Aufbewahrungsregeln und Holds verwalten

Als Vault-Nutzer sollten Sie Ihre Aufbewahrungsregeln und Holds regelmäßig prüfen. So sorgen Sie dafür, dass Vault Ihre Organisation bei der Erfüllung der geschäftlichen und rechtlichen Erfordernisse unterstützt.

Warnung: Wenn Sie Holds und Aufbewahrungsregeln ändern oder löschen, können Daten in Google-Diensten dauerhaft gelöscht werden, die Nutzer eigentlich behalten möchten. Daten, die nicht durch andere Holds oder Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden unter Umständen sofort und dauerhaft gelöscht. Weitere Informationen

Standardmäßige Aufbewahrungsregeln verwalten

Standardmäßige Aufbewahrungsregeln legen für alle Daten eines Dienstes Richtlinien zum Aufbewahren und dauerhaften Löschen fest. Sie gelten für Nutzerdaten, wenn keine benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln oder Holds angewendet werden.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung.
  3. Prüfen Sie auf dem Tab Standardregeln, ob die Regeln Ihren Wünschen entsprechen.
    • Wenn der Wert für Dauer und Aktion Keine Standardaufbewahrungsdauer lautet, ist für diesen Dienst keine standardmäßige Aufbewahrungsregel festgelegt.
    • Lautet der Status Aus, werden die Daten für diesen Dienst von der standardmäßigen Aufbewahrungsregel eines anderen Dienstes abgedeckt, sofern vorhanden. Die Dauer einer Standardregel mit dem Status „Aus“ kann Nicht festgelegt oder eine Anzahl von Tagen sein. Diese standardmäßigen Aufbewahrungsregeln gelten nur, wenn die Aufbewahrung für diese Einstellung aktiviert ist.
  4. Sie können eine standardmäßige Aufbewahrungsregel bearbeiten oder ihre Festlegung aufheben:
    • Klicken Sie auf „Bearbeiten“ "" und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Klicken Sie dann auf Speichern.

      Hinweis: Wenn Sie die Aufbewahrungsdauer verkürzen oder die Festlegung einer Standardregel aufheben, können in einem Dienst Daten, die Sie behalten wollten, dauerhaft gelöscht werden. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

    • Um eine standardmäßige Aufbewahrungsregel aufzuheben, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Regel und klicken Sie auf Löschen. Klicken Sie zum Bestätigen noch einmal auf Löschen.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln verwalten

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie festlegen, wie lange bestimmte Datentypen aufbewahrt werden sollen.

Benutzerdefinierte Regeln prüfen oder bearbeiten
  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regeln.
  3. Prüfen Sie die benutzerdefinierten Regeln. Sie können die Liste nach bestimmten Dienst-, Bedingungs- und anderen Regelattributen filtern.
  4. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Regel bearbeiten möchten, klicken Sie auf die Regel und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

    Hinweis: Aktualisierte Regeln werden sofort nach dem Speichern angewendet. Dabei können Daten gelöscht werden, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel löschen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regeln.
  3. Wenn Sie eine einzelne Regel löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Regel und klicken Sie auf Löschen.
  4. So löschen Sie mehrere Regeln:
    1. Klicken Sie auf die Kästchen neben den Regeln, die Sie löschen möchten.
    2. Klicken Sie oben auf Löschen.
  5. Bestätigen Sie, dass Sie die Regel löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.

Holds verwalten

Holds werden für bestimmte Nutzer, Organisationseinheiten, Gruppen, Chatrooms und geteilte Ablagen verhängt. Sie speichern Daten auf unbestimmte Zeit und haben immer Vorrang vor standardmäßigen und benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln.

Holds bearbeiten

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit mit dem Hold, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie nicht wissen, in welcher Rechtsangelegenheit der Hold ist, können Sie den Hold über Berichte suchen:
    1. Gehen Sie auf der Vault-Startseite zu Berichte.
    2. Klicken Sie auf Domain-Holds, um nach Holds in einer Organisationseinheit zu suchen.
    3. Klicken Sie auf Nutzer-Holds, um nach Holds für einen Nutzer zu suchen.
    4. Klicken Sie auf Gruppen-Holds, um nach Holds für Gruppen zu suchen.
  3. Klicken Sie auf den Hold, den Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie auf Hold bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

    Hinweis: Wenn Sie einen Hold bearbeiten, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht, sofern keine Aufbewahrungsregeln oder anderen Holds gelten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Holds löschen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit mit dem Hold, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie nicht wissen, in welcher Rechtsangelegenheit der Hold ist, können Sie den Hold über Berichte suchen:
    1. Gehen Sie auf der Vault-Startseite zu Berichte.
    2. Klicken Sie auf Domain-Holds, um nach Holds in einer Organisationseinheit zu suchen.
    3. Klicken Sie auf Nutzer-Holds, um nach Holds für einen Nutzer zu suchen.
    4. Klicken Sie auf Gruppen-Holds, um nach Holds für Gruppen zu suchen.
  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem Hold, den Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie oben auf Löschen.

    Hinweis: Wenn Sie einen Hold löschen, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht, sofern keine Aufbewahrungsregeln oder anderen Holds gelten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Bestätigen Sie, dass Sie den Hold löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.
Prüfen, welche Nutzer auf Hold gesetzt wurden
  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Berichte.
  3. Klicken Sie auf Nutzer-Holds. Alle Nutzer, die auf Hold gesetzt wurden, werden in der Liste angezeigt.
  4. Klicken Sie auf den Hold, um zu sehen, auf welche Rechtsangelegenheit er sich bezieht.
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