จัดการกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราว

ในฐานะผู้ใช้ห้องนิรภัย คุณควรตรวจสอบกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวเป็นระยะ เพื่อให้มั่นใจว่าห้องนิรภัยช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจและทางกฎหมายขององค์กรได้

คําเตือน: เมื่อแก้ไขหรือลบการคงไว้ชั่วคราวและกฎการเก็บรักษา คุณอาจอนุญาตให้บริการต่างๆ ล้างข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ออกถาวร ข้อมูลที่ไม่ได้รับการคุ้มครองจากการคงไว้ชั่วคราวหรือกฎการเก็บรักษาอื่นๆ อาจถูกลบออกอย่างถาวรในทันที ดูข้อมูลเพิ่มเติม

จัดการกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะประกอบด้วยนโยบายการเก็บรักษาและการลบข้อมูลอย่างถาวรทั้งระบบสำหรับแต่ละบริการ โดยจะมีผลกับข้อมูลผู้ใช้เมื่อไม่มีการใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา
3. ตรวจสอบกฎเริ่มต้นในแท็บกฎเริ่มต้น ตรวจสอบว่ากฎดังกล่าวตั้งค่าไว้ในแบบที่ต้องการ
   • หากค่าระยะเวลาและการดำเนินการคือไม่มีการเก็บรักษาเริ่มต้น แปลว่าไม่มีการตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นไว้สำหรับบริการนั้น
   • ในกรณีที่มีสถานะเป็นปิด ข้อมูลของบริการนั้นจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นของบริการอื่น หากมี กฎเริ่มต้นที่ปิดอยู่อาจมีระยะเวลาเป็น "ไม่ได้ตั้งค่า" หรือจำนวนวัน กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นเหล่านี้จะมีผลก็ต่อเมื่อเปิดใช้การเก็บรักษาสำหรับการตั้งค่านั้นเท่านั้น
4. คุณแก้ไขหรือเลิกตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นได้ดังนี้
   • หากต้องการแก้ไขกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น ให้คลิกแก้ไข แล้วทำการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคลิกบันทึก

     หมายเหตุ: หากคุณลดระยะเวลาเก็บรักษาหรือเลิกตั้งกฎเริ่มต้น ก็อาจเป็นการอนุญาตให้บริการลบข้อมูลที่ต้องการเก็บไว้ออกอย่างถาวร โปรดดำเนินการด้วยความระมัดระวัง

   • หากต้องการยกเลิกกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น ให้ชี้ไปที่กฎนั้นแล้วคลิกลบ คลิกลบอีกครั้งเพื่อยืนยัน

จัดการกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง

กฎการเก็บรักษาที่กําหนดเองจะควบคุมระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลประเภทนั้นๆ

ตรวจสอบหรือแก้ไขกฎที่กำหนดเอง

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษากฎที่กำหนดเอง
3. ตรวจสอบกฎที่กำหนดเอง คุณกรองรายการเป็นบริการ เงื่อนไข และพร็อพเพอร์ตี้กฎอื่นๆ ที่ต้องการได้
4. หากต้องการแก้ไขกฎที่กำหนดเอง ให้คลิกกฎนั้นแล้วทำการเปลี่ยนแปลง

   หมายเหตุ: การอัปเดตจะมีผลทันทีที่คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลง ซึ่งคุณอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ โปรดดำเนินการด้วยความระมัดระวัง

5. คลิกบันทึก

ลบกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษากฎที่กำหนดเอง
3. หากต้องการลบกฎเดียว ให้ชี้ไปที่กฎนั้นแล้วคลิกลบ
4. หากต้องการลบหลายกฎ ให้ทำดังนี้
   1. เลือกช่องที่อยู่ถัดจากแต่ละกฎที่ต้องการลบ
   2. คลิกลบที่ด้านบน
5. ยืนยันว่าต้องการลบกฎแล้วคลิกลบ

จัดการการคงไว้ชั่วคราว

การคงไว้ชั่วคราวจะใช้กับผู้ใช้, หน่วยขององค์กร, กลุ่ม, พื้นที่ใน Chat หรือไดรฟ์ที่แชร์ที่ต้องการ โดยจะเก็บรักษาข้อมูลอย่างไม่มีกำหนดและมีผลเหนือกว่ากฎการเก็บรักษาเริ่มต้นหรือกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัย

แก้ไขการคงไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณีแล้วคลิกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราวที่คุณต้องการแก้ไข หากไม่ทราบว่ากรณีใดมีการคงไว้ชั่วคราว คุณก็ค้นหาการคงไว้ชั่วคราวนั้นได้ผ่านรายงาน ดังนี้
   1. คลิกรายงานในหน้าแรกของห้องนิรภัย
   2. หากต้องการค้นหาการคงไว้ชั่วคราวในหน่วยขององค์กร ให้คลิกการคงไว้ชั่วคราวของโดเมน
   3. หากต้องการค้นหาการคงไว้ชั่วคราวในผู้ใช้ ให้คลิกการคงไว้ชั่วคราวของผู้ใช้
   4. หากต้องการค้นหาการคงไว้ชั่วคราวในกลุ่ม ให้คลิกการคงไว้ชั่วคราวของกลุ่ม
3. คลิกการคงไว้ชั่วคราวที่ต้องการแก้ไข
4. คลิกแก้ไขการคงไว้ชั่วคราว ทำการเปลี่ยนแปลง

   หมายเหตุ: เมื่อคุณแก้ไขการคงไว้ชั่วคราว ระบบอาจลบข้อมูลออกทันทีอย่างถาวรหากไม่มีกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวอื่นใดใช้กับข้อมูลนั้นๆ โปรดดำเนินการด้วยความระมัดระวัง

5. คลิกบันทึก

ลบการคงไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกกรณีแล้วคลิกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราวที่คุณต้องการแก้ไข หากไม่ทราบว่ากรณีใดมีการคงไว้ชั่วคราว คุณก็ค้นหาการคงไว้ชั่วคราวนั้นได้ผ่านรายงาน ดังนี้
   1. คลิกรายงานในหน้าแรกของห้องนิรภัย
   2. หากต้องการค้นหาการคงไว้ชั่วคราวในหน่วยขององค์กร ให้คลิกการคงไว้ชั่วคราวของโดเมน
   3. หากต้องการค้นหาการคงไว้ชั่วคราวในผู้ใช้ ให้คลิกการคงไว้ชั่วคราวของผู้ใช้
   4. หากต้องการค้นหาการคงไว้ชั่วคราวในกลุ่ม ให้คลิกการคงไว้ชั่วคราวของกลุ่ม
3. เลือกช่องถัดจากการคงไว้ชั่วคราวที่ต้องการลบ
4. คลิกลบที่ด้านบน

   หมายเหตุ: เมื่อคุณลบการคงไว้ชั่วคราว ระบบอาจลบข้อมูลออกอย่างถาวรทันทีหากไม่มีกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวอื่นใดใช้กับข้อมูลนั้นๆ โปรดดำเนินการด้วยความระมัดระวัง

5. ยืนยันว่าต้องการลบการคงไว้ชั่วคราวและคลิกลบ

ตรวจสอบว่าผู้ใช้รายใดมีการคงไว้ชั่วคราว

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกรายงาน
3. คลิกผู้ใช้การคงไว้ชั่วคราว ผู้ใช้ที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะปรากฏขึ้นในรายชื่อ
4. คลิกที่การคงไว้ชั่วคราวเพื่อดูว่าเป็นของกรณีใด