Google Vault viene costantemente aggiornato con nuove funzionalità, miglioramenti e correzioni. La maggior parte delle funzionalità è disponibile entro alcuni giorni dal lancio, ma alcune implementazioni potrebbero richiedere più tempo.
6 dicembre 2023: esportazione dei file di Drive con link ipertestuali nei messaggi email
Ora Vault supporta l'esportazione di file di Drive con link ipertestuali nei messaggi email. Per utilizzare questa funzionalità, quando esporti i dati di Gmail da Vault, seleziona l'opzione Esporta file di Drive collegati.
Per maggiori dettagli, incluse informazioni sugli elementi supportati e non supportati, vedi Link ipertestuali ai file di Drive nei messaggi.
4 dicembre 2023: supporto per gli eventi in Google Calendar
- Conserva gli eventi in Calendar. Scopri di più
- Cerca eventi in Calendar. Scopri di più
- Esporta i dati di Calendar. Scopri di più
- Applica un blocco agli eventi in Calendar. Scopri di più
Per informazioni dettagliate sugli elementi supportati, vedi Tipi di eventi supportati.
20 giugno 2023: supporto delle regole di conservazione basate sulle etichette di Drive
-
Impostare le condizioni delle etichette delle regole di conservazione in base ai campi delle etichette.
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Ignorare le regole di conservazione o scadenza di un file soggetto a conservazione per rischio di contenzioso.
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Utilizzare una serie di operatori di confronto per personalizzare le condizioni delle etichette delle regole di conservazione a seconda del tipo di campo.
Scopri di più sulle condizioni delle regole basate sulle etichette di Drive.
7 giugno 2023: è possibile che vengano unite le versioni precedenti di file di grandi dimensioni
Le versioni precedenti di file di Documenti Google, Fogli, Presentazioni, Moduli e Sites di grandi dimensioni, ad eccezione di quelli soggetti a conservazione, potrebbero essere unite per risparmiare spazio di archiviazione. Se esegui una ricerca in Vault utilizzando Google Drive, non potrai accedere alle versioni precedenti. Riceverai invece la prima versione unita disponibile.
Per ulteriori informazioni sulle versioni, scopri come eseguire ricerche nella cronologia delle revisioni di un file.1° marzo 2023: supporto per le email con crittografia lato client
- Vault conserva e archivia a fini legali le email con crittografia lato client come gli altri messaggi.
- Puoi visualizzare l'anteprima dei metadati delle email non criptate, ad esempio oggetto, mittente e destinatario.
- I contenuti criptati di un'email appariranno come allegato smime.p7m o smime.p7s nell'anteprima di ricerca. Per decriptare un'esportazione nel formato mbox, puoi utilizzare l'utilità di decrittografia (beta). Per visualizzare le email con crittografia lato client nel formato PST, importa il file p7m di ogni utente in Microsoft Outlook. Per saperne di più, vedi Esaminare i messaggi esportati con Vault.
5 dicembre 2022: aggiornamento della UI per le funzionalità di crittografia lato client future
2 settembre 2022: tutte le ricerche e le archiviazioni a fini legali di Chat ora utilizzano l'indicizzazione basata su messaggi
Ricerca ed esportazioni
Vault cercherà nei messaggi delle stanze virtuali con conversazioni in thread allo stesso modo in cui cerca nei messaggi diretti, nei messaggi di gruppo e nelle stanze virtuali con conversazioni non in thread:
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La ricerca di Vault rileva le corrispondenze e restituisce singoli messaggi. In precedenza, la ricerca di Vault restituiva gli argomenti corrispondenti. Un argomento corrisponde a tutti i messaggi di un thread in una stanza virtuale con conversazioni in thread o a tutti i messaggi inviati in un arco temporale di 24 ore (definito in base al fuso orario UTC).
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Vault cambia l'ambito di ricerca nelle stanze virtuali con conversazioni in thread:
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Ora Vault cerca nei messaggi di tutti i thread in una stanza virtuale con conversazioni in thread, a condizione che l'account specificato sia membro di quella stanza virtuale, anche se non ha partecipato (ad esempio se non ha inviato messaggi) a quel thread. In precedenza, nella ricerca venivano inclusi solo i thread a cui l'account aveva partecipato.
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Se l'account specificato ne era membro, ma ha già lasciato la stanza, Vault include nella ricerca solo i messaggi inviati prima che l'account lasciasse la stanza. In precedenza, se l'account aveva partecipato a un thread, la ricerca veniva estesa a tutti i messaggi nel thread, anche quelli inviati dopo l'uscita dell'account.
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-
Quando un messaggio soddisfa le condizioni di ricerca, viene fornito il contesto per l'anteprima e l'esportazione. Il contesto include il messaggio stesso e tutti i messaggi inviati nelle 12 ore precedenti e nelle 12 ore successive nella stessa conversazione (messaggio diretto, spazio o thread di una stanza virtuale con conversazioni in thread).
