保管箱使用者應定期檢查資料保留規則與訴訟保留，確保保管箱能幫助自己達成機構的業務與法律要求。
警告：修改或刪除訴訟保留和資料保留規則時，可能會導致使用者希望保留的資料遭到各項服務清除。只要相關資料並未受到其他訴訟保留或資料保留規則的保護，就可能立即遭到永久清除。瞭解詳情
管理預設保留規則
預設保留規則提供的是各項服務的全域保留與清除政策。只要使用者的資料沒有適用的自訂保留規則或訴訟保留，就會適用預設保留規則。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [保留]。
- 查看「預設規則」分頁中的預設規則，確認設定值符合您的需求。
- 如果「時間長度和動作」的設定為「沒有預設保留規則」，表示該服務尚未設定預設保留規則。
- 如果狀態為「關閉」，表示相關資料可能適用另一項服務的預設保留規則 (如果有)。在預設規則已關閉的情況下，保留時間可能為「未設定」或特定天數。這些預設保留規則需要先啟用保留設定才會生效。
- 您可以編輯或取消已設定的預設保留規則：
- 如要編輯預設保留規則，請按一下「編輯」圖示
並進行變更，完成後再點選「儲存」。
注意：縮短保留時間或取消預設規則時，可能會導致您希望保留的資料遭到清除，因此在執行這類操作時，務必要特別注意。
-
如要取消已設定的預設保留規則，請將滑鼠游標移至該規則並點選「刪除」，最後再點選「刪除」確認。
- 如要編輯預設保留規則，請按一下「編輯」圖示
管理自訂保留規則
自訂保留規則控制的是特定類型資料會保留多久時間。
驗證或編輯自訂規則- 登入 vault.google.com。
- 依序按一下「保留」
「自訂規則」。
- 查看自訂規則。您可以依服務、條件或其他規則屬性篩選清單。
- 如要編輯自訂規則，請直接點選規則並進行變更。
注意：您儲存的變更會立即生效，而這可能導致使用者想保留的資料遭到清除，因此在執行這類操作時，務必要特別注意。
-
按一下「儲存」。
刪除自訂保留規則
- 登入 vault.google.com。
- 依序按一下「保留」
- 如要刪除單一規則，請將滑鼠游標移至規則上並點選「刪除」。
- 如要刪除多個規則：
- 逐一勾選需要刪除的規則旁邊的方塊。
- 按一下頂端的「刪除」。
- 確認您要刪除規則，然後點選「刪除」。
管理訴訟保留
訴訟保留的套用對象可以是特定使用者、機構單位、群組、Chat 聊天室或共用雲端硬碟。訴訟保留會無限期保存資料，而且優先度高於預設保留規則與任何自訂保留規則。詳情請參閱「開始使用 Google 保管箱的訴訟保留功能」一文。
編輯訴訟保留
- 登入 vault.google.com。
- 按一下「案件」，然後點選需要編輯訴訟保留的案件。如果不知道該編輯哪個案件的訴訟保留，可以透過報告尋找：
- 按一下保管箱首頁上的「報告」。
- 如要尋找機構單位的訴訟保留，請按一下「網域訴訟保留」。
- 如要尋找使用者的訴訟保留，請按一下「使用者訴訟保留」。
- 如要尋找群組的訴訟保留，請按一下「群組訴訟保留」。
- 按一下要編輯的訴訟保留。
- 按一下「編輯訴訟保留」 並進行變更。
注意：編輯訴訟保留時，只要相關資料沒有其他適用的訴訟保留或資料保留規則，就可能立即遭到清除，因此在執行這類操作時，務必要特別注意。
- 按一下「儲存」。
刪除訴訟保留
- 登入 vault.google.com。
- 按一下「案件」，然後點選需要編輯訴訟保留的案件。如果不知道該刪除哪個案件的訴訟保留，可以透過報告尋找：
- 按一下保管箱首頁上的「報告」。
- 如要尋找機構單位的訴訟保留，請按一下「網域訴訟保留」。
- 如要尋找使用者的訴訟保留，請按一下「使用者訴訟保留」。
- 如要尋找群組的訴訟保留，請按一下「群組訴訟保留」。
- 找到要刪除的訴訟保留，勾選旁邊的方塊。
- 按一下頂端的「刪除」。
注意：刪除訴訟保留時，只要相關資料沒有其他適用的訴訟保留或資料保留規則，就可能立即遭到清除，因此在執行這類操作時，務必要特別注意。
- 確認刪除該訴訟保留，然後按一下「刪除」。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下「報告」。
- 按一下「使用者訴訟保留」。系統會在清單中顯示所有處於訴訟保留狀態的使用者。
- 按一下訴訟保留即可查看其所屬案件。