Wat is er nieuw in Vault?

Wanneer er functies, verbeteringen en oplossingen worden toegevoegd aan Google Vault, ziet u dat op deze pagina.

7 maart 2019: Berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail en Jamboard worden nu ondersteund

Vertrouwelijke modus van Gmail

Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen gebruikers de toegang van ontvangers tot gevoelige e-mailcontent beperken. Deze functie is beschikbaar voor alle persoonlijke Gmail-accounts en voor G Suite-domeinen waarvoor deze functie is ingeschakeld.

Wanneer een gebruiker een bericht verzendt in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de hoofdtekst met de link worden verzonden via SMTP. Meer informatie over het verzenden van berichten met de vertrouwelijke modus van Gmail.

Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn verzonden door gebruikers in uw domein

Als uw organisatie de vertrouwelijke modus van Gmail inschakelt, kan Vault alle berichten in de vertrouwelijke modus die worden verzonden door gebruikers in uw organisatie bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen.

Berichten in de vertrouwelijke modus die na 30 november 2018 zijn verzonden, zijn zichtbaar voor Vault in de postvakken van alle interne verzenders en ontvangers. Berichten blijven altijd beschikbaar voor Vault, zelfs wanneer de afzender een vervaldatum instelt of de toegang van ontvangers tot berichten in de vertrouwelijke modus intrekt.

Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn ontvangen van buiten uw domein 

Zelfs als u Gmail in de vertrouwelijke modus niet inschakelt voor uw domein, ontvangen uw gebruikers wellicht berichten in de vertrouwelijke modus van andere G Suite-klanten en van persoonlijke Gmail-accounts.

Berichten die door externen worden verzonden in de vertrouwelijke modus zijn eigendom van de afzender en worden dus verborgen voor Vault. U kunt de berichtkoppen en onderwerpen van externe berichten in de vertrouwelijke modus bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. U kunt echter niet de content of bijlagen van externe berichten in de vertrouwelijke modus zoeken of exporteren.

Opmerking: G Suite-beheerders kunnen een complianceregel maken die voorkomt dat binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden bezorgd in uw domein.

Werken met berichten in de vertrouwelijke modus

Vault ondersteunt berichten in de vertrouwelijke modus als volgt:

  • Vault retourneert interne berichten in de vertrouwelijke modus die overeenkomen met uw zoekopdracht. U heeft de mogelijkheid de content van een bericht in de vertrouwelijke modus te verbergen wanneer u een voorbeeld bekijkt en uit te sluiten wanneer u berichten afdrukt of exporteert.
  • Met label:confidentialmode kunt u zoeken naar berichten in de vertrouwelijke modus. U kunt dit label ook gebruiken om bewaarplichten en aangepaste bewaarregels specifiek toe te passen op berichten in de vertrouwelijke modus.

Jamboard

Vault biedt nu volledige ondersteuning voor Jamboard-bestanden die gebruikers hebben opgeslagen in hun Drive:

  • Bewaarplichten en bewaarregels gelden nu voor Jams die gebruikers hebben opgeslagen in Drive. Niet-opgeslagen Jams worden verwijderd wanneer de Jamboard-sessie eindigt. Deze zijn niet beschikbaar in Vault.
  • U kunt Jams zoeken, er een voorbeeld van bekijken en ze exporteren. Gebruik type:jam om specifiek naar Jamboard-bestanden te zoeken.
6 november 2018: Vault maakt het eenvoudiger om het bereik van een zoekopdracht in Gmail te bepalen
U kunt nu het bereik van een zoekopdracht bepalen wanneer u Gmail-berichten zoekt. Klik nadat u zoektermen heeft ingevoerd op Aantal om het aantal berichten dat overeenkomt met de zoekopdracht en het aantal accounts met overeenkomende berichten weer te geven. U kunt van de zoekopdracht ook een csv-bestand downloaden met het totale aantal berichten per account. Meer informatie over het bepalen van het bereik van een zoekopdracht.
26 juni 2018: Consistente hash-waarden voor exports uit Documenten, Spreadsheets en Presentaties

Wanneer u Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties exporteert, genereert Vault nu een unieke hash-waarde voor elk bestand. U kunt deze nieuwe hash-waarde gebruiken om bestandsexports te dedupliceren en te controleren of het geëxporteerde bestand een exacte kopie van het bronbestand van de beheerder is.

