管理保留规则和保全

作为保险柜用户,您应定期检查保留规则和保全,确保保险柜可帮助您满足贵单位的业务和法律要求。

警告:修改或删除保全和保留规则时,可能会造成相关服务完全清除用户想要保留的数据。也就是说,如果数据不受其他保全或保留规则的保护,就可能会立即被永久完全清除。了解详情

管理默认保留规则

这些步骤适用于新版保险柜 (vault.google.com)。转到适用于传统版保险柜的步骤

默认保留规则包含适用于所有服务的全局保留和清除政策。在自定义保留规则或保全不适用的情况下,系统会对用户数据应用默认保留规则。

  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击保留
  3. 默认规则标签页中查看默认规则。确认相关规则的设置符合您的要求。
    • 如果“时长和操作”值为没有默认保留规则,则表示相应服务未设置默认保留规则。
    • 如果状态为关闭,则该服务的数据在另一项服务默认保留规则(如有)的适用范围内。处于关闭状态的默认规则时长可能为“未设置”或一定天数。这些默认保留规则仅在相应设置的保留功能启用后才适用。
  4. 您可以修改或取消设置默认保留规则:
    • 如需修改默认保留规则,请点击“修改”图标 "",然后进行更改。然后,点击保存

      注意:如果您缩短保留期限或取消设置默认规则,那么相关服务可能会完全清除您要保留的数据。请谨慎操作。

    • 如需取消设置默认保留规则,请将光标指向该规则,然后点击删除。再次点击删除进行确认。

管理自定义保留规则

这些步骤适用于新版保险柜 (vault.google.com)。转到适用于传统版保险柜的步骤

自定义保留规则用于控制特定类型的数据的保留期限。

验证或修改自定义规则
  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击保留 接着点击 自定义规则
  3. 查看自定义规则。您可以按特定服务、条件和其他规则属性过滤列表。
  4. 如需修改自定义规则,请点击相应规则,然后进行更改。

    注意:修改的规则将在保存后立即生效。这可能会造成用户希望保留的数据丢失。请谨慎操作。

  5. 点击保存

删除自定义保留规则

  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击保留 接着点击 自定义规则
  3. 如需删除单个规则,请将光标指向该规则,然后点击删除
  4. 如需删除多个规则,请执行以下操作:
    1. 勾选您要删除的各个规则旁边的复选框。
    2. 点击顶部的删除
  5. 确认您要删除规则并点击删除

管理保全

这些步骤适用于新版保险柜 (vault.google.com)。转到适用于传统版保险柜的步骤

保全可以应用于特定用户、单位部门、群组、聊天室或共享云端硬盘。保全可以无限期保留数据,而且优先级高于默认保留规则和自定义保留规则。

修改保全

  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击诉讼或调查,然后点击包含您要修改的保全的诉讼或调查。如果您不知道哪项诉讼或调查拥有该保全,可以通过报告查找相应保全:
    1. 在保险柜首页上点击报告
    2. 要查找为单位部门设置的保全,请点击网域保全
    3. 要查找为用户设置的保全,请点击用户保全
    4. 要查找为群组设置的保全,请点击群组保全
  3. 点击您要修改的保全。
  4. 点击修改保全。进行更改。

    注意:如果未对数据应用保留规则或其他保全,那么执行此修改操作后,数据可能会立即被完全清除。请谨慎操作。

  5. 点击保存

删除保全

  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击诉讼或调查,然后点击包含您要修改的保全的诉讼或调查。如果您不知道哪项诉讼或调查拥有该保全,可以通过报告查找相应保全:
    1. 在保险柜首页上点击报告
    2. 要查找为单位部门设置的保全,请点击网域保全
    3. 要查找为用户设置的保全,请点击用户保全
    4. 要查找为群组设置的保全,请点击群组保全
  3. 勾选您要删除的保全旁边的复选框。
  4. 点击顶部的删除

    注意:如果未对数据应用保留规则或其他保全,那么执行此删除操作后,数据可能会立即被完全清除。请谨慎操作。

  5. 确认您要删除保全并点击删除
查看哪些用户处于保全状态
  1. 登录 vault.google.com
  2. 点击报告
  3. 点击用户保全。任何已设置保全的用户均会显示在列表中。
  4. 点击相关保全,即可查看该保全属于哪项诉讼或调查。

使用传统版保险柜

点击下方链接即可打开适用于传统版保险柜 (ediscovery.google.com) 的步骤。转到适用于新版保险柜的步骤

在 ediscovery.google.com 中管理保留规则和保全

管理默认保留规则

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 默认保留规则部分中,查看默认规则。确认相关规则的设置符合您的要求。默认保留规则可处于“未设置”状态,也可以设置特定的保留天数,或设为无限期保留数据。
  4. 您可以修改或取消设置默认保留规则:
    • 要修改默认保留规则,请点击“修改”图标 "",然后进行更改。

      注意:如果您缩短保留期限或取消设置默认规则,那么相关服务可能会完全清除您要保留的数据。请谨慎操作。

    • 如要取消设置默认保留规则,请取消选中设置默认保留规则复选框。

  5. 点击保存

管理自定义保留规则

验证或修改自定义规则

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 自定义保留规则部分,查看自定义规则。
  4. 如要修改自定义规则,请点击“修改”图标 "",然后进行更改。

    注意:修改的规则将在保存后立即生效。这可能会造成用户希望保留的数据丢失。请谨慎操作。

  5. 点击保存

删除自定义保留规则

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 自定义保留规则部分,查看自定义规则。
  4. 选中您要删除的规则旁边的复选框。
  5. 点击顶部的删除所选项

    注意:在您确认后,系统会立即删除相应规则。这可能会造成用户希望保留的数据丢失。请谨慎操作。

  6. 确认您要删除规则并点击删除

管理保全

修改保全

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的诉讼或调查。系统会显示保全列表。
  3. 点击您要修改的保全。
  4. 点击修改保全。进行更改。

    注意:如果未对数据应用保留规则或其他保全,那么执行此修改操作后,数据可能会立即被完全清除。请谨慎操作。

  5. 点击保存

删除保全

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的诉讼或调查。系统会显示保全列表。
  3. 勾选您要删除的保全旁边的复选框。
  4. 点击顶部的删除所选项

    注意:如果未对数据应用保留规则或其他保全,那么执行此删除操作后,数据可能会立即被完全清除。请谨慎操作。

  5. 确认您要删除保全并点击删除

查看哪些用户处于保全状态

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的报告
  3. 点击用户保全。任何已设置保全的用户均会显示在列表中。
  4. 点击相关保全,即可查看该保全属于哪项诉讼或调查。
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