Aufbewahrungsregeln und Holds verwalten

Als Vault-Nutzer sollten Sie Ihre Aufbewahrungsregeln und Holds regelmäßig prüfen. So sorgen Sie dafür, dass Vault Ihre Organisation bei der Erfüllung der geschäftlichen und rechtlichen Erfordernisse unterstützt.

Warnung: Wenn Sie Holds und Aufbewahrungsregeln ändern oder löschen, können Daten in Google-Diensten dauerhaft gelöscht werden, die Nutzer eigentlich behalten möchten. Daten, die nicht durch andere Holds oder Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden unter Umständen sofort und dauerhaft gelöscht. Weitere Informationen

Standardmäßige Aufbewahrungsregeln verwalten

Standardmäßige Aufbewahrungsregeln legen für alle Daten eines Dienstes Richtlinien zum Aufbewahren und unwiderruflichen Löschen fest. Sie gelten für Nutzerdaten, wenn keine benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln oder Holds angewendet werden.

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Prüfen Sie, ob die Standardregeln im Abschnitt Standardmäßige Aufbewahrungsregeln Ihren Wünschen entsprechen. Standardregeln können "Nicht festgelegt" sein, für eine bestimmte Anzahl von Tagen gelten oder so eingerichtet sein, dass Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden.
  4. Sie können eine standardmäßige Aufbewahrungsregel bearbeiten oder ihre Festlegung aufheben:
    • Klicken Sie auf "Bearbeiten" "" und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

      Hinweis: Wenn Sie die Aufbewahrungsdauer verkürzen oder die Festlegung einer Standardregel aufheben, können in einem Dienst Daten, die Sie behalten wollten, dauerhaft gelöscht werden. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

    • Wenn Sie eine Standardaufbewahrungsregel deaktivieren möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln verwalten

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie festlegen, wie lange bestimmte Datentypen aufbewahrt werden sollen.

Benutzerdefinierte Regeln prüfen oder bearbeiten
  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Prüfen Sie die benutzerdefinierten Regeln im Abschnitt Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln.
  4. Klicken Sie auf "Bearbeiten" "" und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

    Hinweis: Aktualisierte Regeln werden sofort nach dem Speichern angewendet. Dabei können Daten gelöscht werden, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel löschen

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Prüfen Sie die benutzerdefinierten Regeln im Abschnitt Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln.
  4. Klicken Sie auf das Kästchen neben der Regel, die Sie löschen möchten.
  5. Klicken Sie oben auf Auswahl löschen.

    Hinweis: Die Regel wird gelöscht, sobald Sie die Aktion bestätigen. Dabei können Daten gelöscht werden, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  6. Bestätigen Sie, dass Sie die Regel löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.

Holds verwalten

Holds werden für bestimmte Nutzer, Organisationseinheiten, Gruppen, Chatrooms und geteilte Ablagen verhängt. Sie speichern Daten auf unbestimmte Zeit und haben immer Vorrang vor standardmäßigen und benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln.

Holds bearbeiten

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Rechtsangelegenheiten. Eine Liste der Holds wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf den Hold, den Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie auf Hold bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

    Hinweis: Wenn Sie einen Hold bearbeiten, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht, sofern keine Aufbewahrungsregeln oder anderen Holds gelten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Holds löschen

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Rechtsangelegenheiten. Eine Liste der Holds wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf das Kästchen neben dem Hold, den Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie oben auf Auswahl löschen.

    Hinweis: Wenn Sie einen Hold löschen, werden die Daten möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht, sofern keine Aufbewahrungsregeln oder anderen Holds gelten. Gehen Sie daher vorsichtig vor.

  5. Bestätigen Sie, dass Sie den Hold löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.
Prüfen, für welche Nutzer ein Hold verhängt wurde
  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Berichte.
  3. Klicken Sie auf Nutzer-Holds. Alle Nutzer, für die ein Hold verhängt wurde, werden in der Liste angezeigt.
  4. Klicken Sie auf den Hold, um zu sehen, auf welche Rechtsangelegenheit er sich bezieht.
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