التعرف على عمليات التدقيق

توفر عمليات التدقيق في Vault تفاصيل حول الإجراءات التي اتخذها مستخدمو Vault أثناء فترة زمنية محددة. ويعد مستخدمو Vault هم من لديهم امتيازات لتسجيل الدخول إلى Vault واتخاذ إجراءات (مثل تعيين قواعد احتفاظ أو البحث ضمن المسائل القانونية). تعرف على مزيد من المعلومات حول امتيازات Vault.

ويمكنك إعداد تقرير بعمليات التدقيق في Vault وتصديره إلى ملفات بتنسيق CSV. ويمكن الاطلاع على هذه الملفات في أية أداة لعرض جداول البيانات، بما في ذلك برنامج تحرير جداول بيانات Google.

كيفية إعداد تقرير بعمليات تدقيق Vault

  1. في Vault، انتقل إلى التقارير > التدقيق.
  2. في تحديد نطاق التاريخ، ضمِّن تاريخي البدء والانتهاء للتدقيق.
  3. في تحديد مستخدمي Vault، ضمِّن المستخدمين الذين تريد إعداد تقرير تدقيق عنهم. ويتمتع مستخدمو Vault الذين تحددهم هنا بامتيازات Vault؛ كما أنك تجري تدقيقًا على ما يتخذونه من إجراءات في Vault (على سبيل المثال، عندما يجري هؤلاء المستخدمون تعيينًا لقواعد الاحتفاظ، أو بحثًا ضمن المسائل القانونية، أو تعديلاً لإجراءات الاحتفاظ، أو أي إجراء إداري آخر).
  4. في تحديد أنواع الإجراءات، حدد المربعات المجاورة للإجراءات التي تريد الحصول على معلومات بشأنها.
  5. انقر على تنزيل بتنسيق CSV. سيتم تنزيل ملف بتنسيق CSV على جهازك يتضمن معلومات التدقيق.

ما تتضمنه عمليات التدقيق

يتم تحديد ما يظهر في ملف CSV بناءً على أنواع الإجراءات التي حددتها عند إعداد تقرير التدقيق. على سبيل المثال، ربما تكون حددت سياسة الاحتفاظ لأنك ترغب في تدقيق إجراءات مستخدم Vault المتعلقة بالاحتفاظ (قواعد الاحتفاظ التي أنشأها مستخدم Vault أو عدلها).

يتم تخصيص سطر لكل إجراء. ويتضمن كل إجراء 11 فئة من المعلومات وهي كما يلي: ثواني البداية، التاريخ، الإجراء، المستخدم، المسألة القانونية، الاسم، البريد الإلكتروني، عنوان URL للمصدر، سطر الطلب، المؤسسة، تفاصيل. وفي ما يلي وصف لهذه الفئات:

ثواني البداية

تشير هذه الفئة إلى الوقت الذي ظهر فيه الإجراء بثواني البداية؛ أي عدد الثواني التي انقضت منذ 1 كانون الثاني (يناير) 1970 (منتصف الليل وفقًا للتوقيت العالمي المنسق/توقيت غرينيتش). لن يلزمك إجراء أي عمليات تحويل لثواني البداية، نظرًا لأن كل إجراء يتم تسجيله أيضًا بتوقيت يسهل على الإنسان قراءته في فئة "التاريخ".

التاريخ

تشير هذه الفئة إلى الوقت الذي ظهر فيه الإجراء بتوقيت يسهل على الإنسان قراءته. وتتضمن هذه الفئة اليوم والتاريخ والساعة والدقيقة والثانية. تكون المنطقة الزمنية دائمًا بتوقيت المحيط الهادي (–0700 أو –0800).

الإجراء

تشير الفئة إلى الإجراء الذي ظهر. ويتضمن الجدول التالي الإجراءات المختلفة ومعناها:

الإجراء وفقًا لما يظهر في عملية التدقيق الوصف
VIEW_SYSTEM_AUDIT_LOG يتم تسجيل ذلك عندما ينزِّل أحد الأشخاص تدقيقًا ما.
VIEW_MATTER_AUDIT_LOG يتم تسجيل ذلك عندما يعد أحد الأشخاص تدقيقًا ضمن مسألة قانونية معينة. ويتم تسجيل رقم معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية".
VIEW_RETENTION_POLICY يتم تسجيل ذلك عند انتقال أحد الأشخاص إلى صفحة الاحتفاظ.

MODIFY_DEFAULT_RETENTION_PERIOD_BEGIN

MODIFY_DEFAULT_RETENTION_PERIOD_END

يتم تسجيل ذلك عندما يعدل أحد الأشخاص قاعدة الاحتفاظ الافتراضية. ويتم تسجيل مدة الاحتفاظ المعدلة حديثًا كـ "المدة: # يوم" في فئة "التفاصيل".

