Google Vault est constamment mis à jour pour ajouter de nouvelles fonctionnalités, des améliorations et des correctifs. La plupart des fonctionnalités sont disponibles dans les jours qui suivent le lancement, mais certains déploiements peuvent prendre plus de temps.
6 décembre 2023: exportation des fichiers Drive en lien hypertexte dans des e-mails
Vault permet désormais d'exporter les fichiers Drive sous forme de liens hypertextes dans les e-mails. Pour utiliser cette fonctionnalité, lorsque vous exportez des données Gmail à partir de Vault, sélectionnez l'option Exporter les fichiers Drive associés.
Pour en savoir plus, y compris sur les éléments compatibles ou non, consultez Liens hypertextes vers des fichiers Drive dans les messages.
4 décembre 2023: compatibilité avec les événements Google Agenda
- Conserver les événements Agenda. En savoir plus
- Rechercher des événements Agenda. En savoir plus
- Exporter les données Agenda. En savoir plus
- Placer des événements Agenda sous obligation de conservation. En savoir plus
Pour en savoir plus sur les types d'événements compatibles, consultez Types d'événements compatibles.
20 juin 2023 : compatibilité avec les règles de conservation basées sur des libellés Drive
-
Définir des conditions de libellé de règle de conservation en fonction des champs de libellé
-
Remplacer les règles de conservation ou d'expiration d'un fichier soumis à une obligation de conservation pour litige
-
Utiliser différents opérateurs de comparaison pour personnaliser les conditions des libellés de règles de conservation, en fonction du type de champ
En savoir plus sur les conditions des règles basées sur des libellés Drive
7 juin 2023: fusion possible des versions préliminaires des fichiers très volumineux
Les versions préliminaires des fichiers Google Docs, Sheets, Slides, Forms et Sites très volumineux, à l'exception de ceux soumis à une obligation de conservation, peuvent être fusionnées pour économiser de l'espace de stockage. Si vous faites une recherche dans Vault avec Google Drive, vous ne pouvez pas accéder aux versions préliminaires. C'est la version fusionnée disponible la plus ancienne que vous obtiendrez.
Pour en savoir plus sur les versions, consultez Rechercher dans l'historique des révisions d'un fichier.1er mars 2023 : compatibilité avec les e-mails chiffrés côté client
- Vault conserve les e-mails chiffrés côté client de la même manière que les autres messages.
- Vous pouvez prévisualiser les métadonnées non chiffrées des e-mails, telles que l'objet, l'expéditeur et le destinataire.
- Le contenu chiffré d'un e-mail apparaît sous la forme d'une pièce jointe smime.p7m ou smime.p7s dans l'aperçu de la recherche. Pour déchiffrer une exportation au format mbox, vous pouvez utiliser l'utilitaire de déchiffrement (version bêta). Pour afficher les e-mails chiffrés côté client au format PST, importez le fichier p7m de chaque utilisateur dans Microsoft Outlook. Pour en savoir plus, consultez Examiner les messages exportés avec Vault.
5 décembre 2022 : mise à jour de l'UI pour les futures fonctionnalités de chiffrement côté client
2 septembre 2022 : toutes les recherches et obligations de conservation de Chat utilisent désormais l'indexation basée sur les messages
Recherche et exportation
Dans Vault, les messages dans les salons organisés en fils de discussion (conversations) sont recherchés de la même façon que les messages privés, les messages de groupe et ceux dans les salons sans fils de discussion :
-
La recherche Vault identifie et affiche des messages individuels. Auparavant, les résultats affichés étaient des sujets. Un sujet correspond à tous les messages d'un fil de discussion dans un salon organisé en fils de discussion ou à tous les messages envoyés au cours d'une période de 24 heures (définie en fonction du fuseau horaire UTC).
-
Vault a modifié la portée de la recherche dans les salons organisés en fils de discussion :
-
Vault recherche désormais les messages de tous les fils de discussion dans un salon organisé en fils de discussion, à condition que le compte spécifié soit membre de ce salon, même s'il n'a pas participé à un fil de discussion donné (par exemple en envoyant des messages). Auparavant, seuls les fils de discussion auxquels le compte participait étaient inclus dans la recherche.
-
Si le compte spécifié était membre d'un salon qu'il a désormais quitté, Vault recherche uniquement les messages envoyés avant que le compte n'ait quitté ce salon. Auparavant, si le compte avait participé à un fil de discussion, tous les messages de ce fil de discussion étaient inclus dans la recherche, y compris ceux envoyés une fois que le compte avait quitté le fil de discussion.
-
-
Lorsqu'un message correspond à vos conditions de recherche, vous avez la possibilité de prévisualiser et d'exporter les informations contextuelles. Ces informations incluent le message, ainsi que les messages envoyés 12 heures avant et 12 heures après dans la même conversation (MP, espace ou fil de discussion d'un salon organisé en fils de discussion).