-
Se molti messaggi nella stessa conversazione (messaggio diretto, spazio o thread di una stanza virtuale con conversazioni in thread) soddisfano le condizioni di ricerca, i messaggi forniti per contesto possono sovrapporsi. Durante l'esportazione, Vault valuta la sovrapposizione ed esclude i messaggi duplicati dall'esportazione.
Query di ricerca
A seguito di queste variazioni, se esegui una query di ricerca salvata di Chat sullo stesso periodo di tempo di un'esportazione precedente, è possibile che i messaggi esportati non corrispondano al set precedente.
Supponiamo ad esempio che tu abbia una stanza virtuale contenente il seguente scambio:
Partecipante 1: ciao
Partecipante 2: buongiorno
Se utilizzi i termini di ricerca,* la ricerca, l'anteprima e l'esportazione elaborano i messaggi nel modo seguente:
| Termine di ricerca | Comportamento di ricerca, anteprima ed esportazione dello spazio di Chat |
|---|---|
ciao |
Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 1, perché solo quel messaggio corrisponde al termine di ricerca. Anteprima ed esportazione: include il messaggio del partecipante 1 e tutti i messaggi nello spazio o nel thread (per le stanze virtuali con conversazioni in thread) che sono stati inviati 12 ore prima e 12 ore dopo. |
buongiorno |
Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 2, perché solo quel messaggio corrisponde al termine di ricerca. Anteprima ed esportazione: include il messaggio del partecipante 2 e tutti i messaggi nello spazio o nel thread (per le stanze virtuali con conversazioni in thread) che sono stati inviati 12 ore prima e 12 ore dopo. |
ciao buongiorno |
Nessun messaggio viene restituito o esportato perché nessun singolo messaggio contiene entrambi i termini di ricerca. |
ciao from:partecipante1@example.com |
Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 1 perché solo quel messaggio corrisponde a entrambi i termini di ricerca. Anteprima ed esportazione: include il messaggio del partecipante 1 e tutti i messaggi nello spazio o nel thread (per le stanze virtuali con conversazioni in thread) che sono stati inviati 12 ore prima e 12 ore dopo. |
ciao from:partecipante2@example.com |
Nessun messaggio viene restituito o esportato perché nessun singolo messaggio corrisponde a entrambi i termini di ricerca. |
‑ciao from:partecipante1@example.com |
Nessun messaggio della conversazione di esempio viene restituito o esportato perché nessun singolo messaggio corrisponde a entrambi i termini di ricerca. |
‑ciao from:partecipante2@example.com |
Ricerca: viene restituito solo il messaggio del partecipante 2, perché solo quel messaggio corrisponde al termine di ricerca. Anteprima ed esportazione: include il messaggio del partecipante 2 e tutti i messaggi nello spazio che sono stati inviati 12 ore prima e 12 ore dopo. |
* Nota: la ricerca in Chat non supporta gli operatori booleani, come AND, OR e NOT. Tuttavia, un elenco di termini di ricerca viene considerato come se i diversi termini fossero separati tra loro dall'operatore AND. Se una parola chiave è preceduta da -, viene considerata come se fosse preceduta da NOT. Scopri di più
Archiviazioni a fini legali
Puoi limitare la ricerca ai dati bloccati, ovvero i messaggi associati a un account utente interessato dall'archiviazione a fini legali.
Per gli spazi con conversazioni in thread, Vault ora archivia a fini legali e include nella ricerca tutti i messaggi nello spazio, se l'utente interessato dall'archiviazione a fini legali, che soddisfa i parametri di ricerca, ne fa o ne faceva parte. In precedenza, Vault archiviava a fini legali e includeva nella ricerca solo i thread nello spazio in cui l'utente interessato dall'archiviazione a fini legali aveva inviato almeno un messaggio.
Inoltre, se tutti gli utenti interessati dall'archiviazione a fini legali lasciano uno spazio di Chat, una ricerca di messaggi archiviati a fini legali restituisce solo i messaggi inviati prima che l'ultimo di questi utenti lasciasse lo spazio. In particolare per gli spazi con conversazioni in thread, i messaggi inviati successivamente all'uscita di un utente dallo spazio non vengono più archiviati a fini legali, anche se l'utente ha partecipato alla conversazione.
Puoi includere i messaggi negli spazi di Chat, che includono le conversazioni di gruppo create dopo l'inizio di dicembre 2020 e gli spazi. Il tipo di spazio determina quali messaggi vengono restituiti. Scopri di più
Implementazione del nuovo comportamento
L'implementazione della release per tutti gli utenti potrebbe richiedere diverse settimane. Durante la transizione, per assicurarti di aver compreso come sono state eseguite le ricerche nei tuoi messaggi:
- Se nella parte superiore dei risultati di ricerca viene visualizzata la notifica "La query di ricerca è stata applicata ai singoli messaggi", significa che la ricerca era basata sui messaggi.
- Se non ricevi una notifica, significa che è stato utilizzato il comportamento di ricerca classico. Per le stanze virtuali con conversazioni in thread, la query di ricerca è stata applicata a ogni conversazione.
