保持ルールや記録保持(リティゲーション ホールド)を管理する

Vault の管理者は、会社のビジネス要件や法的要件を満たすために Vault が役立っているかどうか、保持ルールや記録保持(リティゲーション ホールド)を定期的に確認することが求められます。

警告: 記録保持(リティゲーション ホールド)や保持ルールを変更することで、ユーザーが保持を望んでいるデータが削除される可能性があります。記録保持(リティゲーション ホールド)や他の保持ルールで保護されていないデータは、直ちに完全に消去されることがあります。詳細をご確認ください。

デフォルトの保持ルール

デフォルトの保持ルールとは、保存と消去に関する全社的なポリシーです。カスタムルールや記録保持が適用されていない場合に、ユーザーのメールとファイルに適用されます。

デフォルトの保持ルールを確認、変更する方法
  1. Vault にログインし、左側のナビゲーションで [保持] をクリックします。
  2. ページ上部の [既定の保持ルール] が適切に設定されていることを確認します。デフォルトのルールは、未設定にすることも、特定の日数を設定することも、メールやファイルが無期限で保持されるよう設定することもできます。
  3. デフォルトの保持期間を変更する場合は、編集アイコン 編集 をクリックして変更します。

    注: デフォルトのルールを短縮したり未設定にしたりすると、保持する必要があるデータが失われる可能性があります。十分ご注意ください。

詳しくは、保持の設定やデフォルト ルールの各オプションの意味についてのページをご確認ください。また、保持の仕組みもご確認ください。

カスタムの保持ルール

特定の種類のデータを保持する期間を管理できます。

カスタムルールを確認、変更する方法
  1. Vault にログインし、左側のナビゲーションで [保持] をクリックして、[カスタム保持ルール] のルールの一覧を確認します。
  2. カスタムルールを変更する場合は、編集アイコン 編集 をクリックして変更します。

    注: コンテンツは、カスタム保持ルールに加えられた最新の変更に従って保持されます。ユーザーが保持を望んでいるデータが失われる可能性があります。十分ご注意ください。

カスタムルールや記録保持がデフォルトの保持ルールに与える影響を理解することが重要です。詳しくは、保持の設定についてのページをご参照ください。 また、保持の仕組みもご確認ください。

記録保持(リティゲーション ホールド)

記録保持(リティゲーション ホールド)は、データを無期限で保持するために、特定のユーザーや組織部門に対して適用されます。記録保持は、デフォルトの保持ルールやカスタム保持ルールよりも優先されます。

記録保持が適用されているユーザーの一覧を表示する方法
  1. Vault にログインし、左側のナビゲーションで [レポート] をクリックします。
  2. [記録保持] をクリックします。記録保持が適用されているユーザーが一覧に表示されます。
  3. 一覧の中の記録保持をクリックすると、その記録保持に関する案件が表示されます。

新しい記録保持の作成方法や既存の記録保持の削除方法などについて詳しくは、記録保持についてのページをご確認ください。

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