Gerenciar regras de retenção e guardas de documentos

Como você usa o Vault, precisa verificar suas regras de retenção e guardas de documentos periodicamente. Confirme que o Vault está ajudando você a atender aos requisitos comerciais e legais da sua organização.

Aviso: ao modificar ou excluir guardas de documentos e regras de retenção, você pode autorizar os serviços a limpar dados que os usuários querem manter. Os dados que não estiverem protegidos por outras guardas de documentos ou regras de retenção poderão ser limpos de modo imediato e permanente. Saiba mais

Gerenciar regras de retenção padrão

As regras de retenção padrão definem as políticas globais de preservação e limpeza de cada serviço. Elas valem para os dados do usuário quando as guardas de documentos ou as regras de retenção personalizadas não servem.

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Retenção.
3. Verifique as regras padrão na guia Regras padrão. Confirme que elas estão definidas corretamente.
   • Se a duração e o valor da ação forem Sem retenção padrão, nenhuma regra de retenção padrão será definida para esse serviço.
   • Se o status for Desativado, os dados desse serviço serão cobertos pela regra de retenção padrão de outro serviço, se houver. Uma regra padrão desativada pode ter uma duração "Não definida" ou um número de dias. Essas regras de retenção padrão só são válidas quando a retenção está ativada para essa configuração.
4. É possível editar ou cancelar a configuração de uma regra de retenção padrão:
   • Para editar uma regra de retenção padrão, clique em Editar  e faça as alterações. Depois clique em Salvar.

     Observação: se você diminuir a duração da retenção ou não definir uma regra padrão, poderá permitir que o serviço limpe dados que precisam ser mantidos. Tenha cuidado.

   • Para desativar uma regra de retenção padrão, aponte para ela e clique em Excluir. Clique em Excluir novamente para confirmar.

Gerenciar regras de retenção personalizadas

As regras de retenção personalizadas controlam por quanto tempo tipos específicos de dados são retidos.

Verificar ou editar uma regra personalizada

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em RetençãoRegras personalizadas.
3. Revise as regras personalizadas. É possível filtrar a lista para um serviço e uma condição específicos e outras propriedades de regra.
4. Para editar uma regra personalizada, clique nela e faça as alterações.

   Observação: você precisa salvar as alterações para elas serem aplicadas. Você corre o risco de perder dados que os usuários queiram manter. Tenha cuidado.

5. Clique em Salvar.

Excluir uma regra de retenção personalizada

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em RetençãoRegras personalizadas.
3. Para excluir uma regra, aponte para ela e clique em Excluir.
4. Para excluir muitas regras, faça o seguinte:
   1. Marque a caixa ao lado da regra que você quer excluir.
   2. Na parte de cima, clique em Excluir.
5. Confirme a exclusão da regra e clique em Excluir.

Gerenciar guardas de documentos

As guardas de documentos são válidas para usuários, unidades organizacionais, grupos, espaços do Chat ou drives compartilhados específicos. Elas mantêm dados por tempo indeterminado e têm precedência sobre as regras de retenção padrão e quaisquer regras de retenção personalizadas. Veja mais detalhes em Começar a usar guardas de documentos no Google Vault.

Editar uma guarda de documentos

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Casos e clique no caso com a guarda de documentos que você quer editar. Se não souber onde ela está, você pode encontrar a guarda em Relatórios:
   1. Na Página inicial do Vault, clique em Relatórios.
   2. Para encontrar guardas em uma unidade organizacional, clique em Guardas de documentos de domínios.
   3. Para encontrar guardas em um usuário, clique em Guardas de documentos de usuários.
   4. Para encontrar guardas em grupos, clique em Guardas de documentos de grupos.
3. Clique na que você quer editar.
4. Clique em Editar guarda de documentos. Faça suas alterações.

   Observação: quando você editar uma guarda de documentos, os dados poderão ser limpos imediatamente se não houver regras de retenção ou outras guardas de documentos. Tenha cuidado.

5. Clique em Salvar.

Excluir uma guarda de documentos

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Casos e clique no caso com a guarda de documentos que você quer editar. Você pode encontrar a guarda em Relatórios, caso não saiba em qual caso ela está:
   1. Na Página inicial do Vault, clique em Relatórios.
   2. Para encontrar guardas em uma unidade organizacional, clique em Guardas de documentos de domínios.
   3. Para encontrar guardas em um usuário, clique em Guardas de documentos de usuários.
   4. Para encontrar guardas em grupos, clique em Guardas de documentos de grupos.
3. Marque a caixa ao lado da guarda de documentos que você quer excluir.
4. Na parte de cima, clique em Excluir.

   Observação: quando você exclui uma guarda de documentos, os dados podem ser limpos imediatamente se não houver regras de retenção ou outras guardas de documentos. Tenha cuidado.

5. Confirme que você quer excluir a guarda de documentos e clique em Excluir.

Verificar quais usuários estão sujeitos a guardas de documentos

1. Faça login em vault.google.com.
2. Clique em Relatórios.
3. Clique em Guardas de documentos de usuários. Os usuários sujeitos à guarda de documentos aparecem na lista.
4. Clique na guarda para ver a que caso ela pertence.