管理保留規則與訴訟保留項目

保管箱管理員應定期檢查保留規則與訴訟保留項目,確保保管箱符合貴組織的業務和法律需求。

警告:修改訴訟保留項目和保留規則可能會導致使用者希望保留的資料遭到移除。系統可能會立即永久清除未受訴訟保留或其他保留規則保護的資料。瞭解詳情

預設保留規則

預設保留規則是指未套用自訂保留規則或訴訟保留狀態時,使用者的郵件和檔案適用的全域保留及清除政策。

如何驗證或修改預設保留規則?
  1. 登入保管箱,然後按一下左側導覽列中的 [保留]。
  2. 找到頁面頂端的 [預設保留規則],確認設定值符合您的需求。您可以選擇「不設定」預設保留規則,也可以設定特定保留天數,或設為無限期保留郵件或檔案。
  3. 如要修改預設保留期限,請按一下「編輯」圖示 編輯 即可進行變更。

    注意:如果您縮短預設保留期限或取消設定預設保留規則,可能會失去您必須保留的資料。因此,進行修改時請務必謹慎小心。

進一步瞭解如何設定保留規則,包括每個預設保留規則選項的意義,另外也請重溫保留規則的運作方式

自訂保留規則

指定特定資料類型的保留期限。

如何驗證或修改自訂規則?
  1. 登入保管箱,按一下左側導覽列中的 [保留] 即可查看「自訂保留規則」標題之下的規則清單。
  2. 如要修改自訂規則,請按一下「編輯」圖示 編輯 即可進行變更。

    注意:系統會根據最新修改的自訂保留規則來保留內容,因此您所做的變更可能會導致使用者失去想要保留的資料,執行時請特別注意。

強烈建議您瞭解自訂保留規則和訴訟保留狀態對預設保留規則會造成哪些影響。請進一步瞭解如何設定保留規則, 另外也請重溫保留規則的運作方式

訴訟保留項目

對特定使用者或機構單位套用訴訟保留狀態時,系統會無限期保留該使用者/機構單位的資料。訴訟保留狀態的優先性高於預設保留規則和任何自訂保留規則。

如何查看套用訴訟保留狀態的使用者清單?
  1. 登入保管箱,然後按一下左側導覽列中的 [報告]
  2. 按一下 [保留項目],系統隨即會在清單中顯示所有套用訴訟保留狀態的使用者。
  3. 按一下清單中的訴訟保留項目,即可查看所屬案件為何。

進一步瞭解訴訟保留狀態,包括如何建立新的訴訟保留項目或移除現有的訴訟保留項目。

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