-
Si de nombreux messages d'une même conversation (MP, espace ou fil de discussion d'un salon organisé en fils de discussion) correspondent à votre recherche, ceux fournissant des informations contextuelles peuvent se recouper. Lors de l'exportation, Vault identifie ces messages en double et les exclut.
Requêtes de recherche
En raison de ces modifications, si vous exécutez une requête de recherche enregistrée sur la même période qu'une exportation antérieure dans Chat, il est possible que les messages exportés ne soient pas identiques à ceux de la précédente recherche.
Par exemple, un salon contient l'échange suivant :
Participant 1 : salut
Participant 2 : bonjour
Si vous utilisez des termes de recherche*, les messages sont traités de la manière suivante lors de la recherche, de la prévisualisation et de l'exportation :
| Terme de recherche | Comportement des fonctionnalités de recherche, d'aperçu et d'exportation dans un espace Chat |
|---|---|
salut |
Recherche : seul le message du participant 1 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 1 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus. |
bonjour |
Recherche : seul le message du participant 2 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 2 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus. |
salut bonjour |
Aucun message n'est renvoyé ni exporté, car aucun message donné ne contient les deux termes de recherche. |
salut from:participant1@example.com |
Recherche : seul le message du participant 1 est affiché, car il est le seul à correspondre aux deux termes de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 1 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus. |
salut from:participant2@example.com |
Aucun message n'est renvoyé ni exporté, car aucun message donné ne correspond aux deux termes de recherche. |
‐salut from:participant1@example.com |
Aucun message de l'exemple de conversation n'est affiché ni exporté, car aucun message donné ne correspond aux deux termes de recherche. |
‐salut from:participant2@example.com |
Recherche : seul le message du participant 2 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche. Aperçu et exportation : le message du participant 2 et tous les messages de l'espace envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus. |
* Remarque : La recherche dans Chat n'accepte pas les opérateurs booléens, tels que AND, OR et NOT. En revanche, une liste de termes de recherche est traitée comme si l'opérateur AND était compris entre chaque terme. Si un mot clé est précédé de -, ce terme est traité comme s'il était précédé de l'opérateur NOT. En savoir plus
Obligations de conservation
Vous pouvez limiter votre recherche aux données conservées, à savoir les messages associés à un compte utilisateur soumis à une obligation de conservation.
Pour les espaces avec fils de discussion, Vault conserve et recherche désormais tous les messages de l'espace si l'utilisateur faisant l'objet d'une obligation de conservation et dont le compte correspond à vos paramètres de recherche est ou était membre de cet espace. Auparavant, Vault ne conservait et ne recherchait que les fils de discussion de l'espace dans lequel l'utilisateur soumis à cette obligation avait envoyé au moins un message dans un fil de discussion donné.
En outre, si tous les utilisateurs faisant l'objet d'une obligation de conservation quittent un espace Chat, la recherche portant sur les messages conservés n'affiche que les messages envoyés avant le départ du dernier de ces utilisateurs. Les messages envoyés après qu'un utilisateur a quitté l'espace ne sont plus conservés, même s'il a participé à la conversation, en particulier pour les espaces avec fils de discussion.
Vous pouvez inclure les messages des espaces Chat, y compris les conversations de groupe créées après le début du mois de décembre 2020 et les espaces. Le type d'espace détermine les messages qui sont affichés. En savoir plus
Implémentation du nouveau comportement
Le déploiement du nouveau comportement auprès de tous les utilisateurs prendra plusieurs semaines. Assurez-vous de bien comprendre le mode de recherche de vos messages au cours de la transition :
- Si la notification "La requête de recherche a été appliquée à des messages individuels" s'affiche en haut de vos résultats de recherche, cela signifie que la recherche était basée sur les messages.
- Si vous ne recevez pas cette notification, c'est que la recherche a été effectuée selon le comportement de recherche classique. Pour les salons organisés en fils de discussion, la requête de recherche a été appliquée à chaque conversation.
En savoir plus
Avec le lancement du chiffrement côté client Google Workspace pour Drive, vous pouvez désormais conserver, rechercher et exporter des fichiers Google chiffrés côté client dans Vault.
Obligations et règles de conservation
Vault applique les mêmes obligations et règles de conservation aux fichiers chiffrés côté client qu'aux autres fichiers stockés dans Drive.
Recherche et prévisualisation
Vous pouvez rechercher des fichiers chiffrés côté client en fonction de leurs métadonnées, comme le titre et le propriétaire. Toutefois, vous ne pouvez pas rechercher de contenu, effectuer une recherche par format de fichier, prévisualiser le contenu ni effectuer de téléchargement depuis la vue d'aperçu.
Lorsque vous effectuez une recherche Drive dans Vault, vous pouvez choisir de rechercher uniquement les fichiers chiffrés côté client ou au contraire de les exclure. Cette option n'est disponible que si le chiffrement côté client Google Workspace est activé pour votre organisation.
Pour en savoir plus, consultez Effectuer des recherches dans Google Drive, Meet et Sites à partir de Vault.
