Vault の新機能

このページは、Google Vault の機能の追加、強化、修正に伴い更新されます。

2020 年 5 月 26 日: Google Chat での外部ユーザーのサポート

G Suite 管理者が、組織内のユーザーに外部ユーザーとのチャットを許可できるようになりました(詳細)。外部ユーザーが送信した Chat メッセージの Vault での保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しについては、次のようになります。

  • アーカイブ機能が有効になっている場合は、外部ユーザーと組織内のユーザーとでやりとりされたダイレクト メッセージ(DM)の保持、記録保持、検索、書き出しを行えます。
  • 組織内のユーザーが作成したチャットルームで外部ユーザーが送信したメッセージについては、検索して書き出すことができます。
  • 別の組織のユーザーがオーナーとなっているチャットルームで組織内のユーザーが送信したメッセージについては、保持、記録保持、検索、書き出しを行えません。

詳細:

2020 年 1 月 15 日: Google Chat と従来のハングアウトのメッセージの保護
Google Chat と従来のハングアウトのメッセージはすべて、Chat の記録保持と保持ルールで保護されるようになりました。今後、Gmail の記録保持と保持ルールで従来のハングアウトのメッセージが保護されることはありません。
2019 年 3 月 7 日: Gmail 情報保護モードのメールと Jamboard のサポート

Gmail 情報保護モード

Gmail 情報保護モードを使用すると、ユーザーは機密性の高いメール コンテンツへの受信者のアクセスを制限することができます。この機能は、すべての個人用 Gmail アカウントと、この機能を有効にしている G Suite 組織でご利用いただけます。

ユーザーが情報保護モードでメールを送信すると、メールの本文と添付ファイルがリンクに置き換えられ、件名とリンクのみが SMTP 経由で送信されます。

ドメイン内のユーザーが情報保護モードで送信したメール

組織で Gmail 情報保護モードが有効になっている場合、Vault では組織内のユーザーが情報保護モードで送信したすべてのメールの記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しを行うことができます。

2018 年 11 月 30 日以降に送信された情報保護モードのメールは、Vault で組織内のすべての送信者および受信者のメールボックスに表示されます。有効期限が設定されているメールや、情報保護モードで送信した後に受信者のアクセス権が取り消されたメールであっても、Vault では常に表示できます。

ドメイン外のユーザーから情報保護モードで受信したメール

組織で Gmail 情報保護モードを有効にしていない場合でも、ユーザーは外部の G Suite ユーザーおよび個人の Gmail アカウントから情報保護モードのメールを受信する可能性があります。

外部からの情報保護モードのメールについては、メッセージ ヘッダーと件名の記録保持(リティゲーション ホールド)、保持、検索、書き出しは可能ですが、メールのコンテンツもしくは添付ファイルの検索または書き出しは行えません。

注: G Suite 管理者は、情報保護モードで届いたメールがドメインに配信されないようにするコンプライアンス ルールを作成できます。

情報保護モードのメールの取り扱い

Vault では、情報保護モードのメールが以下のように扱われます。

  • Vault では、検索キーワードに一致する組織内の情報保護モードのメールが返されます。プレビュー時に情報保護モードのメールを非表示にしたり、メールの印刷時や書き出し時に情報保護モードのメールを対象から除外したりすることができます。
  • label:confidentialmode を使用すると、情報保護モードのメールを検索できます。このラベルを使用して、情報保護モードのメールを対象に記録保持やカスタム保持ルールを適用することもできます。

Jamboard

ユーザーが各自のドライブに保存した Jamboard ファイルが、Vault で完全にサポートされるようになりました。

  • ユーザーがドライブに保存した Jam に、記録保持(リティゲーション ホールド)および保持ルールが適用されるようになりました。未保存の Jam は Jamboard セッションの終了時に破棄され、Vault では使用できません。
  • Jam の検索、プレビュー、書き出しが可能です。Jamboard ファイルを検索するには、type:jam を使用します。
2018 年 11 月 6 日: Vault での Gmail 検索範囲の確認がより簡単に
Gmail のメールの検索時に、クエリの範囲を事前に確認できるようになりました。検索キーワードを入力して [カウント] をクリックすると、クエリに一致するメールの件数と、一致するメールのあるアカウントの数が表示されます。また、クエリに一致するメールのアカウントごとの合計件数が記載された CSV ファイルをダウンロードできます。詳しくは、クエリの範囲の確認に関する記事をご覧ください。
2018 年 6 月 26 日: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの書き出しに対する一意のハッシュ値

