Come utente di Vault, devi verificare periodicamente le regole di conservazione e le archiviazioni a fini legali per assicurarti che Vault ti aiuti a rispettare i requisiti aziendali e legali della tua organizzazione.
Gestire le regole di conservazione predefinite
Le regole di conservazione predefinite forniscono criteri globali di conservazione e di eliminazione definitiva per ogni servizio. Si applicano ai dati utente quando non sono applicabili archiviazioni a fini legali o regole di conservazione.
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati.
- Rivedi le regole nella scheda Regole predefinite per accertarti che siano impostate secondo le tue esigenze.
- Se il valore di durata e azione è Nessuna conservazione predefinita, per quel servizio non vengono impostate regole di conservazione predefinite.
- Se lo stato è Off, i dati relativi al servizio sono coperti dalla regola di conservazione predefinita di un altro servizio, se disponibile. Una regola predefinita disattivata potrebbe avere una durata "Non impostata" o impostata su un determinato numero di giorni. Queste regole di conservazione predefinite si applicano solo quando la conservazione dei dati è attiva.
- Puoi modificare o disattivare una regola di conservazione predefinita:
- Per modificare una regola di conservazione predefinita, fai clic su Modifica
e apporta le modifiche. Fai clic su Salva.
Nota: se riduci la durata della conservazione o disattivi una regola predefinita, potresti consentire al servizio di eliminare definitivamente i dati che vuoi conservare. Procedi con cautela durante questa operazione.
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Per disattivare una regola di conservazione predefinita, posiziona il cursore del mouse sulla regola e fai clic su Elimina. Fai di nuovo clic su Elimina per confermare.
- Per modificare una regola di conservazione predefinita, fai clic su Modifica
Gestire le regole di conservazione personalizzate
Le regole di conservazione personalizzate stabiliscono per quanto tempo conservare determinati tipi di dati.
Verificare o modificare una regola personalizzata- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati
Regole personalizzate.
- Esamina le regole personalizzate. Puoi filtrare l'elenco in base a un servizio, una condizione e ad altre proprietà delle regole.
- Per modificare una regola personalizzata, fai clic sulla regola e apporta le modifiche necessarie.
Nota: gli aggiornamenti vengono applicati nel momento in cui li salvi. Puoi rischiare di perdere dati che gli utenti intendono conservare. Procedi con cautela durante questa operazione.
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Fai clic su Salva.
Eliminare una regola di conservazione personalizzata
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Conservazione dei dati
- Per eliminare una singola regola, selezionala e fai clic su Elimina.
- Per eliminare più regole:
- Seleziona la casella accanto a ogni regola che vuoi eliminare.
- In alto, fai clic su Elimina.
- Conferma di voler eliminare la regola e fai clic su Elimina.
Gestire le archiviazioni a fini legali
Le archiviazioni a fini legali si applicano a utenti, unità organizzative, gruppi, spazi di Chat o Drive condivisi specifici, conservano i dati per un periodo indeterminato e hanno la precedenza sulle regole di conservazione predefinite e su qualsiasi regola di conservazione personalizzata. Per informazioni dettagliate, consulta la Guida introduttiva all'archiviazione a fini legali di Google Vault.
Modificare un'archiviazione a fini legali
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche e seleziona la pratica con l'archiviazione a fini legali che vuoi modificare. Se non sai quale pratica contiene l'archiviazione a fini legali, puoi trovare l'archiviazione a fini legali tramite Report:
- Nella home page di Vault, fai clic su Report.
- Per trovare le archiviazioni a fini legali su un'unità organizzativa, fai clic su Archiviazioni a fini legali nel dominio.
- Per trovare le archiviazioni a fini legali su un utente, fai clic su Archiviazioni a fini legali dell'utente.
- Per trovare le archiviazioni a fini legali sui gruppi, fai clic su Archiviazioni a fini legali del gruppo.
- Fai clic sull'archiviazione a fini legali che vuoi modificare.
- Fai clic su Modifica archiviazione a fini legali. Apporta le modifiche.
Nota: quando modifichi un'archiviazione a fini legali, i dati potrebbero essere eliminati immediatamente in modo definitivo se non sono applicate regole di conservazione o altre archiviazioni a fini legali. Procedi con cautela durante questa operazione.
- Fai clic su Salva.
Eliminare un'archiviazione a fini legali
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Pratiche e seleziona la pratica con l'archiviazione a fini legali che vuoi modificare. Se non sai quale pratica contiene l'archiviazione a fini legali, puoi trovarla tramite Report:
- Nella home page di Vault, fai clic su Report.
- Per trovare le archiviazioni a fini legali su un'unità organizzativa, fai clic su Archiviazioni a fini legali nel dominio.
- Per trovare le archiviazioni a fini legali su un utente, fai clic su Archiviazioni a fini legali dell'utente.
- Per trovare le archiviazioni a fini legali sui gruppi, fai clic su Archiviazioni a fini legali del gruppo.
- Seleziona la casella accanto all'archiviazione a fini legali che vuoi eliminare.
- In alto, fai clic su Elimina.
Nota: quando elimini un'archiviazione a fini legali, i dati potrebbero essere eliminati immediatamente in modo definitivo se non sono applicate regole di conservazione o altre archiviazioni a fini legali. Procedi con cautela durante questa operazione.
- Conferma di voler eliminare l'archiviazione a fini legali e fai clic su Elimina.
- Accedi a vault.google.com.
- Fai clic su Report.
- Fai clic su Archiviazioni a fini legali dell'utente. Nell'elenco sono visualizzati tutti gli utenti interessati da un'archiviazione a fini legali.
- Fai clic sull'archiviazione a fini legali per vedere a quale pratica appartiene.