Exportation
Lorsque vous exportez des fichiers chiffrés côté client, les fichiers restent chiffrés et leur nom se termine par .gcse. Pour déchiffrer les fichiers, utilisez l'utilitaire de déchiffrement côté client Google. Vous pouvez également identifier les fichiers chiffrés côté client grâce à leurs métadonnées. La valeur ClientSideEncrypted de ces fichiers est définie sur true.
Vous pouvez maintenant exporter des messages Gmail à l'aide d'un nouveau système plus rapide dans Vault. Vault affiche une barre de progression pendant la création de l'exportation. Pour les exportations qui prennent plus de 24 heures, un redémarrage manuel n'est maintenant plus nécessaire.
Dans le nouveau système, certains fichiers d'exportation ont des noms et des formats différents de ceux qu'ils ont dans le système classique. Il est possible que les organisations qui traitent les fichiers d'exportation Vault pour Gmail à l'aide d'un script doivent mettre leur script à jour pour traiter correctement les nouveaux types et noms de fichiers. Pour en savoir plus, consultez le résumé des modifications ci-dessous.
Pour utiliser le nouveau système d'exportation, vous devez choisir cette option lorsque vous créez le rapport. Les utilisateurs d'API peuvent définir use_new_export=true dans MailExportOptions.
Pour le moment, les exportations utilisent le système classique, sauf si vous choisissez d'utiliser la version améliorée lorsque vous commencez l'exportation. Le nouveau système remplacera le système classique dans quelques mois. Pendant la transition où les deux options sont disponibles, Vault indique quelles exportations Gmail ont été créées avec le nouveau système.
Remarque : Seuls les fichiers d'exportation pour Gmail changent. Les fichiers d'exportation pour les autres services restent les mêmes.
Résumé des modifications
| Informations | Nom de fichier | Qu'est-ce qui change ? |
|---|---|---|
| Contenus des messages | nom_exportation-N.zip |
Le fichier contient des fichiers mbox ou PST, plutôt que des fichiers de messages compressés. Les fichiers de messages sont intitulés nom_exportation-compte.mbox ou nom_exportation-compte.pst, où compte correspond à l'adresse e-mail complète du dépositaire (c'est-à-dire le compte ayant envoyé ou reçu le message). Dans certains cas, plusieurs fichiers sont générés pour un compte et le nom du fichier est incrémenté. Une exportation peut par exemple contenir les fichiers suivants :
|
| Métadonnées des messages |
Version classique : nom_exportation-metadata.xml Nouvelle version : nom_exportation-metadata.csv |
Au format CSV. Il contient les mêmes informations que le fichier classique, en plus de nouvelles colonnes :
|
| Comptes et nombre de messages |
Version classique : nom_exportation-results-count.csv Nouvelle version : nom_exportation-results-counts.csv |
D'autres informations sont indiquées :
Les comptes sont maintenant triés par ordre décroissant des messages qui ont bien été exportés. |
| Rapports d'erreur |
Version classique : error.csv, et nom_exportation-account-exceptions.csv Nouvelle version : nom_exportation-error.xml |
Le nouveau rapport d'erreurs consiste en un fichier au format XML. Il fait toujours partie de l'exportation, même si aucune erreur ne s'est produite. Il contient les mêmes informations que les fichiers classiques, en plus des suivantes :
|
| Messages non convertis au format PST | nom_exportation-conversion-errors-N.zip |
Nouveau fichier renvoyé lors des exportations au format PST lorsque certains messages n'ont pas été convertis en PST. Le fichier contient ces messages au format EML. Si plus d'un fichier est renvoyé, les noms des fichiers seront incrémentés. Exemple :
|
| Sommes de contrôle des fichiers | nom_exportation.md5 | Pas de changement |
En savoir plus
Avec le lancement des approbations de fichiers dans Drive, Vault inclut maintenant des métadonnées d'approbation dans les exportations Drive. Les métadonnées incluent une liste d'approbateurs, l'état d'approbation et la date de la dernière modification de l'état d'approbation. Si vous saisissez une date de version dans votre recherche, les métadonnées d'approbation reflètent l'état actuel, et non l'état au moment de la date de version.
En savoir plus :
Les exportations Gmail contiendront désormais deux fichiers de métadonnées : le fichier XML classique et le nouveau fichier CSV. Le nouveau format CSV permet la compatibilité avec des outils d'examen de contenu tiers et comprend davantage de métadonnées pour les messages Gmail.
Le fichier CSV contient deux nouveaux champs :
GmailMessageId: identifiant unique pour chaque message, qui peut être utilisé dans l'API GmailAccount: compte inclus dans la recherche (expéditeur ou destinataire)
La valeur Rfc822MessageId fournit également un identifiant destiné à associer des métadonnées au message dans l'exportation, semblable à la valeur External FileName (Nom du fichier externe) dans le fichier XML classique.
