Vault を使用する場合は、保持ルールと記録保持(リティゲーション ホールド)を定期的に確認する必要があります。組織のビジネス要件や法的要件を満たすために Vault の機能を有効活用してください。
デフォルトの保持ルールを管理する
デフォルトの保持ルールとは、データの保存とパージに関する全般的なポリシーをサービスごとに設定したものです。カスタムの保持ルールまたは記録保持が適用されていないユーザーデータには、デフォルトの保持ルールが適用されます。
- vault.google.com にログインします。
- [保持] をクリックします。
- [デフォルトのルール] タブで、デフォルトのルールに目を通し、適切に設定されていることを確認します。
- 期間と操作の値が [デフォルトの保持ルールなし] になっている場合、そのサービスにはデフォルトの保持ルールが設定されていません。
- ステータスが [オフ] の場合、そのサービスのデータには別のサービスのデフォルトの保持ルール(ある場合)が適用されます。無効になっているデフォルトのルールの保持期間は、「未設定」になっていたり、日数が指定されていたりする場合があります。こうしたデフォルトの保持ルールは、その設定の保持が有効になっている場合にのみ適用されます。
- デフォルトの保持ルールは編集または設定解除することができます。
- デフォルトの保持ルールを編集するには、編集アイコン をクリックして変更します。最後に [保存] をクリックします。
注: 保持期間を短くしたり、デフォルト ルールの設定を解除したりすると、保持する必要があるデータが削除される可能性があります。十分にご注意ください。
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デフォルトの保持ルールの設定を解除するには、対象のルールにカーソルを合わせて [削除] をクリックします。もう一度 [削除] をクリックして確定します。
- デフォルトの保持ルールを編集するには、編集アイコン をクリックして変更します。最後に [保存] をクリックします。
カスタム保持ルールを管理する
カスタム保持ルールでは、保持するデータの種類と期間を指定できます。
カスタムルールを確認または編集する- vault.google.com にログインします。
- [保持] [カスタムルール] をクリックします。
- カスタムルールを確認します。特定のサービス、条件、その他のルール プロパティを基準にしてリストをフィルタできます。
- カスタムルールを編集するには、対象のルールをクリックして変更を加えます。
注: 更新した内容は、保存後すぐに適用されます。ユーザーが保存しようと思っているデータが失われる可能性もあります。十分にご注意ください。
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[保存] をクリックします。
カスタムの保持ルールを削除する
- vault.google.com にログインします。
- [保持] [カスタムルール] をクリックします。
- 1 つのルールを削除するには、そのルールにカーソルを合わせて [削除] をクリックします。
- 複数のルールを削除するには:
- 削除するルールの横にあるチェックボックスをオンにします。
- 上部にある [削除] をクリックします。
- ルールを削除することを確認し、[削除] をクリックします。
記録保持を管理する
記録保持は、特定のユーザー、組織部門、グループ、Chat スペース、共有ドライブに適用され、対象のデータは無期限で保持されます。記録保持はデフォルトの保持ルールやカスタム保持ルールよりも優先されます。詳しくは、Google Vault の記録保持(リティゲーション ホールド)スタートガイドをご覧ください。
記録保持を編集する
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックし、編集する記録保持が適用されている案件をクリックします。記録保持が適用されている案件がわからない場合は、[レポート] で確認できます。
- Vault ホームページで [レポート] をクリックします。
- 組織部門の記録保持を確認するには、[ドメインの記録保持] をクリックします。
- ユーザーの記録保持を確認するには、[ユーザーの記録保持] をクリックします。
- グループの記録保持を確認するには、[グループの記録保持] をクリックします。
- 編集する記録保持をクリックします。
- [記録保持の編集] をクリックします。変更を加えます。
注: 記録保持を編集すると、保持ルールや他の記録保持が適用されていないデータが直ちに削除される可能性もあります。十分にご注意ください。
- [保存] をクリックします。
記録保持を削除する
- vault.google.com にログインします。
- [案件] をクリックし、編集する記録保持が適用されている案件をクリックします。記録保持が適用されている案件がわからない場合は、[レポート] で確認できます。
- Vault ホームページで [レポート] をクリックします。
- 組織部門の記録保持を確認するには、[ドメインの記録保持] をクリックします。
- ユーザーの記録保持を確認するには、[ユーザーの記録保持] をクリックします。
- グループの記録保持を確認するには、[グループの記録保持] をクリックします。
- 削除する記録保持の横のチェックボックスをオンにします。
- 上部にある [削除] をクリックします。
注: 記録保持を削除すると、保持ルールや他の記録保持が適用されていないデータが直ちに削除される可能性もあります。十分にご注意ください。
- 記録保持を解除することを確認し、[削除] をクリックします。
- vault.google.com にログインします。
- [レポート] をクリックします。
- [ユーザーの記録保持] をクリックします。記録保持が適用されているユーザーが一覧に表示されます。
- 目的の記録保持をクリックすると、適用案件が表示されます。