Hoe u zoekt naar een bestand, bepaalt hoe Vault de hash-waarde genereert:

  • Als uw zoekopdracht een versiedatum bevat, wordt deze gebruikt om de hash-waarde te genereren.
  • De datum voor laatst gewijzigd wordt gebruikt wanneer de zoekopdracht geen versiedatum bevat.

Houd rekening met het volgende bij het vergelijken van hash-waarden tussen exports:

  • Als de content van een bestand verandert, verandert de bijbehorende hash-waarde ook.
  • Als iemand de rechten voor delen (maar niet de content) van een bestand wijzigt, verandert de hash-waarde niet.
  • Als u een bestand meerdere keren exporteert en verschillende versiedatums gebruikt, verschillen de hash-waarden ook als de bestandscontent van de exports identiek is.

De bron-hash is een van de parameters die zijn opgenomen in het Vault XML-bestand wanneer u exporteert vanuit Drive. Meer informatie over Drive-exportmetadata.

21 juni 2018: Extra bewaaropties en verbeteringen in de zoekfunctie van Vault

We hebben gedetailleerdere opties toegevoegd aan bewaarregels:

  • U kunt aangepaste Drive-bewaarregels instellen waarmee bestanden een bepaald aantal dagen nadat gebruikers ze naar de prullenbak hebben verplaatst, definitief worden verwijderd.
  • U kunt standaard en aangepaste bewaarregels instellen voor Hangouts Meet-opnamen. Eerder vielen Meet-opnamen onder de toepasselijke Drive-bewaarregels.

Belangrijk: Met de bewaarfunctie voor Meet wordt een nieuwe instellingenpagina toegevoegd aan Vault waar u bewaring kunt inschakelen voor apps die bestanden opslaan in Drive. U moet bewaarregels maken voor Hangouts Meet voordat u deze instelling inschakelt. Meer informatie over hoe u gegevensverlies kunt voorkomen wanneer u bewaring instelt voor Hangouts Meet.

We hebben ook nieuwe functies toegevoegd waarmee u eenvoudiger en efficiënter naar gegevens in Vault kunt zoeken:

  • Snel meerdere zoekopdrachten binnen een kwestie uitvoeren: Nadat u een zoekopdracht voor e-mail of groepen heeft gestart, kunt u op de knop Zoeken in een nieuw tabblad klikken om een nieuw zoekdialoogvenster binnen dezelfde kwestie te openen. Uw eerste zoekopdracht wordt op het eerste tabblad voltooid.
  • Zoekstatus: Terwijl een zoekopdracht wordt uitgevoerd, rapporteert Vault de verstreken tijd en de queryparameters die u heeft ingevoerd.
  • Verbeterde telfunctionaliteit: Wanneer u een zoekopdracht invoert en op de knop Tellen klikt, rapporteert Vault het aantal overeenkomsten en de verstreken tijd. U kunt ook een csv-bestand downloaden met de accounts die berichten bevatten die overeenkomen met uw zoekopdracht.

Daarnaast hebben we nieuwe metadatavelden toegevoegd aan Hangouts Chat-exports:

  • roomName: De naam van de chatruimte of een door komma's gescheiden lijst met accounts die deelnemen aan een privéchat.
  • conversationType: Chatruimte of privéchat

Wanneer u berichten exporteert vanuit Hangouts Chat, combineert Vault nu meerdere gesprekken in één pst- of mbox-bestand. Voorheen werd elk gesprek geëxporteerd in een afzonderlijk bestand.

28 februari 2018: Volledige ondersteuning voor Hangouts Chat
Vault biedt nu ondersteuning voor Hangouts Chat. U kunt privéchats en gesprekken in chatruimten bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. Meer informatie over Vault en Hangouts Chat. 