Scopri di più:
Con il lancio della crittografia lato client di Google Workspace per Drive, Vault supporta la conservazione, la ricerca e l'esportazione dei file con crittografia lato client Google.
Conservazione e archiviazioni a fini legali
Su Drive, come accade per tutti gli altri file al suo interno, Vault conserva e archivia a fini legali i file con crittografia lato client.
Ricerca e anteprima
Puoi cercare i file con crittografia lato client in base ai metadati, ad esempio titolo e proprietario. Tuttavia, non puoi eseguire ricerche nei loro contenuti o in base al formato file; inoltre, non puoi visualizzare l'anteprima dei contenuti né scaricare i file dalla visualizzazione di anteprima.
When you search Drive in Vault, you can choose to only search client-side encrypted files or exclude client-side encrypted files. Questa opzione è disponibile solo se la crittografia lato client di Google Workspace è attivata per la tua organizzazione.
Per maggiori dettagli, vedi Utilizzare Vault per eseguire ricerche su Google Drive, Meet e Sites.
Esportazione
Dopo un'esportazione, i file con crittografia lato client rimangono criptati e hanno l'estensione .gcse. Per decriptare i file, utilizza l'utilità di decrittografia lato client di Google. Puoi anche identificare i file con crittografia lato client in base ai relativi metadati. Per questi file, ClientSideEncrypted è impostato su true.
Ora puoi esportare i messaggi di Gmail usando un sistema nuovo e più veloce in Vault. Vault mostra una barra di avanzamento man mano che viene creata l'esportazione. Le esportazioni che richiedono più di 24 ore non devono più essere riavviate manualmente.
Nel nuovo sistema, alcuni file delle esportazioni hanno nomi e formati diversi rispetto al sistema classico. Le organizzazioni che utilizzano uno script per elaborare i file delle esportazioni di Vault per Gmail potrebbero dover aggiornare i loro script per elaborare correttamente i nuovi nomi e tipi di file. Per maggiori dettagli, vedi il riepilogo delle modifiche qui sotto.
Per utilizzare il nuovo sistema di esportazione, scegli l'opzione al momento della creazione del file di esportazione. Gli utenti delle API possono impostare use_new_export=true in MailExportOptions.
Al momento, le esportazioni utilizzano il sistema classico, tranne se scegli di usare il sistema migliorato quando avvii l'esportazione. Tra pochi mesi il nuovo sistema sostituirà il sistema classico. Durante la transizione, quando entrambe le opzioni saranno disponibili, Vault indicherà quali esportazioni di Gmail sono state create con il nuovo sistema.
Nota: a cambiare saranno solo i file delle esportazioni per Gmail. I file delle esportazioni degli altri servizi resteranno invariati.
Riepilogo delle modifiche
| Informazioni | Nome file | Novità |
|---|---|---|
| Contenuti dei messaggi | nome_esportazione-N.zip |
Il file contiene file MBOX o PST, invece di file ZIP di messaggi. I file dei messaggi sono denominati nome_esportazione-account.mbox o nome_esportazione-account.pst, dove account è l'indirizzo email completo del custode (l'account che ha inviato o ricevuto il messaggio). In alcuni casi, per un account viene creato più di un file il cui nome include un incremento. Ad esempio, un'esportazione potrebbe comprendere i seguenti file:
|
| Metadati dei messaggi |
Classico: nome_esportazione-metadata.xml Nuovo: nome_esportazione-metadata.csv |
In formato CSV. Contiene le stesse informazioni del file classico più nuove colonne:
|
| Account e numero di messaggi |
Classico: nome_esportazione-results-count.csv Nuovo: nome_esportazione-results-counts.csv |
Sono riportate anche altre informazioni:
Gli account sono ora ordinati in ordine decrescente in base al numero di messaggi che sono stati esportati. |
| Report sugli errori |
Classico: error.csv, e nome_esportazione-account-exceptions.csv Nuovo: nome_esportazione-error.xml |
Il nuovo report sugli errori è un file in formato XML. È sempre incluso nelle esportazioni, anche se non si sono verificati errori. Contiene le stesse informazioni dei file delle esportazioni classiche con in più:
|
| Messaggi che non è stato possibile convertire in PST | nome_esportazione-conversion-errors-N.zip |
Nuovo file restituito per le esportazioni in formato PST quando alcuni messaggi non vengono convertiti in PST. Il file contiene i messaggi che non sono stati convertiti in formato EML. Se viene restituito più di un file, i nomi dei file conterranno un'indicazione incrementale. Ad esempio:
|
| Checksum dei file | nome_esportazione.md5 | Nessuna modifica |
Scopri di più
Con il lancio delle approvazioni per i file in Drive, ora Vault include i metadati delle approvazioni nelle esportazioni di Drive. I metadati comprendono un elenco di approvatori, lo stato dell'approvazione e la data dell'ultima modifica apportata allo stato. Se inserisci la data della versione come parte della ricerca, i metadati di approvazione rifletteranno lo stato attuale, non quello corrispondente alla data della versione.
