werden. Weitere Informationen

Wenn Sie Vault und die automatische Lizenzierung bereits verwenden, haben alle Nutzer in Ihrer Organisation eine Vault-Lizenz und neue Nutzer erhalten eine Lizenz, sofern Sie ihnen Lizenzen zuweisen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Funktionsweise der Lizenzierung

Wie entferne ich die Vault-Lizenz eines Nutzers?

Bevor Sie die Vault-Lizenz eines Nutzers entfernen, sollten Sie sich mit den Vault-Nutzern Ihrer Organisation oder mit den Rechts- und Compliance-Teams in Ihrer Organisation in Verbindung setzen, um zu bestätigen, dass alles in Ordnung ist. Wenn Sie eine Vault-Lizenz für einen Nutzer entfernen, gilt Folgendes:

  • Die Daten dieses Nutzers können in Vault weder gesucht noch exportiert werden.
  • Sämtliche Holds für Daten des Nutzers werden entfernt.
  • Die Vault-Aufbewahrungsrichtlinien gelten nicht für die Daten des Nutzers.
  • Alle Daten, die der Nutzer gelöscht hat, die aber von Vault aufbewahrt werden, werden dauerhaft aus den Google-Systemen gelöscht.

Eine Anleitung finden Sie im Hilfeartikel Vault-Lizenzen zuweisen.

In meiner Organisation war Vault bereits vor der Einführung der teilweisen Domainlizenzierung aktiviert und alle meine Nutzer haben daher eine Vault-Lizenz. Kann ich stattdessen die Zuweisung von Lizenzen nur an einen Teil der Nutzer einrichten?

Jeder Nutzer, der vor der Einführung der teilweisen Domainlizenzierung eine Vault-Lizenz besaß, hat diese auch weiterhin.

So weisen Sie Vault-Lizenzen nur einem Teil der Nutzer zu:

  1. Optional: Wenn Sie verhindern möchten, dass neuen Nutzern automatisch eine Vault-Lizenz zugewiesen wird, deaktivieren Sie die automatische Lizenzierung. Weitere Informationen
  2. Entfernen Sie Vault-Lizenzen von Nutzern, die keine Lizenz haben möchten. Sie können Bulk-Änderungen nach Organisationseinheit oder über eine Tabelle vornehmen. Weitere Informationen
Benötigt ein Nutzer eine Vault-Lizenz, um Vault zu verwenden und beispielsweise Aufbewahrungsregeln oder Suchanfragen zu erstellen?

Nein. Ein Nutzer, der Aufgaben in der Vault-Oberfläche ausführt, benötigt nur eine Google Workspace-Lizenz und Vault-Berechtigungen. Weitere Informationen. Eine eigene Lizenz benötigt der Nutzer nur dann, wenn seine Daten Aufbewahrungsrichtlinien, Holds, Suchanfragen oder anderen Vault-Funktionen unterliegen.

Für Vault-Nutzer: Auswirkungen der Lizenzierung in Vault

Können Daten von Nutzern, die keine Vault-Lizenzen haben, in Vault angezeigt werden?

Ja. Die Daten eines Nutzers ohne Vault-Lizenz können in eine Suche einbezogen werden, wenn sie freigegeben oder an einen lizenzierten Nutzer gesendet wurden. Beispiele:

  • Ein nicht lizenzierter Nutzer sendet eine Nachricht oder gibt eine Datei für einen lizenzierten Nutzer frei.
  • Ein nicht lizenzierter Nutzer hinterlässt eine Mailboxnachricht für einen lizenzierten Nutzer oder schreibt diesem über Google Voice für die G Suite eine Nachricht.
Woher weiß ich, ob ein Nutzer keine Vault-Lizenz hat?

Wir empfehlen Ihnen dringend, sich mit Ihrem Google Workspace-Administrator über Änderungen bei der Vault-Lizenzierung auszutauschen. So werden Sie informiert, wenn die Vault-Lizenz eines Nutzers entfernt wird.

In Vault wird unter folgenden Bedingungen angezeigt, wenn ein Nutzer keine Vault-Lizenz hat:

  • Suchen: Wenn Sie nach bestimmten Konten suchen und einen Nutzer hinzufügen, der keine Vault-Lizenz hat, wird in Vault eine Fehlermeldung angezeigt, in der das Nutzerkonto angegeben wird.
  • Holds: Holds, die für bestimmte Konten festgelegt wurden, werden rot angezeigt. Der Nutzer wird rot angezeigt, wenn er keine Lizenz mehr hat. Ohne Lizenz ist der Nutzer nicht länger auf „Hold“ gesetzt.

In Vault werden Sie nur für nicht lizenzierte Nutzer auf Suchanfragen und Holds hingewiesen, die auf bestimmte Konten angewendet wurden. Sie erhalten keine Benachrichtigungen für nicht lizenzierte Nutzer in Suchanfragen, Holds und Aufbewahrungsregeln basierend auf anderen Bereichen wie der Organisationseinheit, allen Konten, geteilten Ablagen oder Chatrooms.

Wenn ein Nutzer, der eine Lizenz braucht, keine hat, können Sie Ihren Google Workspace-Administrator bitten, dem Nutzer eine Lizenz zuzuweisen.

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