Gerenciar regras de retenção e guardas de documentos

Como usuário do Vault, você precisa verificar suas regras de retenção e guardas de documentos periodicamente. Confirme que o Vault está ajudando você a atender aos requisitos comerciais e legais da sua organização.

Aviso: ao modificar ou excluir guardas de documentos e regras de retenção, você pode permitir que os serviços limpem dados que os usuários querem manter. Os dados que não estiverem protegidos por outras guardas de documentos ou regras de retenção poderão ser limpos de forma imediata e permanente. Saiba mais

Gerenciar regras de retenção padrão

As regras de retenção padrão definem as políticas globais de preservação e eliminação de cada serviço. Elas são aplicadas aos dados do usuário quando as guardas de documentos ou regras de retenção personalizadas não se aplicam.

  1. Faça login no Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Verifique as regras padrão na seção Regras de retenção padrão. Confirme que elas estão definidas corretamente. As regras padrão podem não ser definidas ou ser definidas para um número específico de dias ou para manter os dados indefinidamente.
  4. É possível editar ou cancelar a configuração de uma regra de retenção padrão:
    • Para editar uma regra de retenção padrão, clique em Editar "" e faça as alterações.

      Observação: se você diminuir a duração da retenção ou não definir uma regra padrão, poderá permitir que o serviço limpe dados que devem ser mantidos. Tenha cuidado.

    • Para desativar uma regra de retenção padrão, desmarque a caixa Definir uma regra de retenção padrão.

  5. Clique em Salvar.

Gerenciar regras de retenção personalizadas

As regras de retenção personalizadas controlam por quanto tempo tipos específicos de dados são retidos.

Verificar ou editar uma regra personalizada
  1. Faça login no Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Verifique as regras personalizadas na seção Regras de retenção personalizadas.
  4. Para editar uma regra personalizada, clique em Editar "" e faça as alterações.

    Observação: suas atualizações serão aplicadas assim que você salvá-las.Você corre o risco de perder dados que os usuários esperam manter. Tenha cuidado.

  5. Clique em Salvar.

Excluir uma regra de retenção personalizada

  1. Faça login no Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Verifique as regras personalizadas na seção Regras de retenção personalizadas.
  4. Marque a caixa ao lado da regra que você quer excluir.
  5. Na parte superior, clique em Excluir itens selecionados.

    Observação: a regra será excluída assim que você confirmar a operação.Você corre o risco de perder dados que os usuários esperam manter. Tenha cuidado.

  6. Confirme que você quer excluir a regra e clique em Excluir.

Gerenciar guardas de documentos

As guardas de documentos são aplicadas a usuários, unidades organizacionais, grupos, salas ou drives compartilhados. Elas mantêm dados por tempo indeterminado e têm precedência sobre as regras de retenção padrão e quaisquer regras de retenção personalizadas.

Editar uma guarda de documentos

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Casos. Será aberta uma lista de guardas de documentos.
  3. Clique na que você quer editar.
  4. Clique em Editar guarda de documentos. Faça suas alterações.

    Observação: quando você editar uma guarda de documentos, os dados poderão ser limpos imediatamente se não houver regras de retenção ou outras guardas de documentos. Tenha cuidado.

  5. Clique em Salvar.

Excluir uma guarda de documentos

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Casos. Será aberta uma lista de guardas de documentos.
  3. Marque a caixa ao lado da guarda de documentos que você quer excluir.
  4. Na parte superior, clique em Excluir itens selecionados.

    Observação: quando você excluir uma guarda de documentos, os dados poderão ser limpos imediatamente se não houver regras de retenção ou outras guardas de documentos. Tenha cuidado.

  5. Confirme que você quer excluir a guarda de documentos e clique em Excluir.
Verificar quais usuários estão sujeitos a uma guarda de documentos
  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Relatórios.
  3. Clique em Guardas de documentos de usuários. Todos os usuários sujeitos à guarda de documentos aparecem na lista.
  4. Clique na guarda de documentos para ver a qual caso ela está relacionada.
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