保管箱的新功能

您可以在這個網頁上找到 Google 保管箱的新增功能、改善項目和修正問題的最新消息。

2019 年 3 月 7 日:支援已套用 Gmail 機密模式的郵件和 Jamboard

Gmail 機密模式

Gmail 機密模式可讓使用者限制收件者對敏感電子郵件內容的存取權。這項功能適用於所有個人 Gmail 帳戶,以及已啟用該功能的 G Suite 網域。

當使用者傳送機密郵件時,Gmail 會將郵件內文和附件替換為連結,僅透過 SMTP 傳送主旨和含有連結的內文。進一步瞭解如何利用 Gmail 機密模式傳送郵件。

您網域中使用者傳送的已套用機密模式郵件

如果貴機構啟用 Gmail 機密模式,保管箱就可以保留、搜尋及匯出貴機構成員以機密模式傳送的所有郵件,也能為這些郵件套用訴訟保留規則。

2018 年 11 月 30 日後傳送的機密郵件都會保留在所有內部寄件者和收件者的保管箱中。即使寄件者已設定到期日或撤銷收件者對已套用機密模式郵件的存取權,保管箱仍一律保留郵件。

從您網域外收到的已套用機密模式郵件 

即使您的網域拒絕啟用 Gmail 機密模式,您的使用者仍可能會收到來自其他 G Suite 客戶和個人 Gmail 帳戶的已套用機密模式郵件。

如果機密模式郵件是由外部對象傳送,其擁有權屬於寄件者且不會保留在保管箱中。 您可以對外部機密郵件的郵件標頭和主旨執行訴訟保留、保留、搜尋和匯出作業。不過,您無法搜尋或匯出外部機密郵件的郵件內容或附件。

注意:G Suite 管理員可以建立規範規則來禁止套用機密模式的內送郵件傳送到您的網域。

處理已套用機密模式的郵件

保管箱對已套用機密模式郵件的支援方式如下:

  • 保管箱會傳回符合搜尋查詢的內部機密郵件。您可以選擇在預覽郵件時隱藏機密郵件內容,並在列印或匯出郵件時排除機密郵件內容。
  • 您可以使用 label:confidentialmode 搜尋機密郵件,也能透過這個標籤將訴訟保留和自訂保留規則專門套用於機密郵件。

Jamboard

保管箱現已完全支援使用者儲存至雲端硬碟的 Jamboard 檔案。

  • 訴訟保留和保留規則現已涵蓋使用者儲存至雲端硬碟的 Jam。系統會在 Jamboard 工作階段結束後捨棄未儲存的 Jam,不會保留在保管箱中。
  • 您可以搜尋、預覽及匯出 Jam,並透過 type:jam 專門搜尋 Jamboard 檔案。
2018 年 11 月 6 日:保管箱讓您更輕鬆地評估 Gmail 搜尋範圍
您現在可以在搜尋 Gmail 郵件時評估查詢範圍。只要在輸入搜尋字詞後按一下 [計數],系統就會顯示符合查詢的郵件數量,以及含有相符郵件的帳戶數量。您也可以下載查詢結果的 CSV 檔案,其中會依帳戶列出郵件總數。如需詳情,請參閱查詢範圍的相關說明。
2018 年 6 月 26 日:Google 文件、試算表和簡報的匯出項目使用一致的雜湊值

匯出 Google 文件、試算表和簡報時,保管箱現在會為每個檔案產生專屬雜湊值。您可以使用這個新的雜湊值簡化檔案匯出作業,以及驗證匯出檔案為使用者來源檔案的複本。

您搜尋檔案的方式會決定保管箱如何產生雜湊值:

  • 如果搜尋條件包含版本日期,系統就會使用這項資料產生雜湊值。
  • 如果搜尋條件不含版本日期,系統則會使用上次修改日期產生雜湊值。

比較各個匯出項目的雜湊值時,請注意下列事項:

  • 如果檔案內容有所變更,雜湊值也會隨之改變。
  • 如果有人變更檔案共用權限,但並未變更檔案內容,則雜湊值仍維持不變。
  • 如果您多次匯出同一個檔案且使用不同的版本日期,即使每次都匯出同樣的內容,這些項目的雜湊值也不會一樣。

從雲端硬碟匯出檔案時,來源雜湊會是保管箱 XML 檔案中的一個參數。如需詳情,請參閱從雲端硬碟匯出中繼資料的相關說明。

2018 年 6 月 21 日:新增保留功能控制項及改善保管箱搜尋功能

我們為保留規則新增了更精細的控制項:

  • 您可以自訂雲端硬碟保留規則,針對使用者移至垃圾桶的檔案指定保留天數。系統會在指定時間過後清除這些檔案。
  • 您可以為 Hangouts Meet 錄製內容建立預設和自訂保留規則。先前的 Meet 錄製內容則會套用適用的雲端硬碟保留規則。

重要資訊:保管箱新增了 Meet 保留功能設定頁面,方便您為雲端硬碟中儲存資料的應用程式啟用保留功能。啟用這項設定前,您必須先建立 Hangouts Meet 保留規則。如需詳情,請參閱避免在設定 Hangouts Meet 保留功能時遺失資料的相關說明。

我們還加入了一些新功能,讓您能夠更輕鬆、有效率地搜尋保管箱資料:

  • 針對特定案件快速執行多項搜尋:開始搜尋 Gmail 或網路論壇後,您可以按一下 [在新分頁中搜尋] 按鈕,在同一個案件中開啟新的搜尋對話方塊。系統會在原分頁中完成第一次搜尋。
  • 搜尋狀態:保管箱在處理搜尋作業時,會回報經過的時間和您輸入的查詢參數。
  • 改善計數功能:在您輸入查詢並點選 [計數] 按鈕後,保管箱會回報相符的搜尋結果數以及經過的時間。您也可以針對與您的查詢相符的郵件,下載這些郵件所屬帳戶清單的 CSV 檔案。

此外,我們也為 Hangouts Chat 匯出資料加入了新的中繼資料欄位:

  • roomName:聊天室名稱,或是以逗號分隔的即時訊息 (DM) 發送帳戶清單。
  • conversationType:聊天室或即時訊息

現在從 Hangouts Chat 匯出訊息時,保管箱會將多個對話合併成一個 PST 檔案或 mbox 檔案 (以前是為每個對話分別匯出檔案)。

2018 年 2 月 28 日:全面支援 Hangouts Chat
保管箱現已支援 Hangouts Chat。您可以針對即時訊息與聊天室對話進行保留、搜尋、匯出及訴訟保留作業。如需詳情,請參閱保管箱與 Hangouts Chat 的相關說明。

更多關於保管箱的說明主題:

2017 年 9 月 18 日:支援匯出 PST 格式資料

現在,您可以將 Gmail 郵件、即時通訊訊息和網路論壇訊息匯出為 PST 檔案,以便在 Microsoft Outlook 中查看這些郵件/訊息,以及使用支援這種格式的第三方訴訟支援工具來開啟檔案。

2017 年 6 月 12 日:改進雲端硬碟中繼資料、時區支援功能以及共用雲端硬碟保留規則

匯出雲端硬碟檔案時可取得更詳盡的中繼資料

匯出雲端硬碟檔案時,中繼資料將包括與文件有間接關係的使用者資訊。此外,您可以使用保管箱提供的選項指定文件與使用者的關係。

如需詳情,請參閱使用者對檔案的間接存取權,以及匯出雲端硬碟檔案時可用選項的相關說明。

執行搜尋和匯出作業時可選取時區

先前保管箱搜尋資料一律以格林威治中央標準時間 (GMT) 為準,並外加一天以納入較早時區的搜尋結果。現在,保管箱已支援在執行搜尋及匯出作業時選擇時區。當您在搜尋資料時指定時區,保管箱會依此判定日期界線,顯示及匯出相應的結果。