Aanvullende Help-artikelen over Vault:

18 september 2017: Ondersteuning voor pst-exports

U kunt nu Gmail-berichten, chats en berichten in Groepen exporteren als pst-bestanden. Met deze functie kunt u berichten bekijken in Microsoft Outlook en tools voor juridische ondersteuning van derden waarin deze indeling wordt ondersteund.

12 juni 2017: Verbeterde Drive-metadata, ondersteuning voor tijdzones en bewaren in gedeelde Drives

Uitgebreidere metadata bij de export van bestanden uit Drive

Wanneer u bestanden exporteert uit Drive, bevatten de metadata gegevens over gebruikers die indirect zijn gekoppeld aan een document. Daarnaast kunt u in Vault zien wat hun indirecte relatie is.

Meer informatie over gebruikers met indirecte toegang tot bestanden en welke opties u heeft wanneer u exporteert vanuit Drive.

Een tijdzone selecteren voor zoeken en exporteren

Eerder gebruikte Vault Greenwich Mean Time (GMT) voor alle zoekopdrachten en werd er een extra dag toegevoegd zodat resultaten uit eerdere tijdzones ook werden getoond. U kunt nu een tijdzone selecteren in Vault voor zoeken en exporteren. Geef een tijdzone op wanneer u gegevens zoekt. Vault bepaalt dan vanaf hoe laat en tot hoe laat de gegevens van bepaalde datums worden getoond en geëxporteerd.

Deze nieuwe instelling voor tijdzones is alleen van toepassing bij zoeken en exporteren.

Belangrijk: Bij organisaties die kantoren in meerdere tijdzones hebben, kunnen de zoekresultaten anders zijn dan de resultaten die werden getoond voordat deze functie in gebruik werd genomen. Meer informatie over het zoeken naar gegevens gebaseerd op tijdzones

Aangepaste bewaarregels maken voor alle gedeelde Drives in uw domein

U kunt nu aangepaste bewaarregels maken die gelden voor alle gedeelde Drives in uw domein. 

Bewaarregels instellen voor specifieke Google-groepen

U kunt nu aangepaste bewaarregels toepassen op specifieke Google-groepen. 

9 maart 2017: Volledige ondersteuning voor Google Drive, gedeelde Drives en Google-groepen

Volledige ondersteuning voor Google Drive, inclusief gedeelde Drives

U kunt nu bewaarregels instellen voor Google Drive en juridische bewaarplichten plaatsen op bestanden daarin. Google Drive wordt nu dus volledig ondersteund in Vault.

U kunt nu ook bestanden in gedeelde Drives zoeken, exporteren, er bewaarregels voor instellen en er juridische bewaarplichten op plaatsen. 

Opmerking: Bewaarregels en bewaarplichten werken anders voor Drive dan voor Gmail. We raden u aan deze artikelen te lezen en daarna te bepalen welke bewaarregels en bewaarplichten moeten worden ingesteld voor uw organisatie:

Oudere versies van Google Drive-bestanden exporteren

Vault zoekt alleen de meest recente versie van een bestand. U kunt nu echter een versiedatum toevoegen aan een zoekopdracht om de versie van Google-bestanden van die datum te zien en exporteren. De versiegeschiedenis wordt ondersteund in de meeste Google-bestandstypen:

  • Documenten
  • Presentaties
  • Spreadsheets
  • Tekeningen

De versiegeschiedenis wordt niet ondersteund in Google Formulieren, Apps Script en niet-Google-bestandstypen.

Vault gebruiken voor Google Groepen

Vault werkt nu met Groepen. U kunt dus content in groepen zoeken, exporteren, er bewaarbeleid voor instellen en er juridische bewaarplichten op plaatsen.