La façon dont les opérateurs de recherche Drive to: et from: renvoient les fichiers dans Google Vault a changé. Ils ne renverront plus les fichiers partagés avant mars 2021. Leur nouveau comportement rend ces opérateurs plus intuitifs pour les recherches Drive. Il vous permet non seulement de déterminer qui a accès à un fichier, mais aussi qui a donné l'accès.
Depuis février 2021, un nouvel opérateur de recherche, sharedwith:, est disponible et permet une correspondance semblable à celle proposée par l'opérateur to: avant le changement. Un opérateur de recherche existant, owner:, offre la même correspondance que celle proposée par l'opérateur from: avant le changement.
Vous pouvez désormais rechercher et exporter les sites créés avec la nouvelle version de Google Sites, et leur appliquer des règles et obligations de conservation.
Par défaut, les sites sont soumis aux règles de conservation Drive. Vous pouvez également définir des règles de conservation spécifiques pour Sites.
Pour appliquer des obligations de conservation, ainsi que rechercher et exporter des sites, utilisez les fonctionnalités correspondantes dans Drive. Grâce au nouveau terme de recherche type:site, vous pouvez filtrer les résultats de recherche pour ne faire apparaître que les sites. Vous pouvez également rechercher des sites par URL publiée.
Deux nouveautés font leur apparition dans les messages de groupe de Chat :
Les nouveaux chats de groupe créés dans Chat sont traités comme des salons sans fils de discussion, et les utilisateurs peuvent modifier les abonnements de ces chats de groupe. Les chats de groupe existants sont toujours gérés comme des messages de groupe.
Vault traite ces nouveaux chats de groupe différemment des messages de groupe existants, ce qui a une incidence sur la portée de la recherche, et sur celle des règles et obligations de conservation. Comme ils s'apparentent davantage à des salons, Vault utilise désormais l'expression "espaces Chat" pour désigner les salons organisés en fils de discussion, les salons sans fils de discussion et les nouveaux chats de groupe.
En savoir plus :
- Conserver les messages dans Google Chat avec Vault
- Placer des messages Google Chat sous obligation de conservation
- Effectuer des recherches dans Gmail à l'aide de Vault
- Effectuer des recherches dans Google Chat avec Vault
- Action requise : modifications à venir concernant la manière dont Vault gère les chats de groupe (résumé des modifications)
Nous avons lancé une nouvelle version moderne de Vault s'appuyant sur Material Design. La navigation est plus simple, et de nouvelles fonctionnalités de productivité sont disponibles pour accélérer l'exécution des tâches.
Aucune migration n'est nécessaire pour utiliser le nouveau site. La nouvelle version utilise le même système backend que le site classique (ediscovery.google.com). Vous retrouverez les mêmes litiges, règles de conservation et obligations de conservation sur les deux sites, jusqu'à la désactivation de ediscovery.google.com.
Pour utiliser le nouveau site Web, accédez à vault.google.com et connectez-vous avec votre compte Google géré.
Qu'est-ce qui a changé ?
- Lorsque vous vous connectez pour la première fois, au lieu d'ouvrir la page "Litiges", vous accédez à une page d'accueil vous offrant trois options : "Conservation", "Litiges" et "Rapports".
- Lorsque vous définissez des règles et obligations de conservation, vous suivez des processus étape par étape avec des info-bulles supplémentaires pour vous guider.
- Les règles de conservation personnalisées, les obligations de conservation et les résultats de recherche sont présentés dans des tableaux que vous pouvez trier ou filtrer. La portée des règles de gouvernance des informations et des résultats de recherche est ainsi plus compréhensible.
- Lorsque vous explorez des résultats de recherche ou que vous consultez des rapports d'obligation de conservation, vous gardez votre contexte. Au lieu de vous rediriger vers une nouvelle page, un panneau latéral s'ouvre désormais dès que vous cliquez sur un élément.
Qu'est-ce qui n'a pas changé ?
- Vos paramètres actuels, vos requêtes enregistrées et vos fichiers d'exportation. Vos données et vos paramètres sont disponibles sur les deux sites.
- Les fonctionnalités de Vault. Tout ce que vous pouviez faire dans la version classique de Vault est disponible dans la nouvelle version.
Le centre d'aide Vault fournira des instructions pour les deux versions jusqu'à l'arrêt de la version classique.
Les nouveaux salons sans fils de discussion dans Chat vous permettent de conserver (via des règles ou obligations de conservation), de rechercher et d'exporter des messages. Vault traite ces messages différemment des messages dans les salons organisés en fils discussion (les salons dans lesquels les messages sont regroupés en conversations).
En savoir plus :
Vault est désormais compatible avec Google Voice pour G Suite. Vous pouvez conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher et exporter des messages, des messages vocaux et leurs transcriptions, ainsi que des journaux d'appels. Remarque : Google Voice pour G Suite n'est pas compatible avec l'enregistrement des appels, et Vault n'a pas accès aux appels vocaux.
