管理保留規則和訴訟保留

保管箱使用者應定期檢查保留規則與訴訟保留,確保保管箱能幫助自己達成機構的業務與法律要求。

警告:修改或刪除訴訟保留和保留規則時,可能會導致使用者希望保留的資料遭到清除。只要相關資料並未受到其他訴訟保留或保留規則的保護,就可能立即遭到永久清除。瞭解詳情

管理預設保留規則

預設保留規則提供的是各項服務的全域保留與清除政策。只要使用者的資料沒有適用的自訂保留規則或訴訟保留,就會適用預設保留規則。

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 查看「預設保留規則」部分的預設規則,確認設定值符合您的需求。預設規則可以保持「未設定」狀態、設為特定保留天數,或是設為無限期保留資料。
  4. 您可以編輯或取消設定預設保留規則:
    • 如要編輯預設保留規則,請按一下「編輯」圖示 "" 並進行變更。

      注意:縮短保留時間或取消預設規則時,可能會導致您希望保留的資料遭到清除,因此在執行這類操作時,務必要特別注意。

    • 如要取消設定預設保留規則,請取消勾選 [設定預設保留規則] 方塊。

  5. 按一下 [儲存]

管理自訂保留規則

自訂保留規則控制的是特定類型資料會保留多久時間。

驗證或編輯自訂規則
  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 查看「自訂保留規則」部分的自訂規則。
  4. 如要編輯自訂規則,請按一下「編輯」圖示 "" 並進行變更。

    注意:您儲存的變更會自動套用,而這可能導致使用者想保留的資料遭到清除,因此在執行這類操作時,務必要特別注意。

  5. 按一下 [儲存]

刪除自訂保留規則

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 查看「自訂保留規則」部分的自訂規則。
  4. 找到要刪除的規則,勾選旁邊的方塊。
  5. 按一下頂端的 [刪除所選取的項目]

    注意:系統會在您確認後立即刪除這項規則,而這可能導致使用者想保留的資料遭到清除,因此在執行這類操作時,務必要特別注意。

  6. 確認刪除該規則,然後按一下 [刪除]

管理訴訟保留

訴訟保留的套用對象可以是特定使用者、機構單位、群組、聊天室或共用雲端硬碟。訴訟保留會無限期保存資料,而且優先度高於預設保留規則與任何自訂保留規則。

編輯訴訟保留

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [案件],即可開啟訴訟保留清單。
  3. 按一下要編輯的訴訟保留。
  4. 按一下 [編輯訴訟保留] 並進行變更。

    注意:編輯訴訟保留時,只要相關資料沒有其他適用的訴訟保留或保留規則,就可能立即遭到清除,因此在執行這類操作時,務必要特別注意。

  5. 按一下 [儲存]

刪除訴訟保留

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [案件],即可開啟訴訟保留清單。
  3. 找到要刪除的訴訟保留,勾選旁邊的方塊。
  4. 按一下頂端的 [刪除所選取的項目]

    注意:刪除訴訟保留時,只要相關資料沒有其他適用的訴訟保留或保留規則,就可能立即遭到清除,因此在執行這類操作時,務必要特別注意。

  5. 確認刪除該訴訟保留,然後按一下 [刪除]
查看哪些使用者處於訴訟保留狀態
  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [報告]
  3. 按一下 [使用者訴訟保留]。系統隨即會在清單中顯示所有套用訴訟保留狀態的使用者。
  4. 按一下訴訟保留,即可查看其所屬案件。
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