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを書き出すときに、Vault でファイルごとに一意のハッシュ値が生成されるようになりました。この新しいハッシュ値を使用することで、ファイルの重複書き出しを防止したり、書き出されたファイルと保管されているソースファイルが完全に一致することを確認したりできます。

Vault によるハッシュ値の生成方法は、ファイルを検索した方法によって異なります。

  • 検索にバージョンの日付が含まれている場合は、その日付がハッシュ値の生成に使用されます。
  • 検索にバージョンの日付が含まれていない場合は、最後の更新の日付が使用されます。

複数の書き出しのハッシュ値を比較する場合は、次の点に注意してください。

  • ファイルの内容が変更されると、そのハッシュ値も変更されます。
  • ファイルの内容は変更せずに共有権限を変更した場合、ハッシュ値は変更されません。
  • 異なるバージョンの日付を使用してファイルを複数回にわたり書き出した場合、書き出されたファイルの内容が同一であっても、それぞれ異なるハッシュ値が生成されます。

ソースハッシュは、ドライブの書き出しを行うときに Vault の XML ファイルに含まれるパラメータの一つです。詳しくは、ドライブの書き出しのメタデータに関する記事をご覧ください。

2018 年 6 月 21 日: 保持管理機能の追加と Vault 検索の改善

さらに詳細な管理機能が保持ルールに追加されました。

  • ドライブのカスタム保持ルールで、ゴミ箱に移動したファイルを指定日数の経過後に消去する設定ができるようになりました。
  • Hangouts Meet の録画にデフォルトの保持ルールとカスタム保持ルールを設定できるようになりました。これまでは、Meet の録画には該当するドライブの保持ルールが適用されていました。

重要: Meet の保持機能の導入に伴い、新しい設定ページが Vault に追加されました。このページでは、ドライブにファイルを保存するアプリに対して保持設定を有効にできます。この設定を有効にする前に、Hangouts Meet の保持ルールを作成する必要があります。詳しくは、Hangouts Meet の保持を設定する間のデータ損失を防止する方法に関する記事をご覧ください。

Vault でデータを簡単かつ効率的に検索できる新しい機能も追加されました。

  • 1 つの案件で複数の検索をすばやく実行する - Gmail または Google グループの検索を開始した後で、[新しいタブで検索] ボタンをクリックして同じ案件で新しい検索ダイアログを開くことができます。最初の検索は、最初のタブで完了します。
  • 検索のステータス - 検索の処理中、Vault に経過時間と入力したクエリ パラメータが表示されます。
  • カウント機能の改善 - クエリを入力して [カウント] ボタンをクリックすると、一致数と経過時間が表示されます。また、クエリと一致するメッセージを含むアカウントが一覧になった CSV ファイルをダウンロードすることもできます。

さらに、Hangouts Chat の書き出しに新しいメタデータ フィールドが追加されました。

  • roomName – チャットルームの名前、またはダイレクト メッセージ(DM)のメンバー アカウントのカンマ区切りのリスト
  • conversationType - チャットルームまたは DM

Hangouts Chat からメッセージを書き出すと、複数の会話が 1 つの PST ファイルまたは mbox ファイルにまとめられるようになりました。これまでは、各会話が別々のファイルに書き出されていました。

2018 年 2 月 28 日: Hangouts Chat の完全サポート
Vault で Hangouts Chat がサポートされるようになりました。ダイレクト メッセージおよびチャットルームでの会話の保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しを行うことができるようになりました。詳しくは、Vault と Hangouts Chat に関する記事をご覧ください。

Vault に関するその他のヘルプトピック:

2017 年 9 月 18 日: PST での書き出しをサポート

Gmail、チャット、Google グループのメッセージを PST ファイルとして書き出せるようになりました。この機能により、PST 形式に対応するサードパーティ製の訴訟サポートツールや Microsoft Outlook でメッセージを確認できるようになります。

2017 年 6 月 12 日: ドライブのメタデータ、タイムゾーンのサポート、共有ドライブの保持を改善

ドライブからファイルを書き出す際に、より詳細なメタデータを取得する

ドライブから書き出したファイルのメタデータには、ドキュメントの間接的な権限を持つユーザーについての情報が含まれます。また、それがどのような権限なのかを判別するためのオプションも提供されます。