En savoir plus :
L'API Vault inclut désormais une API Count pour Gmail et Groupes. L'API Count vous permet d'obtenir le nombre de messages correspondant à une requête de recherche. À l'aide de cette information, vous pouvez estimer la taille de l'exportation, puis choisir de l'effectuer ou de modifier la requête afin d'exporter moins d'éléments.
Consultez la documentation de l'API Count pour en savoir plus et obtenir un exemple.
Avec le lancement des sondages et des questions/réponses dans Google Meet, Vault est compatible avec les règles et obligations de conservation, ainsi que la recherche des journaux de sondages et de questions/réponses associés aux enregistrements Meet.
En savoir plus :
Lorsque vous exportez les données de votre organisation à l'aide de l'outil d'exportation des données, les données supprimées qui sont soumises à une obligation ou règle de conservation par Vault sont désormais incluses dans l'exportation à l'échelle de l'organisation. Vous n'avez plus besoin d'effectuer d'exportations supplémentaires à l'aide de Vault pour inclure les données supprimées qui sont conservées dans Vault.
Les fichiers Chat exportés utilisent désormais le même format que l'aperçu de Vault pour indiquer l'état (modifié ou supprimé) d'un message :
| État du message | Ancien format | Nouveau format |
|---|---|---|
| Modifié | +date |
Modifié le date |
| Supprimé par l'utilisateur ou une règle de conservation Vault | -date |
Supprimé le date |
Votre administrateur G Suite peut désormais autoriser les utilisateurs de votre organisation à discuter avec des utilisateurs externes via Google Chat (en savoir plus). Vault peut conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher et exporter les messages Chat d'utilisateurs externes, comme suit :
- Lorsque l'archivage est activé, vous pouvez conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher et exporter les messages privés (MP) entre des utilisateurs externes et des utilisateurs de votre organisation.
- Vous pouvez rechercher et exporter les messages envoyés par des utilisateurs externes dans les salons créés par un membre de votre organisation.
- Vous ne pouvez pas conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher ni exporter les messages envoyés par les utilisateurs de votre organisation dans les salons appartenant à une autre organisation.
En savoir plus :
Mode confidentiel de Gmail
Le mode confidentiel de Gmail permet aux utilisateurs de limiter l'accès des destinataires au contenu des e-mails sensibles. Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes Gmail personnels et pour les organisations dans lesquelles elle est activée.
Lorsqu'un utilisateur envoie un message confidentiel, Gmail remplace le corps du message et les pièces jointes par un lien. Seuls l'objet et le lien sont envoyés via le service relais SMTP.
Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre domaine
Si votre organisation active le mode confidentiel de Gmail, Vault peut appliquer des règles ou obligations de conservation, des recherches et des exportations aux messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation après le 30 novembre 2018.
Les messages sont disponibles pour Vault, même lorsque l'expéditeur définit une date d'expiration ou révoque l'accès des destinataires aux messages en mode confidentiel.
Messages en mode confidentiel en provenance d'autres domaines
Même si votre organisation n'active pas le mode confidentiel de Gmail, vos utilisateurs peuvent recevoir des messages en mode confidentiel de la part d'utilisateurs dans d'autres organisations et de comptes Gmail personnels.
Les en-têtes et objets des messages confidentiels externes peuvent faire l'objet de règles ou obligations de conservation, de recherches et d'exportations. Cependant, vous ne pouvez pas en rechercher ni en exporter le contenu ou les pièces jointes.
Utiliser les messages en mode confidentiel
Vault gère les messages en mode confidentiel de la manière suivante :
- Vault affiche les messages confidentiels internes correspondant à votre requête de recherche.
- Lorsque vous prévisualisez des messages, leur contenu est masqué par défaut. Vous avez la possibilité d'afficher le contenu dans la prévisualisation.
- Lorsque vous imprimez ou exportez des messages, vous pouvez exclure le contenu des messages confidentiels. Si vous choisissez cette option, les métadonnées d'en-têtes, d'expéditeur, de destinataire et autres sont imprimées ou exportées, mais le contenu des messages confidentiels ne l'est pas.
- Vous pouvez exporter un message confidentiel depuis l'organisation de l'expéditeur, mais pas depuis l'organisation du destinataire.
- Vault peut extraire les liens hypertexte Drive ajoutés aux messages confidentiels lors de l'exportation depuis l'organisation de l'expéditeur, mais pas les liens hypertexte reçus depuis des organisations externes.
- Pour appliquer vos recherches, ou des règles ou obligations de conservation aux messages confidentiels exclusivement, utilisez le terme
label:confidentialmode.
Jamboard
Vault accepte désormais totalement les fichiers Jamboard que les utilisateurs ont enregistrés dans leurs Drive :
- Les règles de conservation et les obligations de conservation s'appliquent désormais aux Jams que les utilisateurs ont enregistrés dans Drive. Les Jams non enregistrés sont supprimés à la fin de la session Jamboard et ne sont pas disponibles dans Vault.
- Vous pouvez rechercher, prévisualiser et exporter des Jams. Recherchez spécifiquement des fichiers Jamboard à l'aide du libellé
type:jam.
