إدارة الاحتفاظ وأوامر التحفظ على المعلومات

بصفتك مشرف Vault، يجب عليك التحقق من قواعد الاحتفاظ وأوامر التحفظ على المعلومات التابعة لك بصفة دورية، للتأكد من أن Vault يساعدك على تلبية المتطلبات القانونية والتجارية لمؤسستك.

تحذير: عند تعديل قواعد الاحتفاظ وأوامر التحفظ على المعلومات، قد تزيل التغييرات التي أجريتها البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. وقد يتم فورًا ونهائيًا حذف البيانات غير المحمية بموجب أوامر التحفظ على المعلومات أو قواعد الاحتفاظ الأخرى. مزيد من المعلومات.

قاعدة الاحتفاظ الافتراضية

قاعدة الاحتفاظ الافتراضية هي السياسة العامة للاحتفاظ والحذف النهائي التي تسري على رسائل المستخدمين وملفاتهم عند عدم سريان قاعدة مخصصة أو أحد أوامر التحفظ على المعلومات.

كيف يمكنني التحقق من قاعدة الاحتفاظ الافتراضية أو تعديلها؟
  1. سجّل الدخول إلى Vault وانقر على الاحتفاظ في شريط التنقل الأيمن.
  2. ابحث عن قواعد الاحتفاظ الافتراضية في أعلى الصفحة. ثم تحقق من تعيينها بالطريقة التي تريد. ويمكن تعيين القواعد الافتراضية على "لم يتم التعيين"، أو يمكن تعيينها على عدد محدد من الأيام، أو على "يتم الاحتفاظ بالرسائل والملفات إلى أجل غير مسمى".
  3. إذا أردت تعديل مدة الاحتفاظ الافتراضية، انقر على "تعديل" تعديل وأجرِ تغييراتك.

    ملاحظة: إذا اختصرت القاعدة الافتراضية أو ألغيت تعيينها، فأنت تخاطر بفقدان البيانات التي قد تحتاج إلى الاحتفاظ بها. يُرجى توخي الحذر عند المتابعة.

تعرّف على مزيد من المعلومات حول تعيين الاحتفاظ، بما في ذلك المقصود من كل خيار من خيارات القاعدة الافتراضية. كما يمكنك أيضًا إنعاش ذاكرتك بشأن كيفية عمل الاحتفاظ.

قواعد الاحتفاظ المخصصة

تتحكم هذه القواعد في مدة الاحتفاظ بأنواع محددة من البيانات. .

كيف يمكنني التحقق من قاعدة مخصصة أو تعديلها؟
  1. سجّل الدخول إلى Vault وانقر على الاحتفاظ في شريط التنقل الأيمن، وافحص قائمة القواعد تحت عنوان قواعد الاحتفاظ المخصصة.
  2. إذا أردت تعديل قاعدة مخصصة، انقر على "تعديل" تعديل وأجرِ تغييراتك.

    ملاحظة: يتم الاحتفاظ بالمحتوى وفقًا لآخر تعديل تم إجراؤه على قاعدة الاحتفاظ المخصصة. كما أنك تخاطر بفقدان البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. يُرجى توخي الحذر عند المتابعة.

استيعاب أهمية تأثير القواعد المخصصة وأوامر التحفظ على المعلومات على قاعدة الاحتفاظ الافتراضية. يمكنك التعرّف على مزيد من المعلومات حول تعيين الاحتفاظ. كما يمكنك أيضًا إنعاش ذاكرتك بشأن كيفية عمل الاحتفاظ.

أوامر التحفظ على المعلومات

يتم تطبيق أوامر التحفظ على المعلومات على مستخدمين أو وحدات تنظيمية محددة، للاحتفاظ ببياناتهم إلى أجل غير مسمى. وتكون الأولوية لأوامر التحفظ على المعلومات على حساب قاعدة الاحتفاظ الافتراضية وأي قواعد احتفاظ مخصصة.

كيف يمكنني الاطّلاع على قائمة المستخدمين الذين هناك أوامر بالتحفظ على معلوماتهم؟
  1. سجّل الدخول إلى Vault وانقر على التقارير في شريط التنقل الأيمن.
  2. انقر على أوامر التحفظ على المعلومات. وسيظهر بعدها أي مستخدم تم إصدار أوامر بالتحفظ على معلوماته في القائمة.
  3. انقر على أمر التحفظ على المعلومات في القائمة لترى المسائل القانونية التي ينتمي إليها هذا الأمر.

تعرّف على مزيد من المعلومات حول أوامر التحفظ على المعلومات، بما في ذلك كيفية إنشاء أمر تحفظ على المعلومات جديد أو إزالة واحد حالي.

هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