詳しくは、ファイルへの間接的な権限を持つユーザーとドライブから書き出す際のオプションに関する記事をご覧ください。

検索操作や書き出し操作を行う際にタイムゾーンを選択する

これまで Vault では、すべての検索にグリニッジ標準時(GMT)が使用されていました。そのため、GMT よりも早いタイムゾーンの検索結果にも対応できるように、指定した期間の 1 日前も検索対象に含まれていました。今後は、検索操作と書き出し操作に対してタイムゾーンを選択できるようになりました。データを検索する際にタイムゾーンを指定すると、自動的に日付の変わり目を判別して結果を表示し、書き出します。

新しいタイムゾーンの設定は、検索操作と書き出し操作にのみ影響します。

重要: 複数のタイムゾーンを利用している組織では、この機能のリリース前とは異なる検索結果が表示される場合があります。詳しくは、タイムゾーンに基づくデータ検索に関する記事をご覧ください。

ドメイン内のすべての共有ドライブに対してカスタム保持ルールを作成する

ドメイン内のすべての共有ドライブを対象に、カスタム保持ルールを作成できるようになりました。

特定の Google グループに対して保持ルールを設定する

特定の Google グループにカスタム保持ルールを適用できるようになりました。

2017 年 3 月 9 日: Google ドライブ、共有ドライブ、Google グループの完全サポート

Google ドライブ(共有ドライブを含む)の完全サポート

Google ドライブ内のファイルに対して、保持ルールの設定と記録保持(リティゲーション ホールド)を適用できるようになりました。これにより、Google ドライブが Vault で完全にサポートされます。

共有ドライブに保存されたファイルに対しても、検索、書き出し、保持ルールの設定、記録保持の適用ができるようになりました。

注: ドライブの保持と記録保持は、これまでの Gmail の保持と記録保持とは機能が若干異なります。以下の記事をご覧のうえ、組織に適した記録保持ポリシーと保持ポリシーを検討されることをおすすめします。

任意の時点の Google ドライブ ファイルの書き出し

Vault の検索対象は最新版のファイルのみですが、検索条件に版の日付を追加することで、その日付に存在していた Google ファイルを表示し、書き出せるようになりました。版の管理は、以下のように Google のファイル形式の大部分でサポートされています。

  • ドキュメント
  • スライド
  • スプレッドシート
  • 図形描画

なお、Google フォーム、Apps Script、および Google 以外のファイル形式では、版の管理はサポートされていません。

Google グループでの Vault の使用

新たに Google グループでも Vault を利用できるようになりました。これにより、Google グループ内のコンテンツに対して、検索、書き出し、保持ポリシーの設定、記録保持の適用が可能になりました。

2016 年 6 月 30 日: 保持ルールと記録保持を管理するユーザー インターフェースがより直感的に
Vault で保持ルールと記録保持を管理するためのユーザー インターフェースが更新され、より直感的に操作できるようになりました。この変更による現在の保持ルールと記録保持への影響はありません。また、新しい設定が加えられることもありません。
2016 年 4 月 28 日: 超大容量データの書き出し機能の向上
処理に 24 時間以上かかる大容量データの書き出しが扱いやすくなりました。以前は、このような書き出しは途中で終了し、ファイルをダウンロードすることもできませんでしたが、今後は開始から 24 時間後に書き出しが自動的に一時停止され、その時点で次の操作を行うことができます。
  • 検索結果の一部をダウンロード - 一時停止した時点までに取得されたメールとファイルをダウンロードできます。また、書き出されていないアカウントを一覧にした CSV ファイルも一緒にダウンロードされます。
  • 書き出しを続行 - 一時停止した箇所から書き出しが再開され、さらに 24 時間、メールとファイルが取得されます。検索クエリに一致するすべてのメールとファイルが取得されるまで、必要に応じて何度でも書き出しを繰り返すことができます。