30 juni 2016: Een intuïtievere gebruikersinterface voor bewaarregels en bewaarplichten
De gebruikersinterface van Vault is vernieuwd. U kunt hiermee nu intuïtiever bewaarregels en juridische bewaarplichten beheren. Deze wijziging is niet van invloed op uw bestaande bewaarregels en bewaarplichten. Ook worden er geen nieuwe instellingen toegevoegd.
28 april 2016: Verbeterde ondersteuning voor extreem grote exports
Het is nu eenvoudiger om met Vault extreem grote exports te beheren. Dit zijn exports waarvan de verwerking langer dan 24 uur duurt. Voorheen werden deze exports beëindigd en was er geen mogelijkheid bestanden te downloaden. Vault-exports pauzeren nu na 24 uur. Dan kunt u het volgende doen:
  • Gedeeltelijke resultaten downloaden: U kunt de berichten en bestanden downloaden die tot op dat moment zijn opgehaald door Vault. Er wordt ook een csv-bestand gemaakt met de accounts die nog niet zijn geëxporteerd.
  • Doorgaan met exporteren: Vault gaat door waar het is gebleven en verzamelt nog eens 24 uur berichten en bestanden. U kunt doorgaan met exporteren zo vaak als nodig is om alle berichten en bestanden op te halen die voldoen aan uw zoekopdracht.

Als u niet binnen vijftien dagen gedeeltelijke resultaten downloadt of een gepauzeerde export hervat, wordt de export verwijderd.

12 augustus 2015: Wijzigingen bij het werken met bewaarplichten
We hebben de manier verbeterd waarop Vault-beheerders bewaarplichten aanmaken en beheren:
  • Bewaarplichtrechten toewijzen gebaseerd op organisatie-eenheid: Vault-beheerders kunnen worden beperkt tot het aanmaken en beheren van bewaarplichten voor gebruikers in specifieke organisatie-eenheden in plaats van een geheel domein.
  • Bewaarplichten gebaseerd op organisatie-eenheid: Voorheen kon u bewaarplichten voor specifieke gebruikersaccounts of voor een geheel domein aanmaken. U kunt nu bewaarplichten maken die van toepassing zijn op alle leden van een specifieke organisatie-eenheid.
  • Intuïtievere bewaarplichtfuncties: Als u voorheen alle accounts uit een bewaarplicht verwijderde, paste Vault de bewaarplicht toe op alle accounts in het domein. U wordt nu gevraagd de bewaarplicht te verwijderen wanneer u alle accounts probeert te verwijderen.
  • Verbeterde gebruikersinterface: De taal en interface voor het toepassen van bewaarplichten zijn verbeterd en lijken op het onlangs bijgewerkte bewaarproces.
6 juli 2015: Wijziging bij het instellen van nieuwe bewaarregels
De manier waarop u nieuwe bewaarregels instelt, is gewijzigd. Deze wijziging is niet van invloed op uw bestaande bewaarinstellingen. Bestaande regels blijven berichten bewaren en verwijderen volgens de oorspronkelijke configuratie. Nu de wijziging is doorgevoerd, wordt u gevraagd een van de volgende opties te selecteren wanneer u een nieuwe regel instelt of een bestaande regel bewerkt:
  • Bewaarregel is alleen van toepassing op verwijderde berichten: Als u deze optie selecteert, is de regel alleen van invloed op berichten die zijn verwijderd door gebruikers. Dit is de standaardoptie voor nieuwe regels en komt overeen met het toevoegen van label:^deleted aan een aangepaste bewaarregel.
  • Bewaarregel is van toepassing op verwijderde berichten en berichten in gebruikerspostvakken: Als u deze optie selecteert, is de regel van invloed op alle berichten, behalve berichten die onder aangepaste regels of bewaarplichten vallen die u opgeeft. Als u een bestaande aangepaste bewaarregel opent waarin label:^deleted wordt gebruikt, is deze optie geselecteerd. De aangepaste regel blijft echter werken volgens de oorspronkelijke configuratie. Deze optie wordt overschreven en de regel wordt alleen toegepast op verwijderde berichten.

Onthoud: Vault is volledig geïntegreerd met Gmail. Er is geen apart archief. Als u de tweede optie kiest van de opties hierboven, betekent dit dat u wilt dat de regel van toepassing is op alle berichten, of deze nu zijn verwijderd door de gebruiker of niet. Hierdoor worden wellicht berichten verwijderd die uw gebruikers willen bewaren. Als u bijvoorbeeld de standaard bewaarregel voor Vault zo instelt dat alle berichten van de afgelopen 365 dagen bewaard moeten blijven, en de tweede optie selecteert (dat deze regel van toepassing is op alle berichten), en u daarnaast geen aangepaste regels of bewaarplichten heeft, verwijdert Vault alle berichten in uw domein die ouder zijn dan een jaar.

