保持ルールや記録保持(リティゲーション ホールド)を管理する

Vault を使用する場合は、保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)を定期的に確認する必要があります。組織のビジネス要件や法的要件を満たすために Vault の機能を有効活用してください。

警告: 記録保持や保持ルールを変更または削除すると、ユーザーが保持しておきたいデータが削除される可能性があります。他の記録保持または保持ルールで保護されていないデータは、直ちに完全に削除される可能性があります。詳細

デフォルトの保持ルールを管理する

デフォルトの保持ルールとは、全般的な保存と消去のポリシーをサービスごとに設定したものです。カスタムの保持ルールや記録保持が適用されていないユーザーデータには、デフォルトの保持ルールが適用されます。

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [デフォルトの保持ルール] で、デフォルトのルールに目を通し、適切に設定されていることを確認します。デフォルトのルールは、「設定しない」ことも、特定の日数を設定することも、データが無期限で保持されるよう設定することもできます。
  4. デフォルトの保持ルールは編集または設定解除することができます。
    • デフォルトの保持ルールを編集するには、編集アイコン "" をクリックして変更します。

      注: 保持期間を短くしたり、デフォルト ルールの設定を解除したりすると、保持する必要があるデータが削除される可能性があります。十分ご注意ください。

    • デフォルトの保持ルールの設定を解除するには、[デフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオフにします。

  5. [保存] をクリックします。

カスタムの保持ルールを管理する

カスタム保持ルールでは、保持するデータの種類と期間を指定できます。

カスタムルールを確認または編集する
  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [カスタム保持ルール] でカスタムルールを確認します。
  4. カスタムルールを編集するには、編集アイコン "" をクリックして変更します。

    注: 変更されたルールは、保存後すぐに適用されます。ユーザーが保存しようと思っているデータが失われる可能性もあります。十分ご注意ください。

  5. [保存] をクリックします。

カスタムの保持ルールを削除する

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [保持] をクリックします。
  3. [カスタム保持ルール] でカスタムルールを確認します。
  4. 削除するルールの横にあるチェックボックスをオンにします。
  5. 上部にある [選択内容を削除] をクリックします。

    注: ルールは、確定後すぐに削除されます。ユーザーが保存しようと思っているデータが失われる可能性もあります。十分ご注意ください。

  6. ルールを削除することを確認し、[削除] をクリックします。

記録保持を管理する

記録保持は、特定のユーザー、組織部門、グループ、チャットルーム、共有ドライブに適用され、対象のデータは無期限で保持されます。記録保持はデフォルトの保持ルールやカスタム保持ルールよりも優先されます。

記録保持を編集する

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [案件] をクリックします。記録保持が一覧表示されます。
  3. 編集する記録保持をクリックします。
  4. [記録保持の編集] をクリックします。変更を加えます。

    注: 記録保持を編集すると、保持ルールや他の記録保持が適用されていないデータが直ちに削除される可能性もあります。十分ご注意ください。

  5. [保存] をクリックします。

記録保持を削除する

  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [案件] をクリックします。記録保持が一覧表示されます。
  3. 削除する記録保持の横のチェックボックスをオンにします。
  4. 上部にある [選択内容を削除] をクリックします。

    注: 記録保持を削除すると、保持ルールや他の記録保持が適用されていないデータが直ちに削除される可能性もあります。十分ご注意ください。

  5. 記録保持を解除することを確認し、[削除] をクリックします。
記録保持対象のユーザーを確認する
  1. Vault にログインします。
  2. 左側のナビゲーション領域にある [レポート] をクリックします。
  3. [ユーザーの記録保持] をクリックします。記録保持が適用されているユーザーが一覧に表示されます。
  4. 目的の記録保持をクリックすると、適用案件が表示されます。
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