一時停止してから 15 日以内に結果の一部をダウンロードするか書き出しを再開しなかった場合、その書き出しは削除されます。

2015 年 8 月 12 日: 記録保持の作業に関する変更
Vault 管理者が記録保持を作成、管理する方法の一部を改善しました。
  • 組織部門ごとに記録保持権限を割り当て - Vault 管理者による記録保持の作成と管理の対象を、ドメイン全体ではなく、特定の組織部門のユーザーに制限することができます。
  • 組織部門ごとの記録保持 - 以前は特定のユーザー アカウントまたはドメイン全体を対象に記録保持を作成していましたが、今後は特定の組織部門のメンバー全員を対象とする記録保持を作成できます。
  • 記録保持機能がより直感的に - 以前は、ある記録保持からすべてのアカウントを削除すると、Vault によってドメイン内のすべてのアカウントにその記録保持が適用されていました。今後は、すべてのアカウントを削除しようとすると、記録保持の削除を促すメッセージが表示されます。
  • ユーザー インターフェースを改善 - 記録保持を適用する際の言語とインターフェースが改善され、最近更新された保持の手順と同様になりました。
2015 年 7 月 6 日: 新しい保持ルールの設定方法に関する変更
新しい保持ルールの設定方法を変更しました。この変更による現在の保持設定への影響はありません。既存の保持ルールでは、引き続き元の設定に基づいてメッセージの保持と削除が行われます。この変更に伴い、新しいルールを設定したり既存のルールを変更したりする際は、次のいずれかのオプションを選択する必要があります。
  • 削除済みのメッセージにのみ保持ルールを適用する - このオプションを選択すると、ユーザーが削除したメッセージにのみルールが適用されます。これは新規ルールのデフォルトの設定であり、カスタム保持ルールに label:^deleted を追加するのと同じ結果になります。
  • 削除済みのメッセージとユーザーのメールボックス内のメッセージに保持ルールを適用する - このオプションを選択すると、指定したカスタムルールまたは記録保持(リティゲーション ホールド)に一致するメッセージを除き、すべてのメッセージにルールが適用されます。label:^deleted を使用している既存のカスタム保持ルールを開くと、このオプションが選択されているのがわかります。ただし、カスタムルールは引き続き元の設定に基づいて動作し、この新しいオプションより優先されます。影響があるのは削除済みのメッセージのみです。

注: Vault は Gmail と完全に統合されており、別個のアーカイブはありません。上記の 2 番目のオプションを選択した場合は、ユーザーがメッセージを削除対象としてマークしているかどうかにかかわらず、すべてのメッセージにルールが適用されることになります。そのため、ユーザーが保存しようと思っているメッセージが削除される可能性もあります。たとえば、メッセージを 365 日間保存するように Vault のデフォルトの保持ルールを設定し、2 番目の設定(すべてのメッセージに適用するオプション)を選択した場合、カスタムルールまたは記録保持を設定していない限り、ドメイン内のメッセージは 1 年を経過した時点ですべて削除されます

組織のニーズに合った保持ポリシーの設定についての詳細は、こちらの記事でもご確認いただけます。ご不明な点がある場合は G Suite サポートにお問い合わせください。

2015 年 4 月 8 日: Hangouts Chat の完全サポート

Vault で Hangouts Chat が完全にサポートされるようになりました。履歴をオンにすると、ハングアウト内でやりとりしたチャットの保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しを行うことができます。さらに、管理者が履歴のオンとオフを制御できるようになりました。

Vault の完全サポートは、この日付以降に行われるハングアウトが対象となります。この機能が公開される以前に行われたハングアウトについては、次のようになります。

  • オフレコを解除したチャットのみ検索、書き出し、記録保持が可能です。
  • 保持ポリシーは、ハングアウトのメッセージに正しく適用されません。

 

2014 年 12 月 23 日: メッセージのプレビューと書き出しでのシステムラベルとユーザーラベルの表示

Vault のプレビューと書き出しに、メッセージの分析に使用できる情報が追加されました。

  • メッセージのプレビュー - メッセージの所有者から見た各メッセージのステータスを示す、システムラベルを表示できるようになりました。ユーザーがメッセージに適用したラベルも表示できます。
  • メッセージの書き出し - ユーザーがメッセージに適用したラベルを表示できるようになりました。
2014 年 9 月 29 日: 組織部門単位での案件におけるコラボレーション

G Suite 管理者は、案件へのアクセスを組織部門ごとに制限できるようになりました。これを有効にすると、Vault ユーザーは指定した組織部門とその下位部門のメンバーとのみ、案件を共有できます。詳しくは、Vault の権限権限を割り当てる方法についてのページをご覧ください。

2014 年 9 月 4 日: 大規模なドメインでの検索制限の廃止

Vault で、メッセージ検索の対象とするアカウントの数に制限がなくなりました。ただし、50,000 アカウントを超えるドメインを検索したり、カウントしたりすると、遅延が発生する場合があることにご注意ください。

2014 年 7 月 9 日: エラーレポートの改良

Vault で、Gmail のメールやドライブのファイルを書き出せない場合に、追加情報が報告されるようになりました。詳しくは、エラーレポートについての記事をご覧ください。

