Mengelola aturan retensi dan pembekuan

Sebagai pengguna Vault, Anda harus memeriksa aturan retensi dan pembekuan secara berkala. Pastikan bahwa Vault membantu memenuhi persyaratan bisnis dan hukum organisasi.

Peringatan: Saat mengubah atau menghapus aturan retensi dan pembekuan, Anda dapat mengizinkan layanan untuk menghapus permanen data yang ingin dipertahankan pengguna. Data yang tidak dilindungi oleh aturan retensi atau pembekuan lain dapat dihapus secara langsung dan permanen. Pelajari lebih lanjut.

Mengelola aturan retensi default

Aturan retensi default menyediakan kebijakan penyimpanan dan penghapusan permanen secara global untuk setiap layanan. Aturan ini diterapkan untuk data pengguna saat aturan retensi khusus atau pembekuan tidak diterapkan.

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Retensi.
3. Pada tab Aturan Default, tinjau aturan default. Verifikasi bahwa aturan retensi tersebut telah ditetapkan sesuai keinginan.
   • Jika nilai durasi dan tindakan adalah Tidak ada retensi default, tidak ada aturan retensi default yang akan ditetapkan untuk layanan tersebut.
   • Jika statusnya Nonaktif, data untuk layanan tersebut akan dicakup oleh aturan retensi default layanan lain, jika ada. Aturan default yang nonaktif mungkin memiliki durasi yang "Belum ditetapkan" atau beberapa hari. Aturan retensi default ini hanya berlaku saat retensi untuk setelan tersebut diaktifkan.
4. Anda dapat mengedit atau membatalkan penetapan aturan retensi default:
   • Untuk mengedit aturan retensi default, klik Edit , lalu lakukan perubahan. Lalu klik Simpan.

     Catatan: Jika Anda memperpendek durasi retensi atau membatalkan penetapan aturan default, hal tersebut dapat membuat layanan menghapus permanen data yang ingin dipertahankan. Lanjutkan dengan hati-hati.

   • Untuk membatalkan penetapan aturan retensi default, arahkan kursor ke aturan, lalu klik Hapus. Klik Hapus lagi untuk mengonfirmasi.

Mengelola aturan retensi khusus

Aturan retensi khusus mengontrol durasi retensi jenis data tertentu.

Memverifikasi atau mengedit aturan khusus

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik RetensiAturan Khusus.
3. Tinjau aturan khusus. Anda dapat memfilter daftar menurut layanan, kondisi, dan properti aturan spesifik lainnya.
4. Untuk mengedit aturan khusus, klik aturan tersebut, lalu lakukan perubahan.

   Catatan: Pembaruan akan diterapkan segera setelah Anda menyimpannya. Anda berisiko kehilangan data yang ingin dipertahankan pengguna. Lanjutkan dengan hati-hati.

5. Klik Simpan.

Menghapus aturan retensi khusus

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik RetensiAturan Khusus.
3. Untuk menghapus satu aturan, arahkan kursor ke aturan tersebut, lalu klik Hapus.
4. Untuk menghapus banyak aturan:
   1. Centang kotak di samping masing-masing aturan yang ingin dihapus.
   2. Di bagian atas, klik Hapus.
5. Konfirmasi bahwa Anda ingin menghapus aturan, lalu klik Hapus.

Mengelola pembekuan

Pembekuan dilakukan pada pengguna, unit organisasi, grup, ruang Chat, atau drive bersama tertentu. Dengan pembekuan, data disimpan tanpa batas waktu dan lebih diutamakan daripada aturan retensi default dan aturan retensi khusus. Untuk mengetahui detailnya, lihat Mulai menggunakan pembekuan di Google Vault.

Mengedit pembekuan

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Masalah, lalu klik masalah yang berisi pembekuan yang ingin diedit. Jika tidak mengetahui masalah mana yang memiliki pembekuan, Anda dapat menemukan pembekuan melalui Laporan:
   1. Pada halaman beranda Vault, klik Laporan.
   2. Untuk menemukan pembekuan pada unit organisasi, klik Pembekuan Domain.
   3. Untuk menemukan pembekuan pada pengguna, klik Pembekuan Pengguna.
   4. Untuk menemukan pembekuan pada grup, klik Pembekuan Grup.
3. Klik pembekuan yang ingin diedit.
4. Klik Edit pembekuan. Lakukan perubahan.

   Catatan: Saat Anda mengedit pembekuan, data mungkin segera dihapus permanen jika tidak ada aturan retensi atau pembekuan lainnya yang diterapkan. Lanjutkan dengan hati-hati.

5. Klik Simpan.

Menghapus pembekuan

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Masalah, lalu klik masalah yang berisi pembekuan yang ingin diedit. Jika tidak mengetahui masalah mana yang memiliki pembekuan, Anda dapat menemukan pembekuan melalui Laporan:
   1. Pada halaman beranda Vault, klik Laporan.
   2. Untuk menemukan pembekuan pada unit organisasi, klik Pembekuan Domain.
   3. Untuk menemukan pembekuan pada pengguna, klik Pembekuan Pengguna.
   4. Untuk menemukan pembekuan pada grup, klik Pembekuan Grup.
3. Centang kotak di samping pembekuan yang ingin dihapus.
4. Di bagian atas, klik Hapus.

   Catatan: Saat Anda menghapus pembekuan, data mungkin segera dihapus permanen jika tidak ada aturan retensi atau pembekuan lainnya yang diterapkan. Lanjutkan dengan hati-hati.

5. Konfirmasi bahwa Anda ingin menghapus pembekuan, lalu klik Hapus.

Meninjau pengguna yang dibekukan

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Laporan.
3. Klik Pembekuan Pengguna. Setiap pengguna yang dibekukan akan muncul dalam daftar.
4. Klik pembekuan untuk melihat masalah tempat pembekuan ditampung.