ADD_RETENTION_RULE_BEGIN

ADD_RETENTION_RULE_END

يتم تسجيل ذلك عندما ينشئ أحد الأشخاص قاعدة احتفاظ مخصصة جديدة. ويتم منح القاعدة الجديدة رقم معرِّف فريد يتم تسجيله في فئة "الاسم". ويتم تسجيل مدة الاحتفاظ كـ "المدة: # يوم" في فئة "التفاصيل".

UPDATE_RETENTION_RULE_BEGIN

UPDATE_RETENTION_RULE_END

يتم تسجيل ذلك عندما يعدِّل أحد الأشخاص قاعدة احتفاظ مخصصة. ويتم تسجيل رقم معرِّف قاعدة الاحتفاظ المخصصة في فئة "الاسم". ويتم تسجيل مدة الاحتفاظ المعدلة حديثًا كـ "المدة: # يوم" في فئة "التفاصيل".

DELETE_RETENTION_RULE_BEGIN

DELETE_RETENTION_RULE_END

يتم تسجيل ذلك عندما يحذف أحد المستخدمين قاعدة احتفاظ مخصصة. ويتم تسجيل رقم معرِّف قاعدة الاحتفاظ المخصصة في فئة "الاسم".

CREATE_INVESTIGATION_BEGIN

CREATE_INVESTIGATION_END

يتم تسجيل ذلك عندما ينشئ أحد الأشخاص مسألة قانونية جديدة. ويتم تسجيل رقم معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية". ويتم تسجيل اسم المسألة القانونية في فئة "الاسم".
VIEW_CUSTODIAN_LITIGATION_HOLD_REPORT يتم تسجيل ذلك عندما ينقر أحد الأشخاص على عمليات التحفظ على المعلومات للنطاق لعرض عمليات التحفظ على المعلومات للنطاق أو المستخدمين.
VIEW_PER_MATTER_LITIGATION_HOLD_REPORT يتم تسجيل ذلك عندما يعرض أحد الأشخاص عمليات التحفظ على المعلومات داخل المسألة القانونية. ويتم تسجيل رقم معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية".
VIEW_CROSS_MATTER_LITIGATION_HOLD_REPORT يتم تسجيل ذلك عندما ينقر أحد الأشخاص على عمليات التحفظ على المعلومات للمستخدم لعرض المستخدمين قيد التحفظ على المعلومات.
VIEW_INVESTIGATION يتم تسجيل ذلك عندما يعرض أحد الأشخاص صفحة "البحث" أو "التصدير" في المسألة القانونية.

ADD_COLLABORATOR_BEGIN

ADD_COLLABORATOR_END

يتم تسجيل ذلك عندما يشارك أحد الأشخاص مسألة قانونية معينة مع مستخدمين آخرين. ويتم تسجيل رقم معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية". كما يتم تسجيل عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي تمت مشاركة هذه المسألة القانونية معه في فئة "البريد الإلكتروني".

REMOVE_COLLABORATOR_BEGIN

REMOVE_COLLABORATOR_END

يتم تسجيل ذلك عندما يزيل أحد الأشخاص مستخدمًا آخر من مسألة قانونية تمت مشاركتها. ويتم تسجيل معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية". كما يتم تسجيل عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي لم تعد هذه المسألة القانونية مشتركة معه في فئة "البريد الإلكتروني".

ADD_LITIGATION_HOLD_BEGIN

ADD_LITIGATION_HOLD_END

يتم تسجيل ذلك عندما ينشئ أحد الأشخاص عملية تحفظ على المعلومات جديدة في مسألة قانونية. ويتم تسجيل رقم معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية". كما يتم تسجيل عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي يتم الاحتفاظ بالمحتوى التابع له في فئة "الاسم".

REMOVE_LITIGATION_HOLD_BEGIN

REMOVE_LITIGATION_HOLD_END

يتم تسجيل ذلك عندما يزيل أحد الأشخاص عملية التحفظ على المعلومات في أحد الحسابات. ويتم تسجيل رقم معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية". كما يتم تسجيل عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي لم يعد يتم الاحتفاظ بالمحتوى التابع له في فئة "الاسم".
البحث يتم تسجيل ذلك عندما يجري أحد الأشخاص بحثًا في مسألة قانونية. ويتم تسجيل رقم معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية". ويتم تسجيل معايير البحث في فئة سلسلة "طلب البحث".

