Bewaarregels en bewaarplichten beheren

Als Vault-gebruiker moet u regelmatig uw bewaarregels en bewaarplichten controleren. Zo blijft Vault zorgen dat u voldoet aan de zakelijke en wettelijke vereisten van uw organisatie.

Waarschuwing: Als u bewaarplichten en -regels aanpast of verwijdert, kunt u services toestaan gegevens die gebruikers willen bewaren definitief te verwijderen. Gegevens die niet worden beschermd door andere bewaarplichten of bewaarregels, kunnen onmiddellijk definitief worden verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Meer informatie

Standaard bewaarregels beheren

Standaard bewaarregels bieden algemeen bewaar- en verwijderbeleid voor elke service. Ze gelden voor gebruikersgegevens als er geen aangepaste bewaarregels of bewaarplichten van toepassing zijn.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren.
3. Controleer de standaardregels op het tabblad Standaardregels. Controleer of de regels op de juiste manier zijn ingesteld.
   • Als bij de duur en actie Geen standaard bewaarregel staat, is er geen standaard bewaarregel ingesteld voor die service.
   • Als de status Uit is, vallen de gegevens voor die service onder de standaard bewaarregel van een andere service, indien aanwezig. Bij een standaardregel die is uitgezet, staat bij de duur Niet ingesteld of staat er een aantal dagen. Deze standaard bewaarregels gelden alleen als bewaren voor die instelling aanstaat.
4. U kunt een standaard bewaarregel bewerken of instellen op 'niet ingesteld':
   • Als u een standaard bewaarregel wilt bewerken, klikt u op Bewerken  en brengt u wijzigingen aan. Klik vervolgens op Opslaan.

     Opmerking: Als u de bewaarperiode verkort of een standaardregel instelt op 'niet ingesteld', kunt u services toestaan gegevens die u wilt bewaren definitief te verwijderen. Wees voorzichtig wanneer u wijzigingen aanbrengt.

   • Als u de standaard bewaarregel wilt instellen op 'niet ingesteld', plaatst u de muisaanwijzer op de regel en klikt u op Verwijderen. Klik nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.

Aangepaste bewaarregels beheren

Aangepaste bewaarregels bepalen hoelang specifieke soorten gegevens worden bewaard.

Een aangepaste regel controleren of bewerken

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenAangepaste regels.
3. Bekijk de aangepaste regels. U kunt de lijst filteren op specifieke services, voorwaarden en andere regeleigenschappen.
4. Als u een aangepaste regel wilt bewerken, klikt u op de regel en brengt u uw wijzigingen aan.

   Opmerking: De updates worden toegepast zodra u ze opslaat. U raakt wellicht gegevens kwijt die uw gebruikers willen bewaren. Wees voorzichtig wanneer u wijzigingen aanbrengt.

5. Klik op Opslaan.

Een aangepaste bewaarregel verwijderen

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenAangepaste regels.
3. Als u 1 regel wilt verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer op de regel en klikt u op Verwijderen.
4. Ga als volgt te werk om meerdere regels te verwijderen:
   1. Vink het vakje aan naast de regels die u wilt verwijderen.
   2. Klik bovenaan op Verwijderen.
5. Bevestig dat u de regel wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

Bewaarplichten beheren

Bewaarplichten worden opgelegd aan specifieke gebruikers, organisatie-eenheden, groepen, chatruimtes of gedeelde Drives. Bewaarplichten zorgen dat gegevens voor onbepaalde tijd worden bewaard. Ze hebben voorrang op de standaard bewaarregels en eventuele aangepaste bewaarregels. Zie Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault voor meer informatie.

Een bewaarplicht bewerken

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Kwesties en klik op de kwestie met de bewaarplicht die u wilt bewerken. Als u niet zeker weet welke kwestie de bewaarplicht bevat, kunt u de bewaarplicht zoeken via Rapporten:
   1. Klik op de Vault-homepage op Rapporten.
   2. Als u bewaarplichten wilt zoeken voor een organisatie-eenheid, klikt u op Bewaarplichten voor domeinen.
   3. Als u bewaarplichten wilt zoeken voor een gebruiker, klikt u op Bewaarplichten voor gebruikers.
   4. Als u bewaarplichten wilt zoeken voor groepen, klikt u op Bewaarplichten voor groepen.
3. Klik op de bewaarplicht die u wilt bewerken.
4. Klik op Bewaarplicht bewerken. Breng de gewenste wijzigingen aan.

   Opmerking: Als u een bewaarplicht bewerkt, kunnen de gegevens onmiddellijk definitief worden verwijderd als er geen bewaarregels of andere bewaarplichten van toepassing zijn. Wees voorzichtig wanneer u wijzigingen aanbrengt.

5. Klik op Opslaan.

Een bewaarplicht verwijderen

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Kwesties en klik op de kwestie met de bewaarplicht die u wilt bewerken. Als u niet zeker weet welke kwestie de bewaarplicht bevat, kunt u de bewaarplicht zoeken via Rapporten:
   1. Klik op de Vault-homepage op Rapporten.
   2. Als u bewaarplichten wilt zoeken voor een organisatie-eenheid, klikt u op Bewaarplichten voor domeinen.
   3. Als u bewaarplichten wilt zoeken voor een gebruiker, klikt u op Bewaarplichten voor gebruikers.
   4. Als u bewaarplichten wilt zoeken voor groepen, klikt u op Bewaarplichten voor groepen.
3. Vink het vakje aan naast de bewaarplicht die u wilt verwijderen.
4. Klik bovenaan op Verwijderen.

   Opmerking: Als u een bewaarplicht verwijdert, kunnen de gegevens onmiddellijk definitief worden verwijderd als er geen bewaarregels of andere bewaarplichten van toepassing zijn. Wees voorzichtig wanneer u wijzigingen aanbrengt.

5. Bevestig dat u de bewaarplicht wilt verwijderen en klik op Verwijderen.

Bekijken voor welke gebruikers een bewaarplicht geldt

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Rapporten.
3. Klik op Bewaarplichten voor gebruikers. U ziet de gebruikers voor wie een bewaarplicht geldt.
4. Klik op de bewaarplicht om te zien bij welke kwestie deze hoort.