Scopri di più:
Ora nelle esportazioni di Gmail saranno inclusi due file di metadati: il classico file XML e un nuovo file CSV. Con il nuovo formato CSV ampliamo il nostro supporto per gli strumenti per la revisione dei contenuti di terze parti; il file contiene più metadati per i messaggi di Gmail.
Il file CSV contiene due nuovi campi:
GmailMessageId: un identificatore univoco per ogni messaggio, utilizzabile nell'API Gmail.Account: l'account incluso nell'ambito della ricerca (mittente o destinatario).
Inoltre, il valore Rfc822MessageId fornisce un identificatore che consente di associare i metadati a un messaggio nell'esportazione, con un comportamento analogo a quello del valore External FileName nei file XML classici.
Il modo in cui gli operatori di ricerca di Drive to: e from: restituiscono file corrispondenti ai criteri di ricerca in Google Vault è cambiato. I file condivisi prima del mese di marzo 2021 non verranno restituiti dalle ricerche. Il nuovo comportamento di questi operatori fa sì che le ricerche di Drive siano più intuitive e consente di determinare non solo chi ha accesso a un file, ma anche chi ha fornito questo accesso.
Da febbraio 2021 è disponibile un nuovo operatore di ricerca, sharedwith:, che consente di cercare corrispondenze in modo analogo a quanto avveniva con l'operatore to: prima del cambiamento. Un operatore di ricerca esistente, owner:, consente di cercare corrispondenze esattamente come faceva l'operatore from: prima del cambiamento.
Ora puoi conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare i siti creati nella nuova versione di Google Sites.
Per impostazione predefinita, i siti sono soggetti alle regole di conservazione di Drive. Puoi anche impostare regole di conservazione specifiche per Sites.
Per archiviare a fini legali, cercare ed esportare siti, utilizza le archiviazioni a fini legali e la ricerca di Drive. Puoi filtrare i risultati di ricerca limitandoli esclusivamente ai siti grazie al nuovo termine type:site. Puoi anche cercare siti in base all'URL pubblicato.
Chat sta introducendo due modifiche ai messaggi di gruppo:
Le nuove chat di gruppo create in Chat vengono gestite come stanze virtuali con conversazioni non in thread e gli utenti possono modificare la propria appartenenza a queste chat di gruppo. Le chat di gruppo esistenti vengono comunque gestite come messaggi di gruppo.
Vault gestisce queste nuove chat di gruppo in modo diverso rispetto ai messaggi di gruppo esistenti, e questo incide su ambito di conservazione, archiviazioni a fini legali e ricerca. Poiché ora gli "spazi di Chat" sono più simili alle stanze virtuali, Vault li utilizza per fare riferimento alle stanze virtuali con conversazioni in thread e non in thread e alle nuove chat di gruppo.
Scopri di più:
- Conservare i messaggi in Google Chat con Vault
- Applicare l'archiviazione a fini legali ai messaggi di Google Chat
- Utilizzare Vault per eseguire ricerche in Gmail
- Utilizzare Vault per eseguire ricerche in Google Chat
- Azione richiesta: modifiche imminenti alla gestione delle chat di gruppo da parte di Vault (riepilogo delle modifiche)
Abbiamo lanciato una nuova, moderna versione di Vault basata su Material Design, dalla navigazione semplificata e dotata di nuove funzionalità per la produttività che consentono di completare più rapidamente le attività.
Per utilizzare il nuovo sito, non è necessario eseguire una migrazione in quanto è presente lo stesso sistema di backend del sito della versione classica (ediscovery.google.com). Le stesse pratiche, regole di conservazione e archiviazioni a fini legali saranno disponibili in entrambi i siti fino a quando ediscovery.google.com non verrà disattivato.
Per utilizzare il nuovo sito web, vai alla pagina vault.google.com e accedi con il tuo Account Google gestito.
Cosa cambia:
- Quando accedi per la prima volta, invece della pagina Pratiche si apre una home page con tre opzioni: Conservazione dei dati, Pratiche e Report.
- Quando configuri le regole di conservazione e le archiviazioni a fini legali, puoi seguire dei flussi passo passo con descrizioni comando che ti aiuteranno a completare il processo.
- Le regole di conservazione personalizzate, le archiviazioni a fini legali e i risultati di ricerca sono elencati in tabelle che possono essere ordinate e filtrate. L'ambito delle norme di governance delle informazioni e dei risultati di ricerca è più facilmente comprensibile.
- Quando consulti risultati di ricerca e report sulle archiviazioni a fini legali il contesto dei dati rimane disponibile. Quando fai clic su un elemento, si apre un riquadro laterale anziché una nuova pagina.
Che cosa non è cambiato:
- Le impostazioni esistenti, le query salvate o l'esportazione di file. I tuoi dati e le tue impostazioni sono disponibili in entrambi i siti.
- Funzionalità di Vault. Tutto quello che potevi fare nella versione classica di Vault è disponibile nella nuova versione.
Nel Centro assistenza Vault troverai le istruzioni per entrambe le versioni fino alla disattivazione della versione classica di Vault.