CREATE_SAVED_QUERY_BEGIN

CREATE_SAVE_QUERY_END

يتم تسجيل ذلك عندما يحفظ أحد الأشخاص طلب بحث في مسألة قانونية. ويتم تسجيل معايير البحث المستخدمة في فئة "طلب البحث".
VIEW_DOCUMENT يتم تسجيل ذلك عندما يعرض أحد الأشخاص مستندًا ويتم تسجيل رقم معرِّف فريد لهذا المستند في فئة "الاسم".
VIEW_DOCUMENT_INFORMATION يتم التسجيل باستخدام VIEW_DOCUMENT. ويتم تسجيل عبارات البحث التي استخدمت في البحث عن المستند في فئة "سلسلة طلب البحث".

CREATE_EXPORT_BEGIN

CREATE_EXPORT_END

يتم تسجيل ذلك عندما يصدر أحد الأشخاص مستندات تم البحث عنها في مسألة قانونية معينة. ويتم تسجيل التصدير في فئة "الاسم". ويتم تسجيل معايير البحث في فئة سلسلة "طلب البحث".

CLOSE_INVESTIGATION_BEGIN

CLOSE_INVESTIGATION_END

يتم تسجيل ذلك عندما يغلق أحد الأشخاص مسألة قانونية. ويتم تسجيل معرِّف المسألة القانونية في فئة "المسألة القانونية".
المستخدم

تتضمن هذه الفئة عنوان البريد الإلكتروني لمستخدم Vault الذي اتخذ الإجراء المحدد في فئة "الإجراء".

المسألة القانونية

عندما يتفاعل مستخدم Vault مع مسألة قانونية معينة، يظهر رقم معرِّف فريد لهذه المسألة القانونية في هذه الفئة. ويظهر رقم المعرِّف هذا في عنوان URL لـ Vault الذي يشير للمسألة القانونية.

الاسم

تعتمد المعلومات التي تظهر في هذه الفئة على الإجراء الذي اتخذه مستخدم Vault:

  • وإذا كان الإجراء يتضمن الاطلاع على مستند ما (VIEW_DOCUMENT or VIEW_DOCUMENT_INFORMATION)، فستتضمن فئة "الاسم" رقم المعرِّف الفريد لهذا المستند.

    مثال: ACD7onr49fP6DqvgAvIDhboAqqth9q7ekwGc0xpC3xjhpylzQvvQoNKmBKyE9NL1Qdww4eA2SQSc5mOF0JJ_bV_tkVFU3TWIdIrBYOiZLw0eBA9-xL7A-pc

  • إذا كان الإجراء يتضمن إضافة متعاون أو إزالته (ADD_COLLABORATOR_BEGIN/END أو REMOVE_COLLABORATOR_BEGIN/END)، فستتضمن فئة "الاسم" عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي تمت إضافته أو إزالته.
  • إذا كان الإجراء يتضمن تصدير مستندات في مسألة قانونية معينة (CREATE_EXPORT_BEGIN/END)، فستتضمن فئة "الاسم" اسم التصدير.
البريد الإلكتروني

تتضمن فئة البريد الإلكتروني عنوان البريد الإلكتروني للمتعاون الذي تمت إضافته إلى المسألة القانونية أو إزالته منها (يظهر مع الإجراء ADD_COLLABORATOR_BEGIN/END أو REMOVE_COLLABORATOR_BEGIN/END).

عنوان URL للمورد

تتضمن فئة عنوان URL للمورد عنوان URL لأي مستند يطلع عليه المستخدم (يظهر مع الإجراء VIEW_DOCUMENT أو VIEW_DOCUMENT_INFORMATION).

سلسلة طلب البحث

تتضمن هذه الفئة معلمات طلب البحث الذي أدخله المستخدم لطلب بحث معين.

مثال: طلب البحث: "( المشروع X )"

المؤسسة

تتضمن الفئة اسم الوحدة التنظيمية (OU) في نطاقك التي ينطبق عليها الإجراء (على سبيل المثال، إذا أنشأ مستخدم Vault قاعدة احتفاظ تنطبق على وحدة تنظيمية محددة).

التفاصيل

تتضمن هذه الفئة المدة الزمنية بالأيام التي حددها المستخدم لقاعدة احتفاظ مخصصة. وتتم الإشارة إلى هذه المدة كـ "المدة: # يوم".

مدة بقاء الإجراءات التي يتم تسجيلها في عمليات التدقيق

لا يمكن حذف الإجراءات التي يتم تسجيلها في عمليات التدقيق أو اقتطاعها من خلال Google أو من خلال أي من مشرفي Vault طالما تستمر مؤسستك في استخدام Vault.

إذا أنهت المؤسسة خدمة Vault التابعة لها، يتم حذف بيانات التدقيق بعد حوالي 30 يومًا.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