新增的時區設定只會影響搜尋和匯出作業。

重要資訊:這項功能發布後,據點範圍涵蓋多個時區的機構在保管箱中找到的搜尋結果可能會與先前有出入。如需詳情,請參閱根據時區搜尋資料的相關資訊。

為網域中所有的共用雲端硬碟建立自訂保留規則

現在,您可以建立適用於網域中所有共用雲端硬碟的自訂保留規則。

為特定 Google 網路論壇設定保留規則

您現在可以將自訂保留規則套用至特定 Google 網路論壇。

2017 年 3 月 9 日:針對 Google 雲端硬碟、共用雲端硬碟和 Google 網路論壇提供完整的支援服務

針對 Google 雲端硬碟 (包含共用雲端硬碟) 提供完整的支援服務

您現在可以設定保留規則,將 Google 雲端硬碟中的檔案設為訴訟保留項目,讓保管箱中的應用程式能得到全方位的完整支援。

您現在也可以針對儲存在共用雲端硬碟的檔案進行搜尋、匯出、設定保留規則及設定訴訟保留。

注意:雲端硬碟的保留和訴訟保留功能,與您慣用的 Gmail 保留和訴訟保留功能稍有不同。在為貴機構考慮最適合的保留和訴訟保留政策時,建議您參閱以下這些文章:

匯出特定時間點的 Google 雲端硬碟檔案

保管箱只能搜尋最新版本的檔案。不過,現在只要在搜尋時加入版本日期,就能查看並匯出指定日期當天的 Google 檔案。大多數的 Google 檔案類型都支援版本設定功能:

  • 文件
  • 簡報
  • 試算表
  • 繪圖

Google 表單、Apps Script 和任何非 Google 檔案類型均不支援版本設定功能。

在 Google 網上論壇使用保管箱

現在保管箱也支援網上論壇,因此您可以針對網上論壇的內容進行搜尋、匯出、設定保留政策和設定訴訟保留。

2016 年 6 月 30 日:簡化使用者介面,保留和訴訟保留功能更易於使用
保管箱的使用者介面經過更新,更易於管理保留規則和訴訟保留。這項異動不會影響您目前的保留規則和訴訟保留設定,也不會加入新設定。
2016 年 4 月 28 日:加強支援匯出極大量資料
現在,保管箱可以輕鬆管理處理時間超過 24 小時的極大量匯出作業。這類作業以前會遭到系統終止,導致您無法下載檔案。而現在,保管箱匯出作業會在 24 小時後暫停,屆時您可以選擇下列做法:
  • 下載部分結果:保管箱在這之前所擷取到的郵件和檔案均可下載。此外,系統會附上 CSV 檔案,其中列出尚未匯出的帳戶。
  • 繼續匯出作業:保管箱會恢復中斷的進度,繼續擷取郵件和檔案 24 小時。您可以視需要一再延續匯出作業,直到所有與搜尋查詢相符的郵件和檔案擷取完畢。