In seguito alla release in Chat delle stanze virtuali con conversazioni non in thread, puoi conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare i messaggi presenti in queste nuove stanze virtuali. Vault gestisce questi messaggi in modo diverso rispetto ai messaggi delle stanze virtuali con conversazioni in thread (ossia, stanze virtuali in cui i messaggi sono raggruppati in conversazioni).
Scopri di più:
Vault ora supporta Google Voice per G Suite. Puoi conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare messaggi di testo e vocali con relative trascrizioni e registri chiamate. Nota: Google Voice per G Suite non supporta la registrazione delle chiamate e Vault non ha accesso alle chiamate vocali.
Scopri di più:
L'API Vault include ora un'API Count per Gmail e Gruppi, che puoi utilizzare per ottenere il numero di messaggi che corrispondono a una query di ricerca. Il numero di messaggi può essere utile per calcolare una stima delle dimensioni dell'esportazione e, quindi, decidere se procedere con l'esportazione o modificare la query in modo che recuperi un numero inferiore di elementi.
Per saperne di più, consulta la documentazione dell'API Count e un esempio.
Con la release delle funzionalità Domande e risposte e Sondaggi in Google Meet, Vault supporta la conservazione, le archiviazioni a fini legali e la ricerca nei log relativi associati a registrazioni di Meet.
Scopri di più:
Quando esporti i dati della tua organizzazione con lo strumento Esportazione dei dati, i dati eliminati ma soggetti a conservazione o ad archiviazione a fini legali in Vault vengono ora inclusi nell'esportazione a livello di organizzazione. Non è più necessario utilizzare Vault per eseguire esportazioni aggiuntive che includano i dati eliminati ma soggetti a conservazione.
Per segnalare lo stato Modificato o Eliminato di un messaggio, ora i file di esportazione di Chat utilizzano lo stesso formato dell'anteprima di Vault:
| Stato del messaggio | Formato precedente | Nuovo formato |
|---|---|---|
| Modificato | +data |
Modificato il giorno data |
| Eliminato dall'utente o da una regola di conservazione di Vault | -data |
Eliminato il giorno data |
Ora l'amministratore di G Suite può consentire agli utenti dell'organizzazione di chattare con utenti esterni (scopri di più). Vault permette di conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare i messaggi di Chat da utenti esterni nei seguenti modi:
- Quando è attiva l'archiviazione, puoi conservare, archiviare a fini legali, cercare ed esportare messaggi diretti tra utenti esterni e utenti dell'organizzazione.
- Puoi cercare ed esportare i messaggi inviati da utenti esterni nelle stanze virtuali create da un utente dell'organizzazione.
- Non puoi conservare, archiviare a fini legali, cercare o esportare i messaggi inviati dagli utenti dell'organizzazione nelle stanze virtuali di proprietà di un'altra organizzazione.
Scopri di più:
Modalità riservata di Gmail
La modalità riservata di Gmail consente agli utenti di limitare l'accesso ai contenuti sensibili da parte dei destinatari. Questa funzionalità è disponibile per le organizzazioni che la attivano e per gli account Gmail personali.
Quando un utente invia un messaggio riservato, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un link. Solo l'oggetto e il link vengono inviati tramite SMTP.
Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti del dominio
Se la tua organizzazione attiva la modalità riservata di Gmail, Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare i messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti della tua organizzazione a partire dal 30 novembre 2018.
I messaggi sono disponibili per Vault anche quando il mittente imposta una data di scadenza o revoca l'accesso ai messaggi in modalità riservata da parte dei destinatari.
Messaggi in modalità riservata ricevuti dall'esterno del dominio
Anche quando nell'organizzazione non è attiva la modalità riservata di Gmail, i tuoi utenti potrebbero ricevere messaggi in modalità riservata da utenti di altre organizzazioni o da account Gmail personali.
Puoi bloccare, conservare, cercare ed esportare intestazioni e oggetti di messaggi riservati esterni. Tuttavia, non puoi cercare o esportare contenuti o allegati di messaggi riservati esterni.
Utilizzare i messaggi in modalità riservata
Vault supporta i messaggi in modalità riservata nel modo seguente:
- Vault restituisce i messaggi riservati interni che corrispondono alla query di ricerca.
- Quando visualizzi l'anteprima dei messaggi, i relativi contenuti sono nascosti per impostazione predefinita. Puoi specificare di mostrare i contenuti nell'anteprima.
- Quando stampi o esporti i messaggi, puoi escludere i contenuti dei messaggi riservati. Quando selezioni questa opzione, vengono stampati o esportati le intestazioni, il mittente, il destinatario e altri metadati, ma non il contenuto dei messaggi riservati.
- Puoi esportare un messaggio riservato dall'organizzazione del mittente, ma non dall'organizzazione del destinatario.
- Vault è in grado di estrarre i link ipertestuali di Drive aggiunti ai messaggi riservati durante l'esportazione dall'organizzazione del mittente, ma non può estrarre i link ipertestuali ricevuti da organizzazioni esterne.