Lorsque vous exportez des fichiers Google Docs, Sheets et Slides, Vault génère désormais une valeur de hachage unique pour chaque fichier. Vous pouvez utiliser cette nouvelle valeur de hachage pour dédupliquer les exportations de fichiers et vérifier que le fichier exporté est une copie exacte du fichier source du dépositaire.
Votre recherche de fichier détermine comment Vault génère la valeur de hachage :
- Si votre recherche inclut une date de version, elle est utilisée pour générer la valeur de hachage.
- La date de dernière modification est utilisée lorsque la recherche n'inclut pas de date de version.
Gardez les points suivants à l'esprit lorsque vous comparez les valeurs de hachage des exportations :
- Si le contenu d'un fichier est modifié, sa valeur de hachage l'est également.
- Si une personne modifie les autorisations de partage d'un fichier, mais pas son contenu, la valeur de hachage ne change pas.
- Si vous exportez un fichier plusieurs fois et utilisez des dates de version différentes, les valeurs de hachage diffèrent même si le contenu du fichier est identique lors de chaque exportation.
Le hachage source est l'un des paramètres inclus dans le fichier XML de Vault lorsque vous effectuez une exportation depuis Drive. En savoir plus sur les métadonnées associées aux exportations Drive
Nous avons ajouté des contrôles plus précis sur les règles de conservation :
- Vous pouvez définir pour Drive des règles de conservation personnalisées qui éliminent définitivement les fichiers un certain nombre de jours après que les utilisateurs les ont placés dans la corbeille.
Nous avons également ajouté des fonctionnalités permettant de rechercher des données de manière plus simple et efficace dans Vault :
- Effectuez rapidement des recherches multiples dans un litige : après avoir démarré une recherche dans Gmail ou Groupes, vous pouvez cliquer sur le bouton Rechercher dans un nouvel onglet pour ouvrir une nouvelle boîte de dialogue de recherche dans le même litige. Votre recherche initiale s'effectue dans le premier onglet.
- État de la recherche : lorsqu'une recherche est en cours, Vault indique le temps écoulé et les paramètres de requête que vous avez saisis.
- Fonctionnalité de comptage améliorée : lorsque vous saisissez une requête et cliquez sur le bouton Nombre, Vault indique le nombre de correspondances et le temps écoulé. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV contenant le détail des comptes associés à des messages correspondant à votre requête.
Vous pouvez désormais exporter les messages Gmail, Chat et Groupes sous forme de fichiers PST. Cette fonctionnalité vous permet de consulter les messages dans Microsoft Outlook ou des outils tiers d'assistance aux litiges compatibles avec ce format.
Obtenir des métadonnées plus détaillées pour les fichiers exportés à partir de Drive
Lorsque vous exportez des fichiers à partir de Drive, les métadonnées comprennent des informations sur les utilisateurs ayant une relation indirecte avec le document. Par ailleurs, Vault vous offre la possibilité de déterminer la nature de cette relation.
En savoir plus sur les utilisateurs disposant d'un accès indirect aux fichiers et sur les options d'exportation à partir de Drive
Sélectionner un fuseau horaire pendant les opérations de recherche et d'exportation
Auparavant, Vault utilisait le fuseau horaire GMT (heure du méridien de Greenwich) pour toutes les recherches, et ajoutait un jour pour inclure les résultats des fuseaux horaires en avance. Vault permet désormais de sélectionner un fuseau horaire pour les opérations de recherche et d'exportation. Lors de la recherche de données, vous pouvez spécifier un fuseau horaire. Vault détermine ensuite les limites des dates pour l'affichage et l'exportation de résultats.
Le nouveau paramètre de fuseau horaire n'affecte que les opérations de recherche et d'exportation.
Important : Pour les organisations réparties sur plusieurs fuseaux horaires, les résultats de recherche peuvent différer de ceux obtenus avant la publication de cette fonctionnalité. En savoir plus sur la recherche de données basée sur les fuseaux horaires
Créer des règles de conservation personnalisées pour tous les Drive partagés de votre domaine
Vous pouvez désormais créer des règles de conservation personnalisées couvrant tous les Drive partagés de votre domaine.
Définir les règles de conservation associées à certains groupes Google
Vous pouvez désormais appliquer des règles de conservation personnalisées à des groupes Google spécifiques.
Compatibilité totale avec Google Drive, y compris les Drive partagés
Vous pouvez définir des règles de conservation et appliquer des obligations de conservation à des fichiers dans Google Drive, désormais entièrement compatible avec Vault.
Vous avez également la possibilité d'effectuer des recherches dans les fichiers stockés dans les Drive partagés, de les exporter et de leur appliquer des règles de conservation ou des obligations de conservation.
