Gestionar reglas de conservación y retenciones

Como usuario de Vault, te recomendamos que revises periódicamente tus retenciones y tus reglas de conservación para asegurarte de que te ayudan a cumplir los requisitos legales y empresariales de tu organización.

Advertencia: Cuando modificas o eliminas retenciones y reglas de conservación, podrías estar permitiendo que los servicios afectados purguen datos que los usuarios esperan conservar. Los datos que no estén protegidos por otras retenciones o reglas de conservación podrían purgarse de inmediato. Más información

Gestionar reglas de conservación predeterminadas

Con las reglas de conservación predeterminadas, puedes aplicar políticas globales de conservación y de purga de contenido a cada servicio. Afectan a los datos de usuario que no están sujetos a ninguna retención ni a ninguna regla de conservación personalizada.

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación.
  3. En la pestaña Reglas predeterminadas, revisa las reglas que aparecen y comprueba que estén configuradas correctamente.
    • Si la duración y la acción asociadas a un servicio determinado tienen el valor Sin conservación predeterminada, no se aplica ninguna regla de conservación predeterminada a ese servicio.
    • Si el estado de la regla es Inactiva, a los datos de ese servicio se les aplica, en caso de haberla, la regla de conservación predeterminada de otro servicio. Es posible que la duración de las reglas predeterminadas que estén inactivas sea Sin establecer o esté definida como un número de días determinado. Estas reglas de conservación predeterminadas solo se aplican a un ajuste cuando la conservación correspondiente a ese ajuste está activada.
  4. Puedes editar o desactivar reglas de conservación predeterminadas como se indica a continuación:
    • Para modificar una regla de conservación predeterminada, selecciona Editar "" y haz los cambios que consideres oportunos. A continuación, haz clic en Guardar.

      Nota: Si reduces el periodo de conservación de una regla predeterminada o la desactivas, podrías estar permitiendo que el servicio afectado purgue datos que quieres conservar. Te recomendamos que vayas con cuidado.

    • Para eliminar una regla de conservación predeterminada, coloca el cursor sobre ella y haz clic en Eliminar. Vuelve a hacer clic en Eliminar para confirmar la acción.

Gestionar reglas de conservación personalizadas

Con las reglas de conservación personalizadas, puedes controlar durante cuánto tiempo se conservan determinados tipos de datos.

Verificar o editar reglas personalizadas
  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación y luego Reglas personalizadas.
  3. Revisa las reglas personalizadas. Puedes filtrar la lista por un servicio concreto, una condición y por otras propiedades de las reglas.
  4. Para modificar una regla personalizada, haz clic en ella y haz los cambios que consideres oportunos.

    Nota: Los cambios surtirán efecto en cuanto los guardes. Es posible que se pierdan datos que los usuarios esperaban conservar. Te recomendamos que vayas con cuidado.

  5. Haz clic en Guardar.

Eliminar reglas de conservación personalizadas

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación y luego Reglas personalizadas.
  3. Para eliminar solo una regla, coloca el cursor sobre ella y haz clic en Eliminar.
  4. Para eliminar varias reglas, sigue estos pasos:
    1. Marca la casilla situada junto a la regla que quieres eliminar.
    2. En la parte superior, haz clic en Eliminar.
  5. Confirma que quieres eliminar la regla y haz clic en Eliminar.

Gestionar retenciones

Las retenciones se aplican a entidades concretas (usuarios, unidades organizativas, grupos, espacios de Chat o unidades compartidas). Las retenciones conservan los datos de forma indefinida, y tienen prioridad sobre las reglas de conservación predeterminadas y personalizadas. Consulta más información en el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault.

Editar retenciones

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y selecciona el asunto de la retención que quieres editar. Si no sabes cuál es el asunto, puedes encontrar la retención en Informes:
    1. En la página principal de Vault, haz clic en Informes.
    2. Para encontrar las retenciones aplicadas a una unidad organizativa, haz clic en Retenciones de dominios.
    3. Para encontrar las retenciones aplicadas a un usuario, haz clic en Retenciones de usuarios.
    4. Para encontrar retenciones aplicadas a grupos, haz clic en Retenciones de grupos.
  3. Haz clic en la retención que quieres editar.
  4. Haz clic en Editar retención. Haz los cambios que quieras.

    Nota: Ten en cuenta que, si editas una retención, es posible que los datos que no estén sujetos a ninguna otra retención ni a reglas de conservación se purguen inmediatamente.

  5. Haz clic en Guardar.

Eliminar retenciones

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y selecciona el asunto de la retención que quieres editar. Si no sabes cuál es el asunto, puedes buscar la retención en Informes:
    1. En la página principal de Vault, haz clic en Informes.
    2. Para encontrar las retenciones aplicadas a una unidad organizativa, haz clic en Retenciones de dominios.
    3. Para encontrar las retenciones aplicadas a un usuario, haz clic en Retenciones de usuarios.
    4. Para encontrar retenciones aplicadas a grupos, haz clic en Retenciones de grupos.
  3. Marca la casilla situada junto a la retención que quieres eliminar.
  4. En la parte superior, haz clic en Eliminar.

    Nota: Ten en cuenta que, cuando eliminas una retención, los datos que no estén sujetos a ninguna otra retención ni a reglas de conservación podrían purgarse inmediatamente.

  5. Confirma que quieres eliminar la retención y haz clic en Eliminar.
Consultar qué usuarios están sujetos a retenciones
  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Informes.
  3. Haz clic en Retenciones de usuarios. Los usuarios sujetos a retenciones se muestran en la lista.
  4. Haz clic en una retención de la lista para ver con qué asunto está relacionada.
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