2014 年 6 月 25 日: ドライブ向け Vault と G Suite Business

ドライブ向け Vault

Vault の優れた機能に、ドライブが新たなデータソースとして組み込まれました。これにより、組織はビジネスにとって重要なコンテンツをより多く検索できるようになりました。Vault をご利用の場合、ドライブ向け Vault に追加料金はかかりません。ユーザーのアカウントの既存のドライブ コンテンツでご利用いただけます。Postini をご利用で Vault に移行中の場合も、移行が完了すればドライブ向け Vault を追加料金なしでご利用いただけるようになります。

ドライブ向け Vault を使用すると、Google のドキュメント(ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど)やその他の保存されているファイル(DOCX、PDF、JPEG など)を含む、ドライブのあらゆるコンテンツを対象に次の操作を行うことができます。

  • 特定ユーザーのドライブのファイルを検索する。
  • Vault で検索結果をプレビューし、目的のコンテンツであることを確認する。
  • 検索結果のコピーを作成し、次回使用できるように書き出す。

現在のところ、保持ポリシーの設定、記録保持の作成、ドメイン全体でのドライブ コンテンツの検索は行えません。詳しくは、ドライブ内のファイルを検索するをご覧ください。

G Suite Business

G Suite Business は組織向けに機能を強化したオフィス スイートです。G Suite Basic で利用可能なすべての機能に加え、組織のすべてのユーザーを対象にした無制限の Google ドライブ ストレージと Google Vault のほか、ドライブの高度な管理機能、監査機能、レポート機能を備えています。詳しくは、G Suite Business をご覧ください。

組織で「ドメインのユーザーの一部へのライセンス付与」を使用している場合、G Suite Business にアップグレードすると、自動的にすべてのユーザーが Vault を使用できるようになります。現在のデータ保持と削除のポリシーがすべてのユーザーに適用されます。データが誤って失われるのを防ぐために、G Suite Business へのアップグレードに関する記事をご覧ください。
2014 年 6 月 19 日: Gmail でのメールの下書きの除外

検索時のほか、保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)の作成時に、より簡単にメールの下書きを対象から除外できるようになりました。

2014 年 5 月 30 日: 組織部門単位での Vault 権限の割り当て

書き出しの管理と検索の管理の権限をユーザーに付与する際に、組織全体を対象とすることも、特定の組織部門のみに限定することもできるようになりました。たとえば、ある Vault 管理者に、組織全体に対する検索の管理権限と、1 つの組織部門に対する書き出しの管理権限を割り当てることができます。権限はこれまでと同様、G Suite 管理者が管理コンソールで割り当てます。

2014 年 5 月 14 日: 独自の保持期間およびデフォルトの保持期間を設定するオプションの改善

保持期間の設定と変更に関するオプションがわかりやすくなりました。また、保持期間の日数を指定する際の安全措置を追加しました。

2014 年 5 月 1 日: 組織部門単位の検索

Vault のユーザーは、ドメイン全体や特定のユーザー アカウントだけでなく、特定の組織部門内のデータを検索できるようになりました。組織部門内の検索機能を利用すると、ドメイン全体を検索する場合と比べて、関連のない検索結果の数が減ります。また、個別のアカウントを指定する必要がなくなります。案件の検索を行う際に、[組織] を選択し、検索対象の組織部門を選択します。組織部門単位の検索ではアカウントを指定することはできませんが、必要に応じて期間や検索キーワードを指定できます。

2014 年 1 月 21 日: 対象を指定した記録保持

管理者は、日付やキーワードを使って特定のメッセージに記録保持を適用し、Vault で無期限に保持できるようになりました。保持されるのは、指定したパラメータに一致するメッセージのみです。これまで Vault 管理者がユーザー アカウントのメッセージを保持するには、そのアカウント全体に記録保持を適用する必要がありました。アカウント全体への記録保持の適用も引き続き行うことができます。これら 2 つの方法については、記録保持に関する記事をご覧ください。

2013 年 12 月 5 日: カスタム保持ルールのプレビューの改善

Vault 管理者は、カスタム保持ルールを設定した場合に保持されるコンテンツをプレビュー機能で確認できるようになりました。これにより、管理者がユーザー名を入力する必要がなくなりました。[プレビュー] ボタンをクリックすると、選択内容(特定の組織部門またはドメイン全体)に基づいて結果が表示されます。これまでは、管理者がカスタムルールの結果をプレビューするには、ユーザー名を入力する必要がありました。詳しくは、保持ルールについてのページをご覧ください。

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