- Per cercare, conservare o bloccare soltanto i messaggi riservati, utilizza il termine
label:confidentialmode.
Jamboard
Ora Vault supporta in modo completo i file di Jamboard salvati dagli utenti sui propri Drive:
- Le archiviazioni a fini legali e le regole di conservazione adesso vengono applicate ai Jam salvati dagli utenti su Drive. I Jam non salvati vengono eliminati al termine della sessione di Jamboard e non sono disponibili per Vault.
- Puoi cercare ed esportare i Jam e visualizzarne l'anteprima. Per cercare specificamente file di Jamboard, utilizza l'operatore
type:jam.
Quando esporti Documenti, Fogli e Presentazioni Google, Vault ora genera un valore hash univoco per ogni file. Puoi utilizzarlo per deduplicare le esportazioni di file e verificare che il file esportato sia una copia esatta del file di origine del custode dei dati.
La modalità di ricerca del file determina come Vault genera il valore hash:
- Se la data della versione è inclusa nella ricerca, viene utilizzata per generare il valore hash.
- Se la ricerca non include una data della versione, viene utilizzata la data dell'ultima modifica.
Quando confronti i valori hash delle esportazioni, tieni presente quanto segue:
- Se i contenuti di un file cambiano, cambia anche il valore hash.
- Se qualcuno modifica le autorizzazioni di condivisione per un file ma non per i contenuti, il valore hash non cambia.
- Se esporti un file più volte e utilizzi date di versione diverse, i valori hash saranno diversi anche se i contenuti del file sono identici tra le esportazioni.
L'hash di origine è uno dei parametri inclusi nel file XML di Vault quando esegui un'esportazione da Drive. Scopri di più sui metadati di esportazione di Drive.
Abbiamo aggiunto controlli più dettagliati alle regole di conservazione:
- Puoi impostare regole di conservazione personalizzate di Drive che eliminano definitivamente i file un numero specifico di giorni dopo che gli utenti li hanno spostati nel cestino.
Abbiamo inoltre aggiunto nuove funzionalità che rendono più semplice ed efficiente la ricerca di dati in Vault:
- Esecuzione rapida di più ricerche in una pratica: dopo aver avviato una ricerca in Gmail o su Gruppi, puoi fare clic sul pulsante Esegui la ricerca in una nuova scheda per aprire una nuova finestra di ricerca per la stessa pratica. La ricerca iniziale verrà completata nella prima scheda.
- Stato della ricerca: mentre è in corso una ricerca, Vault indica il tempo trascorso e i parametri di ricerca che hai inserito.
- Funzionalità di conteggio migliorata: quando inserisci una query e fai clic sul pulsante Conteggio, Vault visualizza il numero di corrispondenze e il tempo trascorso. Puoi anche scaricare un file CSV che elenca gli account contenenti i messaggi che corrispondono alla query.
Ora puoi esportare i messaggi di Gmail, di Chat e di Gruppi come file PST. Questa funzionalità ti consente di esaminare i messaggi in Microsoft Outlook e negli strumenti di supporto per controversie di terze parti compatibili con questo formato.
Ottenere metadati più dettagliati durante l'esportazione di file da Drive
Durante l'esportazione di file da Drive, i metadati includono informazioni sugli utenti collegati al documento tramite relazione indiretta. In più, Vault offre la possibilità di stabilire il tipo di relazione.
Scopri di più sugli utenti con accesso indiretto ai file e sulle opzioni di esportazione da Drive.
Selezionare un fuso orario durante le operazioni di ricerca ed esportazione
Mentre prima in Vault veniva applicato il fuso orario GMT (ora media di Greenwich) a tutte le ricerche, con l'aggiunta di un giorno per includere i risultati delle aree geografiche con fusi orari precedenti, ora viene fornito il supporto per la selezione del fuso orario durante le operazioni di ricerca ed esportazione. Quando cerchi dati puoi specificare un fuso orario, che Vault utilizzerà per determinare l'arco temporale di visualizzazione ed esportazione dei risultati.
La nuova impostazione relativa al fuso orario interessa soltanto le operazioni di ricerca ed esportazione.
Importante: è possibile che le organizzazioni con sede in più fusi orari ottengano risultati di ricerca diversi rispetto a quelli restituiti prima del rilascio di questa funzionalità. Scopri di più sulla ricerca di dati basata sui fusi orari.
Creare regole di conservazione personalizzate per tutti i Drive condivisi del dominio
Ora hai la possibilità di creare regole di conservazione personalizzate applicabili a tutti i Drive condivisi del tuo dominio.
Impostare regole di conservazione per gruppi Google specifici
Ora puoi applicare regole di conservazione personalizzate a gruppi Google specifici.
Supporto completo per Google Drive, inclusi i Drive condivisi
Ora puoi impostare regole di conservazione e applicare archiviazioni a fini legali ai file su Google Drive, che diventa così un'app completamente supportata in Vault.
Puoi anche eseguire ricerche, impostare regole di conservazione e applicare archiviazioni a fini legali su file memorizzati nei Drive condivisi, nonché esportarli.