如果匯出作業暫停後,您沒有在 15 天內下載部分結果或選擇繼續匯出,匯出項目將遭到刪除。

2015 年 8 月 12 日:訴訟保留作業方式異動
我們改進了保管箱管理員建立及管理訴訟保留規則的方式,詳述如下:
  • 依機構單位指派訴訟保留權限:保管箱管理員的權限可侷限於僅能為特定機構單位的使用者建立及管理訴訟保留規則,不擴及整個網域。
  • 以機構單位為基準的訴訟保留:過去您可以為特定使用者帳戶或整個網域建立訴訟保留規則,現在您可以建立適用於特定機構單位所有成員的訴訟保留規則。
  • 更易於使用的訴訟保留功能:如果您為所有的帳戶移除了某個訴訟保留規則,過去保管箱會將該訴訟保留規則套用到網域內的所有帳戶。現在您嘗試移除所有帳戶前,系統會提醒您山除訴訟保留。
  • 更完備的使用者介面:套用訴訟保留規則時顯示的說明文字和操作介面均有所改良,與近期更新的保留流程相似。
2015 年 7 月 6 日:設定新保留規則方式異動
設定新保留規則的方式已經變更,這項異動不會影響您目前的資料保留設定, 既有的規則會繼續按照原本的設定來保留及刪除郵件。經過這次異動之後,您設定新規則或修改既有規則時,系統會提示您選取下列其中一個選項:
  • 保留規則僅套用到已刪除的郵件:如果您選取了這個選項,則只有遭到使用者刪除的郵件適用於這個規則。這是新規則的預設選項,等同於為自訂保留規則新增 label:^deleted
  • 保留規則套用到已刪除的郵件和使用者信箱中的郵件:如果您選取了這個選項,則除了符合任一自訂規則的郵件或您指定的訴訟保留項目外,所有其他的郵件都適用於這個規則。如果您啟用了使用 label:^deleted 的既有自訂保留規則,系統也會為其選取這個選項。不過,您自訂的規則會繼續按照原本的設定運作,不受這個選項影響,只有已刪除的郵件適用於這項規則。

注意:保管箱已經與 Gmail 全面整合,並未另外使用獨立的封存區。如果您選擇了上述的第二個選項,代表不論使用者將郵件標示為刪除與否,這個規則都會套用到所有郵件上。這個選項可能會導致使用者想要保留的郵件遭到刪除。舉例來說,如果您設定的預設保留規則是保留過去 365 天的郵件,並且選擇了第二個選項 (套用到所有郵件上),也沒有設定任何自訂規則或訴訟保留項目,保管箱就會將您網域中存放超過 1 年的郵件「全部」刪除

為機構設定保留政策的操作可能有些繁瑣,為此,我們特別整理了這篇文章供您參考。如需進一步協助,請洽詢 G Suite 支援小組

2015 年 4 月 8 日:針對 Hangouts 即時通訊提供完整的支援服務

保管箱現已全面支援 Hangouts 即時通訊。凡是在 Hangouts 記錄功能開啟時所傳送的即時通訊訊息,您都可予以保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留。而且現在起,管理員可以決定是否開啟或關閉記錄功能

只有在 2015 年 4 月 8 日後進行的 Hangouts 對話,才支援完整的保管箱功能。如果是先前的 Hangouts 對話,則適用以下原則:

  • 只有開啟記錄功能的即時通訊內容可供搜尋、匯出及設為訴訟保留項目
  • 保留政策不會正確套用至 Hangouts 訊息

 

2014 年 12 月 23 日:系統標籤和使用者標籤納入郵件預覽和匯出功能中

保管箱的預覽和匯出功能現在包含了多項額外的資訊,有助於分析郵件:

  • 郵件預覽您現在可以查看系統標籤 (顯示郵件擁有者檢視每封郵件的狀態),也可以查看使用者為郵件套用的任何標籤。
  • 郵件匯出您現在可以查看使用者為郵件套用的任何標籤。
2014 年 9 月 29 日:依機構單位共用案件

G Suite 管理員現在可依機構單位限制案件存取權。啟用這項設定後,保管箱使用者可以僅與指定的機構單位 (及其子機構單位) 的成員共用案件。進一步瞭解保管箱權限,以及如何指派權限

2014 年 9 月 4 日:搜尋大型網域時沒有帳戶數量上限

當您在保管箱中搜尋郵件/訊息時,系統不會再限制可搜尋的帳戶數量。請注意,如果網域中的帳戶數量超過 50,000 個,在搜尋及計數時可能會發生延遲狀況。

2014 年 7 月 9 日:改善錯誤回報功能

現在,當 Gmail 郵件或雲端硬碟檔案無法匯出時,保管箱會回報額外的資訊。如需詳情,請參閱錯誤報告的相關說明。

2014 年 6 月 25 日:保管箱雲端硬碟版和 G Suite Business

保管箱雲端硬碟版

從現在起,功能強大的保管箱又多了一個資料來源,那就是雲端硬碟,它能讓貴機構搜尋更多與業務相關的重要內容。保管箱用戶不需支付額外費用即可使用保管箱雲端硬碟版,並與使用者帳戶中現有的雲端硬碟內容配合使用。Postini 客戶只要成功轉移至保管箱,一樣也能使用保管箱雲端硬碟版,而且無需支付額外費用。