Het kan ingewikkeld zijn om het bewaarbeleid voor uw organisatie in te stellen. Daarom hebben we dit artikel opgesteld om u te helpen. Neem contact op met G Suite-ondersteuning als u nog hulp nodig heeft.

8 april 2015: Volledige ondersteuning voor Hangouts-chats

Vault ondersteunt Hangouts-chats nu volledig. U kunt chats in Hangouts waarvan de geschiedenis wordt opgeslagen bewaren, exporteren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. Daarnaast bepalen beheerders nu of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld.

Volledige Vault-ondersteuning is alleen beschikbaar voor Hangouts die na deze datum plaatsvinden. Voor Hangouts die zijn gevoerd voordat deze functie werd gelanceerd, geldt het volgende:

  • Alleen chats waarvan de geschiedenis is ingeschakeld, kunnen worden gezocht, geëxporteerd en onder een bewaarplicht worden geplaatst.
  • Bewaarbeleid wordt niet juist toegepast op Hangouts-berichten.

 

23 december 2014: Systeem- en gebruikerslabels toegevoegd aan berichtvoorbeeld en export

Vault-voorbeelden en -exports bevatten nu aanvullende gegevens waarmee u berichten kunt analyseren:

  • Berichtvoorbeelden - U kunt nu systeemlabels bekijken. Deze geven de status van het bericht weer zoals de gebruiker deze ziet. U kunt ook labels zien die door de gebruiker aan het bericht zijn toegevoegd.
  • Berichtexports - U kunt nu labels zien die door de gebruiker aan het bericht zijn toegevoegd.
29 september 2014: Samenwerken aan kwesties per organisatie-eenheid

Een G Suite-beheerder kan nu de toegang tot kwesties beperken per organisatie-eenheid. Als dit is ingeschakeld, kan een Vault-gebruiker alleen kwesties delen met leden van de opgegeven organisatie-eenheden en de suborganisatie-eenheden daarin. Meer informatie over Vault-rechten en hoe u deze kunt toewijzen.

4 september 2014: Geen limieten aan het zoeken in grote domeinen

In Vault is geen beperking meer op het aantal accounts waarvan u berichten kunt zoeken. Het kan echter wel langer duren als u zoekt en telt in domeinen met meer dan 50.000 accounts.

9 juli 2014: Verbeterde foutrapportage

Vault rapporteert nu aanvullende informatie als berichten in Gmail of bestanden in Drive niet kunnen worden geëxporteerd. Meer informatie over foutrapporten.

25 juni 2014: Vault voor Drive en G Suite Business

Vault voor Drive

De betrouwbare functionaliteit van Vault bevat nu nog een gegevensbron, Drive, zodat uw organisatie nog meer belangrijke zakelijke content kan vinden. Vault-klanten kunnen zonder aanvullende kosten gebruikmaken van Vault for Drive. Het werkt met bestaande Drive-content in de accounts van uw gebruikers. Postini-klanten die overstappen naar Vault kunnen, nadat de overstap is voltooid, ook gebruikmaken van Vault for Drive, zonder aanvullende kosten.

Met Vault for Drive kunt u het volgende doen met al uw Drive-content, waaronder zowel Google-documenten (zoals Documenten, Spreadsheets, Presentaties) als andere opgeslagen bestanden (zoals docx, pdf en jpeg):

  • De Drive-bestanden van specifieke gebruikers zoeken.
  • Een voorbeeld bekijken van zoekresultaten in Vault, zodat u precies vindt wat u nodig heeft.
  • Zoekresultaten kopiëren en exporteren voor toekomstig gebruik.