Nota: in Drive, il funzionamento delle regole di conservazione e delle archiviazioni a fini legali è leggermente diverso rispetto a quello che hai imparato a conoscere in Gmail. Per valutare quali siano le norme di conservazione e l'archiviazione a fini legali più adatte per la tua organizzazione, ti consigliamo di esaminare i seguenti articoli:
Esportare una versione specifica dei file di Google Drive
Vault cerca solo la versione più recente di un file. Tuttavia, ora puoi aggiungere la data della versione alla ricerca per visualizzare ed esportare i file di Google nella versione di quella data precisa. Il controllo delle versioni è supportato nella maggior parte dei tipi di file Google:
- Documenti
- Presentazioni
- Fogli
- Disegni
Il controllo delle versioni non è supportato in Moduli Google, Apps Script o nei tipi di file non Google.
Utilizzare Vault per Google Gruppi
Ora Vault funziona con Gruppi, il che significa che puoi eseguire ricerche, impostare norme di conservazione, applicare archiviazioni a fini legali sui contenuti di Gruppi, nonché esportarli.
- Scaricare risultati parziali: i messaggi e i file recuperati da Vault fino a quel momento sono disponibili per il download. Viene inoltre incluso un file CSV in cui sono elencati gli account non ancora esportati.
- Continuare un'esportazione: Vault riprende da dove aveva interrotto, recuperando i messaggi e i file aggiuntivi per altre 24 ore. Puoi continuare un'esportazione il numero di volte necessario per recuperare tutti i messaggi e i file che corrispondono alla tua query di ricerca.
Se non scarichi i risultati parziali o non riprendi un'esportazione messa in pausa prima che siano trascorsi 15 giorni, l'esportazione viene eliminata.
- Assegnazione di privilegi di archiviazione a fini legali in base alle unità organizzative: è possibile limitare gli amministratori di Vault alla creazione e alla gestione di archiviazioni a fini legali per utenti di specifiche unità organizzative anziché di un intero dominio.
- Archiviazioni a fini legali basate sulle unità organizzative: in passato potevi creare archiviazioni a fini legali per account utente specifici o per un intero dominio. Ora puoi creare archiviazioni a fini legali che si applicano a tutti i membri di una specifica unità organizzativa.
- Funzionalità di archiviazione a fini legali più intuitiva: in passato, la rimozione di tutti gli account da un'archiviazione a fini legali faceva sì che Vault applicasse l'archiviazione a tutti gli account nel dominio. Adesso, se tenti di rimuovere tutti gli account, ti viene richiesto di eliminare l'archiviazione a fini legali.
- Interfaccia utente migliorata: il linguaggio e l'interfaccia di applicazione delle archiviazioni a fini legali sono stati migliorati e ora sono simili al flusso di conservazione aggiornato di recente.
- Questa regola di conservazione si applica solo ai messaggi eliminati: se selezioni questa opzione, la regola riguarderà solo i messaggi eliminati dagli utenti. Si tratta dell'opzione predefinita per le nuove regole ed equivale ad aggiungere label:^deleted a una regola di conservazione personalizzata.
- Questa regola di conservazione si applica ai messaggi eliminati e ai messaggi nelle caselle di posta degli utenti: se selezioni questa opzione, la regola interesserà tutti i messaggi tranne quelli che soddisfano eventuali regole personalizzate o archiviazioni a fini legali impostate da te. Se apri una regola di conservazione personalizzata già esistente che utilizza label:^deleted, questa opzione appare selezionata. Tuttavia, la regola personalizzata continuerà a essere applicata secondo la tua configurazione originale e a prevalere sull'opzione. Inoltre, saranno interessati solo i messaggi eliminati.
Ricorda: Vault si integra completamente con Gmail e non esiste un archivio separato. Se scegli la seconda delle opzioni indicate sopra, la regola si applicherà a tutti i messaggi, indipendentemente dal fatto che gli utenti li abbiano contrassegnati o meno per l'eliminazione. La scelta di questa opzione potrebbe comportare l'eliminazione di messaggi che gli utenti intendevano conservare. Ad esempio, se imposti una regola di conservazione predefinita per conservare tutti i messaggi per 365 giorni e selezioni la seconda opzione (applicare a tutti i messaggi), in assenza di regole di conservazione personalizzate o archiviazioni a fini legali, Vault elimina tutti i messaggi del dominio che risalgono a più di un anno fa.
Configurare norme di conservazione adeguate alle esigenze della tua organizzazione può essere complicato, perciò abbiamo pubblicato questo articolo che ti invitiamo a leggere. Per ricevere ulteriore supporto, contatta l'assistenza di G Suite.
Le anteprime e le esportazioni di Vault ora includono molte informazioni aggiuntive per aiutarti ad analizzare i messaggi:
- Anteprime dei messaggi: ora puoi visualizzare le etichette di sistema che mostrano lo stato di ciascun messaggio dal punto di vista del relativo proprietario. È anche possibile visualizzare le etichette applicate al messaggio da parte dell'utente.