Remarque : Les règles et obligations de conservation dans Drive ne fonctionnent pas tout à fait de la même manière que dans Gmail. Nous vous recommandons de lire les articles suivants pour savoir quelles sont les règles et obligations de conservation les mieux adaptées à votre organisation :
- Types de données acceptés
- Fonctionnement des règles de conservation
- Gérer les obligations de conservation
Exporter des versions de fichiers Google Drive précises
Vault recherche uniquement la dernière version d'un fichier. Toutefois, vous pouvez maintenant rechercher une date de version précise afin de consulter et d'exporter la version correspondante du fichier Google. La gestion des versions est compatible avec la plupart des types de fichiers Google :
- Docs
- Slides
- Sheets
- Drawings
La gestion des versions n'est pas prise en charge dans Google Forms, Apps Script ni aucun type de fichiers tiers.
Utiliser Vault avec Google Groupes
Vault étant désormais compatible avec Groupes, vous pouvez rechercher et exporter du contenu, ainsi que définir des règles de conservation et appliquer des obligations de conservation à ce contenu dans Groupes.
- Télécharger les résultats partiels : les messages et les fichiers que Vault a récupérés jusque-là peuvent être téléchargés. Si vous choisissez cette option, un fichier CSV contenant tous les comptes qui n'ont pas encore été exportés est également fourni.
- Continuer l'exportation : Vault reprend le processus là où il s'était interrompu et continue la récupération des messages et des fichiers pendant une nouvelle période de 24 heures. Vous pouvez choisir cette option autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous ayez récupéré tous les messages et tous les fichiers correspondant à votre requête de recherche.
Si vous ne téléchargez pas les résultats partiels ou que vous ne reprenez pas une exportation qui a été interrompue dans les 15 jours, l'exportation est annulée.
- Attribution de droits d'obligation de conservation en fonction d'unités organisationnelles : les administrateurs Vault peuvent être autorisés à créer et à gérer des obligations de conservation uniquement pour les utilisateurs d'une unité organisationnelle donnée, au lieu du domaine dans son ensemble.
- Obligations de conservation basées sur des unités organisationnelles : auparavant, vous pouviez créer des obligations de conservation pour des comptes utilisateur spécifiques ou pour un domaine complet. Vous pouvez désormais créer des obligations de conservation qui s'appliquent à tous les membres d'une unité organisationnelle spécifique.
- Obligation de conservation plus intuitive : auparavant, si vous supprimiez tous les comptes rattachés à une obligation de conservation, elle était appliquée automatiquement par Vault à tous les comptes du domaine. Désormais, il vous est demandé de supprimer une obligation de conservation si vous tentez de supprimer tous les comptes.
- Amélioration de l'interface utilisateur : les formulations et l'interface d'application des obligations de conservation ont été améliorées et sont désormais similaires au processus de conservation récemment mis à jour.
- Cette règle s'applique uniquement aux messages supprimés : si vous sélectionnez cette option, seuls les messages ayant été supprimés par les utilisateurs sont concernés par la règle. Il s'agit de l'option par défaut pour les nouvelles règles. Elle équivaut à l'ajout de label:^deleted à une règle de conservation personnalisée.
- Cette règle s'applique aux messages supprimés et aux messages contenus dans les boîtes aux lettres des utilisateurs : si vous sélectionnez cette option, la règle s'applique à tous les messages, à l'exception de ceux qui correspondent à une règle personnalisée ou à une obligation de conservation que vous avez définie. Si vous ouvrez une règle de conservation personnalisée existante ayant l'attribut label:^deleted, cette option sera sélectionnée. Toutefois, votre règle personnalisée continuera à fonctionner selon votre configuration d'origine, sans tenir compte de l'option, et seuls les messages supprimés seront affectés.
Rappel : Vault est entièrement intégré à Gmail et ne crée pas d'archives séparées. Si vous choisissez la seconde option ci-dessus, la règle s'appliquera à tous les messages, que les utilisateurs aient demandé leur suppression ou non. Elle pourra entraîner la suppression de messages que vos utilisateurs souhaitent conserver. Par exemple, si vous définissez une règle par défaut visant à conserver les messages pendant 365 jours, que vous sélectionnez la seconde option (application de la règle à tous les messages) et que vous n'avez pas défini de règle personnalisée ni d'obligation de conservation, Vault supprime tous les messages de votre domaine remontant à plus d'un an.
La configuration de règles de conservation pour une organisation pouvant être une opération complexe, nous avons réuni dans cet article des informations qui vous seront utiles. Contactez l'assistance G Suite si vous avez besoin d'une aide supplémentaire.
Les aperçus et les exportations Vault incluent désormais les informations complémentaires suivantes, facilitant l'analyse des messages :
- Aperçu des messages : vous pouvez désormais voir des libellés système présentant l'état de chaque message (du point de vue de son propriétaire). Les libellés appliqués au message par l'utilisateur sont également affichés.
- Exportation des messages : désormais, les libellés que l'utilisateur a appliqués au message s'affichent.