在保管箱雲端硬碟版中,您可以對自己的所有雲端硬碟內容 (包括文件、試算表、簡報等 Google 文件,以及 DOCX、PDF 和 JPEG 等其他存放檔案) 執行下列作業:

  • 搜尋特定使用者的雲端硬碟檔案。
  • 在保管箱中預覽搜尋結果,確保能找到自己所需的項目。
  • 建立搜尋結果的副本並匯出供日後使用。

保管箱雲端硬碟版目前還無法讓您對雲端硬碟內容設定保留政策、建立訴訟保留及執行全網域搜尋。有關如何開始在 Google 雲端硬碟中搜尋檔案,請參閱本文

G Suite Business

G Suite Business 是進階版的辦公室套件方案。除了 G Suite Basic 的所有功能以外,G Suite Business 還提供無限 Google 雲端硬碟儲存空間以及 Google 保管箱服務讓貴機構的所有人使用,並且進一步支援額外的雲端硬碟管理、稽核和報告功能。如需詳情,請參閱 G Suite Business 的相關說明。

如果貴機構使用部分網域授權,升級至 G Suite Business 後,保管箱即自動供貴機構內的所有人使用,且所有使用者都會套用目前的資料保留和刪除政策。請參閱關於升級至 G Suite Business,以免不慎遺失資料。
2014 年 6 月 19 日:排除 Gmail 郵件草稿

當您執行搜尋、建立保留規則和訴訟保留時,可以更輕鬆地將郵件草稿排除在操作範圍外。

2014 年 5 月 30 日:依機構單位指派保管箱權限

現在可將整個機構或特定機構單位 (OU) 的「管理匯出」和「管理搜尋」權限授予使用者。舉例來說,您可以將全機構的「管理搜尋」權限和單一機構單位的「管理匯出」權限指派給保管箱管理員。權限仍是由 G Suite 管理員透過管理控制台指派。

2014 年 5 月 14 日:改善自訂及預設保留期限的設定選項

保留期限的設定或修改選項現在更加清楚,設定指定天數的保留期限也更加安全。

2014 年 5 月 1 日:依機構單位搜尋

保管箱使用者現在可以針對特定機構單位 (OU) 中的資料進行搜尋,也可以搜尋整個網域或依使用者帳戶進行搜尋。在特定機構單位中進行搜尋時,可以減少搜尋整個網域時可能產生的不相關搜尋結果,而且不需指定個別帳戶。如要在特定案件內執行搜尋,請先選取 [機構],再選取您要搜尋的機構單位。針對機構單位進行搜尋時,無法查詢個別的帳戶,不過您仍然可以選擇指定日期範圍和搜尋字詞。

2014 年 1 月 21 日:指定訴訟保留

現在管理員可以針對特定郵件 (例如在特定日期寄發的郵件,或是含有特定字詞的郵件) 設定訴訟保留狀態,將這些郵件無限期保留在保管箱中。保管箱只會保留符合指定參數的郵件。過去,保管箱管理員必須為整個使用者帳戶設定訴訟保留狀態,才能保留其中的郵件 (目前仍可使用這種做法)。如需詳情,請參閱兩種訴訟保留類型的相關說明。

2013 年 12 月 5 日:改善自訂保留規則的預覽功能

保管箱管理員可透過預覽功能,檢視自訂保留規則設定後會受到保留的內容。現在管理員無需再輸入使用者名稱,只要按一下 [預覽] 按鈕,保管箱即會根據管理員選取的範圍 (特定機構單位或是整個網域) 顯示對應的結果。過去,管理員必須輸入使用者名稱,才能預覽自訂規則設定後會受到保留的內容。如需詳情,請參閱保留規則的相關說明。

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