- Esportazioni dei messaggi: ora puoi visualizzare le etichette applicate al messaggio da parte dell'utente.
L'amministratore di G Suite ora può limitare l'accesso alle pratiche in base alle unità organizzative. In questo caso, l'utente di Vault può condividere le pratiche solo con i membri delle unità organizzative specificate e delle relative unità secondarie. Scopri di più sui privilegi di Vault e sulla loro assegnazione.
Vault non limita più il numero di account per i quali è possibile eseguire la ricerca nei messaggi. Tieni presente che potrebbero verificarsi ritardi per il conteggio e la ricerca nei domini con oltre 50.000 account.
Ora Vault fornisce ulteriori informazioni quando i messaggi in Gmail o i file su Drive non sono disponibili per l'esportazione. Scopri di più sui report sugli errori.
Vault per Drive
Per fare in modo che la tua organizzazione possa trovare ancora più contenuti importanti per le attività aziendali, alle efficaci funzionalità di Vault è stata ora aggiunta un'altra origine dati: Drive. Vault per Drive non ha alcun costo aggiuntivo per i clienti di Vault e funziona con i contenuti esistenti di Drive nei tuoi account utente. Anche i clienti di Postini che migrano a Vault potranno utilizzare Vault per Drive senza alcun costo aggiuntivo una volta completata la transizione.
Ecco cosa puoi fare con i contenuti di Drive, compresi i documenti Google (come quelli di Documenti, Fogli e Presentazioni) e altri file archiviati (come DOCX, PDF e JPEG), se disponi di Vault per Drive:
- Cercare file di Drive di utenti specifici.
- Visualizzare un'anteprima dei risultati di ricerca in Vault, per assicurarti di aver trovato proprio quello di cui hai bisogno.
- Creare copie dei risultati di ricerca ed esportarle per utilizzo futuro.
L'impostazione di norme di conservazione dei dati, la creazione di archiviazioni a fini legali e le ricerche a livello di dominio per i contenuti di Drive non sono attualmente disponibili. Inizia a cercare file su Google Drive.
G Suite Business
G Suite Business è la suite per l'ufficio ottimizzata che, oltre a tutte le funzioni e le caratteristiche disponibili in G Suite Basic, offre spazio di archiviazione di Google Drive illimitato e Google Vault per tutti gli utenti dell'organizzazione, più le funzioni aggiuntive di amministrazione, controllo e generazione di report di Drive. Scopri di più su G Suite Business.
Quando esegui ricerche o crei regole di conservazione e archiviazioni a fini legali, puoi escludere più facilmente le bozze di messaggi.
I privilegi Gestione delle esportazioni e Gestione delle ricerche ora possono essere concessi a un utente per un'intera organizzazione o per specifiche unità organizzative (UO). Ad esempio, puoi assegnare a un amministratore di Vault il privilegio Gestione delle ricerche per l'intera organizzazione e il privilegio Gestione delle esportazioni per una sola unità organizzativa. I privilegi vengono comunque assegnati nella Console di amministrazione dall'amministratore di G Suite.
Le opzioni per l'impostazione o la modifica dei periodi di conservazione ora sono più chiare; inoltre abbiamo aggiunto delle misure finalizzate alla salvaguardia per i casi in cui un periodo di conservazione viene impostato per un numero specifico di giorni.
Gli utenti di Vault ora possono cercare dati all'interno di una specifica unità organizzativa (UO), oltre che nell'intero dominio o per singoli account utente. Cercare all'interno di una UO riduce il numero di risultati di ricerca non pertinenti che potrebbero essere restituiti con una ricerca a livello di dominio ed elimina la necessità di specificare singoli account. Quando esegui una ricerca all'interno di una pratica, seleziona Organizzazione, quindi l'unità organizzativa in cui vuoi effettuare la ricerca. Gli account non possono essere inclusi nella ricerca basata sulla UO, ma puoi comunque scegliere di specificare dei termini di ricerca e un intervallo di date.
Gli amministratori possono ora archiviare a fini legali indefinitamente in Vault messaggi specifici, ad esempio tutti quelli successivi a una determinata data o contenenti termini specifici. Solo i messaggi che soddisfano i parametri specificati vengono conservati. In precedenza, gli amministratori di Vault dovevano applicare l'archiviazione a fini legali a tutto l'account utente per non perderne i messaggi. Questa operazione è ancora possibile. Scopri di più sulle due tipologie di archiviazione a fini legali.
La funzione di anteprima consente agli amministratori di Vault di esaminare i contenuti che verranno conservati mediante una regola di conservazione personalizzata non appena questa viene impostata. Gli amministratori non sono più tenuti a inserire un nome utente. Quando gli amministratori fanno clic sul pulsante Anteprima, in Vault vengono mostrati risultati basati su ciò che l'amministratore ha selezionato, ovvero una UO specifica o l'intero dominio. In passato, era necessario inserire un nome utente per poter visualizzare l'anteprima dei risultati di una regola personalizzata. Scopri di più sulle regole di conservazione.