L'administrateur G Suite peut désormais limiter l'accès aux litiges à certaines unités organisationnelles. Si cette restriction est appliquée, les utilisateurs Vault ne peuvent partager des litiges qu'entre membres de l'unité organisationnelle concernée et de ses sous-unités. En savoir plus sur les droits Vault et sur la manière de les octroyer
Il n'existe désormais plus de limitation du nombre de comptes pouvant faire l'objet d'une recherche de messages dans Vault. Notez que les délais de recherche et de calcul sur des domaines comprenant plus de 50 000 comptes peuvent être particulièrement longs.
Vault signale désormais des informations complémentaires en cas d'impossibilité d'exporter des messages Gmail ou des fichiers enregistrés dans Drive. En savoir plus sur les rapports d'erreur
Vault pour Drive
Les puissantes fonctionnalités de Vault s'appliquent désormais à une autre source de données : Drive. Il est ainsi possible de retrouver encore davantage de contenus essentiels pour votre organisation. Vault pour Drive est disponible sans frais supplémentaires pour les clients Vault, et est compatible avec le contenu Drive existant des comptes de vos utilisateurs. Les clients Postini qui ont terminé leur transition vers Vault bénéficieront également de l'accès à Vault pour Drive, sans frais supplémentaires.
Voici les actions que vous pouvez effectuer avec Vault pour Drive sur tous vos contenus Drive, y compris les documents Google (tels que Docs, Sheets et Slides) et les autres fichiers stockés (tels que DOCX, PDF et JPEG) :
- Rechercher les fichiers Drive d'utilisateurs spécifiques
- Prévisualiser les résultats de recherche dans Vault afin de localiser rapidement le contenu dont vous avez besoin
- Exporter les résultats d'une recherche en créant une copie que vous pouvez consulter à votre convenance
Il n'est pas encore possible d'appliquer des règles de conservation ou des obligations de conservation à du contenu Drive, ni de rechercher un contenu Drive dans l'ensemble d'un domaine. Découvrez comment rechercher des fichiers dans Google Drive.
G Suite Business
G Suite Business est la version améliorée de notre suite bureautique. En plus des fonctionnalités disponibles dans G Suite Basic, cette solution comprend un espace de stockage Google Drive illimité, le service Google Vault pour tous les membres de votre organisation, ainsi que des fonctionnalités d'administration, d'audit et de reporting supplémentaires pour Drive. En savoir plus sur G Suite Business
Vous pouvez plus facilement exclure les brouillons de vos recherches, et lorsque vous créez des règles de conservation et des obligations de conservation.
Les droits "Gérer les exportations" et "Gérer les recherches" peuvent désormais être octroyés à un utilisateur pour une organisation entière ou uniquement pour des unités organisationnelles spécifiques. Par exemple, vous pouvez octroyer à un administrateur Vault le droit "Gérer les recherches" pour l'ensemble de votre organisation et le droit "Gérer les exportations" pour une unité organisationnelle spécifique. Ces droits sont toujours attribués depuis la console d'administration par votre administrateur G Suite.
Les options permettant de définir ou de modifier des périodes de conservation sont désormais plus simples d'utilisation. Nous avons également ajouté des mesures de sécurité en cas de définition d'une période de conservation comportant un nombre de jours précis.
Les utilisateurs Vault peuvent désormais rechercher des données au sein d'une unité organisationnelle spécifique. Cette option de recherche s'ajoute à la recherche sur l'ensemble du domaine et par compte utilisateur. Effectuer une recherche au sein d'une unité organisationnelle permet de réduire le nombre de résultats non pertinents que peut renvoyer une recherche effectuée sur la totalité du domaine et d'éviter de devoir spécifier des comptes individuels. Lorsque vous effectuez une recherche dans un litige, sélectionnez Organisation, puis l'unité organisationnelle de votre choix. Vous ne pouvez pas spécifier de comptes dans une recherche basée sur une unité organisationnelle, mais vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, d'indiquer une plage de dates et des termes de recherche.
Les administrateurs peuvent désormais appliquer une obligation de conservation à des messages spécifiques (à compter d'une date donnée ou comportant certains termes, par exemple), pour qu'ils soient conservés indéfiniment dans Vault. Seuls les messages qui correspondent aux paramètres spécifiés sont conservés. Auparavant, pour conserver les messages d'un compte utilisateur, les administrateurs Vault devaient appliquer une obligation de conservation à l'ensemble de ce compte. Il reste possible d'appliquer cette obligation à l'ensemble d'un compte. En savoir plus sur ces deux types d'obligation de conservation
La fonction d'aperçu permet aux administrateurs Vault de vérifier le contenu qui sera stocké par une règle de conservation personnalisée une fois celle-ci activée. Les administrateurs n'ont plus à saisir de nom d'utilisateur. Lorsqu'ils cliquent sur le bouton "Aperçu", Vault affiche les résultats qui correspondent à la sélection effectuée par l'administrateur (unité organisationnelle spécifique ou domaine dans son ensemble). Auparavant, les administrateurs devaient saisir un nom d'utilisateur pour afficher l'aperçu des résultats d'une règle personnalisée. En savoir plus sur les règles de conservation