Het instellen van bewaarbeleid, het maken van bewaarplichten en het uitvoeren van domeinbrede zoekopdrachten voor Drive-content zijn op dit moment niet beschikbaar. Aan de slag met het zoeken van bestanden in Google Drive.

G Suite Business

G Suite Business is de uitgebreidere reeks zakelijke apps. Naast alle functies in G Suite Basic biedt G Suite Business onbeperkte Google Drive-opslagruimte en Google Vault voor iedereen in uw organisatie. Daarnaast krijgt u met G Suite Business aanvullende functies voor beheer, controle en rapportage in Drive. Meer informatie over G Suite Business.

Als uw organisatie gebruikmaakt van licenties voor een deel van het domein en u upgradet naar G Suite Business, is Vault automatisch beschikbaar voor iedereen. Uw huidige beleid voor het bewaren en verwijderen van gegevens is dan van toepassing op alle gebruikers. Lees Over upgraden naar G Suite Business om te voorkomen dat u per ongeluk gegevens kwijtraakt.
19 juni 2014: E-mailconcepten in Gmail uitsluiten

U kunt conceptberichten eenvoudiger uitsluiten van zoekopdrachten en wanneer u bewaarregels en bewaarplichten maakt.

30 mei 2014: Vault-rechten toewijzen gebaseerd op organisatie-eenheid

De rechten 'Exports beheren' en 'Zoekopdrachten beheren' kunnen nu aan een gebruiker worden toegewezen voor de hele organisatie of alleen voor specifieke organisatie-eenheden (OE's). U kunt bijvoorbeeld een Vault-beheerder het recht 'Zoekopdrachten beheren' geven voor uw hele organisatie en het recht 'Exports beheren' voor één organisatie-eenheid. Rechten worden nog steeds toegewezen in de beheerdersconsole door de G Suite-beheerder.

14 mei 2014: Verbeterde opties voor het instellen van aangepaste en standaardbewaarperioden

De opties voor het instellen of wijzigen van bewaarperioden zijn nu duidelijker. We hebben bescherming ingebouwd bij het instellen van een bewaarperiode voor een specifiek aantal dagen.

1 mei 2014: Zoeken per organisatie-eenheid

Vault-gebruikers kunnen nu, naast het zoeken in het hele domein en het zoeken per gebruikersaccount, gegevens zoeken binnen een specifieke organisatie-eenheid (OE). Door te zoeken binnen een OE wordt het aantal niet-relevante zoekresultaten dat u kunt krijgen bij het zoeken in het hele domein verminderd, en is het niet meer nodig individuele accounts op te geven. Selecteer Organisatie bij het zoeken binnen een kwestie en selecteer vervolgens de OE waarin u wilt zoeken. U kunt geen accounts opgeven in een zoekopdracht binnen een OE, maar u kunt optioneel wel een datumbereik en zoektermen opgeven.

21 januari 2014: Gerichte juridische bewaarplichten

Beheerders kunnen nu een bewaarplicht plaatsen op specifieke berichten, bijvoorbeeld berichten van een bepaalde datum of met bepaalde termen, zodat deze voor onbepaalde tijd worden bewaard in Vault. Alleen berichten die voldoen aan de gespecificeerde parameters worden bewaard. Eerder moesten Vault-beheerders een bewaarplicht plaatsen op een heel gebruikersaccount om berichten in dat account te bewaren. Het is nog steeds mogelijk een bewaarplicht te plaatsen op een heel account.  Meer informatie over de twee soorten bewaarplichten.

5 december 2013: Verbeterde voorbeeldweergave voor aangepaste bewaarregels

Met de voorbeeldfunctie kunnen Vault-beheerders de inhoud controleren die een aangepaste bewaarregel gaat bewaren nadat deze is ingesteld. Beheerders hoeven geen gebruikersnaam meer in te voeren. Als beheerders op de knop Voorbeeld klikken, laat Vault resultaten zien gebaseerd op wat de beheerder heeft geselecteerd: een specifieke OE of het hele domein. Eerder moesten beheerders een gebruikersnaam invoeren om een voorbeeld te zien van de resultaten van een aangepaste regel. Meer informatie over bewaarregels.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?